高職院校設(shè)備清查工作研究

摘 要：高職院校設(shè)備投入逐年增加，但設(shè)備的清查工作無法有序有效開展，原因在于設(shè)備量大分散、管理人員崗位認(rèn)同度低以及管理意識上重采購、輕管理。作者根據(jù)深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院20多年的設(shè)備管理經(jīng)驗總結(jié)出設(shè)備清查工作的前提是要做好制度建設(shè)、隊伍建設(shè)以及技術(shù)更新三個方面的工作，指出設(shè)備管理流程再造以及條碼技術(shù)的更新是未來清查工作發(fā)展的方向。

關(guān)鍵詞：高職院校 儀器設(shè)備管理 設(shè)備清查

中圖分類號：G71 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2012）02-155-02

一、引言

隨著國家對高職教育的重視和投入的增加，高職院校的設(shè)備增量和存量逐年增大。為保證教學(xué)、科研和管理工作的有序運行，充分發(fā)揮設(shè)備的使用效益，高職院校應(yīng)對在賬設(shè)備進(jìn)行定期清查，做到賬物相符。此外，通過全面清查才能發(fā)現(xiàn)設(shè)備管理中實際存在的深層次問題并及時解決，進(jìn)而提高管理隊伍的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)，提高設(shè)備的使用效率。但就目前情況來看，高職院校的設(shè)備清查工作處于要么不清查即便清查也主要采取定期或不定期抽查的狀態(tài)，不能做到定期全樣本盤查。設(shè)備清查工作如果不能做到連續(xù)性和制度化，設(shè)備管理過程中積存的賬物不符、條碼混亂、設(shè)備損毀、閑置丟失等問題得不到及時的處理，嚴(yán)重時將影響教學(xué)及科研工作的正常運行。

二、原因分析

高職院校之所以對設(shè)備資產(chǎn)不做定期的全樣本清查存在諸多因素，這里簡要分析如下：

1.高職院校設(shè)備量大分散，使用率、流動率高。近年我國政府對高職教育的發(fā)展給予了高度的關(guān)注和支持，2007年國家教育部發(fā)布的《國家示范性建設(shè)高等職業(yè)院校辦學(xué)狀態(tài)統(tǒng)計分析》報告中，首批28所建設(shè)院校平均儀器設(shè)備總值5979萬元，第二批立項建設(shè)院校教學(xué)儀器設(shè)備總值平均5884萬元，其中3所學(xué)校總值過億。隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大，很多高職院校增設(shè)多個校區(qū)，設(shè)備也分散于不同的校區(qū)和部門。因此對設(shè)備進(jìn)行全樣本定期清查牽扯到大量人力物力，這也的確讓絕大多數(shù)學(xué)校望而卻步。

為實現(xiàn)高職教育“以服務(wù)為宗旨，以就業(yè)為導(dǎo)向，走產(chǎn)學(xué)研結(jié)合的道路，培養(yǎng)高技能應(yīng)用型人才”的培養(yǎng)目標(biāo)，高職院校的課程設(shè)置以實訓(xùn)為主，因此設(shè)備的使用率極高。此外，高職院校的專業(yè)設(shè)置大都根據(jù)市場需求的變化不斷進(jìn)行調(diào)整，專業(yè)的劃分整合頻率要遠(yuǎn)高于普通院校，因此設(shè)備分屬的部門、具體分管的設(shè)備管理人員變更較頻繁，交接不清問題大量存在，諸多賬實不符往往不能及時處理，經(jīng)年積累，清查工作阻礙重重。

