有效推進檔案信息化建設的對策

黃宏毅

（泉州臺商投資區管理委員會財政局 福建 泉州 362000）

檔案信息化建設指的是在國家檔案管理部門的統一規劃和領導下， 將現代化信息技術全面應用到檔案管理活動中，對檔案信息資源進行數字化管理和使用。 加快檔案信息化建設指的是加快實現檔案信息資源的數字化、 標準化、系統化、網絡化的過程，其核心是檔案信息資源建設，基礎是現代信息技術，目標是社會能夠充分利用檔案信息資源。 檔案信息化引起檔案管理模式的轉變，以前的管理模式注重檔案實體保管和利用，現在的模式注重檔案信息的數字化存儲和提供服務。 信息化建設成為檔案業發展的必然趨勢，檔案信息越來越成為經濟與社會發展必不可少的重要組成部分。雖然檔案管理者擁有越來越現代化的軟硬件平臺， 但云計算、掌上移動電腦等技術要素的變革，加之公眾服務機構職能的轉化，他們依然面臨著艱巨的、長期的任務，因此需要采取有效的措施，全方位的推進檔案信息化建設。

1 統籌規劃，突出重點，加強宣傳

在檔案信息化建設中， 要努力破除存在的認識誤區，在堅持以利用為中心的原則上，認真充分地考慮檔案利用需求和特點， 通過與本單位信息化工作發展水平結合來開展工作。 要從本單位的實際出發，注重實效，堅決摒棄形式主義，追求投資效益，從而充分發揮信息化工作的效用。 檔案信息化建設不僅應重視量，更應重視的是質，在檔案信息化建設中，檔案館應始終以實用作為其原則，在對館藏目錄進行數字化處理的基礎上，還要有選擇性的對館藏檔案進行全文數字化，注重信息服務特色內容和獨特形式的發掘，憑借自己個性的信息服務來滿足社會的需求，從而使自己的信息具有“唯一性”，那么，當利用者面對龐大的信息體系時，更有可能點擊你的網站。 為了給利用者提供更加優質和高效的服務，本單位在充分考慮利用者需求的基礎上，有必要把館藏信息資源有機地連接成一個整體，加工成專題的、有序的和系統的信息。 通過多種途徑，使社會檔案意識和檔案工作者的信息化意識得到提高，更加重視信息化給檔案工作帶來的壓力和挑戰，加深對實施信息化帶動策略的理解。 各檔案館要重視檔案信息化建設， 將其作為檔案業務工作的一項重要內容，并且將其融于業務監督指導、目標管理、執法監督等活動中去。

2 納入發展規劃，增配軟硬件設施

在配置與檔案信息化相適應的軟硬件設施方面，要合理投入財力。 當前，各級政府是各級檔案部門財力的主要來源，各檔案部門應重視“三網一庫一站”和電子文件管理項目的申報，盡最大的努力使檔案信息化成為本地政府信息化建設總格局和檔案事業發展總體規劃中的一部分，在積極爭取資金支持的同時，保持適當的資金投入增長比例。 一是為了緩解檔案信息化建設資金不足、供需矛盾等問題，依據國民經濟增長幅度，加強對檔案信息化建設資金的投入力度；二是認真對待檔案信息化建設的立項工作， 爭取財政部門的支持， 使檔案信息化建設需要的經費被納入本級財政經費預算； 三是為了更加統籌合理地使用檔案信息化建設資金，需要施行信息工程監理機制，加強對相關項目的前期研究和可行性論證。

3 加強檔案信息標準化和規范化建設

檔案信息化的發展和應用都需要相關標準規范的支持，因此有必要逐步完善檔案信息化標準規范。 檔案信息化標準規范主要構成部分是管理性標準規范、技術性標準規范和業務性標準規范。 其中，管理性標準規范重點在于對電子文檔信息進行管理，包含計算機安全法規標準以及數字檔案信息資源合法化確認標準等；業務性標準規范主要是對檔案文件信息化處理的規范，包含電子文檔的標準及管理規范；技術性標準規范指的是電子文檔數據存儲、壓縮、數據交換、數據加密、水印技術和系統軟硬件設施技術標準規范等。 檔案信息化標準規范的制定和實施， 是檔案信息化建設工作的需要，有利于提高其工作質量和效率。 若要實現館藏檔案信息化，應當遵守規范性原則，制定相應的標準、規范和法規，如數據處理標準格式、信息輸出標準、字符內部編碼標準以及數據交換標準。 通過完善相關標準規范，才會實現傳統介質檔案數字化和數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作的有序化、標準化和規范化，避免出現重復建設、各自為政、互不兼容等情況。

4 建立有效的檔案信息安全保障體系

安全保障是檔案信息化建設的前提，信息化建設只有在此前提下，才能真正地實現價值。 為了確保管理系統和數據的安全、可靠，防止檔案信息丟失泄密，應當把檔案信息安全擺在突出位置。 特別是電子文檔因其容易傳輸與擴散，更需要加倍保護。 實現檔案信息化的安全可以從以下三方面進行。 首先，檔案部門應嚴格遵守《計算機信息系統保密管理暫行規定》、《檔案法》 等相關法律法規， 逐步完善安全管理體制，認真落實信息安全責任制度，制訂完備的信息安全應急預案，加強對信息安全人員、系統管理人員的培養、監督與考核，確保檔案信息系統安全。 其次是分層權限控制，采取必要的安全防范措施，提高對計算機、網絡硬件設備和軟件系統的管理，加快構建檔案館局域網絡安全保障系統；同時為了保證數據安全，盡量采取脫機備份，管理員的指紋識別，密鑰管理等有效措施來加強數據庫管理；最后是為了提高全員的信息安全意識，防范、打擊計算機與網絡犯罪，需要大力開展信息安全和信息法制教育。

5 建立一支高水平的信息開發和管理隊伍

隨著檔案信息化的不斷發展，對檔案工作人員的綜合素質和能力提出了更高的要求。 檔案工作人員要具備完善的專業知識，可以擔當起信息資源的開發和利用工作。 在人才的培養和發展方面，要注重以人為本，尊重人才，培養一批管理型、技術型和復合型信息化建設人才，從而建立一支高水平、高素質的檔案管理隊伍。 一是調整人才結構，挑選出具有專業理論知識和技術特長的人才進入到檔案隊伍中，使檔案管理隊伍得到優化組合。 二是加強業務培訓，檔案工作現代化不僅僅在于工作人員原有的知識和水平，更取決于其知識的補充和更新速度。 因此應該對在職人員進行在職培訓或通過外出深造等各種形式的再教育，鼓勵拓寬個人知識面，尤其是要接受有關計算機技術、網絡技術、數字化技術、現代管理技術、信息管理技術等知識的培訓，為檔案管理的現代化和信息化建設奠定基礎。 三是開展總結交流活動，及時發現工作中遇到的問題，取長補短，相互借鑒，從而提升實際工作能力。 四是完善創新人才激勵機制，為了提高人才對工作的滿意度和激發人才的活力和創新能力，需要制定一系列優惠措施，如工資報酬的正常增加、帶薪休假等，從而建立一支穩定的，高水平、高素質的信息開發和管理隊伍。

6 結束語

有效推進檔案信息化建設， 在思想方面要足夠重視，加強宣傳；在行動方面要采取積極的措施，增配軟硬件設施，不斷加強檔案信息標準化和規范化建設，建立有效的檔案信息安全保障體系和建立一支高水平的信息開發和管理隊伍。

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［2］劉濤.談談檔案工作的“有為”與“有位”[J].科技咨詢導報,2006(14).

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