基于工作流的高職院校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

朱陽端，周四望，張冬平

(1.湖南大學(xué)軟件學(xué)院，長沙 410082;2.長沙航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院，長沙 410124)

隨著高職教育的不斷發(fā)展，高職院校固定資產(chǎn)不斷增加，有的院校從辦學(xué)初的幾千萬資產(chǎn)增加到幾十億資產(chǎn)。而資產(chǎn)的種類、數(shù)量和價(jià)值不斷增加，固定資產(chǎn)管理中出現(xiàn)的問題也越來越多，特別是在分校區(qū)的辦學(xué)模式下，固定資產(chǎn)形成了規(guī)模大、區(qū)域分散的特點(diǎn)。但這些管理工作都具有相對固定的程序和規(guī)則，許多院校目前在這些工作主要依靠人工完成，存在有很多繁瑣的程序和領(lǐng)導(dǎo)審批簽流程，給工作帶來了很大的麻煩。［1］

工作流管理技術(shù)，作為一門面向過程建模、優(yōu)化、執(zhí)行與監(jiān)控的技術(shù)，開始表現(xiàn)出其強(qiáng)盛的生命力。隨著工作流技術(shù)的發(fā)展，工作流技術(shù)已被廣泛應(yīng)用于辦公領(lǐng)域，如保險(xiǎn)、銀行、法院，同時(shí)還逐漸擴(kuò)展應(yīng)用于工業(yè)和制造業(yè)領(lǐng)域等。［2－3］工作流的概念最初起源于辦公自動(dòng)化領(lǐng)域和生產(chǎn)組織，它主要是一個(gè)將日常工作和日常活動(dòng)的固定程序分解成一系列明確定義的任務(wù)，然后在按照具有一定的固定程序來執(zhí)行這些任務(wù)。這種流程式的管理特點(diǎn)很適合高職院校固定資產(chǎn)管理。

因此，研究一套基于工作流的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，必將大大提高高職院校固定資產(chǎn)管理的辦公效率和管理水平，同時(shí)也使學(xué)校的管理趨于規(guī)范化。

1 基于工作流的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的需求分析

1.1 業(yè)務(wù)需求分析

高職院校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)主要是以建立資產(chǎn)臺賬為基礎(chǔ)，依托學(xué)校的“校園網(wǎng)”將固定資產(chǎn)日常使用、維護(hù)、清理、核算、報(bào)廢等全過程都納入系統(tǒng)管理，方便處理資產(chǎn)的增加、減少、變更、維修、報(bào)廢等的日常管理業(yè)務(wù)，還能完成資產(chǎn)清查、核算以及資產(chǎn)的統(tǒng)計(jì)分析與上報(bào)數(shù)據(jù)等功能，把靜態(tài)的資產(chǎn)管理變?yōu)閯?dòng)態(tài)管理，使資產(chǎn)的增、減、調(diào)撥、折舊、流向等過程處于實(shí)時(shí)受控狀態(tài)，同時(shí)還把資產(chǎn)清查與成本核算考慮在內(nèi)，保證資產(chǎn)管理部門的資產(chǎn)賬與財(cái)務(wù)審計(jì)后的帳、卡、物是一一對應(yīng)的。具體業(yè)務(wù)流程如圖1所示。資產(chǎn)購入(使用)后建立的卡片如圖2所示。資產(chǎn)調(diào)撥業(yè)務(wù)流程如圖3所示。

圖1 固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程圖

圖2 固定資產(chǎn)登記卡片

圖3 資產(chǎn)調(diào)撥業(yè)務(wù)流程圖

1.2 功能需求分析

固定資產(chǎn)管理是學(xué)校管理的重要組成部分，固定資產(chǎn)具有價(jià)值高，生命周期長，難以管理等特點(diǎn)。為了解決這些問題，學(xué)校的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)包括資產(chǎn)增加、報(bào)廢、變更、毀損、借出、歸還、折舊、管理人員設(shè)定、分配使用部門、使用部門變更、資產(chǎn)在部門間調(diào)換、各種報(bào)表打印、組合查詢等。對于每一固定資產(chǎn)，都可以檢查出資產(chǎn)購買計(jì)劃、購入、入帳、投入使用、使用部門、折舊情況、以至退出使用等詳細(xì)的記錄。基于工作流的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，應(yīng)該把分散的管理信息集合起來，按工作流程組合成一個(gè)具有整體功能的管理平臺，具體應(yīng)具有以下功能:

(1)提供資產(chǎn)及設(shè)備檔案管理，支持資產(chǎn)及設(shè)備的增加、刪除、修改、拆分、圖片資料和其他基本的管理，并能進(jìn)行批量更改、借調(diào)、轉(zhuǎn)移、刪除實(shí)用程序操作。