2.設(shè)備管理意識上重采購、輕管理的現(xiàn)象嚴(yán)重。目前高職院校的設(shè)備工作中存在“重視新購入設(shè)備”、“輕視在用設(shè)備”、“無視報廢設(shè)備”的現(xiàn)象。為了順利通過教育部組織的高職高專人才培養(yǎng)工作水平評估，近年來，各高職院校按照“以評促建”的方針，全方位地加快了學(xué)校建設(shè)的步伐，在硬件建設(shè)中特別注重加強了對教學(xué)儀器設(shè)備的投入。但是目前，高職院校的儀器設(shè)備除公共教學(xué)用儀器設(shè)備(多媒體教學(xué)設(shè)備、語音室、公共計算機房等)外，一般都是以部門為單位進(jìn)行計劃和購置。各部門在進(jìn)行計劃和采購時往往從部門的角度思考得較多，在學(xué)校儀器設(shè)備的購買與管理上，使用部門往往更重視購買，因為只有購買了，才能擁有和使用。而購買回來之后往往存在不重視日常管理和日常維護(hù)，有的設(shè)備甚至購買回來很長時間閑置不用。從設(shè)備采購經(jīng)費來源來看，使用部門不需要考慮經(jīng)費問題，因此，儀器設(shè)備一旦購回后，使用部門可以說是無償占有、廉價使用，很難有成本的意識和效益意識。此外，個別院校為了達(dá)到教育部高職高專人才培養(yǎng)工作水平評估指標(biāo)體系中對儀器設(shè)備值的要求，對已超過使用期限的儀器設(shè)備不及時進(jìn)行報廢，造成多年不清理無從找到實物。

3.設(shè)備管理人員的崗位認(rèn)同度低。目前高職院校的設(shè)備工作團(tuán)隊呈獻(xiàn)出“兩低一高”的狀態(tài)，即專業(yè)化水平低、職業(yè)認(rèn)同度低和流動率高。設(shè)備管理工作隊伍的專業(yè)化、專門化水平很低，在職的設(shè)備管理人員往往既管設(shè)備又兼任部門的其他職務(wù)。高職院校對設(shè)備管理工作的不重視也導(dǎo)致設(shè)備管理隊伍系統(tǒng)培訓(xùn)的缺失。在績效考核方面，缺少相關(guān)制度對設(shè)備管理人員的設(shè)備日常管理過程及結(jié)果進(jìn)行評判，工作績效也不能與年終的人事考核掛鉤，這也抑制了設(shè)備管理人員的工作積極性。因此設(shè)備管理人員對自己的崗位的重視程度以及認(rèn)同度低，最終導(dǎo)致目前普遍存在的設(shè)備管理人員流動率過高的問題。這直接導(dǎo)致設(shè)備賬物交接不清，設(shè)備盤虧盤盈得不到及時處理，進(jìn)而導(dǎo)致清查過程受阻，清查結(jié)果無法順利追償?shù)葐栴}。

三、建議

雖然高職院校的清查工作存在重重阻礙，但是通過不斷的總結(jié)經(jīng)驗，改進(jìn)工作方式是可以將這項工作落到實處，形成制度規(guī)范。下面以深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院的設(shè)備清查工作為例詳細(xì)介紹。深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院在建校20年里不斷探索，逐漸完善設(shè)備管理制度，改進(jìn)工作方法，能夠做到每年一次對在賬設(shè)備的全樣本清查。總結(jié)經(jīng)驗主要在于在以下三個方面夯實工作，即制度建設(shè)、隊伍建設(shè)以及技術(shù)更新，筆者將其命名為設(shè)備清查工作的“三駕馬車”（見圖1）。

1.制度完善是前提。建立與設(shè)備清查工作相關(guān)的一系列相關(guān)管理制度，具體包括：

（1）明確崗位職責(zé)。明確實訓(xùn)室主任、設(shè)備管理員、實訓(xùn)室技術(shù)維護(hù)人員在內(nèi)的崗位職責(zé)。建立詳細(xì)條例，明確各具體設(shè)備管理工作、辦事流程以及具體應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。

（2）自查普查相結(jié)合。建立二級管理部門的設(shè)備自查、學(xué)校設(shè)備主管部門每年全樣本清查制度。二級管理部門須建立嚴(yán)格的自查工作規(guī)范，要求每周或每月輪替對設(shè)備進(jìn)行清點，清查結(jié)果需記錄在案。這樣做可以及時發(fā)現(xiàn)設(shè)備中條碼損壞、設(shè)備丟失、賬物不符等問題并及時處理。這樣為每年一度設(shè)備主管部門的全樣本抽查掃清不必要的障礙，確保清查工作的有效推進(jìn)。

