淺談如何做好重點工程檔案的管理

【摘要】隨著城市規模日趨擴大，重點工程建設項目逐年增多，而重點工程的檔案管理也就顯得尤為重要。針對城市建設重點工程項目日益增多的局面，本文結合泉州市城建檔案管理及其重點工程檔案的具體工作，闡述了城市建設重點工程的主要特征及其檔案的特點。指出了當前城市建設重點工程檔案工作存在的主要問題，并提出了加強城市建設重點工程檔案管理工作的相應措施。

【關鍵詞】城市建設；重點工程；檔案管理

重點工程檔案是指在重點工程建設全過程中形成的與建設工程各項活動有關的對國家、社會和單位有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。是城市建設的歷史記錄，是重點工程的真實寫照，是項目日后進行維修、管理、改建、擴建等工作的重要依據。如何保證重點工程檔案的真實、準確與完整，是工程檔案工作者面臨的一項艱巨任務。

一、城市建設重點工程檔案的特征

重點工程的明顯特征是：投資大、工期長、參建單位多，涉及部門廣、備受政府領導高度重視。如泉州市交通系統四大公司科研中心工程，項目用地面積約272畝，總建筑面積約25萬㎡（其中地上建筑面積165168㎡，地下建筑面積85336㎡），涉及建設、設計、監理及市政道路、管線、綠化、建筑智能化、夜景等附屬工程施工等眾多方面，建成后將成為泉州市行政辦公的綜合區域，對泉州市行政的整體一體化起到巨大的推進作用。

城市建設重點工程檔案貫穿工程項目的提出、調研、可行性研究、評估決策、勘測設計、施工、竣工、試運行等各個環節，是整個工程建設活動的真實反映，是項目日后維護、管理等工作的重要依據。重點工程的檔案數量多、載體多樣、保存價值高、涉及工作面廣，來源廣泛。它的形成、整理、審核到移交，需要建設、設計、施工、監理等參建單位共同完成，而不是建設單位或施工單位單方面的工作，稍有疏忽，就影響檔案材料的完整性。由于重點工程建設工期長，歸檔的時間也相應較長。且工程門類繁多，所涉及的學科和專業技術面廣。涉及到勘察、測繪、環保、地震、人防設計、建設施工、設備、管道安裝等不同專業，是專業技術人員智慧和勞動的結晶。

二、城市建設重點工程檔案工作存在的主要問題

1、管理制度不健全，職責沒落實到位：許多重點工程在檔案管理上機制不完善，沒有制訂檔案管理規章制度和設立專門檔案管理組織，檔案人員職責不清。參建單位在日常工程建設管理中往往比較重視工程建設的進度、質量、資金等問題，而忽視檔案資料管理工作。另外，檔案行政管理部門對重點工程檔案管理的業務指導缺乏應有力度、法規宣傳和貫徹不夠、檔案專項執法檢查工作沒抓起來。

2、管理經費投入不足，保管條件較差：往往是和工程人員辦公室合二為一，這樣雖然查找利用檔案資料看起來很方便，也節省了房間，其實不利檔案資料的安全保管。因為受重點工程所具有的建設時間緊、參與單位多、管理復雜、機構臨時性等特點影響，部分建設單位是臨時抽調人員組成臨時機構，他們的辦公用房也是臨時租用，房子緊張，很難落實專用房間作為檔案資料室。一些重點工程建設單位卻是因工程資金緊缺，辦公費用緊張，盡量能省則省，往往不愿拿出足夠的資金用于檔案管理，改善保管條件。有的認為工程檔案資料遲早是要移交給專門檔案保管機構的，沒有必要投入經費去購置設施用于檔案資料的安全管理，只要能應付過去就行了。

3、檔案管理人員專業知識不強，業務水平不高，管理欠規范：在重點工程建設中，一般是工程技術人員多，而大部分檔案資料管理人員是臨時調抽，并身兼數職，沒有經過專業培訓，檔案業務知識欠缺，缺乏工程檔案知識和工程技術知識，很難適應重點工程檔案管理工作的需要和工程檔案歸檔質量。往往出現工程檔案資料的收集、整理與工程施工建設進度相脫節情況，在很大程度上影響檔案資料管理規范化、科學化水平。

