淺談如何做好新形勢下的畢業生人事檔案管理工作

21世紀是一個更加開放的社會，知識經濟的發展，人才資源的比較優勢越來越明顯，人才流動的數量與質量逐步增強。如何做好新形勢下的畢業生人事檔案管理工作，成為人事管理工作的一項重要任務。筆者就目前人事檔案管理工作中存在的問題和解決問題的思路及對策，談談自己的看法。

一、目前畢業生人事檔案管理中存在的問題

畢業生人事檔案是人才信息的重要載體，準確、齊全、完整的畢業生人事檔案，全面地記載著畢業生的經歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映畢業生綜合素質的最重要依據。但是就目前畢業生人事檔案管理工作來看，還存在不少問題，主要表現在：

（一）畢業生對人事檔案的重視程度不夠

隨著市場經濟的發展，工作中心的轉移，組織人事政審工作相對減少，一些畢業生就認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”，另一些就業于私營企業、民營企業等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業生，更是“遺忘”了自己的檔案，懷著一種要不要檔案無所謂的態度，殊不知將來政審、調資、出據證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據。對人事檔案重要性認識不足，勢必會影響人事檔案在人才資源開發中所起的作用。

（二）檔案管理不規范

檔案管理部門只照搬中組部下發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，沒有形成自己的實施細則和制度，在執行過程中也存在不嚴格現象，收集、歸檔工作被動不及時；另外管檔人員在管理上流于形式，僅充當檔案“保管員”的角色，對接收到的畢業生檔案，只是按學校或接收時間不同在原檔案袋上直接編號，這些不規范的操作導致了檔案內容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴肅性，降低了人事檔案工作效率，更談不上為畢業生提供優質服務了。

（三）檔案管理手段落后

目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現代化管理的潛力完全不能發揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。

二、做好新時期畢業生檔案管理工作的思路及對策

（一）提高對畢業生人事檔案工作重要性的認識

一是加強宣傳力度，提高畢業生對其人事檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業生宣傳有關人事檔案的管理知識，要讓廣大畢業生充分認識到，畢業生人事檔案并不是可有可無的，它對畢業生今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業生綜合素質的一個重要方面，是企業或用人單位選賢舉能的重要依據，是對畢業生本人進行定位的重要參考，即使不設人事檔案的企業、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。

二是加強自身學習，提高管檔人員素質。新時期人事工作面臨許多新問題，同時也給畢業生人事檔案管理工作提出了更高的要求。管檔人員要充分認識到畢業生人事檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式方法，提高工作效率，開發、管理和利用好畢業生人事檔案這一信息資源。

（二）加強對畢業生人事檔案的科學規范化管理

一是要全面普查案卷，去糟取精。對接收到的畢業生檔案應重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互關聯的資料組合在一起，并編寫頁碼、目錄、標題，一一對應，裝訂成冊。

二是要加強收集工作，完善檔案內容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》文件精神，結合本地實際制定相應的制度，全面收集材料，特別是對人才信息需要完善的檔案內容，注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，了解其近期經歷，將其培訓進修登記、科研成果、論文發表等新記錄補充進檔案內容，準確、客觀地反映畢業生的綜合素質與現實表現，提高檔案的利用價值。

三是要實行專門統一管理。將所有畢業生的人事檔案統一整理，分門別類，按照人員年齡、學歷、專業、姓名等統一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用。建立專門的畢業生人事檔案庫，實行科學、規范的管理。

（三）創新檔案管理模式，實現現代化管理

增強創新意識，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發現的問題，搞一些小創造、小革新，起到事半功倍之效。要加強現代化技術在檔案管理工作中的應用，提高管理效率和水平。我們可以借助計算機來完成本來較煩瑣的手工操作，比如利用數碼技術、影像技術、條形碼技術等。加強計算機技術在人事檔案管理工作中的應用，幫助解決具體問題，將大大提高管理效率和管理水平。

（作者單位：河南省西平縣人事勞動和社會保障局）