淺議醫(yī)院物資部門(mén)的管理與流程

【摘 要】隨著醫(yī)療市場(chǎng)不斷進(jìn)步與提高，醫(yī)院的物資供應(yīng)管理水平直接影響到醫(yī)院內(nèi)部成本核算、資金周轉(zhuǎn)、資金收益。規(guī)范醫(yī)院物資部門(mén)的管理與流程，能夠提高醫(yī)院資產(chǎn)保值、增值，促進(jìn)醫(yī)院健康有序發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；物資管理；流程

一般來(lái)說(shuō)，醫(yī)院的物資供應(yīng)部門(mén)內(nèi)部分別由辦公庫(kù)、醫(yī)療庫(kù)、采購(gòu)部、信息部四個(gè)基礎(chǔ)部分組成。對(duì)于如何科學(xué)有效地開(kāi)展內(nèi)部管理工作，既可以借鑒其他相關(guān)行業(yè)的管理與流程，也可以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)發(fā)揮自身的管理優(yōu)勢(shì)。筆者認(rèn)為，具體管理與流程如下：

一、采購(gòu)部的計(jì)劃管理與流程

首先，醫(yī)院的采購(gòu)部人員應(yīng)持證上崗。這是因?yàn)獒t(yī)院臨床是一個(gè)特殊的技術(shù)群體，而采購(gòu)部的工作就是為這個(gè)特殊群體提供特殊的技術(shù)生產(chǎn)資料。所以，與之相適應(yīng)，采購(gòu)部人員應(yīng)持證上崗。其次，非專(zhuān)業(yè)采購(gòu)員缺乏專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)，認(rèn)知傳導(dǎo)高端技術(shù)或更新技術(shù)信息的能力滯后，導(dǎo)致經(jīng)銷(xiāo)商與臨床直接先行接觸洽談，使得物資供應(yīng)部門(mén)由主動(dòng)管理變?yōu)楸粍?dòng)管理，失去控制購(gòu)入成本價(jià)格的主動(dòng)權(quán)。非專(zhuān)業(yè)采購(gòu)員應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高專(zhuān)業(yè)水平及業(yè)務(wù)能力。物資供應(yīng)部門(mén)應(yīng)對(duì)采購(gòu)部規(guī)范管理制度，業(yè)務(wù)工作按其流程規(guī)范如下：（1）審核經(jīng)銷(xiāo)商代理權(quán)，“三證”資質(zhì)與時(shí)效，杜絕掛靠戶頭，采購(gòu)合同備案管理。（2）每月擬定辦公庫(kù)或醫(yī)療庫(kù)存物資采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量與用量、庫(kù)存與補(bǔ)倉(cāng)、長(zhǎng)期價(jià)格與臨時(shí)價(jià)格、備用金量、借支量等都應(yīng)列入擬定計(jì)劃，對(duì)價(jià)格變動(dòng)的物資應(yīng)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查了解，征詢臨床意見(jiàn)，分析成本影響，申報(bào)備案。（3）擬定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)應(yīng)控制庫(kù)存量，減少積壓，降低風(fēng)險(xiǎn)，減小浪費(fèi)，擬定醫(yī)用氧計(jì)劃，檢查瓶裝氧氣壓力是否達(dá)標(biāo)，氧閥是否安全，跟蹤氧瓶管理等。（4）采購(gòu)員應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收入庫(kù)物資，并在送貨單上簽名提交庫(kù)管，記錄了解庫(kù)管、臨床對(duì)物資發(fā)放與使用的意見(jiàn)，并及時(shí)反饋給主任或經(jīng)銷(xiāo)商；對(duì)醫(yī)保患者的植入性耗材應(yīng)與醫(yī)保、物價(jià)部門(mén)取得信息聯(lián)系，方能提供使用。（5）對(duì)招標(biāo)或一次性購(gòu)入的物資，詢價(jià)采購(gòu)，將供方價(jià)格和質(zhì)量進(jìn)行成本優(yōu)劣分析，對(duì)質(zhì)量有保證、價(jià)格穩(wěn)定的長(zhǎng)期合作的一、二家或獨(dú)家代理商，可采用單一采購(gòu)來(lái)源的方式。（6）對(duì)設(shè)備或醫(yī)療耗材試劑等招標(biāo)時(shí)，擬訂可行性報(bào)告選擇有競(jìng)爭(zhēng)力的經(jīng)銷(xiāo)商，不能搞“一招就靈”，采用競(jìng)爭(zhēng)采購(gòu)價(jià)格。（7）臨時(shí)購(gòu)進(jìn)及時(shí)銷(xiāo)賬，當(dāng)月還清借支與掛賬。

