實現企業檔案管理信息化的幾點思考

【摘要】企業檔案管理現在還處在一個傳統的手工管理模式。從國家檔案管理在注重信息化建設的趨勢來看，企業檔案傳統的管理模式已不能適應現代化發展的需要。只有加快實現檔案管理信息化，為企業發展提供方便、快捷、準確的全方位服務，提高工作效率，滿足企業發展需求。

【關鍵詞】企業檔案；信息化；問題

檔案是機關、企業、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統一體。然而，許多企業在檔案管理工作中存在數量繁雜、保管硬件條件差、查閱利用率偏低、管理人員知識單一的問題。檔案管理是一個復雜的工程，實現信息化管理更是需要人員、設備、技術、制度等一系列的改進。傳統的檔案管理模式已經不能適應現代企業管理的要求，這不僅要求企業管理者為檔案信息化管理創建相應的硬件環境，更要求在檔案管理上逐步向信息技術轉變，以推動檔案管理信息化建設，同時使檔案管理助推對企業良性發展發揮更重要的作用。

一、企業在檔案管理工作中存在的問題

現如今企業在檔案管理工作中存在的問題：一是重視度不夠；二是制度執行不到位；三是人力資源配備不足。要想提高檔案管理工作質量，推動企業良性發展，首先要解決以上三個方面的問題。（1）提高企業對檔案管理工作的重視程度。檔案本身就是為領導決策提供參考，準確地向企業各業務部門提供有效的數字信息為主要形式的檔案利用服務，實現檔案管理工作為企業經濟利益最大化服務。（2）加大對檔案管理制度的執行力度。檔案管理制度不僅針對檔案管理人員，有好大一部分是針對其他業務部門。比如：會計檔案、工程建設檔案、業務報表等。企業在執行檔案收集的過程中，往往遇到資料難以收集的尷尬，業務部門不重視日常檔案的收集整理是主因。所以必須加強檔案管理制度的執行力度，以促進檔案管理制度化、標準化。（3）配備專業合理的技術人才。檔案管理員工作看似輕松，其實把檔案管理工作做好也不是一個容易的事。尤其是企業檔案管理人員大部分都是兼職，既肩負著公章管理、文件傳閱等其他事務性工作，又要兼顧檔案的收集、整理、歸檔、查閱等工作。使其不能把主要精力放在檔案管理工作上，勢必影響檔案管理工作的質量。只有配備適合檔案管理的專業技術人才，才有利于企業檔案管理工作，才能更好地助推企業發展。

二、實現企業檔案管理信息化的幾點思考

一是提高檔案管理人員信息化技術素質；二是加強檔案管理所需的硬件設施建設；三是處理傳統管理與信息化管理之間的矛盾。從而為推動檔案管理信息化工作創造先決條件。

（1）提高檔案管理人員信息化技術素質。檔案管理信息化建設需要既懂檔案管理，又掌握現代信息技術的綜合型人才。而目前企業單位信息化人才中，現有檔案人員專業知識薄弱且單一，僅能掌握普通操作利用軟件，對軟件開發、程序設計、系統維護等技術掌握不夠成熟。這在很大程度上制約檔案管理信息化建設的質量和速度。為實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變，企業領導者應為檔案管理工作配備較為專業的管理人才，或有計劃地對本企業的檔案管理人員進行信息化技能培訓，使在其在計算機技術、網絡技術、信息工程等方面提高工作技能。（2）加強硬件設施建設。做為企業，不應該只注重經營，更應該注重科學的管理和資料的積累。檔案管理者要充分利用檔案資源為企業更好的經營做好服務，提供支撐。只有將檔案工作注入活力，細化管理條塊，充分發揮檔案管理的作用，提高管理水平，才能創造出經濟效益，為企業發展提供不竭動力。同時，對于傳統的檔案管理模式，要擇其精華，棄其糟粕，擺脫傳統思維的束縛，及時配備檔案管理現代化所需要的辦公設備，加速推進檔案管理實用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐，提高工作效率，提升工作質量。（3）處理好檔案傳統管理與信息化管理之間的矛盾。要想實現檔案管理信息化，既要兼顧檔案傳統管理特殊性，又要考慮實現檔案管理信息化以后，與傳統檔案管理之間的矛盾。原始記錄性是檔案的本質屬性。傳統的檔案管理將這種原始記錄性做為檔案保存的一個重要形式。比如發文簽字的原始記錄、會議記錄手稿、單位蓋章，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性才賦予了檔案具有法律憑證的作用。在檔案管理信息化中，檔案原始記錄的本質屬性失去意義。如果檔案多數以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發都是以電子版的形式在軟件系統中進行，那么其修改、復制的過程將難以體現。這就使電子文檔的原始記錄性無從考證，法律憑證作用將難以確定。檔案管理實現信息化必須兼顧既能保證檔案原始法律憑證作用，又能實現檔案電子文檔信息化管理兩個方面，才能保證檔案管理信息化的科學性與嚴謹性。

三、結語

相信隨著科學技術的進步，企業檔案管理實現信息化將不再遙遠，這需要企業管理者必須正視檔案管理工作面臨和亟待解決的問題。解決了這些問題，企業檔案管理實現信息化，對助推企業良性發展將會發揮積極的作用。