淺談企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)信息的有效性管理

摘要：開展標(biāo)準(zhǔn)信息的管理是確保企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作順利開展的重要環(huán)節(jié)，它可以及時地將標(biāo)準(zhǔn)修訂或轉(zhuǎn)化調(diào)整的信息準(zhǔn)確地傳遞給用戶，從而提高標(biāo)準(zhǔn)信息的利用率，最大限度地滿足各類用戶對標(biāo)準(zhǔn)信息的需求。

關(guān)鍵詞：標(biāo)準(zhǔn)信息管理有效性

中圖分類號：P205 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791(2012)02(c)-0000-00

1概述

標(biāo)準(zhǔn)是綜合現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和生產(chǎn)實踐的產(chǎn)物，是一種特殊的技術(shù)文獻，是對重復(fù)性事物和概念所作的統(tǒng)一規(guī)定。其以科學(xué)、技術(shù)和實踐經(jīng)驗的綜合成果為基礎(chǔ)，經(jīng)協(xié)商一致并由主管機構(gòu)批準(zhǔn)，以特定形式發(fā)布，作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)。《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化法》第二條相關(guān)條款對產(chǎn)品從品種、規(guī)格、質(zhì)量、等級到設(shè)計、生產(chǎn)、檢驗、包裝到運輸以及建設(shè)工程的設(shè)計、施工方法和安全要求等各個環(huán)節(jié)都明確規(guī)定了應(yīng)當(dāng)制定統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的要求。因此，標(biāo)準(zhǔn)是生產(chǎn)企業(yè)在設(shè)計、生產(chǎn)和管理等全過程的主要參考和技術(shù)性指標(biāo)，是工程建設(shè)中設(shè)計和施工不可或缺的技術(shù)文件，是判斷產(chǎn)品是否合格的唯一依據(jù)，是市場準(zhǔn)入的通行證。可以說，任何一種產(chǎn)品的制造和檢驗都離不開標(biāo)準(zhǔn)，任何一項工程建設(shè)中的設(shè)計和施工也同樣離不開標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)是質(zhì)量的依據(jù)，質(zhì)量靠標(biāo)準(zhǔn)來保證，沒有標(biāo)準(zhǔn)就沒有質(zhì)量。

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)信息的管理是指對企業(yè)所需要的標(biāo)準(zhǔn)化信息的收集、加工、傳遞、保管和使用等一系列活動的管理。開展標(biāo)準(zhǔn)信息的管理是確保企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作順利開展的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作的重要內(nèi)容，也是開展企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作的基礎(chǔ)。企業(yè)應(yīng)提供必要的財力和人力專用于標(biāo)準(zhǔn)信息的管理，以確保企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)信息工作能夠滿足企業(yè)發(fā)展的需要[1]。

