淺談房地產檔案的信息化管理

檔案的信息化管理是20世紀下半葉以來，隨著全球信息技術的發展而衍生出的一個信息化產業分支，依托計算機技術、多媒體技術、海量存儲技術和信息檢索技術，改變了人們管理檔案的工作方式、檔案信息的存放方式和查詢檢索方式。房地產檔案的信息化管理，是在國家檔案行政管理部門的統一組織與規劃下，將現代化的信息技術全面應用于房地產檔案管理活動之中，對房地產檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，房地產檔案管理的模式也從以面向檔案實體保管為重點轉變到以檔案實體的主要形式為社會提供服務的轉變過程。

一、房地產檔案信息化管理的必要性

互聯網絡的發展使各級政府部門、企事業單位進入了“互聯時代”。在管理單位內部通過Internet完成各種信息技術應用，在管理單位外部，通過Internet能夠完成相互之間的信息往來等共享應用，從而實現方便快捷的信息傳送和客戶介入。傳統的房地產檔案管理方法具有顯著的“獨立性”特征。房地產檔案信息管理的“獨立性”，造成了信息渠道的混亂狀況，使管理者之間、用戶之間、管理者與用戶之間的信息封閉無法溝通，形成了信息孤島。因此，管理部門需要一個基于網絡的，能夠在Internet上良好運行的房地產數字化檔案管理系統，搭建可以隨需求逐步升級的技術平臺，以便于有效解決數字資源的管理和利用等問題。隨著新技術的發展，只需對此平臺的底層技術和接口進行升級擴充，使房地產檔案管理業務不斷更新升級。房地產數字化檔案系統適合我國各級房地產檔案管理部門，具有很強的通用性。其建設內容涵蓋了網絡系統、存儲設備、服務器設備、基礎應用環境建設（包括操作系統、數據庫、交換中間件、應用中間件、辦公套件等）、安全的基礎設施、應用系統開發以及以上內容的綜合等，并以該系統為基礎進行數據處理、存儲，記錄房地產電子文件的背景、內容和結構，確保房地產電子文件的真實性和佐證價值、電子文件的完整性，以便于房地產電子文件能夠長期保存、方便查詢和利用。

二、房地產信息化管理的基本特征

1、信息資源數字化

數據是房地產檔案信息化管理的核心，是檔案信息資源的數字反映。因此數字檔案系統的實質是一個龐大的數字信息資源庫，在這個資源庫中，不僅有文字、圖像，還有聲音等多媒體介質。因此房地產數字檔案不僅包括已經存在的電子文件，還需要將原有的實態檔案進行數字化處理，使其永久的存儲在服務器的磁盤、光盤或其他存儲介質中。

2、檔案信息結構標準化

信息結構標準化是房地產檔案信息數字化的基本依據，是房地產檔案信息方便快捷利用的前提和基礎，同時房地產檔案的信息化建設將引進較為復雜的元數據理念和許多新的數據處理技術，如數據倉庫技術、數據壓縮技術、數據挖掘技術和數據遷移技術等，這些都要求房地產檔案信息結構的標準化。

3、檔案信息傳遞網絡化

網絡化是信息社會的重要特征。要實現房地產檔案信息利用的社會化，首先必須實現網絡化，這是重要的前提和基礎。房地產數字檔案系統通過網絡運行，因此寬帶高速網對房地產檔案信息的迅速傳遞起到了至關重要的作用。房地產檔案信息不同于圖書或其他信息，其傳遞的范圍要受到密集的限制和訪問權限的約束以及系統的安全性，因此在許多場合使用局域網技術或Internet技術比較安全。

4、服務空間虛擬化

房地產信息化管理是一個系統概念，是由眾多的信息資源單位共同形成的組合體，通過網絡實現跨庫互動查詢，從而達到信息共享、有效利用的問題。從這一視角出發，正是由于網絡技術的廣泛應用，才使傳統的房地產檔案管理改變了存在的性質與方式，延伸了傳遞的條件和途徑，拓寬了使用的環境和范圍。通過網絡的鏈接，傳統的房地產檔案存儲被分成信息資源檔案和終端信息檔案兩類；前者為信息檔案提供初始信息數據，后者為用戶提供服務，而終端信息檔案則是處于一種虛擬的工作環境之中。

5、檔案信息利用廣域化

房地產檔案的信息化建設，使檔案管理自動化成為可能，房地產檔案信息的編目、檢索、標引、借閱、統計、報表、檔案業務建設等均可實現自動化管理。在此基礎上，房地產檔案信息面向的用戶進一步擴大。傳統介質檔案的利用，在同一時間只能提供一個用戶使用，其它用戶如果想獲得這種檔案信息只能等候，因此難以實現房地產檔案信息服務社會化。在實現了房地產檔案信息的數字化管理后，用戶可以在任何時間通過網絡查詢相關信息，從而實現真正意義上的房地產檔案信息服務社會化。

三、房地產檔案信息數據的質量要求

房地產檔案的信息化建設是一項龐雜的系統工程，是檔案部門面臨的重要課題。在工作方面上要作為一把手工程，將數字化檔案管理建設列為檔案部門的重要工作，并納入本地區政府的信息化發展規劃之中。在組織建設上，要組織強有力的領導團隊，并有操作性較強的工作方案作為實施保證。要成立專項工作組，任用精英骨干人員作為小組成員，研究工作流程、制定工作目標、施行目錄數據庫、多媒體數據庫建設、重要全宗全文數據庫和政府網、公眾網、局域網絡的建設。同時要提升從業人員對房地產檔案信息化建設的重視度，通過業務培訓與自主學習的方式，當房地產檔案管理從業人員熟悉數字檔案館的內涵、功能和流程。房地產檔案管理有兩個方面的重要內容：檔案原件和檔案數據的管理。檔案原件是檔案數據的初始來源，具有不可替代的重要作用。房地產檔案管理要實行全方位、多元化的服務模式，房地產檔案管理網站的建設必不可少。一方面在房地產檔案網站公布房產檔案中的建筑面積、房屋坐落和平面圖等信息，有利于用戶根據自身需求查詢相關的房產檔案信息；另一方面用戶將自身需求及相關問題反饋在網站里，有利于房地產檔案管理人員及時了解用戶需求，更好的發揮檔案管理的服務職能。

四、房地產檔案信息化管理需要注意的問題

一是電子文件的安全防護問題。電子文件存在一定的不安全因素。如，數據丟失、載體霉變、氧化變質、信道泄露、理化損傷、輸送失密等，因此應該高度重視電子文件的安全防護問題；二是信息化數字檔案與初始紙質檔案的雙重保存問題。初始信息的真實性具有無可替代的作用，通過運用這一方式，不僅可以保存反映歷史真實面目的可靠記錄的紙質檔案，而且可以發揮電子文件在檢索、傳輸、利用、存儲方面的優越性；三是電子文件的歸檔管理問題。許多辦公自動化系統設計時，沒有檔案管理者參與，使得電子文件在歸檔過程中存在諸多問題。因此制定明確統一的電子文件歸檔管理規范標準能夠使檔案管理更為規范有效，從而避免檔案管理的混亂；四是電子文件的開放與保密的矛盾問題。應協調處理好電子文件的開放與保密的對立統一關系，在不違反相關規定的情況下，保證相關房地產檔案信息能夠及時上網、及時更新。