企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)軟件開發(fā)及應(yīng)用效果探討

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展和普及，以及管理手段逐步改善，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常工作管理已成為提高工作效率、實(shí)現(xiàn)辦公室自動(dòng)化的一項(xiàng)重要內(nèi)容。各種大中型企業(yè)由于人事變動(dòng)、時(shí)間跨度等因素造成的檔案混亂、易于出錯(cuò)等問題屢見不鮮，急需引入一套完整、高效的關(guān)系系統(tǒng)，使各類檔案處于準(zhǔn)確的管理當(dāng)中，能夠靈活調(diào)用。從而使檔案管理從繁索、復(fù)雜的手工管理走向簡便、快捷的自動(dòng)化管理，使人力資源管理工作向科學(xué)化、規(guī)范化、智能化方向發(fā)展。

一、企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的必要性

人事檔案工作是企業(yè)管理工作中的重要組成部分，人事檔案是重要的信息資源，它直接參與人事管理的各項(xiàng)具體工作，是人事管理工作順利進(jìn)行的有力保證。傳統(tǒng)的人事檔案管理是在規(guī)章制度與標(biāo)準(zhǔn)操作流程這一基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)之上進(jìn)行操作的，主要包括人事檔案目錄管理、員工基本信息、勞動(dòng)合同、考察考核材料、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、干部任免、工資變動(dòng)、離職等管理內(nèi)容。應(yīng)該說，其工作的一個(gè)特點(diǎn)，就是其中的大部分工作都是基于經(jīng)驗(yàn)的重復(fù)勞動(dòng)，瑣碎煩雜，缺乏創(chuàng)造性，占用了管理人員大量的時(shí)間，但又是人事檔案管理中不可回避的基礎(chǔ)事務(wù)。

目前，企業(yè)對于人事檔案管理越來越重視，但缺少切實(shí)可行的操作辦法。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以幫助企業(yè)在人事檔案管理水平上實(shí)現(xiàn)跨越式提升。信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用，將有助于企業(yè)優(yōu)化人事檔案管理的業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，改善服務(wù)質(zhì)量，并提供基于信息的決策支持。因此，建立人事檔案計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)十分重要，它可以簡化環(huán)節(jié)，使人事檔案管理規(guī)范化、信息化、制度化。變傳統(tǒng)等客上門的“守?cái)偸健狈?wù)為“開放式”的服務(wù)。從過去忽視檔案利用，轉(zhuǎn)變?yōu)闃淞⑷耸聶n案利用的“受眾”意識，重視研究人事檔案用戶的需求。在確保保密的原則下，變被動(dòng)為主動(dòng)，以積極開發(fā)、主動(dòng)服務(wù)的方式提供信息資源。向檔案利用者主動(dòng)介紹被查閱者的基本情況和特征，為利用者詳細(xì)掌握第一手材料服務(wù)。

二、企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備的功能模塊

企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)最大的特點(diǎn)就是實(shí)用性很強(qiáng)，具有檔案輸入、檔案編輯、統(tǒng)計(jì)查詢、檔案打印、數(shù)據(jù)維護(hù)五個(gè)功能模塊，使得系統(tǒng)與實(shí)際工作更相符、更直觀。既節(jié)省了人力物力財(cái)力，又能克服手工管理造成的低級錯(cuò)誤，并實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的要求。該系統(tǒng)為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理，節(jié)省人力，減少由于手工管理造成的低級錯(cuò)誤，提高工作效率，將做成一個(gè)集檔案輸入、編輯、統(tǒng)計(jì)報(bào)表的管理系統(tǒng)，并具有部門調(diào)整、崗位工資變更等功能。其最大的特點(diǎn)就是實(shí)用性很強(qiáng)，使得系統(tǒng)與實(shí)際工作更相符、更直觀。

企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)由以下模塊組成：

1.檔案輸入模塊。完成員工個(gè)人資料、基本工資情況的輸入。

2.檔案編輯模塊。實(shí)現(xiàn)員工資料、工資的修改以及刪除。

3.統(tǒng)計(jì)查詢模塊。按查詢條件，顯示符合條件的員工姓名、性別、婚姻狀況、學(xué)歷、職務(wù)、部門名稱、崗位。

4.檔案打印模塊。實(shí)現(xiàn)員工資料、工資明細(xì)表的打印。

5.數(shù)據(jù)維護(hù)模塊。實(shí)現(xiàn)部門和崗位工資調(diào)整。在更改崗位工資的同時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)更新工資庫。

系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫由四個(gè)表文件構(gòu)成。其中包括：存放員工的基本資料的資料表存放員工的基本工資情況的工資表、用于存放崗位工資的對應(yīng)情況的崗位工資表、用于存放部門資料的部門表。

三、應(yīng)用企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)好處

企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)是對人事檔案管理的所有領(lǐng)域提供最佳支持的系統(tǒng)，并提供各種查詢統(tǒng)計(jì)功能與報(bào)表輸出功能，能動(dòng)態(tài)直觀地反映企業(yè)人事檔案的狀況，為人事管理提供高效的決策支持。作為系統(tǒng)功能擴(kuò)展而提供的經(jīng)理自動(dòng)服務(wù)與員工自助服務(wù)功能，將使得決策層可以從人事檔案管理系統(tǒng)中受益。