(2)提供資產(chǎn)及設(shè)備借調(diào)、維修和條碼標(biāo)簽管理。系統(tǒng)支持資產(chǎn)和設(shè)備庫存、折舊管理功能，并提供自動(dòng)化的會(huì)計(jì)折舊，可用于部署資產(chǎn)和設(shè)備管理、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)分析等方面。

(3)支持資產(chǎn)信息統(tǒng)計(jì)功能，包括分部門、類別、資產(chǎn)配件、圖片、借調(diào)、傳輸、維修、匯總統(tǒng)計(jì)、月報(bào)表統(tǒng)計(jì)等功能、并支持實(shí)時(shí)模糊查詢的功能。

(4)支持手持條碼機(jī)盤點(diǎn)和手工盤點(diǎn)或混合盤點(diǎn)，大大提高盤點(diǎn)效率及降低盤點(diǎn)成本。

(5)支持自定義的審核流程管理，并為不同的操作角色分配不同的審核權(quán)限。

(6)要能跟蹤更改的固定資產(chǎn)歷史記錄、多用戶權(quán)限管理和部門所屬瀏覽和編輯權(quán)限管理、樹狀資產(chǎn)信息瀏覽，樹狀數(shù)據(jù)字典維護(hù)，智能輸入，備份和恢復(fù)，以及強(qiáng)大的報(bào)表和模糊查詢的記錄功能。

(7)支持資產(chǎn)記錄的批量添加、刪除、轉(zhuǎn)移。記錄復(fù)制新的、動(dòng)態(tài)的打印自定義報(bào)表等，具有操作簡單特點(diǎn)。

2 基于工作流的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

通過前面對高職院校固定資產(chǎn)管理的需求分析，提出系統(tǒng)基于工作流的管理思想構(gòu)建構(gòu)架設(shè)計(jì)，各級用戶通過網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行信息查詢、業(yè)務(wù)辦理;管理的對象涵蓋了學(xué)校各類固定資產(chǎn)，包括房屋及構(gòu)筑物、教學(xué)科研儀器設(shè)備、辦公設(shè)備、后勤設(shè)備、圖書等;通過條形碼標(biāo)簽與讀寫器記錄、采集資產(chǎn)管理對象相關(guān)信息，輕松實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)入庫、盤查、跟蹤、定位;通過對系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)所有資產(chǎn)的增加、驗(yàn)收、處置、分布、調(diào)劑、變動(dòng)、清查、報(bào)廢、統(tǒng)計(jì)、分析、賬目圖表、上報(bào)數(shù)據(jù)等全過程的計(jì)算機(jī)處理。同時(shí)，支持自定義的審核流程管理，并為不同的操作角色分配不同的審核權(quán)限。［4］部門的工作人員使用該系統(tǒng)能夠完成的固定資產(chǎn)的日常管理工作，全面提高了工作效率，實(shí)現(xiàn)信息的自動(dòng)交換、共享、交流和協(xié)作門戶，實(shí)現(xiàn)學(xué)校固定資產(chǎn)管理的網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化。

2.1 系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)設(shè)計(jì)

根據(jù)各業(yè)務(wù)部門的用戶需求和信息技術(shù)的發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢，系統(tǒng)管理軟件采用三層C/S的框架結(jié)構(gòu)，編程語言用 C#編寫，開發(fā)環(huán)境采用 VS 2005，其中協(xié)作門戶和即時(shí)消息采用三層 B/S的框架結(jié)構(gòu)。數(shù)據(jù)庫采用SQL Server2005(也可以是SQL Server2008)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器。客戶端操作系統(tǒng)是 WinXP/Win2000/Win2003/Winvista/Win7。服務(wù)組件是 Microsoft.Net Framework 2.0 Runtime，Microsoft IIS 6.0以上，瀏覽器采用 Internet Explorer 6.0 及以上版本。［5］

圖4 系統(tǒng)架構(gòu)的分層式結(jié)構(gòu)圖

三層架構(gòu)如圖4所示，將應(yīng)用功能分成表示層、業(yè)務(wù)邏輯層和數(shù)據(jù)訪問層三層。對這三層進(jìn)行明確分割，并在邏輯上使其獨(dú)立。表示層負(fù)責(zé)與客戶交互，并將客戶的請求向業(yè)務(wù)邏輯層提交;業(yè)務(wù)邏輯層主要是響應(yīng)表示層的請求，執(zhí)行任務(wù)，從數(shù)據(jù)訪問層提取數(shù)據(jù)，并將數(shù)據(jù)回傳給表示層，本層封裝了應(yīng)用系統(tǒng)的商業(yè)邏輯;數(shù)據(jù)訪問層主要是和業(yè)務(wù)邏輯層交互，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的存儲，維護(hù)和檢索。

2.2 系統(tǒng)部署架構(gòu)設(shè)計(jì)

