淺談怎樣搞好總承包項(xiàng)下的項(xiàng)目采購(gòu)管理

摘要：項(xiàng)目管理是當(dāng)今一個(gè)倍受關(guān)注的領(lǐng)域，項(xiàng)目采購(gòu)管理又是其中一個(gè)重要的內(nèi)容，是總承包項(xiàng)目建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。本文所探討的就是在總承包項(xiàng)目下如何從項(xiàng)目采購(gòu)的重要環(huán)節(jié)即采買、催交、監(jiān)制和檢驗(yàn)環(huán)節(jié)做好項(xiàng)目采購(gòu)管理，提出幾條管理建議。

關(guān)鍵詞：重要環(huán)節(jié)；項(xiàng)目采購(gòu)管理；實(shí)施階段

1、概述

項(xiàng)目采購(gòu)管理是總承包工程項(xiàng)目管理的重要組成部分，與工程項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程有著密切的聯(lián)系，是工程項(xiàng)目建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。在工程項(xiàng)目總承包合同價(jià)款中設(shè)備、材料的費(fèi)用所占的比重很大，而且種類多、技術(shù)性強(qiáng)、涉及面廣，同時(shí)對(duì)其質(zhì)量、價(jià)格和進(jìn)度都有著嚴(yán)格的要求，并具有較大的風(fēng)險(xiǎn)性。稍有失誤，不僅影響工程的質(zhì)量、進(jìn)度和費(fèi)用，甚至?xí)?dǎo)致總承包單位的虧損。因此，搞好項(xiàng)目采購(gòu)管理對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目的順利實(shí)施有著重大的意義。

2、項(xiàng)目采購(gòu)管理工作的重要環(huán)節(jié)

項(xiàng)目采購(gòu)工作包括從組織建立開(kāi)始，經(jīng)采買、催交、檢驗(yàn)、直到產(chǎn)品運(yùn)輸至買方指定地點(diǎn)的全部工作。項(xiàng)目采購(gòu)管理可以分為三個(gè)階段，即準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段和收尾階段。不同的階段側(cè)重點(diǎn)不同，準(zhǔn)備階段主要工作有建立組織、需求分析、熟悉市場(chǎng)、確定采購(gòu)戰(zhàn)略和編制采購(gòu)計(jì)劃；實(shí)施階段主要工作包括接收請(qǐng)購(gòu)文件、確定合格供應(yīng)商、招標(biāo)或詢價(jià)、報(bào)價(jià)評(píng)審或評(píng)標(biāo)定標(biāo)、召開(kāi)供應(yīng)商協(xié)調(diào)會(huì)、簽定合同、調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃、催交、檢驗(yàn)、包裝及運(yùn)輸?shù)龋皇瘴搽A段工作主要有交接、材料處理、資料歸檔和采購(gòu)總結(jié)等。下面將針對(duì)如何在項(xiàng)目采購(gòu)管理工作的實(shí)施階段即采買、催交、檢驗(yàn)環(huán)節(jié)中做好采購(gòu)管理工作進(jìn)行論述。

2.1采買

采買工作一般包含以下基本程序：初選合格供貨廠商；招標(biāo)文件的編制；招標(biāo)文件的發(fā)出；投標(biāo)文件的接受及評(píng)審；中標(biāo)廠商的確定；中標(biāo)廠商的協(xié)調(diào)會(huì)；簽定訂貨合同。這些程序的重要環(huán)節(jié)是初選合格供貨廠商、招標(biāo)文件的編制，投標(biāo)文件的評(píng)審以及合同談判工作。

