南京愛(ài)德:信息如何輔助決策?

編者按

盡管越來(lái)越多印企上馬ERP，推行精細(xì)化、信息化管理，但是大多數(shù)印企還停留在用電腦輸入代替人工手寫(xiě)的ERP初級(jí)使用階段，較少有企業(yè)達(dá)到ERP應(yīng)用的最高境界——把數(shù)據(jù)變成信息，把信息變成情報(bào)，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。

ERP系統(tǒng)中積累的數(shù)據(jù)越來(lái)越多，但它們真正發(fā)揮作用了嗎？本期“智庫(kù)”欄目策劃“別讓你的數(shù)據(jù)躺著睡覺(jué)”專(zhuān)題，邀請(qǐng)大家共同探討ERP在印企的深化應(yīng)用。

輔助決策不是部門(mén)級(jí)的信息應(yīng)用，是公司內(nèi)部跨部門(mén)的資源協(xié)調(diào)和外部客戶(hù)與供應(yīng)商的資源整合。

南京愛(ài)德印刷有限公司2009年8月實(shí)施新ERP以來(lái)，ERP運(yùn)行已經(jīng)穩(wěn)定，各項(xiàng)流程基本成熟，ERP的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和及時(shí)性已經(jīng)較高。經(jīng)過(guò)兩年多的運(yùn)行，公司的各項(xiàng)主要流程和主要數(shù)據(jù)都已經(jīng)進(jìn)入ERP系統(tǒng)，已經(jīng)積累了報(bào)價(jià)、訂單、工藝、采購(gòu)、庫(kù)存、報(bào)工、發(fā)貨、質(zhì)量、財(cái)務(wù)、人事等大量數(shù)據(jù)。隨著ERP系統(tǒng)的穩(wěn)定和完善，公司IT部門(mén)的主要任務(wù)也從繁重的實(shí)施和維護(hù)工作中解放出來(lái)，轉(zhuǎn)而面向企業(yè)決策的深度信息挖掘，輔助公司高層決策，真正發(fā)揮ERP的作用。

信息輔助決策，是通過(guò)信息化手段，輔助公司戰(zhàn)略/策略層面的方案及決策的制定。輔助決策不是部門(mén)級(jí)的信息應(yīng)用，是公司內(nèi)部跨部門(mén)的資源協(xié)調(diào)和外部客戶(hù)與供應(yīng)商的資源整合。愛(ài)德印刷信息輔助決策在ERP選型初期就已經(jīng)規(guī)劃，主要體現(xiàn)在公司的四大策略中。

產(chǎn)品價(jià)格策略

目前公司的價(jià)格策略是通過(guò)價(jià)格策略會(huì)的形式做集體決策，主要參與的部門(mén)是公司高層、業(yè)務(wù)部、財(cái)務(wù)部、報(bào)價(jià)中心。年初根據(jù)客戶(hù)及產(chǎn)品的盈利水平、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況、客戶(hù)價(jià)格接受度，形成公司全年整體的價(jià)格策略。在年度價(jià)格策略基礎(chǔ)上，每?jī)芍荛_(kāi)一次會(huì)，討論如何及時(shí)應(yīng)對(duì)外部市場(chǎng)環(huán)境的變化，對(duì)價(jià)格策略進(jìn)行微調(diào)。

ERP為報(bào)價(jià)策略會(huì)提供以下決策資料：

分銷(xiāo)售區(qū)域、客戶(hù)、產(chǎn)品的成本和利潤(rùn)統(tǒng)計(jì)，分析公司主要利潤(rùn)來(lái)源，有針對(duì)性地進(jìn)行價(jià)格調(diào)整和成本改善。

重點(diǎn)訂單的詳細(xì)成本分析，有針對(duì)性地進(jìn)行成本改善。

根據(jù)機(jī)臺(tái)負(fù)荷和淡旺季，核算成本中心固定成本和邊際成本，便于調(diào)整對(duì)外報(bào)價(jià)。

分析客戶(hù)過(guò)往的詢(xún)價(jià)記錄，掌握客戶(hù)價(jià)格接受度。

客戶(hù)服務(wù)策略

在目前國(guó)際經(jīng)濟(jì)環(huán)境不景氣的情況下，愛(ài)德印刷作為出口企業(yè)，面對(duì)激烈的國(guó)際和國(guó)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)，必須提升客戶(hù)滿(mǎn)意度，才能占有更多的市場(chǎng)。在公司眾多客戶(hù)中，根據(jù)客戶(hù)的銷(xiāo)售額、信用等進(jìn)行分類(lèi)，集中優(yōu)勢(shì)資源滿(mǎn)足重點(diǎn)客戶(hù)需求，并防范不良客戶(hù)風(fēng)險(xiǎn)。因此公司價(jià)格策略會(huì)的重點(diǎn)從定價(jià)策略逐步轉(zhuǎn)向如何制定合理的客戶(hù)服務(wù)策略，以適應(yīng)更加嚴(yán)峻的市場(chǎng)環(huán)境。

