淺析工程電子招投標(biāo)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施

摘要：本文從項(xiàng)目管理者角度出發(fā)，以項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理理論為基礎(chǔ)，結(jié)合工程電子招投標(biāo)系統(tǒng)項(xiàng)目的特點(diǎn)，就工程電子招投標(biāo)系統(tǒng)項(xiàng)目設(shè)計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)控制措施進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：電子招投標(biāo)系統(tǒng)；風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)；措施

1 前言

近年來，招標(biāo)投標(biāo)行業(yè)迅猛發(fā)展，電子招投標(biāo)作為一種新型的招標(biāo)模式，越來越引起國(guó)家有關(guān)部門的重視。但電子招投標(biāo)系統(tǒng)本身還存在一些風(fēng)險(xiǎn)，主要是由外部環(huán)境不確定性，項(xiàng)目本身難度及復(fù)雜性、企業(yè)自身實(shí)力的制約和參與電子招投標(biāo)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)人員自身能力等組成。在識(shí)別了系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)，并作風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估后，接下來就需要對(duì)系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)采取管理對(duì)策，以期將項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)帶來的損失降低到最小程度。

2 電子招投標(biāo)系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施

風(fēng)險(xiǎn)主要采用的應(yīng)對(duì)方法有風(fēng)險(xiǎn)避免、風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)控制等幾種方式。如果風(fēng)險(xiǎn)無法避免和轉(zhuǎn)移，就需要考慮如何進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制。風(fēng)險(xiǎn)控制是風(fēng)險(xiǎn)處理技術(shù)中最通行的一種，是對(duì)項(xiàng)目的狀態(tài)進(jìn)行連續(xù)跟蹤和糾正的過程。

2.1 技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的風(fēng)險(xiǎn)控制措施

（1）開發(fā)人員技能風(fēng)險(xiǎn)控制

經(jīng)過對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的排序，了解到項(xiàng)目的開發(fā)人員的技能的風(fēng)險(xiǎn)最大，因此在項(xiàng)目中可實(shí)施以下應(yīng)對(duì)措施:

1）項(xiàng)目開始之初明確項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員組成，要求有經(jīng)驗(yàn)的系統(tǒng)分析員參與此次工程電子招投標(biāo)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。

2）設(shè)計(jì)人員學(xué)習(xí)工程招投標(biāo)業(yè)務(wù)，具體如下：

①業(yè)務(wù)員向全體設(shè)計(jì)人員介紹工程招標(biāo)的項(xiàng)目流程。

②全體設(shè)計(jì)人員共同學(xué)習(xí)工程電子管理系統(tǒng)。

③對(duì)全體設(shè)計(jì)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，主要按照如下節(jié)點(diǎn)進(jìn)行梳理：招標(biāo)申請(qǐng)、招標(biāo)公告、投標(biāo)報(bào)名、資格預(yù)審；編制招標(biāo)文件、購(gòu)買招標(biāo)文件、踏勘、標(biāo)前答疑；抽取評(píng)標(biāo)專家、遞交投標(biāo)文件（開標(biāo)）、清標(biāo)、評(píng)標(biāo)、中標(biāo)公示、發(fā)出中標(biāo)通知書；異議質(zhì)疑、投訴、流標(biāo)、廢標(biāo)；

④全體設(shè)計(jì)人員和業(yè)務(wù)員共同拜訪各類型投標(biāo)人、招標(biāo)人（招標(biāo)代理人）、監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)、監(jiān)察機(jī)構(gòu)和專家評(píng)委，確定各類利益相關(guān)方需求。

通過上述活動(dòng)，項(xiàng)目管理者與開發(fā)設(shè)計(jì)人員在需求識(shí)別方面有良好的溝通和交流，盡量消除設(shè)計(jì)人員對(duì)用戶方需求的理解偏差，并對(duì)需求的變化作不斷的跟蹤和驗(yàn)證，保證項(xiàng)目雙方對(duì)需求達(dá)成一致的理解，形成全流程工程網(wǎng)上電子招投標(biāo)平臺(tái)的整體框架，明確項(xiàng)目的范圍，為項(xiàng)目的基本設(shè)計(jì)指引方向。

（2）需求風(fēng)險(xiǎn)控制

1）招投標(biāo)功能需求風(fēng)險(xiǎn)的控制

結(jié)合招投標(biāo)業(yè)務(wù)流程、利益相關(guān)方需求，可以確定最終的電子招投標(biāo)功能需求，在過程中，對(duì)招投標(biāo)功能需求風(fēng)險(xiǎn)的控制如下：

