辦公自動化系統的現狀及發展趨勢分析*

劉藝琴

(云南廣播電視大學傳謀與信息工程學院，云南昆明650223)

辦公自動化作為一個術語是由D·S哈特于1936年首先提出的，在我國，辦公自動化OA這一術語是在1985年首次辦公自動化規劃討論會上提出的。辦公自動化是以先進的科學技術、信息技術、系統科學、行為科學以及管理科學為支柱的一門綜合性技術，體現了多學科相互交叉、相互滲透性。它將現代化辦公工具和計算機網絡結合起來，充分提高了生產效率、工作效率、管理效能、并能輔助決策的信息化系統，它使得辦公業務更加規范化和標準化。

一、辦公自動化系統發展現狀

隨著計算機技術的迅猛發展、網絡的快速普及以及硬件價格的不斷下降，計算機已經成為人們工作和生活的必需品，人們已經習慣利用計算機進行日常事務處理，在這種條件下，辦公自動化系統也得到了快速的發展，經歷了第一代以公文處理、檔案管理為中心，第二代以工作流模式為中心，第三代實現淺層次的、局部的協同的過程。辦公自動化系統在很大程度上充分提高了生產效率、工作效率、工作質量，實現了無紙辦公。但在發展的同時，也發現其存在著不少問題。

(一)安全性差。當今的辦公自動化系統一般是利用操作系統和數據庫提供的安全機制對用戶權限進行控制和管理;在網絡的連接處安裝防火墻和隔離設備，對重要的數據采用加密技術;在用戶桌面安裝防病毒軟件。對于處理秘密、機密甚至絕密信息的辦公系統而言，這些安全措施遠遠不足，系統還很容易遭到黑客和病毒的人侵，傳輸的數據也可能被截取、篡改。

(二)工作流定義不靈活。工作流是OA最核心的功能，也是對傳統辦公模式的一種挑戰。工作流是指將文件或業務流程進行自動化處理，它能夠使多個參與者之間按照某種預先定義的規則進行任務的執行。例如擬辦人的文件需要經過科長—＞處長—＞校長三層審批，只需定義好工作流后，擬辦人點擊發送，文件自動流轉到科長審批，科長審批之后自動流轉到處長審批，處長審批后又自動流轉到校長審批，校長審批完成后又自動流轉到發文者手里，這樣不僅加快了公文的流轉速度，同時還可以減少經辦人來回奔波尋找相關領導的苦惱。目前很多辦公自動化軟件的工作流模塊不能由用戶自行定義，這樣工作流就無法適應業務的發展變化。

(三)信息孤島、應用孤島。當前，大型、中型的企事業單位或者商業單位都擁有多套信息管理系統，比如高校一般會有財務管理系統、人事管理系統、學生管理系統以及OA辦公自動化系統等，這些系統往往各自為政，系統之間無法相互銜接、系統中的資源無法共享，隨著人與人之間、部門與部門之間的業務流程日益復雜，孤立的系統使得信息的更新變得非常復雜，甚至會導致不同系統上信息的不一致性。

(四)系統設計華而不實。目前很多辦公自動化系統設計追求多功能化，將所有功能模塊集中在一起，希望能夠解決任何企業、事業以及商業單位的所有問題。這樣做往往導致系統非常復雜，用戶學習困難、使用不便，并且系統實用性差，最后的結果是大部分功能閑置不用。

(五)C/S結構導致維護成本的提高。目前很多OA系統仍然采用C/S結構，C/S結構要求用戶安裝客戶端軟件，一旦客戶端軟件中病毒或者軟件升級，每一位用戶都需要重新安裝客戶端軟件，導致維護成本的提升。現在的OA系統正在由C/S結構向B/S結構轉變，B/S構架使得用戶界面完全通過WWW瀏覽器實現，一部分事務邏輯在前端實現，但是主要事務邏輯在服務器端實現。形成使用者、WWW服務器、數據庫服務器的三層結構。B/S結構利用不斷成熟和普及的瀏覽器技術實現了原來需要復雜專用軟件才能實現的強大功能，方便了使用，節約了開發維護成本，是一種全新的軟件系統構造技術。B/S模式突破了傳統的文件共享及C/S模式的限制，實現了更大程度的信息共享，任何用戶只要通過瀏覽器即可訪問數據庫，從而克服了時間和空間的限制。B/S架構不僅在操作易用性方面表現出色，而且使軟件的維護和更新也變得異常輕松簡單，當軟件需要維護升級的時候，只需要對服務器作相應的維護升級就可以了，客戶端不需要做任何工作，就可以使用升級后的系統，因而能節省開支，提高效率。