2.1.1嚴(yán)格的資格審查是設(shè)備招標(biāo)采購(gòu)工作順利進(jìn)行的保證

資格審查是招標(biāo)工作中非常重要且必不可少的工作。審查內(nèi)容包括投標(biāo)單位的技術(shù)力量、機(jī)加工能力、生產(chǎn)資質(zhì)、社會(huì)信譽(yù)等。由于一個(gè)項(xiàng)目涉及的設(shè)備種類繁多，且每種招標(biāo)設(shè)備至少需要3家投標(biāo)單位競(jìng)標(biāo)，則一個(gè)項(xiàng)目需要的合格供方數(shù)量非常大，因此把所有的合格供方全部考察一遍是不現(xiàn)實(shí)的。這就要借助于實(shí)地考察、合作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)了解、用戶信息反饋等手段綜合性的對(duì)供方進(jìn)行考核、評(píng)價(jià)，并做好詳細(xì)的記錄。目的是杜絕無(wú)技術(shù)、無(wú)能力、無(wú)信譽(yù)的“三無(wú)”企業(yè)參與項(xiàng)目，確保參加投標(biāo)的單位均具有良好的履約能力和一定的信譽(yù)，以減輕評(píng)標(biāo)、定標(biāo)階段的工作量，加快招標(biāo)工作進(jìn)程，確保設(shè)備招標(biāo)采購(gòu)工作順利完成。

投標(biāo)單位的資質(zhì)和經(jīng)營(yíng)狀況決定了其履約能力。如果一個(gè)企業(yè)連工人的工資都不能保證，發(fā)包方的付款就不能保證專款專用，就不可能有足夠的資金來(lái)保證按期完成設(shè)備的制作。

高度重視合格供方的匯總和及時(shí)更新。根據(jù)合格供方的實(shí)力，對(duì)其按層次進(jìn)行分類管理，并結(jié)合項(xiàng)目的實(shí)際情況，邀請(qǐng)綜合實(shí)力基本在同一層次的供方參與投標(biāo)，否則，同為合格供方，但綜合能力不在一個(gè)層次上，其報(bào)價(jià)沒(méi)有可比性，而且長(zhǎng)期以往會(huì)挫傷某些供方的積極性。

加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理。在項(xiàng)目的采購(gòu)管理中應(yīng)該貫穿一個(gè)“供應(yīng)商管理”的思想，即把對(duì)供應(yīng)商的管理納入項(xiàng)目采購(gòu)管理。在合作過(guò)程中對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期考核，建立量化指標(biāo)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)級(jí)，并據(jù)此衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作。

2.1.2重視詢價(jià)或招標(biāo)文件的編制

招標(biāo)文件的編寫是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的基礎(chǔ)工作。編寫招標(biāo)文件時(shí)應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)及設(shè)備特點(diǎn)有針對(duì)性地進(jìn)行編寫，盡量做到精練、明了、重點(diǎn)突出。特別是技術(shù)文件的編寫至關(guān)重要，其編制質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到招標(biāo)工作能否正常進(jìn)行，甚至影響授標(biāo)后能否順利履行合同。故應(yīng)力求內(nèi)容完整、用詞準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)。尤其是約束條款的約束力度要適中，避免約束過(guò)細(xì)，造成實(shí)質(zhì)上的指定廠家購(gòu)買；而約束條件過(guò)于寬泛則有可能造成由于投標(biāo)商理解不同導(dǎo)致報(bào)價(jià)不在同一平臺(tái)，影響招標(biāo)工作的順利進(jìn)行。

2.1.3采購(gòu)安全和保密

采購(gòu)過(guò)程中的“黃金規(guī)則”是要絕對(duì)保密。要妥善安置相關(guān)文件和計(jì)算機(jī)內(nèi)的材料，不要將評(píng)估的表格、敏感的文件放在桌子上，以免在不經(jīng)意間泄漏秘密

注重保密所邀請(qǐng)的投標(biāo)人名單，避免前來(lái)投標(biāo)的單位串標(biāo)、哄抬價(jià)格，給招標(biāo)工作帶來(lái)不必要的麻煩，影響招標(biāo)工作進(jìn)度。

要嚴(yán)格保密標(biāo)底。標(biāo)底在開(kāi)標(biāo)之前不得泄漏。否則將無(wú)法正確地對(duì)投標(biāo)單位進(jìn)行綜合評(píng)比和優(yōu)選，進(jìn)而造成招標(biāo)工作的失敗。

2.1.4全面、正確理解和貫徹最低價(jià)中標(biāo)的原則

確定中標(biāo)單位不能僅以價(jià)格高低作為評(píng)判依據(jù)。要全面、正確理解和貫徹最低價(jià)中標(biāo)的原則。根據(jù)《中華人民共和國(guó)招投標(biāo)法》第四十一條“中標(biāo)人的投標(biāo)應(yīng)當(dāng)符合下列條件之一：（一）能夠最大限度地滿足招標(biāo)文件中規(guī)定的各項(xiàng)綜合評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)；（二）能夠滿足招標(biāo)文件的實(shí)質(zhì)性要求，并且經(jīng)評(píng)審的投標(biāo)價(jià)格最低，但是投標(biāo)價(jià)格低于成本的除外。”