根據(jù)電子信息化項(xiàng)目的特點(diǎn)——“全局規(guī)劃，分部實(shí)施”，在功能需求確定時(shí)應(yīng)該集思廣益，不要遺漏所有的功能需求，具體如下：

2）可操作性的需求風(fēng)險(xiǎn)控制

在可操作性的需求風(fēng)險(xiǎn)控制中，需要密切關(guān)注操作界面更加人性化，比較柔性，使投標(biāo)方或評(píng)委不需要經(jīng)過培訓(xùn)就能很好地使用本系統(tǒng)，所以重點(diǎn)關(guān)注可研審批中的demo（示范頁(yè)面）的評(píng)審，通過多類型的利益相關(guān)方參與評(píng)審，控制可操作性需求的風(fēng)險(xiǎn)。

（3）安全技術(shù)保障風(fēng)險(xiǎn)控制

1）計(jì)算機(jī)病毒風(fēng)險(xiǎn)控制：在系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中嚴(yán)格審計(jì)技術(shù)來加強(qiáng)這方面的防范。

2）軟硬件故障風(fēng)險(xiǎn)控制：對(duì)軟硬件經(jīng)常性的檢測(cè)，減少發(fā)生故障的概率。建立故障處理機(jī)制，一旦發(fā)生故障，第一時(shí)間采取應(yīng)對(duì)措施，及時(shí)恢復(fù)正常，將損失降到最低。

3）數(shù)據(jù)傳輸風(fēng)險(xiǎn)控制：在傳輸過程中采用加密技術(shù)。投標(biāo)業(yè)務(wù)的執(zhí)行過程必須在安全的環(huán)境中進(jìn)行，敏感數(shù)據(jù)的傳輸必須經(jīng)過加密。

4）網(wǎng)上支付風(fēng)險(xiǎn)控制：指導(dǎo)用戶盡量使用安全可靠的支付方式。

5）密碼破譯風(fēng)險(xiǎn)控制：預(yù)先防止。對(duì)連續(xù)的錯(cuò)誤輸入密碼次數(shù)和每天總共的錯(cuò)誤輸入登陸密碼次數(shù)設(shè)置限制。比如規(guī)定，連續(xù)輸入錯(cuò)誤密碼不能超過五次，一天內(nèi)總計(jì)密碼錯(cuò)誤輸入次數(shù)不能超過十次。或者另外要求用戶設(shè)置安全級(jí)別高的密碼，比如密碼設(shè)置成位數(shù)多的，各種字符相結(jié)合的。

6）時(shí)效性風(fēng)險(xiǎn)控制：在設(shè)計(jì)需求中增加了一條，在工程招投標(biāo)流程的重大節(jié)點(diǎn)如購(gòu)買標(biāo)書、開標(biāo)，在截止時(shí)間24小時(shí)，業(yè)務(wù)員會(huì)收到系統(tǒng)的短信自動(dòng)提醒，業(yè)務(wù)人員收到短信后，及時(shí)登陸工程電子招投標(biāo)系統(tǒng)，并通過該系統(tǒng)向投標(biāo)人發(fā)送短信提醒及時(shí)購(gòu)買標(biāo)書和投標(biāo)。

7）身份合法性風(fēng)險(xiǎn)控制：定期通過網(wǎng)下方式與參與者溝通聯(lián)系。

8）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)加密風(fēng)險(xiǎn)控制：首先在工程電子招投標(biāo)系統(tǒng)中采用了CA證書數(shù)字簽名及加解密技術(shù)，并且對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器中的數(shù)據(jù)文件必須進(jìn)行加密處理，以保護(hù)文件的保密性和管理的方便性，用戶上載的文件存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器中。用戶只能通過使用自己的數(shù)字證書在限定的時(shí)間內(nèi)通過特定的網(wǎng)頁(yè)下載文件，而無法通過其他方式打開其他人上傳的文件。即使是數(shù)據(jù)庫(kù)的管理員也無法通過特權(quán)查看文件。

（4）項(xiàng)目目標(biāo)和范圍風(fēng)險(xiǎn)控制：需要集思廣益，在項(xiàng)目調(diào)研和建議書盡早明確項(xiàng)目目標(biāo)和范圍，防止在可研方案出具后進(jìn)行修改，將會(huì)耽誤時(shí)間進(jìn)度。