（3）明確異常設(shè)備辦事流程及相關(guān)制度。建立并完善異常設(shè)備上報處理流程以及儀器設(shè)備損壞丟失賠償實施細(xì)則。對損壞丟失設(shè)備要明確賠償方式、賠償金額的計算以及責(zé)任的劃分和落實。賠償責(zé)任要具體到時間、具體到金額、具體到形式、具體到人。實行分類賠償，明確哪些設(shè)備應(yīng)該實物賠償，對賠償?shù)膶嵨锉仨毞显鯓拥募夹g(shù)要求；哪些可以現(xiàn)金賠償，賠償?shù)慕痤~如何計算。責(zé)任具體到人，哪些責(zé)任應(yīng)該部門承擔(dān)，哪些責(zé)任應(yīng)該具體老師去承受，以上細(xì)節(jié)明確并可操作。

（4）完善相關(guān)配套制度。明確相關(guān)設(shè)備管理制度，如《閑置設(shè)備處置辦法》和《儀器設(shè)備報廢實施辦法》，理順閑置及報廢設(shè)備的處置流程，為設(shè)備的處置建立暢通的通道從而可以得到及時的集中處理。避免因分散在不同部門導(dǎo)致不必要丟失和損毀。

2.人員隊伍的建設(shè)是基礎(chǔ)。聘用長期化：目前設(shè)備管理人員大都兼職，對于高職院校可以根據(jù)不同實訓(xùn)室設(shè)備的特點按設(shè)備總數(shù)配備設(shè)備管理人員。做到因事設(shè)崗、因崗定編、因編定人。并且一旦聘用就要頒發(fā)聘書，讓設(shè)備管理人員對自己的崗位有一個明確的認(rèn)知，這樣可以從某種程度上保持這支隊伍的相對穩(wěn)定性。

培訓(xùn)系統(tǒng)化：職業(yè)技術(shù)院校應(yīng)針對設(shè)備管理人員建立一整套系統(tǒng)的培訓(xùn)體系，使設(shè)備管理人員既要有實際操作技能，又具有一定的管理意識和水平，同時又能在實訓(xùn)室管理過程中不斷發(fā)現(xiàn)問題、總結(jié)經(jīng)驗。具體培訓(xùn)內(nèi)容可根據(jù)需要包括相關(guān)制度、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)、管理相關(guān)知識等，一旦確定就要嚴(yán)格執(zhí)行。

考核制度化：設(shè)備管理人員的考核必須與獎勵績效掛鉤，考核指標(biāo)須明確可操作。這里重點要求清查結(jié)果與考核結(jié)果直接掛鉤。比如，如所分管的設(shè)備在當(dāng)年的清查中出現(xiàn)盤虧的須取消其評優(yōu)資格。此外工作量的計算、考核評優(yōu)指標(biāo)的確定必須可量化、可操作。

3.引進(jìn)清查工具及盤點分析軟件是技術(shù)保證。以深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，目前設(shè)備清查工作主要由四個管理系統(tǒng)支撐，即設(shè)備條碼管理系統(tǒng)、設(shè)備管理系統(tǒng)、條碼掃描系統(tǒng)和盤點分析系統(tǒng)。下面對每個系統(tǒng)的工作原理簡要介紹如下：

條碼管理系統(tǒng)：對所有單價大于等于800元的硬件和軟件設(shè)備在辦理新增入庫的同時均配備一個條碼，這個條碼相當(dāng)于每件設(shè)備的身份證，一物一碼，終身不變。

設(shè)備管理系統(tǒng)：目前深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院采用的設(shè)備管理系統(tǒng)為北化開發(fā)的設(shè)備管理系統(tǒng)WEB版，所有設(shè)備納入設(shè)備管理系統(tǒng)賬中。設(shè)備的所有驗收數(shù)據(jù)均記錄在系統(tǒng)中，設(shè)備的變更處置也可以在系統(tǒng)中實時反映。各分管部分可以隨時登錄查詢本部門在賬設(shè)備，提出設(shè)備異動申請。