投標(biāo)單位的投標(biāo)價(jià)并非越低越好，合理的價(jià)格才能得到合適的產(chǎn)品。俗話說(shuō)：“一分價(jià)錢一分貨”。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的形勢(shì)下，決定了投標(biāo)單位必然要注重經(jīng)濟(jì)效益。有些投標(biāo)單位為了中標(biāo)，盡量壓低投標(biāo)價(jià)。一旦中標(biāo)后，則在制造過(guò)程中想方設(shè)法追加設(shè)備款甚至偷工減料，以次充好，這就給設(shè)備出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題留下了隱患。

2.1.5在技術(shù)、商務(wù)澄清和合同談判時(shí)應(yīng)避免不公正行為

招標(biāo)方在技術(shù)、商務(wù)澄清時(shí)應(yīng)采用公開(kāi)和公正的方法。對(duì)有關(guān)招標(biāo)文件條款的澄清和對(duì)每一投標(biāo)者所提問(wèn)題的解釋均應(yīng)以書面形式發(fā)給全體投標(biāo)者，并不允許公開(kāi)提問(wèn)人。

合同談判是簽訂合同的最后環(huán)節(jié)，也是雙方討價(jià)還價(jià)的階段。在此期間，招標(biāo)方不應(yīng)該提出一些不公正的要求，如強(qiáng)行壓價(jià)、要求交貨期過(guò)于緊張、增加供貨范圍或提高設(shè)備配套件的檔次，這就給以后的合同履行工作造成很多障礙。即使投標(biāo)商在談判時(shí)接受招標(biāo)方提出的不公平要求，但在合同的履行過(guò)程中往往很難保證設(shè)備的供貨期和質(zhì)量，有時(shí)甚至導(dǎo)致合同無(wú)法履行。

2.2、設(shè)備催交

催交是指從訂立采購(gòu)合同（或訂單）至貨物交付期間為促使供貨商切實(shí)履行合同義務(wù)，按時(shí)提交技術(shù)資料和最終產(chǎn)品而采取的一系列督促活動(dòng)。其主要內(nèi)容是督促供貨商按合同約定提交設(shè)備及其技術(shù)資料。催交工作的要點(diǎn)是要有預(yù)見(jiàn)性，能及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)報(bào)告，督促供貨商采取必要的補(bǔ)救措施，保證交貨期。

催交前，應(yīng)根據(jù)設(shè)備材料的重要性和一旦延期交付對(duì)項(xiàng)目總進(jìn)度產(chǎn)生影響的程度，劃分催交等級(jí)，制訂催交計(jì)劃并監(jiān)督實(shí)施。避免出現(xiàn)到場(chǎng)設(shè)備還不具備安裝條件，具備安裝條件的設(shè)備遲遲不到場(chǎng)的情況。一旦某一合同貨物出現(xiàn)供貨進(jìn)度拖延，應(yīng)采取必要的控制措施，將由此引起的對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的影響控制在最小的范圍內(nèi)。

2.3、重視設(shè)備制造過(guò)程中的監(jiān)制和檢驗(yàn)工作

檢驗(yàn)工作就是做好設(shè)備制造過(guò)程中的監(jiān)制、檢驗(yàn)和驗(yàn)證工作。對(duì)于關(guān)鍵設(shè)備其質(zhì)量的監(jiān)控和檢驗(yàn)工作尤為重要。設(shè)備制造過(guò)程中的監(jiān)制和檢驗(yàn)工作，是為了保證設(shè)備的質(zhì)量，將設(shè)備的質(zhì)量問(wèn)題消滅在萌芽狀態(tài)，避免由于設(shè)備質(zhì)量問(wèn)題而影響整體工程進(jìn)度。

2.3.1、設(shè)備制造質(zhì)量文件審查

質(zhì)量計(jì)劃審查。對(duì)制造商編制的有關(guān)設(shè)備制造質(zhì)量文件(包括制造規(guī)范、檢驗(yàn)方法、檢測(cè)手段、檢測(cè)儀器等)進(jìn)行審查，檢查設(shè)備訂單與合同是否符合，審查質(zhì)量計(jì)劃的正確性。

