辦公室的綜合管理工作探討

摘要：本文章就如何對抓好辦公室工作以協助行政管理進行了分析探討。

關鍵詞：辦公室工作；行政管理；政務

辦公室是一個單位工作的樞紐和窗口，是重要的綜合管理部門，辦公室的職責主要是三個方面：一是協調公司內部各部門之間的行政關系，為各部門的生產經營活動提供相應的服務：二是對外代表公司處理相關行政事務，是宣傳公司、推廣公司的重要部門;三是領導的助手和參謀，對行政指令起到上傳下達的作用。辦公室不僅是企業形象的體現，也是企業管理水平的體現。因此，加強公司辦公室事務的管理，是企業管理的基礎工作。

1 辦公室工作的中心

辦公室工作基本分為四項：政務、事務、業務、服務。結合企業工作實踐可作如下設定：

政務：企業行政綜合管理工作。主要指：貫徹上級政策、法令等；制定企業有關規定，貫徹企業領導指示；制定、修訂管理制度；總結年度或階段性工作，提煉出經驗，調研、督辦、改革、管理、協調工作。通過最低的行政成本來獲取最大的行政效能，從而實現全局性的最終目標，這是其他各業務部門不可能代替也代替不了的一個重要特性。

事務：辦公室日常工作。主要指辦理領導指示或交辦的事項；日常接待與會務接待；企業公共關系；法律咨詢等。這類工作量大面廣。

業務：行政綜合管理業務。如：印章簽蓋程序把關、文件收發程序把關；車輛運行與管理；機構管理等。不同的單位，在這方面的內容有所不同，有的“大辦公室”，還管機關的財務、物資等。

服務：指辦公室為領導和其他管理部門提供的一切服務。服務領導，要到位不越位，幫忙不添亂；服務機關，要事先多商量，事后多溝通；服務基層，要少擺架子、少添麻煩。

2 辦公室工作的難點

辦公室工作的難點在于服務。服務的難點在于對服務的“五度”即高度、深度、密度、維度、態度的把握。服務，分為決策服務、事務服務、業務服務和其他工作服務四類。從層次上分，服務又分為基層次服務、中層次服務和高層次服務三個層次。基層次的服務比較具體，應達到細致、周到的要求、中層次服務，指的是事務性服務、業務性服務、這類服務，要把握的是正確處理好管理與服務的關系。管理與把關，從維度上講，是“由上而下”。服務，從維度上講是由下而上和彼此平行。既要站在整體利益的角度“由上而下”地把好印章關、政策貫徹關、文件保密關，又要彼此平行或由下而上地當好助手或幫助把事情辦得不出差錯。對上級，要做到深度與維度、原則性與及時統一的有機統一。要安排領導活動，組織波及全局性的會議，起草、核發重要講話文件，傳達、督辦領導重要批示；在服務機關上，辦公室承擔著綜合全盤、協調各方的職能；在服務基層上，要做到密度與維度有機統一，將基層的情況及時向領導反映，協助領導解決基層反映的問題，同時將領導決定的重要工作部署下去。

辦公室真正的工作難點，在于高層次服務。高層次服務指的是服務決策，當好參謀這點。提高辦公室工作水平，最重要的是要提升參謀服務水平，做到“身在兵位，胸為帥謀”努力做到參到點子上，謀到關鍵處。從“推理分層次、責任分級別”的角度來看，這個責任理應首先落實到主任頭上，其次才是秘書。服務決策的內容包括企業的經營戰略、發展戰略、中長期規劃、及時總結推廣工作經驗，深人細致地分析形勢，實事求是地確定任務，具體地想出措施等。

