淺談科研檔案管理工作

謝 虹

（省婚姻家庭研究所 黑龍江 哈爾濱 150001）

科研檔案顧名思義就是主要包括在科研實踐活動中形成的各種形式和載體的原始記錄材料。

在科學技術日新月異的發(fā)展形勢下，隨著檔案法規(guī)的頒布，逐步建立、健全了科研檔案管理體制，完善了科研檔案的收集、整理、立卷歸檔工作，改變了科研檔案管理落后于形勢的被動局面。但是，科研檔案在面向市場、為經濟建設服務的過程中還存在著科研項目材料不完整、不系統，特別是缺少一些關鍵性的技術材料等問題，影響其開發(fā)利用。本文就此分析了原因，探討了應采取的對策。

一、科研檔案收集工作中存在的問題

（一）重成果性材料，輕過程性材料，原始性材料歸檔較少

科研檔案可分為成果性材料、依據性材料和原始性材料。在科研檔案材料歸檔過程中，成果性、總結性、鑒定性材料較多，而在研究實驗階段形成各種載體的原始記錄、實驗報告、計算數據、設計文件、圖紙等重要的原始性材料卻很少。許多珍貴的原始材料遺失或者仍保留在個人手中，嚴重影響了科研檔案的系統性和完整性。

（二）一般性材料多，關鍵性技術材料少

科研成果水平的核心材料是關鍵性技術材料，它是科研人員在科研過程中解決技術難題、進行技術創(chuàng)新的寶貴資料。這些技術材料體現了該項科研成果的新思想、新概念和新方法，它的歸檔保存和利用價值遠遠高出一般性材料。但在歸檔的材料中，一般性材料多，關鍵性技術材料少，嚴重影響了科研檔案的開發(fā)和利用。

（三）紙質材料多，其它載體的材料少

描述一種物理現象和記錄各種信息的方式，不只是用紙張，還可使用軟（磁）盤、磁帶、光盤、照片、錄像帶，等等。然而，在歸檔材料中，紙質材料多，其它載體的材料少。加強其它載體材料的收集，是形勢發(fā)展的需要，也是檔案工作者義不容辭的責任。

（四）歸檔材料不規(guī)范，復印件較多

有的科研人員缺乏檔案意識，用“三色筆”書寫，有的人用規(guī)格不統一的紙張書寫，有的聲像檔案聲音不清，圖像不明。有的原件份數有限，只好向檔案部門移交復印件。這些不規(guī)范的材料給科研檔案的管理和保護帶來了困難，嚴重影響了科研檔案的壽命。

二、產生問題的主要原因

科研材料的專業(yè)技術性強、內容復雜、來源渠道分散、載體類型多樣等，是造成上述問題的客觀原因。主觀原因則有以下三個方面。

（一）科研人員檔案意識不強

有些科研人員只重視科研項目的研究和成果的報獎，卻忽視了科研材料的歸檔工作。片面地認為前者是自己的本職工作，后者是檔案人員的事，不能積極主動地配合檔案人員做好科研材料的歸檔工作：有些科研人員認為，科研成果是自己辛勤勞動的果實，形成的科研文件材料屬于自己，留在手中理所當然；有些科研人員認為，將科研材料交到檔案部門后，今后查找麻煩，利用很不方便；有些科研人員對檔案部門的功能和職責不了解，擔心將科研材料交給檔案部門后，有些關鍵性的計算數據、技術訣竅、技術秘密一旦泄露出去，將造成很大的經濟損失，因而將關鍵性技術材料留在手中，只交一般性的材料；還有的科研人員在平時的科研工作中，不重視科研材料的積累和保存，使得一些原始的、有價值的材料散失，特別是在科研項目研究周期比較長、涉及人員多、范圍廣的情況下，這種現象更加嚴重。

（二）科研經費的來源渠道拓寬

隨著科研體制改革的深入，科研經費的來源渠道拓寬了。科研經費的來源除國家財政撥款外，有單位自籌、國外資助、科技貸款，等等，這種科技投入的方式必定給科技檔案的收集增添了難度。

（三）科研檔案管理人員素質不高

科研工作是專業(yè)性很強的工作，在其整個活動過程中形成的檔案材料也具有很強的專業(yè)性。面對門類繁多的科研檔案，檔案人員在收集的過程中會遇到許多矛盾。多數檔案管理人員缺乏科技專業(yè)知識，對科研檔案形成的規(guī)律、科研工作環(huán)節(jié)或工作程序也缺乏足夠的認識和了解，使得一些重要的關鍵性技術材料散落在科研人員手中，以致科研檔案收集不完整、不系統，影響了科研檔案為經濟建設和科技進步服務的效能。

三、應采取的對策

（一）加強宣傳，提高科研人員的檔案意識

科研材料的收集工作僅靠檔案人員單方面的努力是難以完成的，還需要科研人員的理解、支持和配合。要做到這一點，關鍵是要提高科研人員對檔案工作的重要性、必要性和嚴肅性的認識，增強檔案意識。首先，要向科研人員廣泛深入地宣傳《檔案法》，并組織他們學習一些有針對性的法律條文，增強法制意識，使他們認識到，將科研材料毫無保留地交給檔案部門是自己應盡的責任。科研成果雖然凝聚著科研人員辛勤勞動的汗水，但也有國家的援助。科研材料應屬于國家財富，不能據為已有。

（二）提高科研檔案管理人員自身素質，努力搞好科研檔案收集工作

在政治上，要具有全心全意為人民服務的思想。對檔案工作要有強烈的事業(yè)心和高度的責任感，對工作認真負責，嚴格執(zhí)行科研檔案管理制度及有關的法律法規(guī)，要有嚴格的保密觀念和法制意識，自覺維護黨和國家的機密。

在業(yè)務上，要認真學習檔案學、檔案管理學、檔案保護技術學、檔案編篡學等基本理論，學習與自己工作緊密相關領域的知識，學習文學、歷史學、情報學以及政治、經濟、法律、外語等，學習計算機、系統工程等方面的知識。只有提高了自身素質，科研檔案管理人員在工作中才能變被動為主動，把好數量和質量關。

（三）科研管理人員、科研人員和檔案人員密切配合，共同搞好科研檔案收集工作

科研管理人員應充分認識到，科研檔案工作是科研管理工作的一個組成部分，應將科研檔案工作納入科研管理、生產管理和成果管理工作之中，責任落實到業(yè)務部門和科技人員。要做到科研工作與檔案工作“四同步”，即：科研管理人員在布置科研計劃時，布置科技文件材料的歸檔要求；在檢查科研計劃執(zhí)行情況時，有檔案人員參與檢查科技文件材料積累情況；在科研成果鑒定時，有檔案人員參加鑒定會，審理科研材料是否完整、準確、系統；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核時，有檔案部門同時出具專題歸檔情況證明材料。這樣把管理體系、制度和計劃納入科技管理后，科研檔案收集工作就能得到保證。

搞好科研檔案收集工作，確保案卷質量，是關系科技成果能否迅速轉化為生產力、為經濟建設和科技進步服務的一個必要前提，也是管理的一項重要內容。只要科研管理人員、科研人員和檔案人員密切配合，共同努力，一定能開創(chuàng)科研檔案的新局面。