淺議人力資源管理中的人事檔案管理

【摘要】 在新時(shí)期的人事檔案管理發(fā)展中，人事檔案管理成為目前社會(huì)企業(yè)和單位人力資源管理的重要組成部分。為了適應(yīng)社會(huì)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在企業(yè)和單位發(fā)展戰(zhàn)略的影響下，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已經(jīng)從簡單的檔案存放和記錄發(fā)展成當(dāng)前人力資源工作的輔助工具。科學(xué)合理的人事檔案管理，在一定程度上有利于人力資源的利用和開發(fā)，有效的帶動(dòng)人力資源的現(xiàn)代化發(fā)展形勢(shì)[1]。然而，就現(xiàn)階段我國人力資源和人事檔案管理的發(fā)展?fàn)顩r來看，人事檔案的管理工作在人力資源的發(fā)展中不僅僅起到了相應(yīng)的推動(dòng)作用，一旦人事檔案管理工作的怠慢，不科學(xué)化，也會(huì)造成阻礙其向前發(fā)展的現(xiàn)象，產(chǎn)生負(fù)面影響。由此，本文針對(duì)人力資源中的人事檔案管理工作進(jìn)行研究探討，以供參考。

【關(guān)鍵詞】 人力資源 人事檔案 管理 作用

前言：

人事檔案是我國人才主要信息的來源，是社會(huì)公共信息的重要組成部分。它通過社會(huì)載體，對(duì)國家人才進(jìn)行分門別類，是國家或企業(yè)知人善用、選拔人才的重要手段。人事檔案的管理和現(xiàn)階段人力資源管理的發(fā)展存在十分密切的關(guān)系①，人事檔案為人力資源管理提供可靠的人才資源和信息，成為選拔人才和重用人才的依據(jù)，為人力資源管理的發(fā)展帶來動(dòng)力；同時(shí)人力資源的不斷發(fā)展也在一定程度上促進(jìn)了人事檔案管理的發(fā)展，因此，二者相輔相成，密不可分。目前的發(fā)展?fàn)顩r之下，管好用好人事檔案，對(duì)人才資源開發(fā)起著重要作用。

因此，在研究過程中我們要不斷提出了一些完善目前人事檔案管理的發(fā)展應(yīng)對(duì)對(duì)策，以期能更好地發(fā)揮其應(yīng)有的職能，進(jìn)而提高人事檔案管理在人力資源管理中的有效性。

1. 人力資源管理中的人事檔案管理出現(xiàn)的問題

首先，在人事檔案中保證真實(shí)性是非常重要的，一旦人事檔案失去了真實(shí)性，也就失去了可利用的價(jià)值，在一定程度上減少了人事檔案的嚴(yán)肅性，這也就嚴(yán)重妨礙了人力資源的合理配置，偏離了人力資源管理發(fā)展的軌道。失真的人事檔案信息喪失了權(quán)威性和嚴(yán)肅性，影響了人力資源配置、員工退休解聘程序、補(bǔ)充計(jì)劃的完整協(xié)調(diào)性，不能準(zhǔn)確的做出制度和政策，從而是企業(yè)錯(cuò)失發(fā)展機(jī)遇，給未來的人力資源調(diào)配帶來嚴(yán)重的負(fù)面意義[2]。

其次，人事檔案是一個(gè)人一生，從學(xué)習(xí)到工作實(shí)踐全面客觀地真實(shí)記錄，認(rèn)真的做好人事檔案管理工作，才能將其運(yùn)用到人力資源管理的工作中。但是，現(xiàn)階段很多單位對(duì)于人事檔案的材料記錄和核實(shí)，過于簡單和敷衍，很多檔案出現(xiàn)雷同的套話、空話記錄，導(dǎo)致不能真實(shí)的了解檔案中的人員信息，失去了價(jià)值，進(jìn)而影響到員工的正常晉升和選拔，也影響到員工在今后工作中的積極性，降低了人事檔案對(duì)人力資源開發(fā)的參考價(jià)值②。

第三，人事檔案管理的不當(dāng)，造成很多檔案分散，甚至丟失，嚴(yán)重影響了人事考察的整體性，從而降低了人力資源費(fèi)效力。人事檔案

的整理和存檔是一個(gè)整體的，銜接密切的過程，一旦由于管理或個(gè)人原因?qū)е聶n案不能及時(shí)歸檔和更新，就會(huì)給人力資源的管理工作增添麻煩。檔案的分散、丟失現(xiàn)象破壞了人事檔案的完整性，造成管理缺口，降低了人力資源的使用效力。

