淺談通過加強(qiáng)采購管理實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目成本的控制

摘要：建立一套科學(xué)的采購體系來有效的降低外購產(chǎn)品的采購成本，是很多企業(yè)不斷探索和追求的話題，如何才能做好企業(yè)的采購管理也成為IT企業(yè)管理者共同關(guān)注的問題。

關(guān)鍵詞：采購管理；項(xiàng)目成本；成本控制

1 引言

與項(xiàng)目有關(guān)的成本包括：直接材料成本、直接勞動力成本、項(xiàng)目實(shí)施費(fèi)用成本、其它直接成本和間接成本。作為項(xiàng)目經(jīng)理來說，首先關(guān)注的應(yīng)該是項(xiàng)目的可控成本，而直接材料成本即為可控成本。有統(tǒng)計(jì)材料顯示：在一個(gè)軟件項(xiàng)目中，外購的硬件及第三方軟件費(fèi)用占項(xiàng)目總銷售額的50%以上，也就是說采購的設(shè)備及產(chǎn)品的費(fèi)用控制對一個(gè)項(xiàng)目的成本的控制有著最直接的貢獻(xiàn)。因此我認(rèn)為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理要對一個(gè)項(xiàng)目的成本實(shí)行良好的控制，首先應(yīng)作好如何降低采購成本的工作。

2 企業(yè)采購管理重要性的主要表現(xiàn)

企業(yè)采購管理的重要性主要表現(xiàn)在:（1）物品采購為項(xiàng)目運(yùn)行與操作提供保障，降低項(xiàng)目因缺貨帶來的風(fēng)險(xiǎn)。（2）采購供應(yīng)物品的質(zhì)量好壞直接影響項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量；(3)物品采購的成本構(gòu)成本項(xiàng)目的主要成本；(4)物品采購是企業(yè)與市場的信息接口；

采購是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的主要組成部分，所謂經(jīng)濟(jì)活動，就是遵循經(jīng)濟(jì)規(guī)律，追求經(jīng)濟(jì)效益。在采購過程中，有兩方面成本需要控制：一方面通過采購，以合理成本獲得項(xiàng)目所需設(shè)備；另一方面，在采購過程中，也會發(fā)生各種費(fèi)用即采購管理成本，這也是我們在采購過程要通過有效方式來降低的。

3 加強(qiáng)采購管理來降低項(xiàng)目成本控制的思路

作為企業(yè)一般的采購管理都遵循以下流程：制訂采購計(jì)劃---詢價(jià)計(jì)劃---詢價(jià)---供方選擇---合同管理---合同收尾。系統(tǒng)集成企業(yè)一般同時(shí)或穿插進(jìn)行幾個(gè)項(xiàng)目，根據(jù)不同項(xiàng)目的進(jìn)度，有不同的采購需求。為科學(xué)管理提高效率集中資源，企業(yè)應(yīng)設(shè)置專門的采購部門進(jìn)行采購、物流、質(zhì)檢等管理。

在這里，我不想就采購管理流程進(jìn)行詳細(xì)的論述，只是根據(jù)自身的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，就如何通過加強(qiáng)采購管理來降低項(xiàng)目成本控制提出幾點(diǎn)在實(shí)際采購管理工作中應(yīng)重視的一些工作。

3.1 優(yōu)化外部資源管理與供貨商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系

為降低采購成本，很重要的一點(diǎn)是加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作與聯(lián)系。項(xiàng)目的采購需求是多樣的，但就企業(yè)整體而言，一般采購的品種相對還是集中的，就主要的采購對象我們應(yīng)與供貨商建立長期的合作關(guān)系，盡量尋求高層次的、集中的、穩(wěn)定的供貨渠道和供貨網(wǎng)絡(luò)。逐步減少供貨商的數(shù)量，致力于和少數(shù)的供貨商建立戰(zhàn)略合作型伙伴關(guān)系。這樣可以保證我們一方面獲得低成本的產(chǎn)品，另一方面通過與供貨商的長期合作，獲得良好的商業(yè)信用，減化交易流程，避免了不必要的談判過程，消除了供應(yīng)過程中的組織障礙，從而降低了供貨的時(shí)間進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)在資金運(yùn)作上也取得靈活性，降低流動資金的風(fēng)險(xiǎn)。即從根本上降低了采購風(fēng)險(xiǎn)和采購的管理成本。

通過與供貨方建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，可以加強(qiáng)供貨商對集成商在產(chǎn)品信息和產(chǎn)品集成設(shè)計(jì)及安裝的培訓(xùn)。通過長期穩(wěn)定的培訓(xùn)體系，集成商可以在項(xiàng)目實(shí)施中提高其系統(tǒng)的質(zhì)量，從而通過降低了項(xiàng)目因技術(shù)原因造成的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)一步控制了項(xiàng)目成本。

由于這種合作關(guān)系，集成商也可以及時(shí)地將產(chǎn)品在應(yīng)用過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題反饋給供應(yīng)商，以便其及時(shí)改進(jìn)。同時(shí)集成商通過良好的溝通管道，可以將市場的需求以最快的速度反映給供貨商，供貨商通過此信息及時(shí)的進(jìn)行技術(shù)改進(jìn)，使自已的產(chǎn)品更貼合市場需求，亦能更好的配合集成商去創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)效益。