整個(gè)應(yīng)用服務(wù)部署在學(xué)校網(wǎng)絡(luò)中心機(jī)房的一臺或多臺應(yīng)用服務(wù)器。系統(tǒng)中的Web服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)需要部署一個(gè)或多個(gè)應(yīng)用服務(wù)器組成的群集上。當(dāng)系統(tǒng)應(yīng)用服務(wù)器在服務(wù)器中硬件或軟件發(fā)生故障時(shí)，該服務(wù)器的集群功能將用戶的請求將被重定向到另一臺服務(wù)器群集，以確保重要的應(yīng)用，用戶通過重要應(yīng)用訪問不間斷來保護(hù)系統(tǒng)每天不間斷地訪問24運(yùn)行。

系統(tǒng)用戶直接訪問該系統(tǒng)可以通過校園局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)或VPN專用網(wǎng)來訪問。系統(tǒng)架構(gòu)部署撲拓如圖5所示。

圖5 系統(tǒng)部署架構(gòu)拓樸圖

系統(tǒng)平臺的基礎(chǔ)設(shè)施有:web服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、微機(jī)、條碼識讀設(shè)備、條碼打印機(jī)、操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等;該數(shù)據(jù)庫用于存放系統(tǒng)產(chǎn)生的所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)服務(wù)，并提供各部門固定資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)依據(jù)。服務(wù)器的系統(tǒng)應(yīng)用提供一個(gè)穩(wěn)定，高效的運(yùn)行平臺。

2.3 系統(tǒng)工作流設(shè)計(jì)

2.3.1 新建流程

創(chuàng)建工作流程主要包括:定義流程名稱、工作流的類型、選擇流程三方面。該流程的名稱是用于標(biāo)識流程，例如資產(chǎn)減少(報(bào)廢)流程、資產(chǎn)報(bào)修申請流程;工作流的類型是指固定的流程或自由流程;流程步驟是指該流程具體要經(jīng)過的處理人、部門、要辦理的工作和具體處理的表單;流程文件主要是指在模板庫中選擇流程中所涉及到的文件的模版，例如資產(chǎn)減少(報(bào)廢)表單表單、資產(chǎn)增加(驗(yàn)收)申請表單、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請表單等。

2.3.2 管理流程

(1)修改流程屬性。對己創(chuàng)建工作流的屬性進(jìn)行編輯和修改，包括修改:流程的名稱、流程類型、選用的表單等屬性。編輯流程后可以使用提交來保存。［6］

(2)編輯步驟。步驟也叫活動(dòng)，編輯流程在流程編輯器里完成，流程編輯器(Process Editor)是為用戶提供的一個(gè)流程建模工具，通過可視化的方式建立了各種業(yè)務(wù)流程，并且在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行統(tǒng)一管理。它通過圖形化操作界面，協(xié)助流程規(guī)劃者設(shè)計(jì)符合學(xué)校固定資產(chǎn)管理需求的各類流程，并完成業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)過程中所需的表單、流程變量、條件判斷、參與者設(shè)置等，提供流程發(fā)布工具，支持版本控制。通過與合并后的組織建模，可以很容易地和準(zhǔn)確地選擇參加執(zhí)行每一項(xiàng)活動(dòng)的參與者。

將編輯步驟分為:建新流程－指定開始與結(jié)束節(jié)點(diǎn)－編輯活動(dòng)－各個(gè)活動(dòng)排列好前后邏輯關(guān)系－用流程連接線從首節(jié)點(diǎn)到未結(jié)點(diǎn)－為每個(gè)節(jié)點(diǎn)參與者指定類型及所涉及到的表單－編輯無誤－保存－發(fā)布(自定義發(fā)布版本號，這里是1.0)即可使用，學(xué)院固定資產(chǎn)報(bào)廢管理流程圖如圖6所示。

圖6 固定資產(chǎn)報(bào)廢流程設(shè)計(jì)

這些工作流中的活動(dòng)按照部門的業(yè)務(wù)需求的變化而變化，是一個(gè)可視化的拖拉圖形設(shè)計(jì)模式，讓用戶最簡單，最直觀的方式進(jìn)行業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)、表單綁定，結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)工作流程模式的條件來判斷設(shè)定的流轉(zhuǎn)方向等。如果重組服務(wù)節(jié)點(diǎn)，系統(tǒng)將自動(dòng)按照新的業(yè)務(wù)活動(dòng)的工作流程，來完成的任務(wù)的執(zhí)行順序，無須進(jìn)一步以傳統(tǒng)的方式更改代碼實(shí)現(xiàn)，既方便又直觀，從而大大提高了生產(chǎn)效率。

