試談電算化條件下的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制

【摘要】隨著會(huì)計(jì)電算化的不斷普及，企業(yè)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制方式也發(fā)生了很大的變化。本文就建立電算化會(huì)計(jì)控制的必要性和目前會(huì)計(jì)電算化條件下的內(nèi)部控制存在的問(wèn)題及完善電算化條件下的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的相關(guān)措施作了簡(jiǎn)單闡述，希望對(duì)電算化條件下的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的完善提供一點(diǎn)借鑒。

【關(guān)鍵詞】?jī)?nèi)部會(huì)計(jì)控制；必要性；問(wèn)題；措施

內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是指單位為了提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，保護(hù)資產(chǎn)的安全、完整，確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行等而制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序。會(huì)計(jì)電算化雖然沒(méi)有改變內(nèi)部控制的目的，卻引起內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的方式發(fā)生了很大變化。如何在電算化條件下做好內(nèi)部會(huì)計(jì)控制工作，并使之制度化，是擺在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)管理人員面前的一個(gè)重要課題。

一、建立電算化會(huì)計(jì)控制的必要性

1．電算化會(huì)計(jì)自身特殊性的要求。電算化會(huì)計(jì)與手工會(huì)計(jì)相比，使用的技術(shù)手段、組織結(jié)構(gòu)及內(nèi)部控制都存在區(qū)別。在電算化下，憑證、經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的說(shuō)明、賬簿等均要求通過(guò)計(jì)算機(jī)方可錄入、閱讀、查詢。這種情況下，對(duì)數(shù)據(jù)輸入及輸出的控制顯得更為重要。在傳統(tǒng)的手工系統(tǒng)下，任何一項(xiàng)業(yè)務(wù)處理都會(huì)留下記錄備查;而在電算化條件下，賬務(wù)處理及數(shù)據(jù)文件都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或磁盤上，不像手工系統(tǒng)那么直觀。因此，為了保證會(huì)計(jì)信息的完整性和真實(shí)性，做好電算化條件下的內(nèi)部控制更為重要。

2．電算化會(huì)計(jì)對(duì)內(nèi)部控制的特殊影響。電算化會(huì)計(jì)使功能和知識(shí)高度集中。由于知識(shí)的集中，導(dǎo)致了職責(zé)的集中，這就使得一些可能從事數(shù)據(jù)的輸入、處理，又負(fù)責(zé)這些數(shù)據(jù)的輸出、報(bào)送的人員在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下直接對(duì)使用中的程序和數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，這種現(xiàn)象加大了出現(xiàn)錯(cuò)誤和弊端的風(fēng)險(xiǎn)。傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)的內(nèi)部控制是建立在不相容職能相互分離及相應(yīng)職責(zé)分工的基礎(chǔ)上，在電算化條件下，由于業(yè)務(wù)人員的減少，將會(huì)直接導(dǎo)致這些原則重要程度的下降。電算化會(huì)計(jì)使程序和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在一起，所以數(shù)據(jù)的輸入可能缺乏充分可靠的記錄，缺少附件的數(shù)據(jù)在未經(jīng)許可的情況下也有可能被輸入系統(tǒng)。而在輸出方面，某些業(yè)務(wù)或處理結(jié)果也可能不能被完全打印出來(lái)。因此，如果存取改動(dòng)數(shù)據(jù)的命令和程序集中于同一裝置，再加上沒(méi)有適當(dāng)?shù)目刂疲唇?jīng)批準(zhǔn)擅自存取或改動(dòng)數(shù)據(jù)的情況就可能發(fā)生，這一切都會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)控制產(chǎn)生重要的影響。

3．加入WTO參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)的形勢(shì)需要。隨著社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息技術(shù)高度發(fā)展，全球經(jīng)濟(jì)一體化的進(jìn)程加速，各企業(yè)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)也逐漸加大。加入WTO后，我國(guó)企業(yè)將面臨眾多國(guó)外企業(yè)的激烈競(jìng)爭(zhēng)和有力挑戰(zhàn)，我國(guó)在海外的企業(yè)也將遇到與國(guó)內(nèi)不同的政治、經(jīng)濟(jì)和文化等風(fēng)險(xiǎn)。因此，如何提高自身的競(jìng)爭(zhēng)力，如何以一種積極的姿態(tài)參與到世界競(jìng)爭(zhēng)的潮流中去，將是我國(guó)企業(yè)當(dāng)前面臨的主要問(wèn)題和難題。信息社會(huì)發(fā)展的潮流，更催化了會(huì)計(jì)電算化的普及，企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，必須適應(yīng)現(xiàn)代會(huì)計(jì)形式的變化，完善電算化條件下的內(nèi)部控制，提高經(jīng)營(yíng)管理的效率和效果，保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性。