2標(biāo)準(zhǔn)信息有效性管理的必要性

我國的標(biāo)準(zhǔn)是以國家標(biāo)準(zhǔn)為主，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相互銜接配套的標(biāo)準(zhǔn)體系。自《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化法》實施以來，為適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，各級標(biāo)準(zhǔn)之間、同級標(biāo)準(zhǔn)之間互相轉(zhuǎn)換、廢止，變化非常大。特別是近幾年來，為適應(yīng)入世后的市場需要，我國標(biāo)準(zhǔn)化主管機構(gòu)加速了標(biāo)準(zhǔn)的清理整頓及標(biāo)準(zhǔn)制修訂工作，標(biāo)準(zhǔn)的升級替代變化復(fù)雜，有的強制性標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整為推薦性標(biāo)準(zhǔn)，如2002年4月8日國家經(jīng)濟貿(mào)易委員會公告第18號中發(fā)布，廢止58項強制性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和509項強制性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整為推薦性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；有的國家標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如國家發(fā)展和改革委員會公告(2006年第46號) 445項國標(biāo)調(diào)整為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；有的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)又上升為國家標(biāo)準(zhǔn)，如《隔熱耐磨襯里技術(shù)規(guī)范》原為石油化工行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，編號為SH3531-2003，2009年上升為國家標(biāo)準(zhǔn)，編號為GB50474-2008，實施日期為2009年7月1日，而原標(biāo)準(zhǔn)SH3531-2003在2010年2月24日廢止（見<工信部公告 工科[2010]第77號>）。尤其值得注意的是，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化法原“國家專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”整套全部廢止，轉(zhuǎn)化為國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（見國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局<關(guān)于廢止專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和清理整頓后應(yīng)轉(zhuǎn)化的國家標(biāo)準(zhǔn)的通知>1998年12月2日），其中：“1990年以前的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（代號ZB）一共有6000多項”，“從1999年3月1日起，專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（代號ZB）、清理整頓后應(yīng)轉(zhuǎn)化為其他標(biāo)準(zhǔn)的國家標(biāo)準(zhǔn)全部停止按專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和國家標(biāo)準(zhǔn)使用，新制、修訂的標(biāo)準(zhǔn)不得引用以上標(biāo)準(zhǔn)”。

國家質(zhì)檢總局局長支樹平2011年10月14日在北京召開的2011年世界標(biāo)準(zhǔn)日大會上提到，目前我國國家、行業(yè)和地方標(biāo)準(zhǔn)總數(shù)達到9萬余項，如國家標(biāo)準(zhǔn)平均標(biāo)齡從10年減到5年，制修訂周期從4.5年減到3年[2]。

由于一項標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布后，隨著科學(xué)技術(shù)進步，生產(chǎn)和管理水平的提高，需要不斷地修改、補充、代替、確認(rèn)，或者被廢止，這就決定了標(biāo)準(zhǔn)信息與其它文獻信息相比具有一項非常顯著的特征，即標(biāo)準(zhǔn)具有嚴(yán)格的時效性。因此，在收集標(biāo)準(zhǔn)信息時，注重標(biāo)準(zhǔn)信息的有效性是非常的重要。

新的標(biāo)準(zhǔn)代替了舊的標(biāo)準(zhǔn)，面對標(biāo)準(zhǔn)的較大變動，將給用戶執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)帶來許多的困難，在這種情況下，生產(chǎn)企業(yè)如果沒有及時對標(biāo)準(zhǔn)的信息進行有效管理，掌握最新的標(biāo)準(zhǔn)信息動態(tài)，仍然繼續(xù)使用已被轉(zhuǎn)化、廢止或修訂的標(biāo)準(zhǔn)，按照過期失效的標(biāo)準(zhǔn)進行產(chǎn)品設(shè)計、組織生產(chǎn)，那么生產(chǎn)出來的產(chǎn)品就沒有質(zhì)量保證，這樣必然會給使用產(chǎn)品的用戶帶來巨大的隱患，將會對用戶的生命財產(chǎn)和人身安全帶來嚴(yán)重威脅。因此，企業(yè)在設(shè)計、生產(chǎn)產(chǎn)品之前，務(wù)必要對相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的信息進行有效性查證確認(rèn)，以確保所采用的標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)行有效，從而保證產(chǎn)品質(zhì)量。

3企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)信息有效性管理的措施

3.1制定標(biāo)準(zhǔn)信息管理辦法，是實施標(biāo)準(zhǔn)信息有效性管理的基礎(chǔ)

