分析我校檔案管理工作現狀及對策

郭 明 齊園園 唐 亮 李 靜

（滄州醫學高等專科學校 河北 滄州 061001）

隨著我校教育事業的飛速發展，教學、科研和行政管理工作對檔案工作提出了更高的要求。為更好地為學校提供檔案服務,必須進一步提高檔案工作的質量和效率,本文將對我校檔案管理工作的現狀進行分析探討。

1 目前我校檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 檔案管理體制不合理、制度不健全

隨著學校的發展，傳統的檔案管理體制已經不再適用于現今的檔案工作，原來確定的歸檔范圍和保管期限,也已不能適應當前教學改革和發展的需要。因此學校急需建立科學、高效的檔案管理體系，以適應檔案現代化管理發展的需要。

1.2 館藏結構不平衡

黨政文書、紅頭文件多，科技、教學、基建等業務檔案少；紙質檔案多，音像、電子、實物等特殊載體的檔案不足；共性檔案多，特色檔案少。同時，原來一些應該收集歸檔的檔案材料沒有及時歸檔，漏歸現象嚴重，造成大量珍貴檔案缺失。

1.3 檔案編研滯后

檔案編研是一項沙里淘金的工作，是對檔案信息的二次開發，具有較強的目的性，可以提供更有效的服務。而這一點恰恰是我們的弱項。隨著學校的升格、發展，由于日常工作繁忙、人員的更換和緊缺，導致沒有時間進行深入的調查和精心的策劃，因此導致檔案編研滯后。

1.4 檔案室技術設備落后

由于種種原因,我校在利用各種先進的現代化技術設備進行館藏資源建設、提供檔案信息服務等方面比較落后。沒有實現檔案電子化掃描，也沒有實現以網絡為依托的信息共享，大大制約了檔案利用率。

2 改善我校檔案管理工作的對策

2.1 加強檔案資源運用的宣傳工作，提高相關人員對檔案資源的重視性

相關部門應該運用校報及校園網等傳媒手段對檔案資源運用的作用及所產生的社會效益和經濟效益進行廣泛的宣傳，讓人們從潛意識中就加強對檔案資源的重視，并通過強大的宣傳還能加強相關領導對檔案資源管理的重視，從而改善檔案資源管理及運用工作中的不足，這也有利于檔案資源相關工作人員使命感及責任感的提高，并且更加認真地投入到檔案資源的管理當中，充分地提高檔案資源的運用。

2.2 建立完善的檔案管理制度及監督機制

檔案管理工作中應該根據實際的工作情況，制定完善的檔案管理制度，檔案管理隊伍再優良，但沒有相應完善的管理制度進行規范，那也是很難發揮其優越性的，只有完善的管理規章制度才能讓管理人員的工作能夠有法可依、有章可循，俗語說，無規矩不成方圓，對于一個工作單位更是如此，而且完善的檔案管理制度能夠最大程度的保障檔案資源的完整性，以免檔案資源的泄露及丟失現象的發生。[1]

2.3 建立健全權責分明的檔案管理網絡

完善的檔案管理網絡，是把好檔案工作質量關的保障。高校的檔案管理網絡，應設四個層次。一是院校分管檔案工作的領導，其職責是經常聽取檔案工作匯報，確立檔案工作的發展目標，研究解決檔案工作中存在的困難和問題。二是明確主管部門 （綜合辦公室）。主管部門主要職責是統籌規劃，協調學校檔案工作。三是綜合檔案室，（有條件的重點院校，還應設立檔案館），其職責是對各類檔案進行集中統一管理和提供利用，并對各部門文件材料的形成積累和整理歸檔進行監督指導。四是各部門專（兼）職檔案員，負責本部門形成的各類檔案材料的收集整理和按時移交，同時由一名部門負責人分管監督。檔案管理網絡及其職責，應通過院校檔案管理辦法或管理制度固定下來，逐步做到“三納入”四“同步”，即納入學校計劃和規劃，納入規章制度，納入有關人員的職責范圍；在布置、總結、檢查、驗收各項工作的同時，布置、總結、檢查、驗收檔案工作。

2.4 嚴格實行部門立卷制度,切實提高各部門專（兼）職檔案人員的業務素質

只有在檔案材料的形成部門進行日常立卷,才能使各種文件材料完整,從質量上來講,可以說是一個關鍵的環節。而如果都完全依靠檔案室來立卷,往往有些文件材料已錯過了收集的時機而不可彌補了。目前部門立卷歸檔制度在我校沒有很好地實行，主要原因是專（兼）職檔案人員業務不熟、對歸檔工作的重視不夠，不能完整、及時地按照要求立卷。對專（兼）職檔案員來說，必須要有系統的檔案基礎理論和專業知識，要做到一點，必須加強檔案崗位培訓和學習，不斷提高業務素質。

2.5 保證歸檔按時、完整、規范。由綜合檔案室抓落實，確保各部門歸檔材料的按時、齊全和規范

這需要綜合檔案室經常給予各部門檔案員業務指導，必要時要請專家指點；各部門檔案員也要經常與綜合檔案室溝通交流，不斷學習。

2.6 加強檔案資源運用工作中的保管與防護

檔案資源原本就是為廣大師生的運用進行服務的，因此檔案資源一般是開放式管理的，在檔案資源的開放中，就需要檔案資源管理者做好以下基本工作。首先檔案資源應該做好副本的管理工作，并不斷地對副本進行完善，并且檢索工具應該科學，途徑具有多樣化，從而形成比較科學的檢索體系；檔案資料卷的質量應該比較優良，這樣在使用過程中損壞性才比較小；檔案資源的開放運用過程中還應加強監控力度，以保證檔案資源的安全，可以運用現在的高科技及網絡工具進行管理。

2.7 加大投入，改善檔案室設施條件，將檔案工作數字化，逐步實現信息共享

隨著科技發展和辦公自動化水平的提高，大量電子文檔與有用的數字信息應運而生，建設數字檔案館是高校檔案發展的必然趨勢。檔案實現數字化以后，可以使檔案的查閱效率大大提高，也更有利于重要檔案的保存。當數字檔案形成一定規模以后，我校還可以建立數字檔案的目錄檢索、全文檢索、授權訪問系統，通過校園網、英特網提供檔案利用服務，充分發揮其信息優勢。通過公布、開發部分歷史檔案文獻，傳播學校悠久、燦爛的歷史文化，真正體現“信息數字化，傳輸網絡化，館藏超時空化，服務在線化，利用者足不出戶便可查閱有關的目錄、索引和全文”，實現檔案信息的共享。將我校檔案工作推上更高的水平。

［1］許莉莉.試析檔案資源的管理與運用[J].辦公室業務，2012（4）.

［2］賈桂玲.隱蔽工程檔案管理存在問題與對策分析[J].中國科技博覽，2011(7).

［3］郭璇.淺談項目工程電子檔案管理與安全利用[J].廣東科技,2011(16).