二、目前會(huì)計(jì)電算化條件下的內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

1．職務(wù)相分離，職權(quán)不相容原則的重要性下降。傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)信息處理的一條重要原則就是職務(wù)相分離，職權(quán)不相容原則。如所有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)由不同的責(zé)任人分別記錄并保管，即按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)分為不同的工作職責(zé)，各司其職，彼此構(gòu)成一個(gè)內(nèi)部牽制網(wǎng)，不易出現(xiàn)錯(cuò)漏或舞弊行為。且未經(jīng)授權(quán)，任何人都難以瀏覽到全部的會(huì)計(jì)資料。而一旦出現(xiàn)問(wèn)題，也可通過(guò)檢查不同的責(zé)任者追究責(zé)任。這種職能的分割與人員的分工便形成了行之有效的手工會(huì)計(jì)的內(nèi)部組織控制。采用電算化后，這一原則的重要性下降甚至得不到遵循。由于系統(tǒng)操作的高度集中，許多崗位可以合并，許多手續(xù)合并到計(jì)算機(jī)統(tǒng)一執(zhí)行，會(huì)計(jì)工作人員大大減少，從而使一些不相容的職務(wù)得不到分離，這種數(shù)據(jù)處理的集中性使得傳統(tǒng)的組織控制功能削減，會(huì)使人非法瀏覽、修改、拷貝甚至損壞系統(tǒng)資料和會(huì)計(jì)信息資料，降低了工作人員相互牽制的效力。

2．會(huì)計(jì)電算化對(duì)授權(quán)控制的沖擊。傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)授權(quán)下，對(duì)于每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)工作人員的簽名或印章。簽名或印章的仿造具有一定的難度。在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)簽名或印章轉(zhuǎn)化為授權(quán)文件和口令，口令授權(quán)存在于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部。口令對(duì)于稍懂計(jì)算機(jī)操作知識(shí)的人來(lái)說(shuō)根本算不上什么秘密，因?yàn)榭梢岳@過(guò)財(cái)務(wù)軟件的相關(guān)控制措施，通過(guò)打開(kāi)計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)入財(cái)務(wù)報(bào)表等系統(tǒng)，則所有的財(cái)務(wù)秘密均可見(jiàn)。同時(shí)，業(yè)務(wù)人員可以利用特殊的文件或口令，獲得某種權(quán)利或運(yùn)行特定程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，從而給公司造成經(jīng)濟(jì)損失。例如：業(yè)務(wù)人員被客戶收買，非法取得他人口令，繞過(guò)批準(zhǔn)程序開(kāi)出銷售提單；非法核銷客戶應(yīng)收款及相關(guān)資料等。

3．信息存儲(chǔ)電磁化使實(shí)物保護(hù)控制風(fēng)險(xiǎn)加大。在過(guò)去手工會(huì)計(jì)環(huán)境下，會(huì)計(jì)信息被記錄于憑證、賬簿等紙張上，對(duì)于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過(guò)某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章，其法律效力是被廣泛承認(rèn)的；并且一旦對(duì)出現(xiàn)錯(cuò)誤進(jìn)行修改時(shí)，無(wú)論采用何種方式都會(huì)留有痕跡。而在電算化環(huán)境下，賬戶記錄和紙介質(zhì)已逐漸分離，完全不必使用紙張作為賬戶記錄的唯一載體，憑證、賬簿、報(bào)表等均可存貯在計(jì)算機(jī)軟硬盤和其它存貯介質(zhì)中。這些存放在磁性介質(zhì)中的會(huì)計(jì)檔案，更容易被損壞、修改、仿造、復(fù)制，特別是資料涂改不留痕跡，不易實(shí)現(xiàn)簽字、蓋章等具有法律效用的手段。而且磁性介質(zhì)在受熱、受潮、彎曲、強(qiáng)磁場(chǎng)等因素的影響下會(huì)損壞，易造成會(huì)計(jì)資料的丟失。