1.為人才的選拔和培養(yǎng)提供的優(yōu)勢。一是有助于了解選拔和培養(yǎng)對象的基本情況，從中發(fā)現(xiàn)和選拔有用的專門人才；二是有助于了解選拔和培訓(xùn)對象的政治歷史表現(xiàn)情況，了解其一貫的政治立場和政治方向，從歷史的角度對選拔和培養(yǎng)對象的“德”進(jìn)行審查；三是人事檔案中的學(xué)歷證明、科研成果記載、專業(yè)技術(shù)水平，有助于了解選拔和培養(yǎng)對象的專業(yè)特長和學(xué)識水平，以利于在人才的使用上做到用其所長、人盡其才；四是有助于確定人才的培養(yǎng)方向。對選拔和培養(yǎng)對象的工作經(jīng)歷、任職情況、專業(yè)特長、工作成果和各個(gè)時(shí)期的組織鑒定、考察材料，結(jié)合其現(xiàn)實(shí)工作表現(xiàn)特點(diǎn)進(jìn)行綜合分析，確定選拔和培養(yǎng)對象適合干什么工作，宜于向什么目標(biāo)發(fā)展，從而明確人才的培養(yǎng)方向，避免人才培養(yǎng)和使用工作中的盲目性；五是有助于制定人才培養(yǎng)規(guī)劃，可以對人才的結(jié)構(gòu)狀況、年齡狀況、學(xué)歷情況進(jìn)行分析，制定人才培養(yǎng)規(guī)劃；六是用其所長，確定人才適合何種崗位，適宜于何方向發(fā)展，加強(qiáng)人才培養(yǎng)的針對性，可以有的放矢地培養(yǎng)人才。

2.為企業(yè)提供全方位的人事信息。人事信息數(shù)據(jù)庫及多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立以后，我們不但可以快速準(zhǔn)確地獲取員工的自然情況、簡歷、素質(zhì)、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時(shí)查詢員工諸如日常工作、學(xué)習(xí)、生活等方面的聲音和影像資料，了解員工全方位的綜合信息。利用這套系統(tǒng)，還可以對這些信息資料進(jìn)行綜合分析，在較短時(shí)間內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)和部門提供全方位的員工信息，可以從根本上改變過去那種靜態(tài)了解員工的傳統(tǒng)方式。

3.使信息充分得到共享，提高勞動(dòng)效率與工作質(zhì)量。人事檔案管理系統(tǒng)提供了人事管理過程中所需要的全方位的員工信息。通過局域網(wǎng)可以使信息共享，避免各部門重復(fù)錄入相同的信息，減少重復(fù)勞動(dòng)。而且在人事管理工作中，隨時(shí)可能產(chǎn)生一些新的信息，各部門可以通過局域網(wǎng)隨時(shí)更新本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的信息，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時(shí)效性。信息共享受之后，各部門可以從各個(gè)側(cè)面，全方位了解一個(gè)員工，走出在本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，從一個(gè)側(cè)面了解員工的局限性，在信息共享的基礎(chǔ)上提高對員工認(rèn)識的深度和廣度。使用這套系統(tǒng)，還可以從根本上改善以前手工管理人事的情況，周期性較長的工作利用這套系統(tǒng)，短時(shí)間內(nèi)就可以高質(zhì)量地完成，任免審批表、簡歷等常用材料可以自動(dòng)生成，并可以實(shí)現(xiàn)部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動(dòng)，提高工作效率與工作質(zhì)量。

4.可以使人事任免更加科學(xué)化，提高知人識人的深度和廣度。以往討論任免員工，基本上是采取文字材料加口頭匯報(bào)的傳統(tǒng)方式，使用這套系統(tǒng)可以采集員工工作、學(xué)習(xí)、深入生產(chǎn)一線的聲像，結(jié)合員工考核中形成的文字材料，通過網(wǎng)絡(luò)和各種多媒體設(shè)備把動(dòng)態(tài)影像、聲音和相應(yīng)的文字融為一體，并通過投影顯示出來。他不僅可以提供被任免員工的自然情況和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)方面的信息，而且可以看到被任免員工的形象、氣質(zhì)和口頭表達(dá)能力等，使領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)對任免人選有一個(gè)比較全面、直觀和生動(dòng)的了解，可以更好地評價(jià)和使用員工，提高知人識人的深度和廣度，從而拓寬視野，適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)條件下用人的需要，選拔出各種類型的管理人才。

綜上所述，企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)是計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事管理中的應(yīng)用，從而達(dá)到的提高工作效率、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、改善服務(wù)質(zhì)量、提供基于信息的決策支持等目的。不僅為人事部門節(jié)省了大量的資源，而且還大大提高了工作效率，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)起到了一定的決策輔助作用。