醫(yī)院外事工作的定位與實(shí)踐*

王前 鞠永和 苗木 繆麗亞

外事工作在大型醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展中扮演著越來越重要的角色，通過廣泛、有效的國際交流與合作，實(shí)現(xiàn)在國際范圍內(nèi)人才、信息和技術(shù)的交流與共享，是提高醫(yī)院學(xué)科建設(shè)水平的有效途徑，不僅體現(xiàn)醫(yī)院的核心價(jià)值，更是醫(yī)院提供高質(zhì)量醫(yī)療服務(wù)的有力保障，使醫(yī)院發(fā)展逐步與世界先進(jìn)水平接軌[1]。隨著外事交流活動的日漸頻繁，我們也意識到外事接待工作的重要性。外事接待作為外事工作的重要環(huán)節(jié)之一，將直接影響到外事工作的效果，良好的外事接待對促進(jìn)學(xué)術(shù)交流，擴(kuò)大醫(yī)院國際影響力等方面有著重要的作用。如何有計(jì)劃、有組織地開展外事接待工作，是當(dāng)前醫(yī)院外事工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。本文通過介紹揚(yáng)州大學(xué)臨床醫(yī)學(xué)院在外事接待中的具體做法，分析其成效，并剖析存在的不足。

我院開展外事接待工作的背景

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)療水平的突飛猛進(jìn)，國際間的學(xué)術(shù)交流活動和科學(xué)技術(shù)合作項(xiàng)目越來越多，我們揚(yáng)州大學(xué)臨床醫(yī)學(xué)院的對外交流也日趨頻繁。近五年來，我院接待外賓共計(jì)300余人次，分別來自世界5大洲十幾個國家和地區(qū)，這些來訪人員中不乏世界頂級醫(yī)學(xué)專家，接受外國青年醫(yī)生及醫(yī)學(xué)生短期學(xué)習(xí)50余人次，舉辦各類學(xué)術(shù)會議、專題研討會60余次。通過與國外著名醫(yī)學(xué)專家的交流學(xué)習(xí)，擴(kuò)大了我院的國際知名度，為我院快速提升自身醫(yī)療技術(shù)水平提供了契機(jī)，也為我院的外事接待工作積累了寶貴經(jīng)驗(yàn)。

周總理曾說過：“外事無小事”，我院領(lǐng)導(dǎo)非常重視外事工作，成立了外事辦公室，增加了人員配備，負(fù)責(zé)醫(yī)院外事活動的計(jì)劃、安排，辦理外事活動相關(guān)手續(xù)以及外事經(jīng)費(fèi)的使用管理等相關(guān)工作。由于設(shè)立了專門的外事部門，制定了服務(wù)于整體戰(zhàn)略目標(biāo)的部門目標(biāo)規(guī)劃，保障了外事工作規(guī)劃的順利貫徹實(shí)施。

我院外事接待工作的主要做法

制定外事接待工作制度 為了進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范外事接待工作，提高辦事效率和服務(wù)品質(zhì)，促進(jìn)醫(yī)院國際交流與合作的發(fā)展，根據(jù)國家有關(guān)政策法規(guī)和我院具體情況，出臺了《外事接待管理辦法》。該管理辦法對邀請國（境）外人員來訪的申報(bào)審批程序、接待規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷、組織接待及總結(jié)等方面均做出明確規(guī)定，做到外事接待工作的每個環(huán)節(jié)都有據(jù)可依、有章可循。

積極申報(bào)外國專家需求項(xiàng)目 每年組織相關(guān)科室積極申報(bào)省、市外國專家需求項(xiàng)目，邀請外國專家來院進(jìn)行學(xué)術(shù)交流。2009年至2010年我院成功申報(bào)了19項(xiàng)外國專家需求項(xiàng)目，得到了省、市外國專家局的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)資助50余萬元，經(jīng)費(fèi)包括邀請外國專家的航空機(jī)票費(fèi)、服務(wù)費(fèi)等，我院只需承擔(dān)專家在本院交流期間的食宿、交通費(fèi)等開銷，大大節(jié)省了經(jīng)費(fèi)支出。