4．內(nèi)部控制程序化使系統(tǒng)失控不易察覺(jué)。傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)下，由于數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)相對(duì)分散，一個(gè)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，下一個(gè)環(huán)節(jié)還可以發(fā)現(xiàn)并更正。但是，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理集中化、自動(dòng)化，數(shù)據(jù)可以轉(zhuǎn)入、拷貝，因此一個(gè)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤往往會(huì)重復(fù)出現(xiàn)幾次，從一個(gè)環(huán)節(jié)延伸至其他環(huán)節(jié)，導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)失真，使得錯(cuò)誤的嚴(yán)重性加大。例如：在錄入原始會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)期間，錄入的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)就會(huì)用到會(huì)計(jì)科目匯總的過(guò)程中，影響到會(huì)計(jì)科目匯總的結(jié)果，導(dǎo)致科目匯總數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤。在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)指標(biāo)分析時(shí)，又可能會(huì)再次使用到錯(cuò)誤的科目匯總數(shù)據(jù)。從而，因一個(gè)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤而導(dǎo)致一連串系統(tǒng)的錯(cuò)誤，影響到整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)失真。

三、完善電算化條件下的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的相關(guān)措施

1．職能分隔控制。通過(guò)建立恰當(dāng)?shù)慕M織機(jī)構(gòu)和職責(zé)分工制度，以達(dá)到相互牽制、防止或減少出錯(cuò)和舞弊發(fā)生的目的。要將系統(tǒng)內(nèi)不相容職務(wù)劃分清楚，由不同人員負(fù)責(zé)不相容職務(wù)，劃分時(shí)可參照手工會(huì)計(jì)中職能崗位的分工，同時(shí)要符合計(jì)算機(jī)處理的特點(diǎn)。系統(tǒng)管理員、制單人員、審核人員及維護(hù)人員的職權(quán)是不相容的，必須分工明確，不得兼任。例如，專職系統(tǒng)操作員只能使用經(jīng)編譯并加密的程序，不能再接觸系統(tǒng)設(shè)計(jì)文件、程序流程圖及源程序清單，不能兼任會(huì)計(jì)及審核工作；審核與制單不能是同一個(gè)操作員；系統(tǒng)軟硬件維護(hù)人員不能擔(dān)任系統(tǒng)操作和會(huì)計(jì)工作。

2．授權(quán)控制。在電算化環(huán)境下，原來(lái)人與人之間的關(guān)系部分地轉(zhuǎn)化為人與計(jì)算機(jī)之間的關(guān)系，這就涉及到計(jì)算機(jī)如何識(shí)別上機(jī)操作人員的身份以及權(quán)限控制的問(wèn)題，即對(duì)上機(jī)操作人員能夠使用的資源加以控制。具體來(lái)說(shuō)，誰(shuí)有權(quán)進(jìn)入系統(tǒng)，誰(shuí)有權(quán)打開(kāi)和使用哪一些文件，誰(shuí)有權(quán)錄入、處理、審核、查詢和保管系統(tǒng)數(shù)據(jù)等，都由系統(tǒng)管理員或賬套主管授權(quán)，然后利用口令密碼的措施加以控制。上機(jī)人員只有在正確輸入系統(tǒng)要求提供的口令密碼后，才被允許對(duì)相關(guān)的功能模塊及數(shù)據(jù)進(jìn)行作業(yè)。這樣，既可以防止非指定人員擅自使用系統(tǒng)，也可以防止操作人員超越權(quán)限接觸系統(tǒng)，達(dá)到明確責(zé)任的目的。

3．通過(guò)加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)強(qiáng)化內(nèi)部控制。內(nèi)部審計(jì)既是公司內(nèi)部控制的重要組成部分，也是監(jiān)督與評(píng)價(jià)內(nèi)部控制其他部分的主要力量，因而在強(qiáng)化內(nèi)部控制方面應(yīng)當(dāng)發(fā)揮不可替代的積極的作用。正如美國(guó)著名的內(nèi)部控制專家邁克爾·海默教授(Michael Hammer)所指出的：“內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)將自己視為公司的一種資源。在幫助管理當(dāng)局有效地實(shí)現(xiàn)其預(yù)期控制目標(biāo)的過(guò)程中發(fā)揮作用，內(nèi)部審計(jì)師的使命將從簡(jiǎn)單的‘我們實(shí)施審計(jì)’向‘我們幫助創(chuàng)建一些程序，以期達(dá)到組織成功所需要的內(nèi)部控制水平’的方向發(fā)展。”

