科學發展觀在管理醫院檔案中的思考

宋 靜

（山東中醫藥大學附屬醫院 山東 濟南 250014）

在院領導的帶領下組織全院職工學習實踐科學發展觀，解放思想，開拓創新，找準檔案工作與當前實踐活動的結合點，促進醫院物質文明、政治文明、精神文明協調發展，努力推進我院檔案又好又快發展。

1 改變檔案服務理念

1.1 與時俱進：醫院檔案管理應與時俱進，轉變服務理念，從舊的傳統觀念中解放出來，實現檔案工作從自我封閉向對外開放轉變，從被動服務向主動服務轉變，從默默無聞向有聲有色轉變。過去，由于認識上的差距，對檔案管理缺乏科學的開放的管理方式，檔案提供者處于一種被動地位，檔案利用者和檔案提供者之間缺少相互溝通的環節，檔案的作用不能充分有效發揮，利用率不高。因此，檔案利用要放寬服務理念，面向全院職工，不能局限在依申請而提供，而是要主動服務，注重利用者的評價和反饋，不斷提高服務效率。

1.2 以人為本：醫院檔案管理應以人為本，體現個人特色，積極主動地進行材料的收集、整理和利用工作，采取新的管理模式，為利用者提供獲取信息的最佳途徑。文書檔案為醫院各類人才的錄用、考核、競聘、培訓等工作提供了真實、可靠的信息資源，提供了公平的用人環境。因此，檔案材料的內容需要及時補充個人每一階段的真實面貌，包括：體現個人特色的內容，如業務能力、醫風醫德、學術論文等考核材料；體現醫療技術水平的工作項目，如新技術開發、新手術項目、疑難雜癥的治療和研究、同上級醫院的合作等。

2 推動檔案信息化建設

隨著醫院辦公自動化程度的日益提高，傳統的“手工操作”和“重保管、輕利用”的工作模式，已經不能滿足醫院檔案管理工作的需要。醫院檔案信息化程度的高低，直接影響到檔案資源的開發利用。所以應盡快實現醫院檔案的數字化管理，充分利用院內局域網和辦公自動化網絡系統，實現全院檔案管理網絡化。

3 加強檔案法制建設

3.1 目前檔案法制建設存在的問題有：檔案法制意識淡薄。少數領導不重視，認為檔案是沒用的廢紙，不能產生經濟效益；醫護人員對檔案認識得很少，不懂得檔案有什么作用；有些領導不把檔案交到檔案室，視為私有；專業隊伍水平不高，檔案人員變化頻繁，新手又不愛學習業務，難以完成檔案工作。

3.2 加強檔案建設的方法：開展公關活動，取得領導重視，科室支持；建立強有力的制度，實行領導負責制；廣泛宣傳，強化醫院領導干部和醫護人員的檔案意識，讓他們知道檔案不僅是醫院管理工作的重要環節，還與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關；利用院刊、局域網宣傳檔案法律法規，讓檔案意識深入人心；樹立檔案工作的好典型，宣傳檔案為醫院發展建設所起的重要作用。

3.3 加強檔案法制建設的做法：組織全院職工學習《檔案法》和相關法律法規，增強職工的法律意識，加強檔案安全管理，防患于未然；在全院范圍內開展自查自排和組織監督檢查相結合，建立完善的有效預防機制；檔案庫指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度：保衛科檢查員每月對檔案庫檢查一次，節假日前檢查一次，并對檔案庫、辦公用房進行不定時抽查；檔案員每周對檔案庫房、防盜門窗鎖、配備設備、電器等自查一次，并做好檢查記錄；夏季雨水天氣，檔案員每天檢查一次檔案庫，做好檔案防潮、防霉工作，陰雨天氣開空調除濕或放入干燥用品；晴朗的天氣開窗透風，有效地控制檔案庫房溫濕度，確保檔案得到安全妥善保管。嚴格執行檔案收集、保管保密、借閱、庫房管理等各項規章制度。建立檔案管理負責制，明確職責。檔案的調閱、移出、銷毀等嚴格經過領導審批，按規章手續辦理。完善設備設施，建立檔案人員參加樓房項目驗收，大型設備開箱驗收等工作管理機制，強化建設項目文件材料的收集。強化對實物、音像、電子文件收集、采集和整理歸檔，明確歸檔范圍、保管期限和歸檔時間的要求。做好各門類檔案材料的收集、整理、歸檔等工作，確保檔案的完整和安全。

在我院深入開展學習科學發展觀活動中，領導特別重視活動中文件材料的收集歸檔工作。學習科學發展觀活動檔案主要有領導講話、會議記錄、照片、總結等方面的文件材料，真實記錄了我院深入學習實踐科學發展觀，推動我院科學發展的工作歷程。檔案部門按照檔案管理的有關規定做好了文件材料的收集、整理和歸檔工作，保證相關文件材料的齊全和完整。

4 提高快捷服務能力

加強檔案管理，提高服務能力和水平，不斷創新和發展，更好地為醫院提供服務。檔案管理人員制定了文書、會計、科技等特種科室的檔案歸檔范圍，使其更加具有操作性。如院內大事記、組織機構沿革、職工大會章程、職工大會記錄、院領導會議記錄、黨支部會議記錄等，并達到規范化的要求。我院檔案管理采用了紙質檔案和電子檔案并存的方法。一方面對收集的各類材料采用傳統的裝盒管理，按檔案柜順序號存放。卷盒背脊處貼有標簽，注明目錄號、件號，每盒放人歸檔文件目錄表，查閱利用比較方便；另一方面用電腦管理，電腦打出歸檔文件目錄，裝訂成冊并建立案卷目錄。檔案室實現了電腦輔助檔案存儲、檢索、統計、編輯、借閱、打印等功能，為檔案的利用提供了高效快捷的服務。

5 強化檔案隊伍培訓

針對科室檔案整理長期存在的科室領導及兼職檔案員歸檔意識不強，對檔案工作重視不夠，歸檔不及時，整理的案卷不規范等問題，院領導明確提出了對科室兼職檔案員進行集中培訓，再分別指導的要求。由專職檔案員講解檔案基礎知識，業務操作技能，然后在專職檔案員的指導下進行分類、整理、蓋章、排號、裝盒等實踐操作，同時對計算機管理數碼照片進行了培訓。經過幾次實踐操作，兼職檔案員的業務技能得到了明顯提高，清除了檔案整理長期存在的問題，檔案工作隊伍有了顯著的增強。

6 認真履行管理義務

檔案人員在檔案管理工作中，認真履行職責。加強對檔案管理、統計、利用、保護、保密等工作。隨時對文件材料進行收集、分類、整理、歸檔，保證歸檔文件材料的完整。檔案員應具有強烈的責任心和嚴格的工作態度，定期對檔案庫房進行安全檢查，牢記“檔案安全重于泰山”，才能消除安全隱患。檔案工作人員要以科學發展觀為指導，保持積極迸取、奮力拼搏的精神，堅守職業崗位，加強專業知識的學習，刻苦鉆研業務，努力成為既有豐富檔案管理經驗，又能熟練掌握現代化信息技術的檔案管理人才，使檔案工作能夠在為全院建設和經濟發展服務中發揮更加積極的作用。

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［2］林紅.醫院圖書與檔案管理整合[J].當代醫學,2010(36).

［3］徐斌.淺析醫院檔案管理工作的現狀與對策[J].經營管理者,2011(1).