ERP為客戶(hù)服務(wù)策略提供以下信息：

分析客戶(hù)訂單記錄，制定合理的書(shū)芯、產(chǎn)成品庫(kù)存服務(wù)。

分析客戶(hù)銷(xiāo)售、利潤(rùn)、回款，設(shè)定客戶(hù)等級(jí)，給予不同的賬期和交期服務(wù)，在資源有限情況下優(yōu)先滿(mǎn)足重點(diǎn)客戶(hù)。

分析客戶(hù)動(dòng)態(tài)背景資料和信用情況，設(shè)定合理的信用額度。

分析客戶(hù)的投訴和質(zhì)量問(wèn)題，從公司層面加以關(guān)注和解決。

分析客戶(hù)詢(xún)價(jià)和訂單的規(guī)律，為客戶(hù)提供增值服務(wù)。

資金控制策略

2011年國(guó)內(nèi)銀根緊縮，企業(yè)獲取資金比往年困難。隨著歐債危機(jī)的不斷深化，國(guó)外客戶(hù)的資金也緊張，出口企業(yè)逾期應(yīng)收賬款顯著增加，企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)不斷積聚。公司每?jī)芍苷匍_(kāi)一次資金控制會(huì)，對(duì)應(yīng)收賬款、原材料、產(chǎn)成品和在制品進(jìn)行控制，加快資金流轉(zhuǎn)，減少資金成本。具體細(xì)則如下：

根據(jù)資金使用情況編制資金預(yù)算，利于財(cái)務(wù)融資。

分析應(yīng)收賬款，加速資金回籠。

分析原材料呆滯，減少庫(kù)存積壓。

分析產(chǎn)成品、在制品呆滯，加快存貨流轉(zhuǎn)。

生產(chǎn)計(jì)劃策略

APS是ERP規(guī)劃中的一部分，分為大計(jì)劃和小計(jì)劃兩級(jí)排產(chǎn)。小計(jì)劃為周、日計(jì)劃，小計(jì)劃已經(jīng)很順利在運(yùn)行，通過(guò)每周一三五的計(jì)劃跟單會(huì)來(lái)協(xié)調(diào)解決問(wèn)題；大計(jì)劃中，月度生產(chǎn)計(jì)劃也運(yùn)行正常，通過(guò)每月的生產(chǎn)計(jì)劃會(huì)來(lái)集體決策。2012年規(guī)劃季度、年度生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)入藍(lán)單排產(chǎn)，利于公司生產(chǎn)資源的整合和年度生產(chǎn)計(jì)劃平衡。

通過(guò)APS中近兩年排產(chǎn)信息，制定年度生產(chǎn)計(jì)劃。

分析近三年原輔材料的采購(gòu)情況，直到提前采購(gòu)與供應(yīng)商開(kāi)發(fā)。

通過(guò)瓶頸工序產(chǎn)能分析，提出高峰產(chǎn)能解決方案。

公司自投設(shè)備成本和委外成本對(duì)比分析。

上述四大策略需要大量數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)如何準(zhǔn)確、及時(shí)獲取，如何整理成有效報(bào)表，需要企業(yè)IT部門(mén)進(jìn)行規(guī)劃。

首先，要保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，需要的數(shù)據(jù)包括客戶(hù)、供應(yīng)商、料件、財(cái)務(wù)等各項(xiàng)企業(yè)最基本的信息。客戶(hù)、供應(yīng)商、財(cái)務(wù)基礎(chǔ)信息由財(cái)務(wù)部錄入，其他基礎(chǔ)信息由信息中心專(zhuān)人錄入。

其次，要保證報(bào)價(jià)、訂單、工藝、采購(gòu)、庫(kù)存、報(bào)工、發(fā)貨、財(cái)務(wù)、質(zhì)量等各項(xiàng)基礎(chǔ)單據(jù)的及時(shí)準(zhǔn)確和相關(guān)性。為保證準(zhǔn)確性，通過(guò)ERP程序段進(jìn)行字段輸入控制，減少錯(cuò)誤錄入，通過(guò)單據(jù)逐級(jí)評(píng)審，減少差錯(cuò)；為保證及時(shí)性，通過(guò)管理流程做規(guī)定，如報(bào)工必須當(dāng)天結(jié)束，報(bào)價(jià)必須在一個(gè)工作日內(nèi)完成。

再次，為保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)能相互關(guān)聯(lián)，不出現(xiàn)信息孤島，通過(guò)訂單號(hào)、產(chǎn)品編號(hào)等關(guān)鍵字段能查詢(xún)各項(xiàng)數(shù)據(jù)；通過(guò)訂單跟蹤表和訂單結(jié)案，貫通各項(xiàng)基礎(chǔ)單據(jù)數(shù)據(jù)。

最后，為保證成本結(jié)算、生產(chǎn)排產(chǎn)、庫(kù)存呆滯等報(bào)表數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，要建立數(shù)據(jù)模型，保證運(yùn)算邏輯正確性，并根據(jù)企業(yè)的動(dòng)態(tài)，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

有了IT部門(mén)的信息支持，還需要公司有“CIO”進(jìn)行信息的管理需求規(guī)劃，根據(jù)公司的管理重點(diǎn)定制報(bào)表需求，并參與公司策略決策，才能真正發(fā)揮信息輔助決策的作用。

（作者為南京愛(ài)德印刷有限公司總經(jīng)理助理）