制訂詳盡的外事接待計(jì)劃 院主要領(lǐng)導(dǎo)高度重視外事接待工作，多次組織召開相關(guān)部門負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)會，明確分管院長具體負(fù)責(zé)，針對來院交流專家特點(diǎn)，制定詳細(xì)接待計(jì)劃，包括專家的迎送、會見、參觀、宴請、食宿、交通、活動日程、學(xué)術(shù)交流、歡迎和歡送儀式以及陪同人員等。接待計(jì)劃主要由相應(yīng)科室負(fù)責(zé)人及專家組成員一起制訂，由外事辦、人事處、醫(yī)務(wù)處等管理處室協(xié)調(diào)把關(guān)，最后經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)審批，確保了接待工作按部就班的進(jìn)行。

各部門積極配合，做好外事接待工作 外國專家的接待任務(wù)主要由相應(yīng)科室承擔(dān)，包括： 學(xué)術(shù)交流、培訓(xùn)講座、病歷討論、查房、手術(shù)指導(dǎo)等。臨床科室接待外國專家前，做好充分的準(zhǔn)備，事先詳細(xì)了解對方的學(xué)術(shù)背景、研究專長等，保證學(xué)術(shù)交流順暢進(jìn)行，取得了預(yù)期效果。外事辦、人事處、醫(yī)務(wù)處等作為協(xié)調(diào)部門，積極做好跟蹤聯(lián)系與協(xié)調(diào)服務(wù)工作，包括： 食宿安排、車輛協(xié)調(diào)、參觀游覽，以及歡迎、歡送及客座教授聘任儀式籌備等工作。由于文化、氣候條件差異、存在語言障礙等因素，外國專家遠(yuǎn)涉重洋，初來乍到時，人生地不熟，會有不同程度的不適應(yīng)。為此，醫(yī)院特地安排中國同事幫助其熟悉周邊環(huán)境，大到工作環(huán)境、居住條件，小到起居飲食、購物休閑，盡量符合他們的習(xí)慣，滿足他們的需要，使他們身在異國他鄉(xiāng)仍感溫馨而不寂寞[2]。

做好專家經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行和評估總結(jié)工作 醫(yī)院財(cái)務(wù)部門對外事接待工作進(jìn)行了專款預(yù)算，為外事接待工作的順利開展提供必要的經(jīng)費(fèi)保障。計(jì)劃內(nèi)邀請的外賓，接待費(fèi)用按照我院相關(guān)外事接待標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行； 計(jì)劃外邀請的外賓和順訪我院的外賓，經(jīng)費(fèi)需經(jīng)申請、審批后，由醫(yī)院或主管部門負(fù)責(zé)。每一位外國專家，在結(jié)束工作前，相應(yīng)科室會就該專家在院的交流情況做出評估，填寫《外國專家工作評估表》。同時，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)會就我院在學(xué)科發(fā)展、人員素質(zhì)、服務(wù)模式等方面存在的問題聽取專家的意見。通過上述一系列舉措，不僅可以了解外籍專家在我院的工作成績，而且還會從一位外國同行的眼中發(fā)現(xiàn)我院在醫(yī)療實(shí)踐和服務(wù)管理等工作中存在的問題[3]。另外，在專家結(jié)束交流任務(wù)一周內(nèi)，外事部門會及時收集專家基本信息、來院交流時間和內(nèi)容、科室交流相關(guān)資料以及交流專家提出的建議和意見，并總結(jié)成文，為今后外事工作提供借鑒。

