煤礦企業(yè)物資管理中心電子采購系統(tǒng)的構建初探

【摘 要】隨著網(wǎng)絡時代的到來，煤礦企業(yè)也期待能采用現(xiàn)代化的信息技術手段解決公司在采購方面面臨的瓶頸問題。建立一個電子化采購平臺，這是目前眾多煤礦企業(yè)在供應鏈管理改進上的一個重要趨勢。本文就這一問題進行了初步的探討。

【關鍵詞】煤礦企業(yè)；物資管理；電子采購系統(tǒng)

任何企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)都離不開原材料和消費品的采購。高效的采購流程，低廉的采購價格，是公司提高競爭力的根本。而對于煤礦企業(yè)的物資管理部門來說，所進的物料成本占據(jù)了整個企業(yè)成本的一大半。采購是煤礦企業(yè)非常重要的一環(huán)，它的運轉(zhuǎn)情況直接關乎其他部門如銷售和生產(chǎn)部門的經(jīng)營狀況。

一、煤礦企業(yè)物資管理中心建立電子采購系統(tǒng)的必要性

采購工作主要為煤礦企業(yè)提供正常生產(chǎn)所需的各種各類的材料，而采購管理則是對采購過程的組織、控制、監(jiān)督和實施的過程。企業(yè)的采購工作量較大，工作也較為繁瑣，因此采購人員很容易被外來因素所干擾，采購人員往往僅對采購物資的數(shù)量和價格以及送貨時間有所要求，很少有精力去對供應商市場進行調(diào)查研究，更談不上建立企業(yè)的穩(wěn)固、高效和低成本的供應鏈，因此往往會出現(xiàn)很多送貨供應商是一錘子買賣的生意。外部市場競爭的加劇和環(huán)境的變化，對企業(yè)的采購管理提出了更高的要求。

第一，國際市場對原材料的緊缺導致了煤炭價格的上升，在這種形勢下，必須要和供貨穩(wěn)定的供應商建立長期戰(zhàn)略伙伴關系。第二，隨著公司生產(chǎn)模式改變，生產(chǎn)效率提高，生產(chǎn)周期縮短，煤礦企業(yè)的生產(chǎn)持續(xù)性不能因為物資原料的供應不及時而影響生產(chǎn)，企業(yè)需要建立一個有流程、有規(guī)則的采購流程體系來支撐整個煤礦企業(yè)的生產(chǎn)。第三，由于煤礦企業(yè)的安全特殊性，原本需要在礦倉庫設立必備的庫存用以應急突發(fā)事件，但物資儲備成本也會隨著各種材料的增加而增加，這與物資供應中心所設立的目標不相符，因此對于材料的供應及時性提出了要求，也給采購人員增加了壓力。第四，煤礦企業(yè)的生產(chǎn)的增速也容不得用原來慵懶的工作方式來處理工作，它時刻要求信息的及時性和迅速性，特別是若出現(xiàn)了安全事故，如果耽誤了時機，后果將不堪設想。總之，為了應付煤礦企業(yè)的突發(fā)事件的發(fā)生，應當改變原有傳統(tǒng)采購業(yè)務流程，優(yōu)化企業(yè)資源，提高企業(yè)核心競爭力，實現(xiàn)從煤礦需求到物資部門及時解決需求的一體化管理。為了煤礦用料在各個環(huán)節(jié)上實現(xiàn)管理的可控性，公司必須引進高效的信息采購系統(tǒng)優(yōu)化企業(yè)結構，提高企業(yè)運轉(zhuǎn)速率，改善效率低下和信息不流暢的狀況，使得企業(yè)資源利用最大化，整體利益最大化，實現(xiàn)公司的整體提升。

二、煤礦企業(yè)物資管理中心電子采購系統(tǒng)模塊的構建

筆者結合自身的工作實踐，通過對采購業(yè)務的分析研究，結合工作單位自身特點，設計了采購業(yè)務的基本業(yè)務流程，其中在流程模型中，采購部門必然是其中的主體，它負責采購的訂單管理、合同管理、收獲管理以及招投標管理等業(yè)務。

1.采購訂單數(shù)據(jù)處理模塊。當采購計劃到達采購員處理工作界面時，如果物料信息在系統(tǒng)已有原先維護好的供應商，則有協(xié)議供應商繼續(xù)供貨；如果是新產(chǎn)生物料或價格波動較大的物料，則需采購員進行招標工作。招標內(nèi)容一般通過電子采購系統(tǒng)傳遞給供應商，供應商在經(jīng)過研究后將合理的價格發(fā)于采購員。這樣采購員根據(jù)合格公正的原則進行篩選合適的供應商，進行三方甚至多方比價，最終確定供應商后，制定采購訂單。采購訂單通過物資供應中心領導的三層審批后，便可通知確定供應商進行送貨，同時便可與供應商制定供貨合同。

