企業(yè)應(yīng)付賬款內(nèi)部控制存在的問題分析

【摘 要】隨著我國經(jīng)濟體制的轉(zhuǎn)型，企業(yè)也面臨管理方式和經(jīng)濟增長模式的調(diào)整，這種情況下，企業(yè)必須要做好相關(guān)的賬目和賬款的管理，才能實現(xiàn)更加有效的企業(yè)運營和發(fā)展。筆者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗，對企業(yè)應(yīng)付賬款內(nèi)部控制問題的相關(guān)內(nèi)容進行分析，將從企業(yè)應(yīng)付賬款內(nèi)部控制存在的問題、解決企業(yè)應(yīng)付賬款內(nèi)部控制存在的問題的策略等幾個方面，談?wù)勛约旱恼J識。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)應(yīng)付賬款內(nèi)部控制；問題分析

一、企業(yè)應(yīng)付賬款內(nèi)部控制存在的問題

（1）建立采購訂單的權(quán)限問題。目前，我國大多數(shù)的企業(yè)在建立采購訂單方面的管理制度還不是很完善，也就是說訂單的管理相對的比較分散，并沒有實現(xiàn)一個較為統(tǒng)一的訂單管理模式，這樣導致的直接后果就是在實際的采購過程中，各個部門的經(jīng)理會從本部門的利益出發(fā)，來協(xié)調(diào)采購部門的工作。而真正的應(yīng)用由采購部門來完成的大部分任務(wù)也被各個部分分攤下來。在這個過程中，不僅增加了各個具體部門的工作壓力，還失去了采購部門的監(jiān)督和管理職能，所以是一種不科學的采購管理方式。正確的作法應(yīng)該是由各個部門向采購部門提供相關(guān)的信息，并且由采購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商，這樣不僅減免了具體部門的聯(lián)系環(huán)節(jié)，同時也能夠?qū)崿F(xiàn)對采購過程的監(jiān)督。建立統(tǒng)一的采購訂單就是解決該問題的一個比較可行的方式，因為統(tǒng)一的采購訂單的建立，不僅可以避免采購過程中的責任分配不明的問題，還能夠?qū)崿F(xiàn)應(yīng)付賬款的流程執(zhí)行和談判過程的簡化。（2）建立采購訂單的正確性問題。所謂采購訂單的正確性問題，就是在具體的采購行為的發(fā)生時，訂單上的信息和所要采購的基本物資的實際情況是否相符。就目前我國的大多數(shù)企業(yè)的采購執(zhí)行來看，經(jīng)常會出現(xiàn)采購訂單的錯誤，這些錯誤問題不僅包括供應(yīng)商的編號的填寫錯誤，還包括匯款賬號的錯誤等等，這些問題都嚴重的干擾了采購活動的有序執(zhí)行，給賬目的核對和計算帶來了很大的不便。（3）關(guān)于采購訂單的建立時間問題。所謂采購訂單建立的時間問題，就是指在企業(yè)的采購過程中，必須要按照一定的流程來規(guī)劃采購行為和付款活動，而這個順序和流程的控制就是訂單的建立時間問題。目前來看，我國的大多數(shù)企業(yè)在訂單的建立時間的管理上并不是很到位，正確的流程是要在企業(yè)中先根據(jù)企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展需要建立一個訂單，然后才能取得相應(yīng)的金額的發(fā)票，但是在實際的操作過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)取得發(fā)票在先，訂單建立在后的問題。（4）企業(yè)的采購預(yù)算缺乏系統(tǒng)控制。所謂預(yù)算系統(tǒng)化，就是在企業(yè)的采購預(yù)算的過程中，實行系統(tǒng)的統(tǒng)一的賬目管理，但是就目前來看，我國的大部分企業(yè)只有在預(yù)算的過程中實現(xiàn)了系統(tǒng)化的控制和管理，而對于其他的采購項目，還存在勞務(wù)和物資購置時的賬目管理不明確等問題。這樣導致的直接后果就是在采購的過程中，各個部門的預(yù)算超支現(xiàn)象嚴重，并且無法實現(xiàn)相近賬目的區(qū)別管理。

二、解決企業(yè)應(yīng)付賬款內(nèi)部控制存在的問題的策略

（1）建議采購申請部門與采購部門相分離。目前來看，我國的大部分企業(yè)中的采購申請部門和采購部門存在職能劃分不清的問題，也就是說在實際的采購過程中，申請人和執(zhí)行人是重合的，這樣導致的直接后果就是采購申請的形式化，容易導致內(nèi)外勾結(jié)形成的徇私舞弊行為，所以，為了更好的實現(xiàn)采購部門的監(jiān)督功能，筆者建議應(yīng)該將采購申請部門與采購部門相分離。為了提高應(yīng)付賬款的效率，也為了遵守應(yīng)付賬款的內(nèi)部控制流程，取消不需要在采購系統(tǒng)中建立采購訂單的項目列表或者縮小項目范圍，由采購部集中建立采購訂單并且監(jiān)督整個采購流程，執(zhí)行采購內(nèi)部控制制度。（2）集中建立采購訂單的權(quán)限。為采購部一到兩個人設(shè)立該權(quán)限，經(jīng)過采購系統(tǒng)培訓和會計知識培訓后，可以減少采購訂單的錯誤，也避免了由應(yīng)付賬款會計在采購訂單已經(jīng)收貨后才發(fā)現(xiàn)錯誤的滯后性。（3）完善和采購商溝通機制。在建立采購訂單前，筆者建議先和供應(yīng)商溝通好采購的數(shù)量和價格，發(fā)票的金額，在購入的物資或勞務(wù)收貨時即使發(fā)票未收到也應(yīng)進行入賬處理，而并非以收到發(fā)票才作為確認采購的時點。（4）改進采購系統(tǒng)。即對現(xiàn)有的企業(yè)采購系統(tǒng)進行改進和升級，將不同的采購類型劃分為不同的模塊進行管理，另外，還可以參照固定資產(chǎn)的采購方式，在采購活動開始之前先進行預(yù)算申請，實行采購預(yù)算控制。對于超出采購預(yù)算的訂單，無法在采購系統(tǒng)中建立采購訂單，進而無法開展采購活動，使采購活動嚴格受系統(tǒng)預(yù)算的控制。

上文中筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗對企業(yè)的應(yīng)付款內(nèi)部控制問題進行了分析，從常見的問題的分析入手，提出了一些自己的看法和解決措施的建議，希望能夠為有關(guān)部門所采納，促進我國企業(yè)應(yīng)付款管理的發(fā)展，實現(xiàn)企業(yè)的更好更快發(fā)展。

參 考 文 獻

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