基層檢察院檔案信息化關鍵問題探討

摘要：使檢察院的綜合檔案管理平臺化、知識化和資源化，不但符合檢察院檔案管理部門的現實要求，文章主要探討了檢察檔案信息化發展面臨的現狀、規范化處理流程和需注意的關鍵問題。

關鍵詞：檔案信息化基層檢察院文書檔案

目前，檔案管理工作是檢察機關重要的基礎性工作之一，基層檢察系統的檔案信息化工作明顯滯后，檢察檔案信息化，就是以數據庫、網絡技術為基礎，通過開發利用檔案信息資源促進檢察工作科學發展的現代檢察檔案管理工作模式。建設一個綜合性的知識管理平臺，用于檢察院檔案管理，可使檢察院的綜合檔案管理平臺化、知識化和資源化，不但符合檢察院檔案管理部門的現實要求，而且，符合檢察院檔案管理的發展方向，能全面、系統、安全、可靠的為檢察院工作提供專有知識支持。

1 檢察檔案信息化發展面臨的現狀

把檢察院檔案分為文書檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業、也最為重要的檔案類型。近年來，檢察檔案的種類和載體變化很大，特別是產生了光盤檔案；早期檔案紙張等出現了老化現象，亟待通過將其轉換為電子文件加強保護。隨著辦案力度的加大，對檢察檔案的利用尤為重要。對于檔案的利用主要有統計分析工作，就是通過對各類卷宗材料的分析研究，了解案情、掌握犯罪心理、分析犯罪原因、撰寫各類分析文章；立案監督工作，通過借閱往年的歸檔卷宗，獲取重要立案監督線索；職務犯罪預防工作，通過借閱歸檔卷宗，深人調研剖析案件，開展個案預防專項預防等法制宣傳工作；反貪偵查工作，通過借閱案卷，發現案件線索等。傳統檔案管理無法滿足檢察工作發展需要。通過檢察檔案管理模式的信息化，成為提高檢察工作水平的重要手段。

2 加強基礎設施建設是實現案件檔案信息化的前提

檔案信息化的基礎設施主要指檔案信息網絡系統和檔案數字化設備， 這些是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網絡， 才能充分發揮檔案信息化的整體效益。選擇相適應的軟件至關重要， 目前由中央紀委研發的 《紀檢監察機關案件檔案管理系統》已在全國紀檢監察系統推廣。

3 嚴格檢察檔案的處理流程是關鍵

系統能同時管理檢察院紙質實體檔案和數字化檔案，紙質實體檔案存放位置圖形化，管理手段科技化，提供黑匣子功能并可采用各種安全與可靠性措施，并且，由于內嵌流程管理模塊，檔案管理和檔案數字化工作可全面流程化。

（1）取卷：從庫房拿取需要數字化的紙質實體案卷，取卷時注意：準確記錄所取案卷的物理存放位置，依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。

（2）輸入檔案的檔號、題名等信息，下一步進行更詳細的案卷屬性錄入。

（3）拆卷：拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質實體案卷信息已保存在系統中，還應執行取消注冊功能，相當于在系統中執行拆卷操作。拆卷的注意事項：保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確；保持案卷的清潔；拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線；取掉案卷中的金屬物；將卷內文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進行標注，以提醒掃描人員注意。

（4）錄入卷內文件信息：一份案卷，可能有多冊許多份文件，是每份獨立掃描，而是將一冊掃描為一個圖像文件呢？可根據用戶的管理需要考慮決定。

（5）掃描：對已錄入相關屬性的卷內文件進行掃描，并將掃描結果文件引入檔案系統；系統內嵌掃描處理程序，可在錄入卷內文件信息的同時直接調用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件，然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統，系統還提供了專門的批量引入工具。

（6）檔案數字化處理審批：系統內嵌流程模塊，檔案的質檢與審批等工作可流程化，還可采用可視化效果更好，與傳統審批表格類似的流程表單來處理歸檔審批流程，流程表單可根據需要和喜好自主設計，可預先設計好流程模板和流程表單，供需要時套用，提交人亦可在提交審批流程時現場設置或修改，也可將檔案定義以后的各項數字化流程，包括錄入卷內文件信息、掃描、注冊、裝訂等納入數字化處理審批程序中，以記載更為詳細的檔案數字化過程。

（7）檔案裝訂：對已完成掃描、索引、質檢工序的案卷進行重新裝訂。對重新裝訂的案卷，必須檢查案卷內的頁數是否完整，有無順序混亂，正反顛倒等現象，并加以整理。系統提供了案卷封面、備考表、背脊等格式的設計與打印功能。按原裝訂的孔重新將案卷裝訂，以左邊和下邊對齊為標準。對重新裝訂的案卷貼上封條并蓋章。如有需要，系統容許將條形碼、RFID 等科技手段應用于檔案管理。

（8）歸檔查驗與注冊：檔案數字化處理工作完成后，檔案管理員應審查核對整個數字化過程，確定數字化檔案在系統中的最終存放位置，并運行檔案注冊功能，將該電子檔案固定下來。

4 加強培訓強化制度建設是保證

4.1 強化制度建設，使檢察檔案息化規范化

檢察院要圍繞檔案信息化建設的發展，根據網上檔案歸檔、借閱程序和要求，修訂《檔案借閱制度》、《訴訟檔案管理辦法》、《文書檔案歸檔制度》；考慮到檔案信息數字化后，在利用時，所涉及的有關保密的問題，設置查閱權限、對《檔案保密制度》等相關制度進行修訂，進一步明確崗位責任和操作規程，加強了檔案工作的有序運作，規范管理。

4.2 加強各級檢察員的培訓，強化檔案競識

為了促進檔案工作人員業務知識的更新，強化各級檢察員的檔案意識，檢察院要以教育培訓為抓手，積極組織專職檔案管理人員參加計算機技術、網絡技術等現代信息技術的培訓和“五五”普法基礎讀本的學習，更新知識體系，使他們能較快地掌握檔案信息化的基礎知識和基本技能。

參考文獻

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