3.2 加強(qiáng)采購計(jì)劃管理

在實(shí)際工作中，我們會發(fā)現(xiàn)編制一份合理高效的采購計(jì)劃對于采購管理是一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)。一般說來一個(gè)系統(tǒng)集成公司不會只運(yùn)行一個(gè)項(xiàng)目，會有諸多不同規(guī)模、需求、進(jìn)度要求的項(xiàng)目在同時(shí)操作。企業(yè)的采購部門面對各個(gè)項(xiàng)目部提出的采購需求，首先要進(jìn)行科學(xué)地分析和計(jì)劃。我認(rèn)為項(xiàng)目部在建立之初與業(yè)主的方案確認(rèn)并簽訂合同之后，項(xiàng)目經(jīng)理即應(yīng)將項(xiàng)目總體的采購需求上報(bào)企業(yè)的采購部，包括采購的產(chǎn)品清單、技術(shù)規(guī)格品牌要求、進(jìn)度要求。采購部應(yīng)將所有的采購要求按品種、品牌、進(jìn)度要求等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分類，應(yīng)將同品牌、同類產(chǎn)品進(jìn)行歸類，盡量集中在一個(gè)訂單上進(jìn)行采購，以獲取最大經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)在訂單合同中應(yīng)說明根據(jù)不同項(xiàng)目進(jìn)度要求分批供貨，減少庫存管理費(fèi)用。采購還應(yīng)注意應(yīng)根據(jù)進(jìn)度（項(xiàng)目進(jìn)度及不同產(chǎn)品的供貨進(jìn)度）合理按排采購進(jìn)度計(jì)劃（包括詢價(jià)進(jìn)度、合同談判進(jìn)度等），以提高資源利用效益。

同時(shí)采購部在進(jìn)行采購過程中應(yīng)加強(qiáng)與各項(xiàng)目部的溝通與聯(lián)系，及時(shí)將所了解不同產(chǎn)品的供貨時(shí)間，反饋給項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施的實(shí)際進(jìn)度結(jié)合供貨進(jìn)間，制訂實(shí)際的供貨進(jìn)度計(jì)劃交付采購部，以便其及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃，避免重復(fù)勞動，從而節(jié)約采購管理成本。

3.3 加強(qiáng)市場信息收集

采購部應(yīng)設(shè)置專人對企業(yè)需采購的常用產(chǎn)品進(jìn)行經(jīng)常性的市場信息收集，掌握產(chǎn)品線的變更、換型的情況，產(chǎn)品主要供應(yīng)商的經(jīng)營情況，新產(chǎn)品的發(fā)展情況等，同時(shí)還應(yīng)了解主要產(chǎn)品原材料的價(jià)格情況等，及時(shí)了解其生產(chǎn)產(chǎn)品的價(jià)格走勢，以便在采購的時(shí)機(jī)上掌握先機(jī)，爭取最優(yōu)價(jià)格。

3.4 建立高效的采購組織機(jī)構(gòu)

采購管理組織是現(xiàn)代工商企業(yè)中的部門化的職能機(jī)構(gòu)，具有先行性、服務(wù)性、保障性等特征，其主要任務(wù)是在企業(yè)戰(zhàn)略和經(jīng)營計(jì)劃指導(dǎo)下，為訂單而采購，確保企業(yè)運(yùn)作的正常進(jìn)行。在系統(tǒng)集成公司建立一個(gè)集權(quán)化的采購部門，將獲得四項(xiàng)利益，如：（1）從整體觀點(diǎn)處理各項(xiàng)工作，大幅降低物品總成本；（2）統(tǒng)籌供需，增強(qiáng)采購能務(wù)，提高存量管理績效；（3）指揮系統(tǒng)單一化，各物料部門之間的溝通與合作獲得改善；（4）物料作業(yè)系統(tǒng)制度化與合理化，減低了管理費(fèi)用。作為集成公司，建立以采購為核心的一個(gè)完整的物流管理體系，將采購、倉儲、運(yùn)輸?shù)茸鳛橐粋€(gè)體系統(tǒng)來完成，并配合以計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)對資訊進(jìn)行處理，從中設(shè)法降低成本。

3.5 完善采購物品的質(zhì)量檢驗(yàn)體系統(tǒng)

在日常采購過程中，質(zhì)量問題是一個(gè)不容忽視的環(huán)節(jié)，產(chǎn)品的質(zhì)量直接影響到系統(tǒng)的質(zhì)量，質(zhì)量的不確定性帶來項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)，從而影響到成本的控制。

企業(yè)的采購管理體系中應(yīng)設(shè)置質(zhì)量檢測職能，采購人員應(yīng)遵循在同價(jià)的情況下，質(zhì)優(yōu)者得之。采購合同中應(yīng)明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量保障條款，到貨后應(yīng)組織專業(yè)人員進(jìn)行質(zhì)量檢測與評定，以減少因產(chǎn)品質(zhì)量帶來的系統(tǒng)質(zhì)量的問題。

3.6 重視供貨商的售后服務(wù)質(zhì)量

在實(shí)際采購中，我們還會遵循的一個(gè)原則是：在同質(zhì)同價(jià)的情況下，選擇擁有良好售后服務(wù)體系統(tǒng)的供貨商。良好的售后服務(wù)是項(xiàng)目運(yùn)行質(zhì)量的保障。加快的系統(tǒng)調(diào)試的進(jìn)度，提高的技術(shù)人員的能力，減少的系統(tǒng)的不確定因素等等，進(jìn)一步控制了項(xiàng)目實(shí)施成本。

4 結(jié)束語

總之，在項(xiàng)目成本控制中，影響的因素有很多，對于在采購中成本的控制是最直接的。通過對采購成本的控制，可以給項(xiàng)目帶來直接的利潤。對一個(gè)系統(tǒng)集成企業(yè)的管理者來說，市場競爭越來越來激烈，成本的控制也越來越重要，按照現(xiàn)代物流管理理論建立一套科學(xué)的物流及采購組織機(jī)構(gòu)是勢在必行。