（5）第三方清單計(jì)價(jià)軟件兼容性風(fēng)險(xiǎn)控制：業(yè)務(wù)人員和設(shè)計(jì)人員共同對(duì)全國(guó)及周邊地區(qū)常用的清單軟件單位進(jìn)行多方調(diào)研，最終選擇了一家軟件公司按照評(píng)標(biāo)原則單獨(dú)為本系統(tǒng)設(shè)計(jì)的一套清單計(jì)價(jià)軟件，并且與政府網(wǎng)站上的軟件完全兼容。

（6）測(cè)試過程風(fēng)險(xiǎn)控制：測(cè)試前設(shè)置合理的測(cè)試組織，并需要對(duì)多類型項(xiàng)目進(jìn)行特殊情況的測(cè)試考驗(yàn)，以測(cè)試系統(tǒng)的靈活性。

（8）進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)控制：進(jìn)度的風(fēng)險(xiǎn)實(shí)際是與其他風(fēng)險(xiǎn)息息相關(guān)的，對(duì)其他主要風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了控制，進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)也就可以忽略了。

（9）網(wǎng)上開標(biāo)大廳技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)控制：需要控制投標(biāo)時(shí)間嚴(yán)格按照標(biāo)書規(guī)定的北京時(shí)間進(jìn)行，Comet的“服務(wù)器推”技術(shù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上開標(biāo)大廳的實(shí)時(shí)交互，并實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上視頻直播。

2.2 環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)控制

環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)主要指項(xiàng)目所處的外部環(huán)境對(duì)其產(chǎn)生影響的因素。招標(biāo)階段的外部環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)主要分為以下兩點(diǎn):

（1）國(guó)家政策的變化

國(guó)家法律法規(guī)及行政規(guī)章制度在不斷的完善之中，而全流程工程網(wǎng)上電子招投標(biāo)平臺(tái)項(xiàng)目是根據(jù)現(xiàn)行的政策而設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程的，如果出現(xiàn)新的國(guó)家政策，需要對(duì)現(xiàn)有平臺(tái)進(jìn)行流程再造，需要在設(shè)計(jì)時(shí)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)估，提高平臺(tái)功能可擴(kuò)展性。

現(xiàn)階段國(guó)家還沒有針對(duì)電子招投標(biāo)行業(yè)的法規(guī)及規(guī)范，用戶對(duì)現(xiàn)有法律的理解各不相同，也要求平臺(tái)可以更靈活，去適應(yīng)各種變化。

（2）互聯(lián)網(wǎng)的普及程度

全流程工程電子招投標(biāo)系統(tǒng)項(xiàng)目需要在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行操作，互聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)速過慢、投標(biāo)商對(duì)網(wǎng)絡(luò)的熟悉程度都制約著電子招投標(biāo)平臺(tái)普及程度，如2009年下半年開始，在地處新疆的八一鋼鐵由于整個(gè)新疆地區(qū)網(wǎng)絡(luò)不通，無法采用本系統(tǒng)，需要業(yè)務(wù)員多次往返于上海和烏魯木齊之間，無法體現(xiàn)電子招投標(biāo)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)。

2.3 管理風(fēng)險(xiǎn)控制

如果利益相關(guān)方的溝通協(xié)調(diào)產(chǎn)生偏差，如果業(yè)務(wù)人員信息化水平有欠缺，如果團(tuán)隊(duì)成員流動(dòng)性較大，均會(huì)影響全流程工程電子招投標(biāo)系統(tǒng)項(xiàng)目，在項(xiàng)目開始，充分聽取利益相關(guān)方的各種意見，同時(shí)組織設(shè)計(jì)人員對(duì)每一次重要設(shè)計(jì)節(jié)點(diǎn)向業(yè)務(wù)人員進(jìn)行宣貫，各方作出了積極努力，在最快的時(shí)間里解決問題，將項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)降為最低。

3 結(jié)語

總之，在工程電子招投標(biāo)系統(tǒng)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)踐中，為了有效地建立起風(fēng)險(xiǎn)管理程序，首先配備對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理具有豐富經(jīng)驗(yàn)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)具有高度敏感性的風(fēng)險(xiǎn)管理專業(yè)人才，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目組成員的風(fēng)險(xiǎn)管理培訓(xùn)，這樣才能有效做好工程電子招投標(biāo)系統(tǒng)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估和評(píng)價(jià)工作，從而提出切實(shí)可行的風(fēng)險(xiǎn)對(duì)策。