我院外事接待工作的主要成效

促進(jìn)學(xué)術(shù)交流，了解學(xué)術(shù)前沿 與外國專家交流主要是以開展講座、手術(shù)演示、技術(shù)指導(dǎo)、查房、病例討論和參與學(xué)術(shù)會議等多種形式進(jìn)行，與外國專家進(jìn)行技術(shù)交流中，在了解學(xué)術(shù)前沿等多方面都取得了良好的成效。如婦科腫瘤專家現(xiàn)場指導(dǎo)“腹腔鏡全子宮切除術(shù)和宮頸癌根治術(shù)”，使我院婦產(chǎn)科腹腔鏡手術(shù)水平更上一個臺階； 口腔科專家?guī)怼皟?nèi)窺鏡技術(shù)用于口腔頜面外科中取頜下腺導(dǎo)管結(jié)石”及“口腔種植牙”等兩項(xiàng)新技術(shù)； 影像科專家?guī)椭以洪_展了“胎兒腦磁共振擴(kuò)散張量成像”、“腦腫瘤動態(tài)對比增強(qiáng)的磁共振成像”和“肝臟病變的1H磁共振波譜成像”等三項(xiàng)新技術(shù)，使本院磁共振診療技術(shù)水平達(dá)到全國領(lǐng)先地位。我們清楚地認(rèn)識到經(jīng)驗(yàn)豐富的外籍專家隊(duì)伍來院工作，對于增強(qiáng)國際競爭力，建設(shè)與國際接軌的高水準(zhǔn)醫(yī)院意義深遠(yuǎn)，他們將為醫(yī)院發(fā)展創(chuàng)造十分有利的條件。

提高了醫(yī)院專業(yè)隊(duì)伍的整體外語水平 在外事接待工作中，一大批專業(yè)技術(shù)人員外語水平有了相當(dāng)程度的提高。目前，大部分科室都已擁有一部分能夠使用外語進(jìn)行交流的專業(yè)技術(shù)人員。外語水平的提高，極大地方便了專業(yè)人員與外界的溝通與交流，有利于他們及時跟蹤和了解國外的最新科研動態(tài)和技術(shù)發(fā)展水平，在一定程度上促進(jìn)了科室整體水平的提高，也為他們在醫(yī)療、教學(xué)和科研水平的提高奠定了基礎(chǔ)[4]。

增進(jìn)了解，加深友誼，擴(kuò)大醫(yī)院的國際影響力 通過與外國專家的交流，不僅了解了對方國家的歷史、文化以及醫(yī)院情況，彼此建立了良好的友誼，為今后的互相交流與開展合作項(xiàng)目打下了基礎(chǔ)。同時，由于國內(nèi)整體醫(yī)療水平的發(fā)展，在某些領(lǐng)域我們已經(jīng)處于世界先進(jìn)水平的行列。在交流過程中，通過實(shí)地參觀、學(xué)術(shù)講座、技術(shù)交流等方式，也使得國外同行們了解到我國的現(xiàn)狀，增強(qiáng)了我方技術(shù)人員的自信心，擴(kuò)大了醫(yī)院在國際上的知名度和影響力。

我院外事接待工作的不足之處

外事接待人員的英語水平和專業(yè)知識有待進(jìn)一步提高在外事接待過程中，主要依靠部分外語水平比較好的人員，而我們接待人員的整體英語水平還有待提高。另外，接待人員的外事接待專業(yè)知識尚不夠?qū)I(yè)，對國外的民族風(fēng)俗和飲食習(xí)慣還不夠了解，外事接待禮儀方面也有所欠缺。所以在今后的外事接待工作中，外事人員不僅要加強(qiáng)外語學(xué)習(xí)，更要學(xué)習(xí)國際背景知識，注重內(nèi)涵建設(shè)，提高自身素質(zhì)，使自己專業(yè)知識夠“深”，非專業(yè)知識夠“廣”，為我院國際化進(jìn)程產(chǎn)生實(shí)際推動作用[5]。

外事交流中缺乏主動交流意識 在學(xué)術(shù)交流過程中，我院醫(yī)務(wù)人員所做的準(zhǔn)備工作不夠充分，所以學(xué)術(shù)交流以國外專家做講座為主，我院相關(guān)專業(yè)人員主要是學(xué)習(xí)和參與討論，不夠主動。在醫(yī)療水平和學(xué)術(shù)研究方面，我們醫(yī)務(wù)人員與國外專家還存在一定的差距，如何利用國外知名專家訪問我院的機(jī)會，更加主動、更加有目的的去學(xué)習(xí)，提高某方面的技能，提高我院的整體醫(yī)療及學(xué)術(shù)水平，是我們今后需要思考和努力的方向。