二、辦公自動化系統發展趨勢

隨著計算機信息技術、網絡技術以及管理科學的發展，OA也要不斷的發展以適應業務以及技術發展的需求。最終OA系統將會脫胎換骨，全新的“智能型OA”成為未來的發展方向，OA將更關注組織的決策效率，提供決策支持、知識挖掘、商業智能等服務。

(一)協同化。隨著各企事業單位信息化的發展，單位的獨立信息管理系統越來越多，信息的頻繁更新會導致多系統的同步更新越來越難，信息的共享要求越來越高，所以多系統的協同集成化勢在必行。

(二)平臺化。開放、易用的平臺使用戶可以根據自己的業務需求將不同的功能模塊組合起來，搭建最適合自己的辦公自動化系統。OA系統的使用離不開軟件廠商的技術支持和服務，特別是定制開發的OA項目后期系統維護工作量大，往往需要專人在場，大大增加了維護的成本，最終用戶和軟件廠商都難以長期承受，而平臺化的OA系統在穩定性、性能、安全性、擴展性等方面比傳統OA都有很大的提高，其維護簡單、便捷，由于使用了標準和規范，對特定技術人員的依賴程度低，特別是平臺可以進行遠程服務支持，響應速度快，大大的降低了維護的成本。因此平臺化是OA發展的必然趨勢。

(三)移動化。通過MAS服務器的方式與客戶的原OA系統進行耦合，為客戶提供基于無線網絡的訪問。隨著網絡移動用戶的增多，要求辦公自動化系統可以在任何時間、地點進行公文處理、郵件提醒、信息查詢、日程管理、審批文件、上傳下載、安排日程等操作，這樣可以有效地改善辦公環境、簡化機構之間的溝通方式、實現遠程移動辦公，可以在很大程度上提高辦事效率。

(四)業務化。OA系統將不再是一個純粹用于行政辦公的軟件，而是越來越多的和客戶的業務管理相結合。例如通過對綜合數據庫信息進行分析、比較、處理，從這些數據中挖掘出潛在的知識信息，為用戶提供決策支持和商業智能分析。

(五)云安全。通過大量客戶端對網絡中軟件的異常行為進行檢測，獲取互聯網中木馬、惡意程序的最新信息，推送到服務器端進行自動分析和處理，再把病毒和木馬的解決方案分發到每一個客戶端。云安全的策略是：使用者越多，每個使用者就越安全，因為大量的使用者可以覆蓋互聯網的每個角落，只要某個網站出現新木馬病毒，就會立刻被截獲。

(六)知識驅動。以知識管理為核心理念，建立知識和角色的關聯通道，讓合適的角色在合適的場景、合適的時間里獲取合適的知識，充分發掘和釋放人的潛能，并真正讓企業的數據、信息轉變為一種能指導人行為的能力。

辦公自動化系統在我國經歷了30年的發展，其性能得到了極大提升，功能得到不斷完善，操作性越來越簡便易用，用戶數量也在呈數量級增長。但在發展的同時也存在著不少問題，其安全性、信息孤島、應用孤島等問題仍待解決。OA的發展不僅需要IT工作人員的不斷努力，同時也需要管理人員的支持和使用者的努力，徹底改變原有的工作方式，完全使用計算機進行文件審批等操作，確實會在一些領導和工作人員之間產生疑問和抵觸情情緒，因此OA的發展也需要大家思想觀念的轉變。OA不僅能簡化繁雜的工作流程，提高工作效率，降低管理成本，提高管理效能，還能使單位管理工作在科學性、規范性、民主性等方面提升到更高層次。

［1］徐軼．辦公自動化的發展［J］．赤峰學院學報，2011，(9)．

［2］張衛．企業OA建設現狀及發展趨勢［J］．辦公自動化(綜合月刊)，2008，(9)．

［3］段立，劉藝，尹迪，王昕曄．辦公自動化解決方案及應用剖析［M］．北京:二機械工業出版社，2003．1－69．