淺談高校基建檔案的管理

摘要：基于高校基建檔案的范圍和作用，針對當前高校基建檔案管理工作中存在的主要問題及原因進行分析，提出切實有效的基建檔案管理措施，提高基建檔案的效用，努力使之發揮更好的社會經濟效益。

關鍵詞：高校；基建檔案；管理

中圖分類號：G278 文獻標識碼：A

隨著國家全面實施科教興國戰略，高等教育快速發展，辦學設施逐漸改善，基建項目不斷增多，而基建檔案資料也隨之增多。這不僅給高校基建檔案管理發展提供了機遇和動力，同時，也使傳統檔案管理模式遇到諸多的問題和瓶頸。如何切實有效地抓好高校基建檔案管理，是現在必須認真思考的問題。

1 高校基建檔案的主要內容和作用

1.1 高校基建檔案的主要內容

高校基建檔案就是高校基建項目在建設過程中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄。根據建設工程項目立項、設計、施工和竣工驗收這四個階段的性質，高校基建檔案主要包括：基建項目申批立項文件；選址及征地申請、征地報告、建設用地規劃許可證等征地文件材料；招投標資料、合同、地質勘探報告、設計施工圖及圖紙審批文件，建設工程規劃許可證；定位勘測、建設工程施工許可證等；施工過程技術資料、竣工圖及工程照片；竣工驗收批復、備案文件等。

高校基建檔案除了具有一般檔案的證據性、情報性[1]等普遍特點外，還具有周期長、專業性、成套性等一些自身的特點。

1.2 高校基建檔案的作用

基建檔案在高校建設中具有非常重要的作用，如憑證作用、歷史記錄作用、參考作用、增值作用。[2]高校基建檔案是在建設過程中積累起來的文字與圖表材料，真實記錄高校建筑物位置和各類建筑物、各種管線的規劃、設計、施工改建等方面的情況，各種建筑物施工、竣工、驗收和交付使用的時間，以及各工程結構、建筑面積、造價等。因此，完整而又系統的基建檔案給后來建設者提供參考，通過查閱過去的資料，能在新建、擴建、再建等項目工程建設過程中，吸取精華，去其糟粕，同時，可以提高工作效率。在實踐過程中基建檔案產生明顯的增值效果。如：在擴建、改建、維修工程項目上，通過查閱相關檔案資料，減少建設過程走彎路，節省人力、物力和財力。

2 高校基建檔案管理中主要存在的問題

目前，高校基建檔案管理仍然停留在收集、歸檔、查閱和管理等初級階段，很多高校仍沿用傳統的單一管理方式，在高校基建檔案管理中主要存在以下問題：

2.1 重視不夠，意識不高，檔案質量不高。高校主要是教書育人的場所，因而，很多高校比較重視教學檔案、人事檔案等的歸檔和管理，而基建檔案往往是由工程管理人員兼職管理的。在工程建設過程中，工程管理人員主要精力在工程質量、進度、造價和合同管理，而對具體資料數據沒有歸檔的意識。故而，造成基建檔案收集不齊全，歸檔不符合規范和不及時，部分檔案資料流失，致使高校基建檔案歸檔質量不高，管理處于無序狀態。

2.2 體制和制度不健全。為加強和規范基建檔案管理，各高校都制定管理制度。由于管理要求和政策水平的差異，眾多高校制定的基建檔案管理制度大相徑庭，僅有輪廓而沒有細則，以致造成管理人員在管理過程中出現偏差，使基建檔案工作跟不上改革和發展的需要，影響了基建檔案的完整、準確和系統性。

2.3 高校檔案管理部門與基建部門缺乏溝通與合作。即“錯位管理”問題。檔案人員具備檔案專業知識，缺乏工程建設方面的知識，不熟悉基建項目流程。而基建部門工作人員有較豐富的基建工作經驗和專業知識，缺乏基建檔案日常積累、保管的經驗和必要重視。雙方各有所長，卻不能互通有無、優勢互補，缺乏有效的溝通與交流，導致基建檔案的收集、歸檔工作存在著很多缺陷和漏洞。

3 高校基建檔案管理的措施

3.1 加強領導重視，提高管理意識，加強檔案業務培訓。

國家教委6號令《普通高等學校檔案管理辦法》中第三條明確指出“高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，各高校必須把檔案工作納入學校整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和管理”。高校領導應充分認識做好基建檔案管理工作的重要性。只有領導有較強的檔案建設意識，將基建檔案管理工作納入日常工作管理中，建立完善的檔案管理組織體系和制度體系，才能切實做好基建檔案的管理和歸檔工作。

隨著科學技術迅猛發展，社會的進步，對基本建設設計、質量要求愈來愈高，基建檔案管理要求隨之愈來愈高。因此，加強學習，更新知識結構，認真學習國家檔案局、國家計委制定的法律法規，積極參加檔案管理業務培訓。同時，加強對基建檔案專業學科知識的掌握，如：了解基建專業基礎知識，熟悉基建工程業務流程、歸檔范圍及學校基本建設現狀和長遠規劃等。

3.2 健全管理體制和管理制度，規范管理原則和程序。

實行高校檔案管理部門統一領導基建檔案、分級管理的原則，建立檔案管理部門與基建檔案歸檔管理職責明確、聯系密切的檔案工作網絡。高校檔案和基建部門聯合制定《高校基本建設檔案管理實施細則》，即從管理體制、各方職責、檔案材料的形成、歸檔質量要求、基建檔案歸檔驗收程序及歸檔時間等方面做出明細的規定，做到有章可循、有法可依。

堅持“三同步”管理，改變傳統的事后收集模式，建立提前介入、全程管理機制。“三同步”主要包括：基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的施工圖的驗收同步進行。[3]

3.3 加強基建檔案工作的指導，加強部門間的溝通與合作。

學校檔案管理部門應主動指導、督促、協助基建部門進行檔案的收集、管理工作，克服“錯位管理”問題。學校檔案管理部門專職檔案分管人員應與基建工程兼職檔案管理人員加強溝通與交流，與項目檔案員一道實現基建檔案的“三同步”，主動了解每一份上交基建檔案文件材料的來龍去脈，積極地指導和協助進行基建檔案的收集、積累工作，以達到知識互補，確保歸檔文件材料的質量，促使基建檔案管理工作步入良性循環的軌道。

5 結語

高校基建檔案是學校建設發展的重要憑證，是學校基本建設的歷史記錄，是今后維護、管理、改建、擴建和資產評估的依據。因此，做好基建檔案建設及管理工作，把好質量關，維護基建檔案的完整、準確、系統、安全，不斷地提高業務水平和服務質量，使高校檔案為國家的經濟發展和高等教育事業發展提供更好的服務，做出更大貢獻。

參考文獻

[1]王向明.檔案管理學原理[M].上海大學出版社，2009

[2]唐學軍.高校基建檔案的地位和作用[J].益陽師專學報，2001(2)

[3]傅毅.高校基建檔案管理應與工程建設進程同步[J].經驗交流，2005(7)