外事接待工作各環(huán)節(jié)銜接不夠緊密，各部門之間溝通不足外事接待工作不僅有日常生活方面的接待，更有專業(yè)學(xué)術(shù)方面的交流，這就需要各相關(guān)部門緊密協(xié)作。但是，由于我院開展外事交流工作時間尚短，外事工作制度尚不完善，各部門之間的外事工作職責(zé)尚未完全明確，所以在接待工作各環(huán)節(jié)銜接中難免存在一些問題。因此，我們深刻體會到醫(yī)院外事部門要做好各部門的組織協(xié)調(diào)工作，外事人員要從醫(yī)院整體工作出發(fā)，主動熱情，勤勤懇懇，任勞任怨，不計(jì)較個人名利，甘愿為臨床科研一線服務(wù)。

幾點(diǎn)啟示

加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高外事人員外語水平和專業(yè)素質(zhì) 對外交流是醫(yī)院邁向國際化的重要途徑之一，醫(yī)院外事工作是加強(qiáng)學(xué)科建設(shè)和人才培養(yǎng)以及提高整體醫(yī)療水平的重要組成部分，所以要認(rèn)真做好外事接待工作。優(yōu)秀的外事接待人員是確保外事接待工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，定期組織外事人員進(jìn)行外語學(xué)習(xí)和禮儀培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識，提高業(yè)務(wù)能力和自身素質(zhì)，適應(yīng)醫(yī)院快速發(fā)展的需要。

“請進(jìn)來”與“走出去”并重，積極爭取出國培訓(xùn)交流機(jī)會 在邀請國外專家學(xué)者來訪，將前沿的醫(yī)學(xué)發(fā)展及尖端的技術(shù)以專業(yè)講座、學(xué)術(shù)交流、手術(shù)示范等形式與我院的專家進(jìn)行交流的同時，也要利用有效渠道大量組織人員出訪，并尋求適合醫(yī)院發(fā)展方向與特色的合作項(xiàng)目，促進(jìn)醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展。

完善制度，規(guī)范外事接待工作 為快速提升專業(yè)技術(shù)水平，我院與國外著名醫(yī)學(xué)中心、研究機(jī)構(gòu)的交流將日益頻繁。在今后的工作中，我們要不斷完善外事接待工作制度和辦事流程，使外事接待工作各個環(huán)節(jié)制度化、程序化，明確各階段的工作任務(wù)和各相關(guān)科室的相互協(xié)作職責(zé)，提高外事接待工作的主動性、準(zhǔn)確性和自覺配合性。

做好外事工作是醫(yī)院建設(shè)中的一個重要組成部分，也是加強(qiáng)國際間合作，推動醫(yī)院發(fā)展，使之成為醫(yī)院與國際接軌的窗口。良好的外事接待，對外事工作的開展起著舉足輕重的作用。因此，我們要把外事接待作為醫(yī)院外事工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在此項(xiàng)工作中，應(yīng)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、汲取教訓(xùn)，使其更加完善，促進(jìn)醫(yī)院向更高的國際化水平邁進(jìn)。

1 李曉佳，徐白羽. 國際交流工作促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)的作用[J].中華醫(yī)院管理雜志，2008,24(6): 421-422

2 王勁，陳正英.我院做好外事工作的體會[J].中華醫(yī)院管理雜志，2003,19(5):302-303

3 孫曉敏，王家鈴，何超.我院外事管理在醫(yī)院國際合作中的作用[J].中華醫(yī)院管理雜志，2006,22(9):639-641

4 王宇鋒，陳國鈞，全玨平.淺議我院與國外友好醫(yī)院的交流合作[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2009,20(6):36-38

5 南繼紅，崔永強(qiáng).我院外事交流工作實(shí)踐與體會[J].中華醫(yī)院管理雜志，2009,25(7):501-502