2.4 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

2.4.1 系統(tǒng)登錄

打開系統(tǒng)客戶端后，系統(tǒng)會(huì)首先提示用戶登錄。通過下拉菜單可選擇分配好的用戶(后勤管理處對各資產(chǎn)管理用戶通過后臺分了相應(yīng)的用戶)進(jìn)行登陸，默認(rèn)初始密碼是123456，登陸后可以通過系統(tǒng)進(jìn)行修改。另一種方式是，通過選擇記住密碼，以后每次啟動(dòng)客戶端將自動(dòng)使用默認(rèn)同戶名與密碼登陸，從而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)登陸，如圖7所示。

圖7 登陸系統(tǒng)的界面

2.4.2 固定資產(chǎn)調(diào)拔(可以批量移交)

以固定資產(chǎn)調(diào)拔為例，依據(jù)調(diào)撥業(yè)務(wù)流程(見圖3)設(shè)計(jì)的工作流程第一步，先二級單位資產(chǎn)管理員進(jìn)入系統(tǒng)，選擇要調(diào)撥的資產(chǎn)記錄后點(diǎn)“批量移交”。填后好接收部門的信息后“保存”，如圖8所示。

圖8 批量調(diào)撥單

2.4.3 后勤管理處固定資產(chǎn)管理員審核調(diào)撥

按照系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作流程，后勤管理處固定資產(chǎn)管理員登錄系統(tǒng)可以對調(diào)撥固定資產(chǎn)進(jìn)行審批。由于這兩件調(diào)撥固定資產(chǎn)價(jià)值大于5萬(如果小于直接按“審核確認(rèn)”完成調(diào)撥的審核操作)，需交由主管院領(lǐng)導(dǎo)審批，所以這里選擇“院領(lǐng)導(dǎo)審批”按鈕，彈出院領(lǐng)導(dǎo)審批對話框，填寫完成后點(diǎn)“提交”按鈕，上交給院領(lǐng)導(dǎo)審批，如圖9所示。

圖9 提交院領(lǐng)導(dǎo)審批單

2.4.4 領(lǐng)導(dǎo)審批調(diào)撥

按照系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作流程，由于這兩件調(diào)撥固定資產(chǎn)價(jià)值大于5萬，院領(lǐng)導(dǎo)使用自己的系統(tǒng)賬號登錄系統(tǒng)，選擇“審核管理”，點(diǎn)“審核確認(rèn)”完成審批調(diào)撥。這里還可以“反審核”可以對已審批的記錄進(jìn)行反審批，如圖10所示。

圖10 領(lǐng)導(dǎo)審批操作界面

2.4.5 相關(guān)工作流程

在工作流程的執(zhí)行過程中，紅色節(jié)點(diǎn)為當(dāng)前的活躍節(jié)點(diǎn)。每當(dāng)完成一項(xiàng)審批或其他操作就會(huì)執(zhí)行下一步，直至流程結(jié)束，如圖11－13所示。

圖11 調(diào)撥工作流程第一步

圖12 調(diào)撥工作流程第二步

圖13 調(diào)撥工作流程第三步

每個(gè)活動(dòng)節(jié)點(diǎn)都必須設(shè)定對應(yīng)的活動(dòng)域，活動(dòng)域即為所掛接的表單，對應(yīng)表單中的固定資產(chǎn)屬性那些是可操作的，那些是不能操作的，可以對這些屬性進(jìn)行添加和刪除，確定之后在流程過程中對應(yīng)的表單里的有些屬性就為可以操作狀態(tài)。

3 結(jié)束語

高職院校不斷的發(fā)展，固定資產(chǎn)管理形成了資產(chǎn)的種類多、規(guī)模大、區(qū)域分散等特點(diǎn)。通過對某高校固定資產(chǎn)管理的研究與分析，闡述了基于工作流的高職院校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。解決固定資產(chǎn)登記和報(bào)賬時(shí)往返于多部門之間的煩瑣過程，從而規(guī)范高職院校的固定資產(chǎn)管理的流程，提高院校資產(chǎn)管理部門的管理水平。

［1］任兩品.基于工作流的高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)研究［D］.武漢:武漢理工大學(xué)，2005.

［2］廖揚(yáng)振.基于工作流的倉庫備用物料信息管理系統(tǒng)的研究與設(shè)計(jì)［D］.武漢:武漢理工大學(xué)，2011.

［3］付白音太.基于工作流的烏海學(xué)院后勤固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［D］.沈陽:東北大學(xué)，2009.

［4］趙文，胡文蕙，張世餛等.工作流模型的研究與應(yīng)用［J］.軟件學(xué)報(bào)，2003，(6).

［5］Workflow Management Coalition.Workflow proeess definition Interfaee－XML process definition language［R］.Newyork:Workflow Management Coalition，2000.

［6］PETKOV S，OREN E，HALLER A.Aspects in workflow management［R］.Galway:DERI，National University of Ireland，2005.