2.招標、投標管理模塊。這個模塊的功能主要是對供應商的篩選過程，采購人員將礦區(qū)隊所使用的材料通過互聯(lián)網(wǎng)在電子采購系統(tǒng)上發(fā)布后，供應商可以登錄系統(tǒng)檢索自己所能提供的物料報價，經(jīng)系統(tǒng)管理員同意后，提交標書，參與幾家的價格角逐。當合適的供應商提供標書完畢后，競標工作開始。采購人員根據(jù)選擇價格合適，高信譽供應商的原則，最終確定中標單位。當中標者被選定后，系統(tǒng)向其他供應商發(fā)出競標結束信息，并將競標結果公示在系統(tǒng)上，這樣可以使供應商更加公正、公開的競爭。招投標管理模塊分為：發(fā)布招標公布、招標文件維護、招標文件提交、招標問題澄清、投標問題澄清、招標中標公告。

3.合同管理模塊。在制定好采購訂單后，采購員便可以找中標的供應商簽訂采購合同，內(nèi)容包括交貨時間、有效期限、包裝物、責任違約等內(nèi)容，一式三份，需由物資供應中心審計科的簽章和供應商的業(yè)務合同章以作證明。合同管理模塊包括：新增合同管理、合同卡片管理、合同分批交貨管理、合同變更協(xié)議管理、合同保存管理、違約合同管理。

4.采購到貨管理模塊。當對采購訂單進行收貨處理時，采購人員應先查看系統(tǒng)上的采購訂單是否經(jīng)過幾級批準后通過，若通過，便可開具到貨通知單，然后通知質(zhì)檢部門進行驗貨，并將到貨數(shù)量結果自動反饋到相應的采購訂單中。對于檢驗合格的物品，保管員可將物資進行分類排放完成分配入庫工作，自動生成相應入庫單，并將入庫單號記錄在到貨單上的入庫單號信息欄中，以便以后跟蹤、查詢、調(diào)用。對于檢驗不合格物品，根據(jù)檢驗部門的建議和部門評審的意見進行退換貨處理，通過退貨單，在明細欄中表明每行物品是退貨還是換貨，并將退換貨單號記錄在到貨單上的處理單號信息欄中，以便以后跟蹤、查詢、調(diào)用。

三、煤礦企業(yè)物資管理中心電子采購系統(tǒng)的實施

（1）高層的支持。在整個系統(tǒng)的實施中，高層的決策支持對于電子系統(tǒng)的實施有著至關重要的作用。首先公司的領導小組要把先進的設計理念和思想，及電子采購系統(tǒng)要在整個企業(yè)所起的重要作用要傳遞給自己的員工，這個對于項目的成功實行有著重要的作用。在另一方面，系統(tǒng)的實施必然是一項大的資金工程，而高層的肯定在這方面會使項目更好的實施。由于整個系統(tǒng)涉及到的資金、人力和部門多方面的投入，領導決策機構無疑對電子采購系統(tǒng)的運行成功負有主要責任。（2）組織上的準備。整個系統(tǒng)的實施涉及到的多個部門的配合，因此為了使公司整合資源，公司需要專門針對系統(tǒng)的上線設立項目組，總經(jīng)理負責。這個機構是直接針對系統(tǒng)上線而設立的，他負責推進系統(tǒng)在公司的展開業(yè)務。系統(tǒng)的實施需要多個部門的協(xié)調(diào)合作，每個部門應該及時進行溝通和配合，各部門設立專員協(xié)調(diào)此事。（3）人員培訓。人力資源部門對員工的電子采購系統(tǒng)的培訓是必不可少的。公司特別是要針對那些常用軟件的計算機操作員工和懂業(yè)務流程的人員進行系統(tǒng)的教育培訓，讓他們在短時間內(nèi)能夠理解電子采購系統(tǒng)的使用和操作，讓他們體驗使用新系統(tǒng)會給他們帶來極大的方便，只有這樣，他們才會更加認識到系統(tǒng)對于他們和公司的重要性，也對公司的改革充滿著激情，對領導層的正確決策更信任。如果沒有系統(tǒng)的培訓，員工們會依然按照他們原有的思路進行正常的工作，他們不會對新系統(tǒng)會給他們帶來什么而驚喜，而同時新系統(tǒng)在公司的實施也將止步不前，無法對新流程進行實施和管理，最終會導致各個領域都工作不暢。培訓的內(nèi)容可以按照分階段進行的方式，由初步了解，再到不斷深入，目的在于讓員工培養(yǎng)起對新系統(tǒng)功能的興趣，使他們自己有欲望去了解它，提高員工對電子采購系統(tǒng)重要性的認識，培訓后進行考試，考試合格后準許上崗。

參 考 文 獻

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[3]婁豪.淺談企業(yè)采購管理[J].企業(yè)導報.2010（6）

[4]王梅，馬小平，趙作鵬，金立.電子簽章技術在煤礦信息管理中的應用[J].煤炭工程.2011（8）