2.3.2、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)制

主要是驗(yàn)證制造商對(duì)影響設(shè)備制造質(zhì)量的因素是否采取了控制措施，是否依據(jù)合同、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范進(jìn)行設(shè)備制造。根據(jù)設(shè)備的重要程度采用不同的監(jiān)督等級(jí)，對(duì)“重要設(shè)備”，原則上采取駐地監(jiān)督；對(duì)“非重要設(shè)備”，一般采取設(shè)備最終出廠驗(yàn)收檢查監(jiān)督。在實(shí)際操作中，針對(duì)某一設(shè)備的QC監(jiān)督方式，還應(yīng)視設(shè)備制造商的具體情況而加以調(diào)整，力求使所有設(shè)備制造處于受控狀態(tài)。

2.3.3、提高采購(gòu)人員素質(zhì)，切實(shí)做好設(shè)備監(jiān)制和檢驗(yàn)工作

針對(duì)本公司目前的實(shí)際情況，我們應(yīng)該從人員保證、組織協(xié)調(diào)有力兩方面著手，做好設(shè)備監(jiān)制和檢驗(yàn)的準(zhǔn)備工作。

首先，要保證有一批專業(yè)知識(shí)過(guò)硬、機(jī)加工工藝經(jīng)驗(yàn)豐富、熟知設(shè)備驗(yàn)收規(guī)范、工作態(tài)度認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員來(lái)參與設(shè)備監(jiān)制及檢驗(yàn)工作。

其次，在項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)中，專人負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)設(shè)備監(jiān)制和檢驗(yàn)工作。在項(xiàng)目開(kāi)始之初即著手編制項(xiàng)目設(shè)備采購(gòu)合同監(jiān)制、檢驗(yàn)計(jì)劃。在參加現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)制或檢驗(yàn)前，負(fù)責(zé)人應(yīng)組織相關(guān)人員結(jié)合具體合同的技術(shù)要求，明確監(jiān)制或檢驗(yàn)的項(xiàng)目、考核指標(biāo)，并編制表格，準(zhǔn)備技術(shù)資料。設(shè)備監(jiān)制和檢驗(yàn)工作務(wù)必落到實(shí)處，監(jiān)制及檢驗(yàn)記錄應(yīng)認(rèn)真填寫、歸檔，并建立相應(yīng)的責(zé)任機(jī)制。監(jiān)制和檢驗(yàn)人員應(yīng)將所掌握的設(shè)備制造情況及時(shí)反饋?lái)?xiàng)目部或項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)，以便調(diào)整項(xiàng)目資金安排或現(xiàn)場(chǎng)施工組織。

3、增強(qiáng)靈活的工作能力，不斷適應(yīng)不同情況的采購(gòu)工作需要

我們要做好項(xiàng)目采購(gòu)管理工作，就必須認(rèn)識(shí)到工程的特點(diǎn)、要求、投資性質(zhì)不一樣，業(yè)主的情況、要求不同，都將影響采購(gòu)管理工作的模式；即使在同一工程中，每項(xiàng)采購(gòu)工作由于采購(gòu)內(nèi)容、計(jì)劃安排不同等因素，也可能影響采取的模式。因此對(duì)于采購(gòu)管理工作不能千篇一律，必須 “量體裁衣”才能取得采購(gòu)管理工作的成功。

4、結(jié)束語(yǔ)

項(xiàng)目采購(gòu)管理對(duì)其總承包工程的質(zhì)量、進(jìn)度及費(fèi)用控制都有著重大影響，是關(guān)系到工程總承包項(xiàng)目能否成功的關(guān)鍵因素之一。加強(qiáng)項(xiàng)目采購(gòu)管理，切實(shí)做好項(xiàng)目采購(gòu)的每個(gè)環(huán)節(jié)，是保證項(xiàng)目采購(gòu)工作及整個(gè)工程順利進(jìn)行的前提。希望通過(guò)本文能為我公司工程總承包項(xiàng)下的采購(gòu)管理工作的不斷發(fā)展、完善有所幫助。

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