淺析做好建設項目檔案工作應重點抓好的幾個環節

【摘要】基本建設項目檔案是工程建設和竣工驗收的必備條件，為生產運行、管理、維修、改建和擴建提供科學依據。應重點抓好項目前期準備階段預先謀劃、建立完善的檔案管理制度、加強檔案管理人員業務知識培訓、定期召開檔案工作協調會，并做好各單位控制工作。

【關鍵詞】基本建設項目檔案；工程建設；竣工驗收

一、項目前期準備階段預先謀劃

（1）從工程立項開始，建設單位就將檔案工作作為工程建設的重要組成部分列入議事日程，著手開展文件材料的收集、積累和整理工作。（2）建立檔案工作組織機構，明確分管領導和檔案人員，做到在人員上的落實。（3）在建設單位在編制招標文件時明確文件形成、歸檔和管理要求，將竣工文件編制工作水平作為選擇施工、監理單位的依據之一。（4）在簽定勘察、設計、施工、監理和設備采購合同時，對工程檔案的質量、份數和移交工作提出明確要求.

二、建立完善的檔案管理制度

制度建設是根本，沒有一套切實可行的檔案管理制度作保證，檔案管理工作將無所適從。檔案工作建設項目由于規模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環節眾多。因此，參照《國家重大建設項目文件歸檔與檔案整理規范》（DA/T28－2002）、《電力工業企業檔案分類規則》等電力檔案管理相關標準要求，制定《基建工程檔案管理實施細則》、《項目檔案保管期限表》、《聲像、實物檔案管理制度》、《項目檔案利用制度》等制度作為各參建單位編制、整理竣工檔案的指南。

三、加強檔案管理人員業務知識培訓

各施工單位檔案管理人員往往是技術人員兼職的，個別單位還有臨時聘用的，他們對檔案專業知識知之甚少，對國家和行業檔案管理法律法規及標準也是一知半解。因此，明確各參建單位兼職檔案人員，建立檔案管理網絡，建設單位必須在工程建設之初就要組織參建單位檔案管理人員進行集中培訓，迅速提高他們的檔案管理專業知識。項目建設單位對建設項目檔案工作實行統一管理，對本單位各部門和設計、施工、監理等參建單位進行有效的監督、指導工作。

四、定期召開檔案工作協調會

定期召集有關參建單位檔案管理人員參加項目檔案工作協調會議，相互通報各單位負責的單項工程項目進度和該項目檔案工作進度，對工作中存在問題并及時解決。

五、做好各單位控制工作

（1）建設單位在檢查工程質量、進度時，同步檢查檔案資料的形成、管理情況。在進行單項工程驗收，同時驗收應歸檔文件材料的完整程度與整理質量。竣工檔案正式移交前嚴格通過竣工文件的編制方、監理部門、質監檢部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行逐卷逐冊會審；對存在問題的部分一一提出整改內容并限期整改，整改完畢經建設單位確認并辦理交接手續。（2）施工方根據法律、規范的規定及建設單位簽訂的有關建設工程合同的規定接受工程監理方對其建設行為進行的監督管理，接受并配合監理其履行合同。業務上極積主動與建設單位、監理單位檔案員溝通好，明確對施工方所要移交的工程檔案有什么樣的具體要求，這樣在施工過程中也可控制形成材料的質量。（3）監理單位除對自身形成的文件進行積累、整理、歸檔外，須重視對施工資料的監理，按照監理合同中約定的監理范圍，負責監督檢查施工文件的形成管理情況，在審核施工資料的基礎上，對工程實體進行檢查，以驗證施工資料的真實性。（4）設備檔案的收集和管理方面，檔案人員參加設備開箱工作，及時收集相關資料，并根據工程管理負責人確定的分發單位及數量分發，并做好相關記錄。在設備檔案的收集過程中，建設單位對設備廠家文件材料不齊全及不規范問題，不是被動地等設備廠家最后付款時才后補有關材料，而是根據設備合同，列出每臺設備所缺的詳細資料內容、數量與質量要求，通過及時出具“設備資料欠缺單”交計劃部及物資部或財務部從廠家剩余的合同款扣款等方式來有效控制資料的追交。

總之、工程項目檔案作為工程項目建設的最終結果，它的形成、積累、歸檔及管理貫穿工程項目的整個過程，涉及到工程計劃、設計、管理、施工、監理等多個環節。因此要做好工程項目檔案管理，除了搞好檔案業務建設工作外，需要各級領導和部門支持。工程項目檔案是一項嚴肅、認真、繁瑣的工作，確保它的質量。

參考文獻

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