第四，人事檔案管理的手段好壞也關(guān)系到人力資源的開發(fā)。近幾年來，隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對(duì)于人事檔案管理的要求越來越科學(xué)化、規(guī)范化。很多單位現(xiàn)階段的人事檔案管理仍處在傳統(tǒng)的管理模式中，無法適應(yīng)人力資源管理的發(fā)展趨勢(shì)，缺乏很好的創(chuàng)新和競爭意識(shí)，無法為人力資源的開發(fā)提供有效的服務(wù)。

2. 人事檔案在人力資源管理中的作用

首先，人事檔案可以為人力資源管理提供真實(shí)可靠的人才信息，有利于人才的選拔和任用。對(duì)于國家和企業(yè)而言，只有知人善用才能使得其在工作崗位上發(fā)揮最大的作用，而知人善用最有效的方法就是必須要掌握人才的真實(shí)全面的信息。人事檔案的建立從根本上記錄了人才學(xué)習(xí)實(shí)踐經(jīng)歷的整體信息，客觀的反應(yīng)人才的基本特征和優(yōu)勢(shì)，通過有效的記錄能準(zhǔn)確的了解人才的狀況，為企業(yè)的選人、用人提供有價(jià)值的參考信息，得到知人善用的目的。

其次，人事檔案關(guān)于人才的記錄和歸檔為國家和企業(yè)的一些重大決策提供了必要真實(shí)的依據(jù)。人力資源管理中對(duì)于人員的人事考核、晉級(jí)、獎(jiǎng)懲等等，都離不開人事檔案提供的信息資料。通過真實(shí)客觀的資料分析，在人力資源管理中才能對(duì)員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，從而保證國家或企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。

最后，人事檔案的存在可以在一定基礎(chǔ)上優(yōu)化人力資源的合理配置，實(shí)現(xiàn)人與物的完美結(jié)合，提高人力資源的使用效率和實(shí)用價(jià)值。人事檔案可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測(cè)人力資源的需求，促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動(dòng)，使人力資源從容的面對(duì)和處理人員流動(dòng)、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，得到最佳的配置。

3. 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

第一，為了適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，適應(yīng)人力資源管理的發(fā)展趨勢(shì)，要切實(shí)提高人事檔案管理人員的素質(zhì)[3]。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需求，我們?cè)谝M(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，也要注重對(duì)人員的后期培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，以不斷適應(yīng)變化的人力資源發(fā)展趨勢(shì)，全面提高人事檔案人員的責(zé)任心和使命感，積極主動(dòng)地與各部門溝通協(xié)作，及時(shí)有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務(wù)。

第二，在管理過程中要建立健全合理的人事檔案管理制度。對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況的人事檔案管理規(guī)章制度，必須進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化，適應(yīng)人力資源管理的發(fā)展形式。

第三，要加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案材料不斷增多，傳統(tǒng)的管理模式對(duì)于檔案的查找?guī)硪欢ň窒扌裕瑤碇T多不便，容易延誤時(shí)間，而且出錯(cuò)率較高。建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，通過微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時(shí)更新檔案信息，最大效益地、更好地為國家單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)[1]。

結(jié)束語：

隨著市場競爭的日益激烈，企業(yè)人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變觀念才能在人力資源管理中起到很好的作用，從而把檔案工作延伸到經(jīng)濟(jì)建設(shè)的最前沿。因此，人事檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代管理化管理的要求，積極拓展服務(wù)職能，才能為人力資源開發(fā)提供強(qiáng)有力的保障。

注釋：

①人事檔案與人力資源的關(guān)系詳見羅玲，吳婷《人事檔案在人力資源管理中的應(yīng)用和研究》.

②人事檔案管理發(fā)展問題詳見張玉曉《淺析人事檔案管理中存在的問題及對(duì)策》

參考文獻(xiàn)：

[1] 蘇列英，李廣義；人力資源管理；西北工業(yè)大學(xué)出版社；2003年.

[2] 靳淑明；企業(yè)人事檔案管理與人力資源開發(fā)；中國檔案；2003年.

[3] 陸偉鋒，田紅敏；人事檔案管理與人力資源開發(fā)芻議；企業(yè)經(jīng)濟(jì)；2003年.

（作者單位：賓縣人民醫(yī)院病案區(qū)）