淺論檔案管理現代化

【摘要】實現檔案管理的現代化對經濟的發展和社會的進步具有重要的作用，文章總結了目前檔案管理現代化中存在的問題，并提出了相應的解決策略。

【關鍵詞】檔案；現代化；管理

隨著經濟的發展和社會的進步，檔案管理的作用越來越凸顯。作為事務管理有機組成的檔案工作，如何發揮自身獨特的優勢和功能，如何實現檔案管理的現代化，為政府排憂解難、完善服務，是每一個檔案工作者應當深思的問題。筆者結合自身多年的檔案管理工作實踐，總結目前檔案管理現代化中存在的問題，并提出相關的解決途徑。

一、檔案管理現代化中存在的問題

（1）檔案管理現代化的意識不強。當前，由于社會上對“檔案”的概念和作用，知之者甚少，檔案意識相當薄弱，甚至一些領導對加強檔案工作的現代化認識不足，許多單位的檔案工作仍然采取傳統的工作方法，嚴重影響了檔案管理的現代化進程。（2）缺乏現代化的檔案管理人才。實現檔案管理現代化，要求檔案人員既要掌握先進的科學技術知識，能夠進行新技術、新設備的日常使用、維護和更新，同時要具有先進的管理技能，較高的文化素養。從目前人員現狀來看，許多機關、企業、事業單位的文書、檔案管理人員，大多數還停留在收發、查找的階段。（3）資金短缺，檔案管理設備和技術相對落后，信息化程度較低。檔案意識普遍較低，導致資金投入嚴重不足，無力購買現代化的設備，檔案管理信息化程度很低，同時也造成人才引進困難，甚至人才流失。（4）基礎工作太差。檔案管理現代化的前提是檔案基礎工作的規范化、標準化。目前機關、企業、事業單位檔案工作管理存在的問題是：大量的案卷質量不高，缺乏完整的檢索工具。許多部門的立卷、編目、檢索等，未按國家檔案局制定的標準規范操作。（5）檔案標準化、規范化工作有待提高。檔案管理現代化的理論研究有待進一步增強。檔案管理現代化不是僅僅使用幾臺新設備的問題，而是一個系統工程，是由許多方面的因素相互協調、相互制約構成的總體目標，需要各方面的大力支持和各級領導的高度重視，更需要相關部門和人員轉變原有觀念，通力合作，與時俱進。

二、解決途徑

（1）增強檔案管理現代化意識，加強人才培養。第一，增強現代化意識。在實現檔案管理現代化，發展檔案事業的過程中，檔案工作人員要更新與我國現代化建設目標、規模和方法不相適應的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進步和科學管理的觀念。建立與時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，把檔案服務方式從傳統的被動式服務改變為主動服務，將封閉式服務轉化為開放式服務，使檔案工作適應知識經濟時代的需要，適應社會發展的需要。第二，加強對人才的培養。檔案管理現代化是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質的提高。檔案工作人員素質的提高，應包括思想意識、知識結構和操作技能等內容，還要盡快培養既懂專業知識，又懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。（2）加快硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化。現代技術手段在檔案管理中的應用還很不盡人意，我們要在樹立檔案信息資源共享意識的前提下，加快設施（設備）和技術現代化步伐，全面提高檔案管理的現代化水平。要及時配備檔案現代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分利用現代科技，利用縮微技術、光盤技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。（3）重視檔案管理的標準化。為防止檔案管理中出現無章可循，無法可依，重復、繁雜的混亂局面，檔案管理現代化首先要實現檔案工作標準化，沒有標準化就沒有現代化管理。檔案工作標準化是建立最佳檔案工作秩序，取得最優經濟效益和社會效益的保障，同時也是促進檔案理論研究和發展的重要手段。在檔案標準制定的過程中，需要在專業內取得一致的認識，為總結、提高和發展創造有利的條件和機會。同時，檔案標準的制定，必須汲取相關科學知識，來充實和發展檔案管理學。（4）正確處理手工操作與現代化管理的關系。實現檔案管理現代化，不可能一蹴而就，需要一個過程，在這個過程中，手工操作與現代化管理將是并存的。我們必須正視這個現實、不能講檔案管理現代化就放棄傳統的手工操作。因此，我們既要積極引進現代化新技術，也要重視傳統技術的研究和改造，使傳統技術與現代化技術有機結合起來。

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