3 辦公室工作應注意的問題

3.1 做好政務工作。辦公室的工作重點是政務。政務頭緒很多，可以把政務歸納為六項:參謀、助手、管理、把關、協調、服務。這六項內容，既是政務工作的要旨，又是辦公室工作的作用。發揮好這六項作用，也就能保證搞好辦公室的政務工作第一，定位。辦公室“四務”中，以政務為中心。工作方針是“以政務統領事務，強業務搞好服務。”在定位時，遇到兩個問題：“高半格”與“不管部”。“高半格”，就是辦公室在行政管理中，處于各行政部門的排頭兵位置，辦公室的綜合與協調作用顯而易見。把辦公室說成是“不管部”，那就勢必要沖淡綜合管理，會直接或間接地影響到整個行政管理的運行，會滋生部門之間相互扯皮推誘的不良現象。所以，辦公室工作要堅持以政務為主：第二，抓好服務決策這一重中之重。所謂“高半格”，其意一是辦公室的綜合與協調職能；二是表現為服務決策、當好助手這一點；第三，強化協調，理順職責，完善機制。行政綜合管理的重要任務之一，就在于搞好部門之間的工作協調理順部門職責，制訂好各項管理制度，完善行政管理機制，達到以法治理企業的目的。

3.2 提升文字水平。辦公室的綜合文字水平是領導班子或者某位領導思想水平、理論水平、政策水平和工作水平的綜合體現，對于一個單位執行政策、制定決策、落實工作具有舉足輕重的作用。提高綜合文字水平，關鍵是三個方面：一是要多學習。要養成良好的學習習慣。疏于學習，就難以追蹤新事物、接受新信息、掌握新知識，思維也難以拓展和深化。提高文字水平，要加強學習，積累素材，培養從較高層次和較廣闊的視野觀察問題、思考問題、分析問題的能力，增強文稿起草的思想性、針對性。二是要多實踐。這個實踐有兩層含義：一層是要深入實際。只有深入實際，深入基層，深入第一線，多聽多看多問，了解真實情況，掌握大量鮮活的、第一手資料，才能寫出貼近實際的文章，才具有指導性和可操作性。另一層含義是要多寫。只有勤于練筆，并注重“推敲”，才能不斷提高我們的文字表達能力，做到用字準確、用詞精當、結構嚴謹、條理清晰。三是要的創新。文章自古貴創新，有人把文章分成五種境界：準確明白、生動形象、簡潔凝練、質樸自然、創新出彩。對于辦公室人員來說，創新是最高境界。只有在語句、觀點、表述、結構、思想街門斷推陳出新，綜合文字水平才會得到質的提升。

3.3 堅持以人為本。辦公室工作，是原則性、多樣性、繁雜性合三為一的工作。調動積極性，要從強化工作人員的思想政治教育、強化主動性人手，來鞏固“支點”。首先，確立工作理念，強化助手意識。所有辦公室工作人員都要樹立一個工作理念。

3.4 加強規矩制定。立的規矩主要有兩個方面，一是制度，二是程序。首先解決整合問題。一是傳達貫徹領導指示，總結上一段工作，布置下段工作；分析工作中的問題，提出措施等。二是在確保辦公室各個方面的工作形成統一體的同時，嚴格責任，體現管理分層次、責任分級別的思想，使得全體辦公室工作人員分工不分家，分清“份內”，合作“份外”其次，訂立制度與規范程序。這兩方面的工作，是一個不斷變化的過程，不可能一墩而就。三是文件檔案微機管理辦法。四是政務信息反饋制，強調“三有”，即領導交辦有記錄、辦理過程有跟蹤、辦理結果有反饋，反饋分口頭與書面兩種。五是招待費管理審批制度。六是接待工作管理制度。七是以量化與動態管理為特征的車輛運行管理制度。八是制訂了電信管理制度并修訂通訊管理制度。八項規矩切人了辦公室工作，保證了辦公室工作有規可依，同時促進辦公室工作人員在工作實踐中“內練素質”。

總之，辦公室工作千頭萬緒，涉及公司的方方面面。辦公室管理制度是綜合性的。工作中，要根據本單位的辦公室的職責、權限，制定相應的系列管理辦法，以便于做好辦公室的管理工作。

參考文獻

[1]許文蕙，等.行政管理學[M]人民出版社，1997

[2]李德志.人事行政學[M].高等教育出版杜，2001