三、城市建設重點工程檔案管理應采取的措施：

1、加強業務指導與培訓。城建檔案管理部門加強幫助一線檔案工作人員學習和理解有關標準和規范，掌握業務技能，提高業務水平；有助于工程項目檔案工作人員相對穩定，確保檔案材料收集齊全、完整、準確。

2、實施同步跟蹤管理，確保工程檔案完整。城市建設重點工程的主要特征決定了其檔案工作必須實行同步跟蹤管理，要做好同步跟蹤管理必須做好以下幾方面工作：一是工程指揮部和各參建單位要建立健全工程檔案管理制度，明確工作人員及工作職責；二是將檔案的收集整理工作列入合同的有關條款，并將檔案工作質量與經濟掛鉤，確保竣工檔案的形成質量；三是要深入施工現場進行跟蹤指導服務，隨時了解工程進度及現場施工文件材料的形成情況，要定期或不定期檢查，發現問題及時解決；四是工程管理或質量管理部門進行項目階段審查驗收時，要有檔案管理人員參加，同時檢查指導工程檔案工作，把工程檔案的質量視同工程質量的一部分。

3、運用監督手段，確保重點工程檔案的管理。要經常深入工地下去，對施工單位、監理單位的工程檔案工作進行業務指導、監督和檢查，促進重點工程檔案各項管理工作的落實，為日后工程竣工檔案的順利接受提供方便；二是根據相關法律法規和文件要求，規定其在工程竣工時，工程檔案必須要有檔案管理部門驗收，工程方可竣工驗收，竣工后一定期限內必須向城建檔案管理部門報送竣工檔案，以確保重點工程檔案的順利歸檔；如少數工作不配合的施工單位，采用必要的、有力的手段，迫使其移交竣工檔案。

四、城市建設重點工程檔案的管理

1、進行科學分類、歸檔。重點工程檔案數量大、種類多。只有進行科學合理的分類、歸檔，才能保障重點工程檔案分階段管理的質量。參照國家標準及有關標準的要求，我們對重點工程項目檔案進行了科學的分類、歸檔。針對重點工程時間長、檔案多等特點，我們按照建設程序對檔案進行立卷，將檔案分為：工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分；同時按照卷類不同的建設程序、專業、單位工程、分部工程、階段等進行組卷，既避免了重復，又使檔案案卷無遺漏。

2、工程檔案階段管理。重點工程的檔案管理分建設階段的管理、專項驗收階段的管理、檔案管理過程的控制、檔案有效的保管和利用等。

(1)建設階段的檔案管理。重點工程檔案收集工作與工程進度應保持同步進行，做好對重點工程的監督、檢查和指導工作。檔案業務人員應有針對性地對負責的建設單位、施工單位、監理單位跟蹤服務，耐心講解檔案收集、整理、歸檔的要求，對施工中檔案存在的問題進行業務指導。另外，檔案主管部門也應做好重點工程檔案執法檢查工作。泉州市檔案局、市重點辦等單位經常對該項目進行檔案執法檢查，為我們及時提供了直接的業務指導和咨詢服務，使我們進一步了解了檔案法律法規和重點建設項目檔案的重要性，對檔案業務建設的具體內容也有了進一步的了解，從而對重點建設項目檔案有了更深的認識，為進一步研究和規范重點工程檔案打下了基礎。

（2）專項驗收階段的檔案管理。重點工程竣工檔案專項驗收是檔案管理部門依法在工程竣工驗收前，對工程檔案進行的專項檢查、驗收。重點驗收了以下內容：工程檔案齊全、系統、完整，工程檔案真實、準確地反映工程建設活動和工程實際狀況；工程檔案已整理立卷，立卷符合有關規范的規定；竣工圖繪制方法、圖式及規格等符合專業技術要求，蓋有竣工圖章；文件的形成、來源符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續完備；文件材質、幅面、書寫、繪圖、用墨和托裱等符合要求。通過以上驗收，保證重點工程檔案達到規范化、標準化。

重點工程檔案的開發利用就是通過各種方式使重點工程檔案中儲存的信息盡快轉化為現實生產力，讓它從保管狀態變為利用狀態，發揮出它的技術效用和社會、經濟效益，充分發揮重點工程檔案的依據和查考作用，為社會服務。