土地檔案管理中的信息化建設

陳瑞萍

柳州市國土資源檔案管理中心，廣西柳州 545001

土地檔案是國土資源管理部門在土地資源開發、利用的過程中形成的一系列的文字、圖表、音像等資料，記載了土地資源開發、利用的全過程，包括土地調查、土地勘測、土地登記、土地規劃、土地承包、土地流轉、土地糾紛解決等內容，其可分為地籍管理檔案、建設用地檔案、土地監督管理檔案、土地利用規劃檔案等?？茖W、高效的管理土地檔案，有助于土地資源的合理開發與利用。但是，隨著經濟的不斷發展，國土資源的利用和開發工作也越來越多，土地檔案數量及管理難度也急劇增加。傳統的管理方式已經無法滿足現在現代土地檔案管理的需求，檔案材料的檢索困難，無法共享，難以更新等問題都要求土地檔案的管理要借助現代信息技術來完成。本文對此進行了研究。

1 當前土地檔案管理信息化建設中存在的問題

1.1 對土地檔案作用的認識不足，不重視信息化的建設

土地檔案的管理不能直接的產生經濟效益，而且費時、費力，導致領導者的檔案管理意識薄弱，檔案管理的價值常常被忽視，工作上敷衍了事。部分領導對檔案作用的認識不足，沒有把土地檔案管理工作放在其應用的高度來抓，檔案管理的信息化建設就更無從談起。

1.2 檔案管理人員的信息技術水平有待提高

近年來，土地檔案管理工作的重要性愈發凸顯，部分國土資源管理部門開始重視信息化建設，實施土地檔案的數字化管理。但由于部分年齡偏大的工作人員信息技術水平較低，難以在段時間內適應新的檔案管理模式，應用計算機管理土地檔案的效率甚至低于傳統方式，數字化管理模式受到排斥，降低了土地檔案信息化建設的速度。

1.3 硬件設施和軟件資源欠缺

土地檔案的信息化管理需要借助良好的計算機硬件和軟件系統的支持，目前，部分基層部門設備陳舊老化、配置較低，使得國土資料歸檔、儲存處于尷尬的境地。另外，由于電子檔案管理理論的不成熟，目前國內研制的檔案管理軟件呈現出一些問題：1）多是單機版的電子檔案管理軟件，支持網絡環境的不多；2）軟件的開發平臺、工具比較陳舊；3）多是針對某一特定種類檔案的管理，不具備通用性；4）多是對已經歸檔的檔案進行管理，忽略了歸檔過程的自動化；5）多是對紙質檔案的計算機輔助管理，由于電子文件有不同于紙質文件的特性，所以電子文件的計算機管理應有不同于紙質文件計算機管理的方法，其系統管理的數據、工作流程、功能等都將有所改變[1]。軟件功能缺陷或不夠人性化難以滿足土地檔案管理數字化管理的需求，給信息化建設帶來了一定的困難。

2 信息化建設在土地檔案管理中的實現對策

2.1 強化檔案意識，健全各項規章制度，建立檔案管理的長效機制

土地檔案管理是土地資源開發和利用的依據。各級領導應重視、關心、支持檔案工作，進一步提高檔案工作重要性的認識，一是要加強檔案宣傳，做好《檔案法》和《檔案法實施辦法》等法規的宣傳，讓檔案工作的重要性深入人心；二是要加強對檔案工作的領導，切實把檔案工作列入年度工作計劃和領導工作的職責范圍，及時分析研究解決檔案工作遇到的問題，并把檔案工作列入本部門年度考核范圍，為檔案事業發展創造一個良好的內部環境[2]。

土地檔案管理是一項政策性很強的工作，需工作人員嚴謹對待。各級土地管理部門，應根據檔案收集、整理、保管和利用，按照《土地管理檔案暫行規定》制定相應的規章制度。建立檔案立卷歸檔制度、檔案保密制度、檔案管理制度、檔案鑒定銷毀制度。明確檔案人員崗位職責，量化檔案管理工作，制定考查、考評辦法，考核、監督檔案管理人員，以期提高工作效率，完善檔案管理。

2.2 加強檔案人員隊伍建設

土地檔案管理工作的關鍵是有一支優秀的隊伍。造就一支既懂專業技術，又具有現代化管理水平的復合型檔案管理專業人才隊伍，是提高現代化設備應用水平的重要途徑[3]。所以，檔案員不僅要熱愛自己所從事的檔案管理工作，更要具有細心、踏實的工作態度，同時，還要掌握一定的信息技術水平，熟練操作檔案管理軟件。鑒于目前檔案管理人員年齡相對較大，計算機水平較低，使用軟件進行檔案管理時難免不便。所以，應抓好不同層次管理人員的電腦知識與技術的培訓，運用多種培訓方式，使檔案人員盡快掌握檔案立卷歸檔工作流程和檔案目錄輸入進一步規范，提高檔案工作效率。在業務上多多交流，逐步提高計算機操作水平，盡快適應時代發展的需要。

2.3 加強基礎設施建設，開發或引進先進的檔案管理軟件

信息化管理離不開些基本的軟硬件設施，因此國土資源部門應該加大投入，為土地檔案實現信息化管理創造一些基本條件，而不能因為土地檔案管理部門目前不產生較大的經濟效益就舍不得投資[4]。計算機的普遍應用，使得土地電子檔案數量大幅增加，相應的管理方法也需要改變，之前的硬件設備和粗放的管理模式都已經不能滿足土地檔案資源現代化管理的需求。這就需要提高計算機硬件水平，添置高性能的服務器和終端設備。更重要的是要結合土地檔案管理實際工作開發或引進與之相適應的檔案管理軟件，如專業的土地檔案管理信息系統，全面推動土地檔案管理信息化建設。

3 結論

加強檔案管理信息化建設，提高檔案管理水平，促進土地檔案信息共享，指導土地資源高效的開發和利用，這不僅需要檔案管理人員具有嚴謹的工作態度，更需掌握一定的計算機水平，熟練操作相關軟件，這樣才能保證土地檔案資料的有效利用。

[1]李慧玲.GIS技術在檔案管理中的應用[J].軟件導刊，2011，10(4)：13-14.

[2]張珍.土地檔案管理存在的若干問題及對策[J].老區建設，2008，6：23-24.

[3]張湟.土地檔案管理應注重現代化[J].信息廣場，2002，6：56-57.

[4]彭湘蓮，翁春菊.淺談土地檔案信息化管理[J].浙江檔案，2003，7：32.