標(biāo)準(zhǔn)信息的有效性管理工作是一項嚴(yán)肅的工作，需要細(xì)心、準(zhǔn)確并為信息的結(jié)果承擔(dān)責(zé)任。對標(biāo)準(zhǔn)信息的有效性判斷，是標(biāo)準(zhǔn)信息管理的一項重要工作，忽視了這項工作，就會給使用標(biāo)準(zhǔn)信息的用戶造成經(jīng)濟損失。因此，為了加強標(biāo)準(zhǔn)信息的有效性管理，保證工程設(shè)計、生產(chǎn)產(chǎn)品的質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)制定適用于本企業(yè)使用的標(biāo)準(zhǔn)信息管理辦法，確定標(biāo)準(zhǔn)的歸口管理部門和負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)信息的獲取、識別、更新并傳遞信息的部門，并規(guī)定企業(yè)各部門各級人員的職責(zé)，層層把關(guān)，職責(zé)分明，確保產(chǎn)品各場所使用的標(biāo)準(zhǔn)是現(xiàn)行有效版本，防止使用失效、廢止的標(biāo)準(zhǔn)而造成產(chǎn)品的不合格，避免不必要的損失。

3.2掌握標(biāo)準(zhǔn)信息發(fā)布渠道，從源頭上對標(biāo)準(zhǔn)信息的有效性進行控制

標(biāo)準(zhǔn)信息的收集渠道應(yīng)該是廣泛而多途徑地進行。目前，我國標(biāo)準(zhǔn)化信息的發(fā)布、出版、發(fā)行的部門是明確而固定的，標(biāo)準(zhǔn)信息工作人員可依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布公告、標(biāo)準(zhǔn)目錄或出版通報、相關(guān)網(wǎng)站等多途徑來收集有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的信息。具體地說就是可通過上級發(fā)文通知、國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會和相關(guān)部委網(wǎng)站以及標(biāo)準(zhǔn)化刊物等途徑獲得相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)威信息，從而在源頭上對標(biāo)準(zhǔn)信息的有效性進行控制。

目前，標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布渠道主要有以下幾種：

1、標(biāo)準(zhǔn)網(wǎng)站：如國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會網(wǎng)站（http://www.sac.gov.cn）、國家工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化信息網(wǎng)（http://www.ccsn.gov.cn）、標(biāo)準(zhǔn)網(wǎng)（http://www.standardcn.com）等。

2、標(biāo)準(zhǔn)出版社：如中國標(biāo)準(zhǔn)出版社（http://www.zgbzcbs.cn）、中國計劃出版社等。

3、標(biāo)準(zhǔn)公告及刊物。如《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布公告》、《中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)備案公告》、《中國標(biāo)準(zhǔn)化》、《國家標(biāo)準(zhǔn)修改、更正、勘誤總匯》及各類標(biāo)準(zhǔn)匯編、單行本等。

3.3標(biāo)準(zhǔn)信息的有效性管理應(yīng)做到“三同步”

標(biāo)準(zhǔn)信息的有效性管理應(yīng)做到“三同步”，即標(biāo)準(zhǔn)信息的收集、標(biāo)準(zhǔn)信息的整理及發(fā)布和標(biāo)準(zhǔn)管理系統(tǒng)的信息更新應(yīng)同步進行。

1、標(biāo)準(zhǔn)信息的收集

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)信息是為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理服務(wù)的，因此，企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)信息工作應(yīng)以能滿足企業(yè)對各級各類標(biāo)準(zhǔn)（包括本企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）的需要為目標(biāo)，采取有效措施，加強標(biāo)準(zhǔn)的信息管理。標(biāo)準(zhǔn)信息的收集首先應(yīng)確定本企業(yè)所需要的標(biāo)準(zhǔn)信息的范圍和對象——常用標(biāo)準(zhǔn)，并編制《常用標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)行狀態(tài)控制清單》，然后根據(jù)常用標(biāo)準(zhǔn)的分布狀態(tài)再考慮建立標(biāo)準(zhǔn)信息收集的有效渠道。

標(biāo)準(zhǔn)信息收集的內(nèi)容包括：標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布、制訂、修訂、更改和廢止等信息。

2、標(biāo)準(zhǔn)信息的整理及發(fā)布

標(biāo)準(zhǔn)管理人員對收集的標(biāo)準(zhǔn)信息應(yīng)及時地進行整理、發(fā)布，以發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)信息所應(yīng)用的效用。

