基層檢察院檔案信息化關(guān)鍵問題探討

摘要：使檢察院的綜合檔案管理平臺(tái)化、知識(shí)化和資源化，不但符合檢察院檔案管理部門的現(xiàn)實(shí)要求，文章主要探討了檢察檔案信息化發(fā)展面臨的現(xiàn)狀、規(guī)范化處理流程和需注意的關(guān)鍵問題。

關(guān)鍵詞：檔案信息化基層檢察院文書檔案

目前，檔案管理工作是檢察機(jī)關(guān)重要的基礎(chǔ)性工作之一，基層檢察系統(tǒng)的檔案信息化工作明顯滯后，檢察檔案信息化，就是以數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，通過開發(fā)利用檔案信息資源促進(jìn)檢察工作科學(xué)發(fā)展的現(xiàn)代檢察檔案管理工作模式。建設(shè)一個(gè)綜合性的知識(shí)管理平臺(tái)，用于檢察院檔案管理，可使檢察院的綜合檔案管理平臺(tái)化、知識(shí)化和資源化，不但符合檢察院檔案管理部門的現(xiàn)實(shí)要求，而且，符合檢察院檔案管理的發(fā)展方向，能全面、系統(tǒng)、安全、可靠的為檢察院工作提供專有知識(shí)支持。

1 檢察檔案信息化發(fā)展面臨的現(xiàn)狀

把檢察院檔案分為文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。近年來，檢察檔案的種類和載體變化很大，特別是產(chǎn)生了光盤檔案；早期檔案紙張等出現(xiàn)了老化現(xiàn)象，亟待通過將其轉(zhuǎn)換為電子文件加強(qiáng)保護(hù)。隨著辦案力度的加大，對(duì)檢察檔案的利用尤為重要。對(duì)于檔案的利用主要有統(tǒng)計(jì)分析工作，就是通過對(duì)各類卷宗材料的分析研究，了解案情、掌握犯罪心理、分析犯罪原因、撰寫各類分析文章；立案監(jiān)督工作，通過借閱往年的歸檔卷宗，獲取重要立案監(jiān)督線索；職務(wù)犯罪預(yù)防工作，通過借閱歸檔卷宗，深人調(diào)研剖析案件，開展個(gè)案預(yù)防專項(xiàng)預(yù)防等法制宣傳工作；反貪偵查工作，通過借閱案卷，發(fā)現(xiàn)案件線索等。傳統(tǒng)檔案管理無法滿足檢察工作發(fā)展需要。通過檢察檔案管理模式的信息化，成為提高檢察工作水平的重要手段。

2 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是實(shí)現(xiàn)案件檔案信息化的前提

檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備， 這些是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)， 才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。選擇相適應(yīng)的軟件至關(guān)重要， 目前由中央紀(jì)委研發(fā)的 《紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)案件檔案管理系統(tǒng)》已在全國(guó)紀(jì)檢監(jiān)察系統(tǒng)推廣。

3 嚴(yán)格檢察檔案的處理流程是關(guān)鍵

系統(tǒng)能同時(shí)管理檢察院紙質(zhì)實(shí)體檔案和數(shù)字化檔案，紙質(zhì)實(shí)體檔案存放位置圖形化，管理手段科技化，提供黑匣子功能并可采用各種安全與可靠性措施，并且，由于內(nèi)嵌流程管理模塊，檔案管理和檔案數(shù)字化工作可全面流程化。

（1）取卷：從庫(kù)房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實(shí)體案卷，取卷時(shí)注意：準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置，依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。

（2）輸入檔案的檔號(hào)、題名等信息，下一步進(jìn)行更詳細(xì)的案卷屬性錄入。

（3）拆卷：拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實(shí)體案卷信息已保存在系統(tǒng)中，還應(yīng)執(zhí)行取消注冊(cè)功能，相當(dāng)于在系統(tǒng)中執(zhí)行拆卷操作。拆卷的注意事項(xiàng)：保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯(cuò)誤，正、副卷標(biāo)注是否正確；保持案卷的清潔；拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線；取掉案卷中的金屬物；將卷內(nèi)文件一頁頁分開，對(duì)單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注，以提醒掃描人員注意。