條碼掃描系統(tǒng)：深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院為所有在賬超過600件設(shè)備的部門配備掃描槍，部門可以利用掃描槍對其分管設(shè)備進(jìn)行定期掃描。操作簡捷，結(jié)果客觀準(zhǔn)確，可節(jié)省大量的人力和時間。

盤點分析系統(tǒng)：掃描槍盤點完的數(shù)據(jù)導(dǎo)入清查盤點分析軟件。盤點分析軟件的作用就是對槍掃數(shù)據(jù)與賬上的數(shù)據(jù)逐一對照，盤盈、盤虧數(shù)據(jù)一目了然，結(jié)果及時反饋給分管部門，對賬物不符的設(shè)備再進(jìn)行逐一核對，及時處理。

以上系統(tǒng)之間關(guān)系為：條碼打印系統(tǒng)編制并打印條碼，設(shè)備驗收人員在驗收設(shè)備后將條碼貼到相應(yīng)的設(shè)備上。在賬設(shè)備的數(shù)據(jù)從設(shè)備管理系統(tǒng)中導(dǎo)出并安裝到盤點分析軟件中。各分管部門從盤點分析軟件中將本部門數(shù)據(jù)下載至掃描槍中。掃描槍對條碼進(jìn)行掃描，掃描入槍后的數(shù)據(jù)再導(dǎo)入盤點分析軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，得出盤點結(jié)果，見圖2：

以上系統(tǒng)成功實現(xiàn)了條碼打印、設(shè)備日常管理以及設(shè)備盤點、結(jié)果分析的自動化。大大提高了清查速度以及結(jié)果的客觀性、準(zhǔn)確性。

四、仍需進(jìn)一步研究的問題

首先，目前設(shè)備采購管理流程再造研究已經(jīng)成為實際工作發(fā)展的必然趨勢，也成為諸多相關(guān)領(lǐng)域研究者關(guān)注的焦點。筆者認(rèn)為設(shè)備清查這一設(shè)備日常管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)也應(yīng)整合到包括設(shè)備采購、驗收、管理、處置一整套流程中。以深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，以上四個系統(tǒng)仍然相互獨立，數(shù)據(jù)仍存在人為操作的空間。這既增加工作量，同時也無法保證數(shù)據(jù)的完全客觀性。因此，系統(tǒng)之間的整合將是未來發(fā)展的方向，目前深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院正在開發(fā)的數(shù)字化校園設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)就秉承這一理念，設(shè)備從計劃到驗收再到管理、處置均在系統(tǒng)上以流程的形式實現(xiàn)。設(shè)備盤點可以在系統(tǒng)上直接下載數(shù)據(jù)，盤點結(jié)果也必須直接上傳至系統(tǒng)上，分管部門無權(quán)修改結(jié)果，這對設(shè)備管理工作的促進(jìn)是突破性的。

其次，目前所采用的條碼大都是外貼式，在天長日久使用過程中因磨損脫落的情況時有發(fā)生，補貼條碼不僅增加管理人員的工作量也容易在具體操作中出現(xiàn)條碼貼錯串碼的問題。此外，個別設(shè)備如移液器等因面積小無法帖條碼，管狀設(shè)備的凸凹面的設(shè)備條碼無法掃描。為了解決這一問題，目前有開發(fā)商在研制開發(fā)一種芯片嵌入式條碼，在設(shè)備驗收時就將條碼嵌入到設(shè)備表面內(nèi)層，終身不退，這將是未來該項技術(shù)發(fā)展的方向。

總之，設(shè)備清查工作是設(shè)備日常管理工作的中心環(huán)節(jié)，是檢驗設(shè)備管理工作最核心指標(biāo)，高校尤其是職業(yè)技術(shù)院校應(yīng)常抓不懈，發(fā)現(xiàn)并不斷解決問題，將這項工作做好。

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（作者單位：深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣東深圳 518055）

（責(zé)編：呂尚）