企業(yè)內(nèi)部審計(jì)的重點(diǎn)要由過(guò)去單純的事后財(cái)務(wù)收支審計(jì)向事前審計(jì)轉(zhuǎn)移，提高企業(yè)管理當(dāng)局風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估能力和決策能力。隨著中國(guó)加入W T O，企業(yè)經(jīng)營(yíng)日趨多元化，經(jīng)營(yíng)合作領(lǐng)域日益廣泛，經(jīng)營(yíng)職權(quán)下放，急需一個(gè)獨(dú)立于會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理之外的審計(jì)部門進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督，同時(shí)它還監(jiān)督其他內(nèi)控是否執(zhí)行，并幫助組織營(yíng)造“軟控制”的環(huán)境，不斷修改內(nèi)部控制過(guò)程，以保證會(huì)計(jì)信息、會(huì)計(jì)資料真實(shí)、完整。

4．加大內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度重要性的宣傳力度，提高員工尤其是管理人員的認(rèn)識(shí)，注重會(huì)計(jì)人員職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)。企業(yè)員工尤其是高層管理人員對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制管理的認(rèn)識(shí)和態(tài)度，在很大程度上決定了企業(yè)會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。單位負(fù)責(zé)人有義務(wù)對(duì)會(huì)計(jì)信息失真現(xiàn)象進(jìn)行徹底的根治。管理當(dāng)局應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到，會(huì)計(jì)電算化越普及，內(nèi)部會(huì)計(jì)控制就越重要。在許多企業(yè)尚未認(rèn)識(shí)到內(nèi)部會(huì)計(jì)控制重要性的情況下，迫切需要通過(guò)法律做引導(dǎo)，督促企業(yè)健全內(nèi)部控制制度，提高管理水平。當(dāng)前應(yīng)加強(qiáng)《會(huì)計(jì)法》、《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范》等法律法規(guī)的宣傳力度，提高全社會(huì)、各企業(yè)尤其是管理當(dāng)局對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度重要性的認(rèn)識(shí)。

在電算化會(huì)計(jì)工作中，可能由于工作人員素質(zhì)不高，或者責(zé)任心不強(qiáng)等原因造成數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤、操作步驟失誤、導(dǎo)致財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息偏離質(zhì)量要求標(biāo)準(zhǔn)，造成風(fēng)險(xiǎn)加大。因此，各單位必須重視會(huì)計(jì)人員的道德素質(zhì)培養(yǎng)，以保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和合法性。職業(yè)道德教育還要和崗位責(zé)任制考核結(jié)合起來(lái)，建立一套行之有效的激勵(lì)約束考核機(jī)制，為企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的有效實(shí)施提供根本保障面。只有當(dāng)激勵(lì)和約束都有效存在，即存在既能使內(nèi)部人員獲得與其付出的努力和責(zé)任相匹配的報(bào)酬與授權(quán)，又可以從制度和程序上限制會(huì)計(jì)人員的“越軌”行為這樣一種機(jī)制時(shí)，才能使內(nèi)部人員趨向于循規(guī)蹈矩。比如定期考評(píng)，將評(píng)估結(jié)果存入會(huì)計(jì)人員技術(shù)檔案，作為晉升專業(yè)職務(wù)條件之一，以使會(huì)計(jì)人員自覺(jué)用職業(yè)道德約約束自己。

總之，嚴(yán)格的內(nèi)控制度是會(huì)計(jì)電算化信息真實(shí)可靠的保證。內(nèi)控應(yīng)隨著企業(yè)環(huán)境和風(fēng)險(xiǎn)的變化而變化。國(guó)內(nèi)外會(huì)計(jì)電算化的實(shí)踐表明，計(jì)算機(jī)本身出錯(cuò)的幾率很低，但是由于人為造成的出錯(cuò)和舞弊的現(xiàn)象有增無(wú)減，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，損失較大。就我國(guó)目前會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用現(xiàn)狀來(lái)看，由于起步較晚，只是停留在一般應(yīng)用的水平上。因此，隨著信息時(shí)代的步伐加快和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，企業(yè)管理當(dāng)局應(yīng)設(shè)法提高電算化的科學(xué)管理水平，不斷調(diào)整完善內(nèi)部會(huì)計(jì)控制，以保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的可行性和真實(shí)性，從而提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力。確保在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

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