（4）錄入卷內(nèi)文件信息：一份案卷，可能有多冊(cè)許多份文件，是每份獨(dú)立掃描，而是將一冊(cè)掃描為一個(gè)圖像文件呢？可根據(jù)用戶的管理需要考慮決定。

（5）掃描：對(duì)已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描，并將掃描結(jié)果文件引入檔案系統(tǒng)；系統(tǒng)內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時(shí)直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件，然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，系統(tǒng)還提供了專門的批量引入工具。

（6）檔案數(shù)字化處理審批：系統(tǒng)內(nèi)嵌流程模塊，檔案的質(zhì)檢與審批等工作可流程化，還可采用可視化效果更好，與傳統(tǒng)審批表格類似的流程表單來處理歸檔審批流程，流程表單可根據(jù)需要和喜好自主設(shè)計(jì)，可預(yù)先設(shè)計(jì)好流程模板和流程表單，供需要時(shí)套用，提交人亦可在提交審批流程時(shí)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置或修改，也可將檔案定義以后的各項(xiàng)數(shù)字化流程，包括錄入卷內(nèi)文件信息、掃描、注冊(cè)、裝訂等納入數(shù)字化處理審批程序中，以記載更為詳細(xì)的檔案數(shù)字化過程。

（7）檔案裝訂：對(duì)已完成掃描、索引、質(zhì)檢工序的案卷進(jìn)行重新裝訂。對(duì)重新裝訂的案卷，必須檢查案卷內(nèi)的頁數(shù)是否完整，有無順序混亂，正反顛倒等現(xiàn)象，并加以整理。系統(tǒng)提供了案卷封面、備考表、背脊等格式的設(shè)計(jì)與打印功能。按原裝訂的孔重新將案卷裝訂，以左邊和下邊對(duì)齊為標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)重新裝訂的案卷貼上封條并蓋章。如有需要，系統(tǒng)容許將條形碼、RFID 等科技手段應(yīng)用于檔案管理。

（8）歸檔查驗(yàn)與注冊(cè)：檔案數(shù)字化處理工作完成后，檔案管理員應(yīng)審查核對(duì)整個(gè)數(shù)字化過程，確定數(shù)字化檔案在系統(tǒng)中的最終存放位置，并運(yùn)行檔案注冊(cè)功能，將該電子檔案固定下來。

4 加強(qiáng)培訓(xùn)強(qiáng)化制度建設(shè)是保證

4.1 強(qiáng)化制度建設(shè)，使檢察檔案息化規(guī)范化

檢察院要圍繞檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，根據(jù)網(wǎng)上檔案歸檔、借閱程序和要求，修訂《檔案借閱制度》、《訴訟檔案管理辦法》、《文書檔案歸檔制度》；考慮到檔案信息數(shù)字化后，在利用時(shí)，所涉及的有關(guān)保密的問題，設(shè)置查閱權(quán)限、對(duì)《檔案保密制度》等相關(guān)制度進(jìn)行修訂，進(jìn)一步明確崗位責(zé)任和操作規(guī)程，加強(qiáng)了檔案工作的有序運(yùn)作，規(guī)范管理。

4.2 加強(qiáng)各級(jí)檢察員的培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案競(jìng)識(shí)

為了促進(jìn)檔案工作人員業(yè)務(wù)知識(shí)的更新，強(qiáng)化各級(jí)檢察員的檔案意識(shí)，檢察院要以教育培訓(xùn)為抓手，積極組織專職檔案管理人員參加計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的培訓(xùn)和“五五”普法基礎(chǔ)讀本的學(xué)習(xí)，更新知識(shí)體系，使他們能較快地掌握檔案信息化的基礎(chǔ)知識(shí)和基本技能。

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