二、信息部的信息管理與流程

要求信息部人員持證上崗。（1）電算化管理，建立設(shè)備與耗材資料信息管理檔案，分類(lèi)編碼檔案柜，檔案資料裝訂成冊(cè)，（2）上網(wǎng)查詢經(jīng)銷(xiāo)商資質(zhì)、代理委托授權(quán)、產(chǎn)品產(chǎn)地、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品價(jià)格、其他醫(yī)院使用相關(guān)產(chǎn)品的收益與虧損風(fēng)險(xiǎn)信息。（3）對(duì)采購(gòu)部擬定的購(gòu)入可行性報(bào)告，作出動(dòng)態(tài)分析報(bào)告。如：臨床專(zhuān)科用途與周期使用率、成本核算、資源消耗、環(huán)境影響、資金收益、資金抗風(fēng)險(xiǎn)能力、售后維修費(fèi)用等，以及周邊社區(qū)人口、年齡結(jié)構(gòu)基本等情況。（4）對(duì)使用了一年以的固定資產(chǎn)設(shè)備，制定設(shè)備編碼實(shí)行“三級(jí)保養(yǎng)”，建立長(zhǎng)期跟蹤使用信息檔案，分析經(jīng)濟(jì)效益的遞增或遞減，維修費(fèi)大于或小于經(jīng)濟(jì)收益的對(duì)稱信息與不對(duì)稱信息；每月控制管理內(nèi)部汽車(chē)油品的消耗量，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)信息，建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作商伙伴。（5）對(duì)一次性采購(gòu)的物資或耗材，記錄臨床與病種檔案信息，備案經(jīng)銷(xiāo)商資質(zhì)與聯(lián)系方式，便于二次購(gòu)入提供快捷信息。（6）關(guān)注其他同行醫(yī)院購(gòu)入新設(shè)備的動(dòng)態(tài)信息，了解每年的醫(yī)展會(huì)新動(dòng)態(tài)與新型產(chǎn)品的走向趨勢(shì)，提取新高端技術(shù)信息輸送采購(gòu)部。（7）年底月終對(duì)入出庫(kù)的變動(dòng)成本的金額數(shù)量，作出的動(dòng)態(tài)比較分析報(bào)告；對(duì)臨時(shí)購(gòu)進(jìn)領(lǐng)用的物資進(jìn)行邊際效益分析；提前做好每年醫(yī)用氧，鍋爐等年審工作的準(zhǔn)備。

三、倉(cāng)儲(chǔ)部的倉(cāng)儲(chǔ)管理與流程

（1）“三遠(yuǎn)離四嚴(yán)禁”的制度。庫(kù)內(nèi)遠(yuǎn)離火源、水源、電源；貨架?chē)?yán)禁起高、嚴(yán)禁混合堆放、嚴(yán)禁堆塞通道、嚴(yán)禁堵塞滅火器，疏通物資安全通道。（2）貨架設(shè)置的原則。按照四號(hào)定位法管理，即：庫(kù)、架、層、位。“十二防”是防火、防水、防壓、防腐、防銹、防爆、防曬、防潮、防盜、防蛀、防電、防倒塌。（3）“五五堆放”的操作原則。即：物資堆放五五成行、五五成方、五五成串、五五成堆、五五成層；上小下大、上輕下重、中間常用；這種管理方法的優(yōu)勢(shì)，體現(xiàn)在發(fā)放物資的時(shí)間快，效率高，便于盤(pán)存和補(bǔ)倉(cāng)。（4）每月倉(cāng)儲(chǔ)部，按照采購(gòu)部的購(gòu)入計(jì)劃驗(yàn)收物資入庫(kù)。入庫(kù)時(shí)應(yīng)有原始隨貨同行聯(lián)和采購(gòu)員的簽名方可驗(yàn)收入庫(kù)；驗(yàn)收時(shí)數(shù)量不等、價(jià)格不符、臨時(shí)補(bǔ)倉(cāng)等都應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部。（5）建立電算化模式，發(fā)放物資按照先進(jìn)先出等三原則，辦公用品定科定量定額發(fā)放，以節(jié)約能源為理念，對(duì)高值耗材以舊換新，退貨時(shí)檢查產(chǎn)品是否破損，并記錄退貨的原因，為信息部進(jìn)行質(zhì)量分析提供依據(jù)。（6）辦公庫(kù)提倡零庫(kù)存的原則。醫(yī)療庫(kù)對(duì)積壓的耗材，在盤(pán)存時(shí)不再計(jì)入本期庫(kù)存，而應(yīng)作為本期其他物資處理，提高它的經(jīng)濟(jì)效益減少浪費(fèi)，杜絕經(jīng)銷(xiāo)商為了完成業(yè)績(jī)?nèi)蝿?wù)將物資進(jìn)行假庫(kù)存。（7）定期盤(pán)存，年終配合其他部門(mén)清查固定資產(chǎn)。

醫(yī)院物資部門(mén)的管理與流程，在現(xiàn)實(shí)工作中還有待于日臻完善。作為醫(yī)院物資部門(mén)的同行，對(duì)管理與流程應(yīng)該不斷進(jìn)行新的探討，共同思考如何建立醫(yī)院物資供應(yīng)部門(mén)中具有專(zhuān)家素質(zhì)的管理隊(duì)伍。