淺析加強(qiáng)現(xiàn)代建設(shè)工程檔案管理

【摘要】如何加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)工程檔案資料的管理工作，使建設(shè)過(guò)程中的所有資料完整保存并發(fā)揮有效作用，是目前面臨的重要課題，工程檔案管理是工程建設(shè)過(guò)程中不可或缺的一項(xiàng)重要工作，是一項(xiàng)認(rèn)真嚴(yán)肅的技術(shù)工作，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，因此，要提高檔案管理水平，為建設(shè)一流工程提供檔案方面的幾點(diǎn)建議。

【關(guān)鍵詞】建設(shè)工程；檔案管理；工作質(zhì)量

建設(shè)工程檔案是在工程建設(shè)過(guò)程中形成的，工程檔案管理包含于工程質(zhì)量管理之中，工程質(zhì)量是對(duì)包含工程檔案在內(nèi)的監(jiān)督管理。它具有成果的成套性、形成領(lǐng)域的廣泛性、內(nèi)容的專業(yè)性、利用的時(shí)效性、管理的動(dòng)態(tài)性、記錄形式的多樣性等特點(diǎn)，客觀、真實(shí)的反映著建設(shè)工程全過(guò)程，是項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)、管理、檢查、維修的依據(jù)和憑證，其質(zhì)量的高低直接反映著工程建設(shè)的成就。

1 建設(shè)工程檔案管理工作問(wèn)題分析

1、建設(shè)工程檔案的作用與影響

工程檔案對(duì)整個(gè)建設(shè)工程的管理具有全程、系統(tǒng)、真實(shí)記錄的作用，用好建設(shè)工程檔案對(duì)提高建設(shè)工程管理的整體水平有著重要的影響。因此，對(duì)工程檔案管理促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的作用進(jìn)行加強(qiáng)是非常重要，有利于引起我們對(duì)工程檔案管理的高度重視，更有利于工程檔案管理工作的有效開展。

2、缺少專職的檔案員

一些小型建設(shè)單位往往只注重工程項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益，而對(duì)工程檔案資料的收集、編制、整理很不重視。缺少專職的檔案員，工程檔案記錄不規(guī)范、不完整，檔案管理工作手段落后，使檔案不能真正反映建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際隋況，給施工單位在工程竣工移交帶來(lái)很多不必要的麻煩。

3、竣工圖質(zhì)量不高

一些項(xiàng)目的竣工圖歸檔不完整，修改不到位，造成竣工圖與工程實(shí)際不相符；數(shù)據(jù)誤差時(shí)有發(fā)現(xiàn)，竣工圖中相關(guān)責(zé)任人審核簽署經(jīng)常漏缺不全，有些竣工圖編制不規(guī)范、標(biāo)識(shí)不統(tǒng)一；由于變更執(zhí)行程序的不規(guī)范，極易導(dǎo)致竣工圖誤差和失實(shí)。

4、施工檔案不真實(shí)

真實(shí)性是施工檔案最根本的要求，是施工檔案的靈魂。失去了真實(shí)性，施工檔案便失去了本來(lái)意義。但事實(shí)是，一些工程檔案完美得不切實(shí)際。如某單位工程的所有分部、分項(xiàng)、檢驗(yàn)批均驗(yàn)收合格且無(wú)任何缺陷，出現(xiàn)了真正的“零缺陷工程”又如土方工程質(zhì)量評(píng)定中的基槽開挖后的長(zhǎng)度、寬度誤差實(shí)測(cè)值均為幾毫米，明顯不切實(shí)際。

2 如何加強(qiáng)檔案資料管理，提高工程檔案質(zhì)量

1、項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)重視工程檔案管理

在工程檔案管理中，項(xiàng)目經(jīng)理是一個(gè)關(guān)鍵，他應(yīng)該對(duì)工程檔案有較高的思想認(rèn)識(shí)，并負(fù)有對(duì)此項(xiàng)工作牽涉的各個(gè)部門進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)、管理的責(zé)任。在項(xiàng)目?jī)?nèi)部建立一套完善的檔案管理制度及激勵(lì)機(jī)制，獎(jiǎng)罰分明，充分調(diào)動(dòng)大家的工作積極性，提高大家的責(zé)任心、管理水平，提倡敬業(yè)意識(shí)、奉獻(xiàn)精神，提高全體管理人員的責(zé)任心，并且對(duì)檔案員的工作一要支持，二要培養(yǎng)，要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)好的環(huán)境和條件，千萬(wàn)不能光重視直觀的經(jīng)濟(jì)效益，注重眼前的產(chǎn)值、工作量，而看不到施工檔案資料與工程質(zhì)量的關(guān)系。實(shí)踐證明，哪個(gè)工程的項(xiàng)目經(jīng)理重視此項(xiàng)工作，哪個(gè)工程的檔案管理就搞得好。

2、加強(qiáng)培訓(xùn)和技術(shù)交流

定期組織施工管理人員參加工程檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)建筑安裝工程新標(biāo)準(zhǔn)、施工規(guī)范和規(guī)程，定期組織施工管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)企業(yè)工程管理經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)本企業(yè)檔案管理水平和工程質(zhì)量的進(jìn)一步提高。

