EXCEL函數在工程質量監督中的應用

■ 曾俊輝 Zeng Junhui

0 引言

Microsoft Excel是微軟公司的辦公軟件Microsoft office的組件之一，它可以進行各種數據的處理、統計分析和輔助決策操作，廣泛地應用于工程管理、統計等眾多領域。在此介紹一種以Excel辦公軟件為平臺,以Excel函數為工具,應用于工程質量監督管理的新方法。通過對工程質量監督抽查記錄的管理實例,介紹用該方法自動生成記錄表的編程過程。

1 制作監督抽查記錄表格及臺帳表格

質量監督抽查記錄臺帳的工作表名稱設置為“臺帳”（圖1）。抽查記錄的工作表名稱從“001”開始。這樣做的好處是在臺帳工作表的 “編號” （B列）和抽查記錄工作表“名稱”之間建立關聯，便于在抽查記錄工作表中自動調用臺帳工作表的數據內容。最終實現在臺帳工作表中錄入監督抽查的相關信息，便自動生成所需的抽查記錄表格（圖2 ）。

2 編寫自定義函數實現對抽查記錄工作表名稱的提取

要實現在抽查記錄工作表中自動調用臺帳工作表的數據內容，首先就要提取出當前抽查記錄工作表的名稱，如“001”，下一步才能通過編輯公式來調用臺帳工作表中對應編號“001”的相應內容。

2.1 自定義函數的定義

2.1.1 打開VBA

Excel2003支持VBA編程，VBA是Visual Basic For Application的簡寫形式。VBA的使用可以達成執行特定功能或是重復性高的操作。

執行系統菜單中的“工具”/“宏”/“Visual Basic 編輯器”命令，會打開Visual Basic編輯窗口，在VBA系統中執行“插入”/“模塊”命令，彈出“模塊1”代碼編寫窗口。

2.1.2 編寫自定義函數的程序代碼

在剛才彈出的“模塊1”代碼編寫窗口中，輸入如下代碼：

Public Function ThisSheetName(……) As String

Application.Volatile True

ThisSheetName = Application.Caller.Parent.Name

End Function

代碼編輯完成后保存并退出VBA。

2.2 加載宏

退出VBA，則在工作表中自動添加自定義函數This Sheet Name(……)，其功能是調用當前工作表名稱。但這個函數是以一個宏的形式存在的，要使它能夠有效，必須將EXCEL2003系統的宏安全級別設為中級或低級。在系統菜單中的“工具”/“宏”/“安全性…”對話框中可以對其進行設置。

2.3 自定義函數This Sheet Name()的運用

將圖2所示的工程質量監督抽查記錄工作表“001”中F1單元格的計算公式編輯為“=TEXT(This Sheet Name(……),"0")+2”。 This Sheet Name(……)函數可以得到當前工作表名稱“001”； TEXT(……)函數可以將數值“001”轉換為按指定數字格式表示的數值“1”；“+2”的目的是我們要得到臺帳工作表中對應編號為“001”的第3行內容。所以最終公式得出的值為“3 ”。

3 利用系統函數編輯公式，跨工作表調用所需內容

3.1 實現跨工作表調用所需內容的思路

通過上面的步驟，我們先是得到了當前抽查記錄工作表名稱“001”，然后通過計算調整，得到了對應在臺帳工作表“編號”為001中所需內容的行號“3”，下面將通過EXCEL自帶的系統函數來編輯公式，在抽查記錄工作表“001”中，跨工作表調用臺帳工作表中“臺帳”相應單元格的內容。

3.2 公式的編輯

在抽查記錄工作表“001”中，單擊C4單元格，輸入公式“=INDIRECT("臺帳"&"!"&"F"&$F$1)”。

系統函數INDIRECT(……)的作用是引用括號內字符所指定的單元格的內容。這里的("臺帳"&"!"&"F"&$F$1)指定的位置是臺帳工作表的F3單元格 (臺帳! F3)，即圖1中所示“工程名稱”這一列第三行的內容。公式編輯完成之后，系統會對C4單元格自動計算更新，顯示的結果為“***項目 16#樓”。

按照上述步驟，依次對圖2所示抽查記錄工作表“001”中的E4、C5、E5、A7單元格分別輸入公式“=INDIRECT("臺帳"&"!"&"G"&$F$1)”、“ =INDIRECT("臺帳 "&"!"&"D"&$F$1)”、“ =INDIRECT("臺帳 "&"!"&"E"&$F$1)”、“ =INDIRECT("臺帳"&"!"&"J"&$F$1)”。系統自動計算更新，分別在相應單元格顯示“基礎梁”、“ 16-3～16-6/16-C～16-L”、“ 2011-11-15”、“抽查情況（ 略 ）”。

3.3 對跨工作表調用內容的判斷

對于正在辦理質量監督手續且提前進行介入的工程，由于還沒有質量監督注冊登記號，臺帳工作表中的“質量監督號”可能為空白，如果直接輸入上述公式進行調用，返回的結果是“0”。這會影響到抽查記錄表的后續打印操作。

以圖2所示抽查記錄工作表“001”的B3單元格為例，增加一個系統判斷函數IF(……)對調用值進行判斷，如果調用值為空，則顯示空格。如果調用值存在，則顯示所調用內容。輸入公式“=IF(INDIRECT("臺帳"&"!"&"C"&$F$1)="","",INDIRECT("臺帳"&"!"&"C"&$F$1))”。如果圖1所示臺帳工作表“臺帳”中的C3單元格為空白，則顯示空白。這里調用值為非空格，所以會顯示“WZJ 2011-50”。

4 抽查記錄管理臺帳的運用

通過上述操作，該工程質量監督抽查記錄管理文件制作成功，在實際使用中，只需要在圖1所示的質量監督抽查記錄臺帳即“臺帳”工作表中，在“編號”001對應行輸入“質量監督號”、“抽查部位”、“抽查日期”、“工程名稱”、“抽查部位”、“抽查情況”，在圖2所示的工程質量監督抽查記錄即“001”工作表中，系統便能自動填充相應內容。

以抽查記錄工作表“001”為母表，復制其他工作表，名稱依次為“002、003、004、005…”。這樣一來就能很快地制作好數量較多的抽查記錄。互聯網上還能找到以編號來復制工作表的EXCEL工具，用來復制工作表會更便捷。

5 結語

本文以工程質量監督抽查記錄的管理、自動生成為例，介紹了利用系統函數、自定義函數編輯計算公式的方法和技巧。此外，還可以舉一反三將其運用到整改通知、監督驗收臺帳的管理工作中，對于提高工程質量監督的工作效率具有參考和借鑒作用。