標(biāo)準(zhǔn)信息的發(fā)布要及時全面，以供有關(guān)人員及時了解和使用。標(biāo)準(zhǔn)信息發(fā)布的內(nèi)容包括：標(biāo)準(zhǔn)名稱、標(biāo)準(zhǔn)代號、標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布時間、標(biāo)準(zhǔn)實施時間，標(biāo)準(zhǔn)廢止時間等。標(biāo)準(zhǔn)信息發(fā)布的形式可采取網(wǎng)上發(fā)布電子版和紙質(zhì)版下發(fā)給相關(guān)部門及人員相結(jié)合的方法，定期補充更新局域網(wǎng)上的《常用標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)行狀態(tài)控制清單》，使標(biāo)準(zhǔn)使用的相關(guān)部門或人員可通過多種途徑獲取標(biāo)準(zhǔn)信息，掌握標(biāo)準(zhǔn)信息的最新動態(tài)。

3、標(biāo)準(zhǔn)管理系統(tǒng)的信息更新

標(biāo)準(zhǔn)管理系統(tǒng)的信息更新包括標(biāo)準(zhǔn)管理系統(tǒng)網(wǎng)上信息的更新和標(biāo)準(zhǔn)管理系統(tǒng)庫房標(biāo)準(zhǔn)信息的更新。

標(biāo)準(zhǔn)管理系統(tǒng)網(wǎng)上信息的更新要及時、全面，失效、廢止的標(biāo)準(zhǔn)文本應(yīng)及時從網(wǎng)上清除，同步更新標(biāo)準(zhǔn)檢索目錄，動態(tài)管理網(wǎng)上標(biāo)準(zhǔn)信息，以確保用戶在網(wǎng)上檢索到的標(biāo)準(zhǔn)信息是有效版本。

標(biāo)準(zhǔn)管理系統(tǒng)庫房標(biāo)準(zhǔn)信息的更新主要是對庫存的標(biāo)準(zhǔn)文本實行動態(tài)管理，對失效、廢止的標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)管理人員應(yīng)及時從書架上撤出實物，并相對應(yīng)的做好銷賬、銷卡工作。對失效標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)作銷毀處理，對需保留作存查用的失效、廢止的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)在實物及賬本、檢索卡、借閱卡上分別加蓋紅色“作廢”標(biāo)識章，另行登記和存放，只供查閱，不外借。對匯編本中失效、廢止的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)在相應(yīng)的目錄和正文處加蓋紅色“作廢”標(biāo)識章進行標(biāo)識，以防止失效、廢止的標(biāo)準(zhǔn)的非預(yù)期使用，而造成產(chǎn)品的不合格。

4結(jié)束語

隨著科學(xué)技術(shù)的進步、產(chǎn)品的更新?lián)Q代、新標(biāo)準(zhǔn)的制定、舊標(biāo)準(zhǔn)的修訂或作廢，對標(biāo)準(zhǔn)信息的管理永遠(yuǎn)處于動態(tài)之中，標(biāo)準(zhǔn)管理人員及時、準(zhǔn)確地獲取標(biāo)準(zhǔn)信息并對它進行有效性的管理，可以及時地將標(biāo)準(zhǔn)修訂或轉(zhuǎn)化調(diào)整的信息準(zhǔn)確地傳遞給用戶，從而提高標(biāo)準(zhǔn)信息的利用率，最大限度地滿足各類用戶對標(biāo)準(zhǔn)信息的需求。

參考文獻

[1]陳渭，趙祖明，范桂梅. 標(biāo)準(zhǔn)化戰(zhàn)略與實施——企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系200問［M］. 中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2004：32.

[2]朱立毅.我國國家、行業(yè)和地方標(biāo)準(zhǔn)總數(shù)達9萬余項[EB/OL].［2011－10－14］.