3、建設(shè)單位與市城建檔案館的關(guān)系

項(xiàng)目開工前建設(shè)單位要與市城建檔案館簽訂“建設(shè)工程竣工檔案責(zé)任書”，從一開始就把建設(shè)工程檔案的要求、責(zé)任告知建設(shè)單位，要求他們明確分管領(lǐng)導(dǎo)和專門檔案人員，對(duì)工程檔案終身負(fù)責(zé)，提高他們的檔案責(zé)任意識(shí)；第二步是對(duì)建設(shè)工程檔案實(shí)行專人負(fù)責(zé)、全程跟蹤、經(jīng)常性業(yè)務(wù)指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改；第三步是工程竣工前對(duì)建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收，預(yù)驗(yàn)收合格發(fā)“建設(shè)工程竣工檔案初驗(yàn)合格證”方能；進(jìn)行竣工驗(yàn)收，由市工程質(zhì)量監(jiān)督站查驗(yàn)資料備案后，再完整向市城建檔案館報(bào)送移交建設(shè)工程竣工檔案并取得建設(shè)工程竣工檔案合格證”，然后才能去辦產(chǎn)權(quán)等手續(xù)。

4、確保各種檔案資料的真實(shí)性

目前我國(guó)許多工程項(xiàng)目的檔案資料都是后整理而成。不僅不能真實(shí)反映工程實(shí)況，而且極易造成工程檔案資料混亂，失去其作為工程檔案的意義。因此，工程檢測(cè)單位要對(duì)試驗(yàn)負(fù)責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行見(jiàn)證取樣制度，不符合要求的堅(jiān)決不出具試驗(yàn)報(bào)告。

3 重點(diǎn)工程檔案管理工作重在落實(shí)

1、一是提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)籌推進(jìn)重點(diǎn)工程檔案工作

重點(diǎn)工程因其責(zé)任單位多，建設(shè)周期長(zhǎng)，檔案內(nèi)容豐富，涉及面廣等特點(diǎn)，威海市成立了城建重點(diǎn)工程政策協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)小組，全面負(fù)責(zé)城市重點(diǎn)工程項(xiàng)目的政策研究、組織協(xié)調(diào)工作，每個(gè)重點(diǎn)工程項(xiàng)目都成立了工程指揮部，把重點(diǎn)工程檔案管理工作作為重點(diǎn)項(xiàng)目管理的內(nèi)容之一，工程指揮部專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，全程參與工程的建設(shè)過(guò)程，確保重點(diǎn)工程檔案的齊全完整。

2、二是責(zé)任明確，切實(shí)加強(qiáng)重點(diǎn)工程檔案監(jiān)督

城建檔案業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)重點(diǎn)工程檔案監(jiān)督管理，定期調(diào)度重點(diǎn)工程檔案整理情況，深入工地現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)檔案收集工作，及時(shí)接收竣工項(xiàng)目檔案，對(duì)重點(diǎn)工程檔案資料的收集、整理、歸檔工作予以監(jiān)督指導(dǎo)。

3、三是規(guī)范實(shí)施，有效保證重點(diǎn)工程檔案齊備。保證重點(diǎn)工程檔案的完整性和真實(shí)性，嚴(yán)格把好四關(guān)：

3.1 嚴(yán)把前期檔案資料關(guān)

工程指揮部對(duì)建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔的套數(shù)、質(zhì)量和移交時(shí)間等提出明確要求，在建設(shè)單位與設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位簽訂合同時(shí)，列入合同條款，實(shí)行檔案管理工作的提前介入，跟蹤督促，使各重點(diǎn)工程項(xiàng)目從立項(xiàng)開始，就進(jìn)行檔案資料的收集、歸檔、整理工作，保證了工程項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、項(xiàng)目評(píng)估、拆遷資料、設(shè)計(jì)任務(wù)書等前期材料的收集完整。

3.2 嚴(yán)把施工過(guò)程檔案資料關(guān)

建設(shè)單位的檔案部門和工程部門按照工程進(jìn)度，對(duì)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位文件材料的積累、收集、整理情況進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即整改，嚴(yán)格按照《建設(shè)工程文件歸檔范圍》及整理規(guī)范等內(nèi)容進(jìn)行整理，確保重點(diǎn)工程檔案資料齊全完整。

3.3 嚴(yán)把檔案驗(yàn)收關(guān)

工程竣工后，首先實(shí)行工程項(xiàng)目預(yù)驗(yàn)收制度，組織檔案專業(yè)工作組，嚴(yán)格按照《重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，預(yù)驗(yàn)收不合格的，限期整改并復(fù)驗(yàn)。復(fù)驗(yàn)合格后，向檔案管理部門提交自檢報(bào)告、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告和申請(qǐng)表，在完全具備檔案驗(yàn)收的各項(xiàng)環(huán)節(jié)后，報(bào)檔案主管部門進(jìn)行檔案驗(yàn)收。

3.4 嚴(yán)把項(xiàng)目檔案移交關(guān)

工程建設(shè)項(xiàng)目完成后，設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位按合同要求向工程指揮部移交工程項(xiàng)目檔案，工程指揮部協(xié)同城建檔案管理部門對(duì)文件材料進(jìn)行審查或會(huì)審，嚴(yán)格按照重點(diǎn)工程檔案歸檔范圍要求，缺一不可，確保每一項(xiàng)重點(diǎn)工程檔案都齊全完整，確認(rèn)合格后才能辦理移交手續(xù)。強(qiáng)化培訓(xùn)，努力提高檔案人員素質(zhì)。建設(shè)工程檔案管理部門要高度重視重點(diǎn)工程檔案的培訓(xùn)工作，嚴(yán)格按照《建設(shè)工程文件歸檔范圍》及整理規(guī)范等內(nèi)容對(duì)施工、監(jiān)理等單位的檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)學(xué)習(xí)。通過(guò)學(xué)習(xí)，使每名檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平得到提高。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，城市建設(shè)也日新月異，各項(xiàng)基礎(chǔ)性設(shè)施建設(shè)也隨之突飛猛進(jìn)，因此也給城建檔案管理工作者帶來(lái)一定的壓力和挑戰(zhàn)，因而，城建檔案管理工作愈發(fā)顯得重要。