人文學院實驗中心檔案資料發展模式的探索

吳桂齡

（北京林業大學人文社會科學學院實驗中心 中國 北京 100083）

0 引言

人文院實驗中心檔案是心理、法學兩系專業教師和實驗室技術管理人員從事科學研究和實驗管理所留下的歷史記錄和經驗總結，是評價實驗中心發展建設管理水平及實驗教學質量的重要依據。也是自2004年至今實驗中心在實驗教學實驗室管理和發展建設多年形成的具有保值價值的聲像、文字、圖表一體的資料，它是衡量實驗教學水平和實驗教學質量的杠桿。隨著教學的不斷發展和實驗中心經費逐年的遞增，實驗中心在學校和院領導的支持下，教學條件得到了改善。從實驗場地到儀器設備都在不斷的提升和完善。由此，實驗室功能的不斷拓展，實驗教學內容也與日俱增。這里從人文實驗中心實驗教學檔案的特點、內容、管理中論述規范化管理實驗中心實驗教學檔案資料的必要性和重要性，為各項評估提供及時、詳細、真實、準確的信息和數據。

1 實驗中心檔案特點及重要性

實驗中心檔案材料是指實驗中心建設過程和完成實驗教學任務、科研任務中收集的原始檔案資料。檔案資料的收集要緊緊圍繞實驗中心建設需要，按實驗教學任務要求，及時建立包括：音像、文字、圖表、數據等相關的資料，并保證實驗中心在運行過程中搜集的原始信息和資料能真實完整、有效的反映和記載實驗中心建設和實驗教學的歷史發展，真正起到歷史考證作用。根據人文實驗中心法學、心理兩個系：12個實驗室、200萬儀器設備賬目、每年36門課程、約164個實驗項目、550學時實驗教學的實際情況，并針對中心檔案的內容廣泛、形式多樣、收集周期長的特點。系統的建立了實驗中心檔案，這對實驗中心的整體發展起到非常重要的作用，具體體現在教學、科研、管理水平；教學改革和實驗室管理經驗；儀器設備性能狀況的反饋；科學規范的實驗室建設和管理等方面.

2 實驗中心檔案建設內容

實驗中心檔案是指在中心建設、教學、科研、管理、儀器設備及社會服務等各項活動中形成的具有保存價值的各項資料。針對實驗中心檔案覆蓋面廣的特點，為了更好地管理、查詢和使用，將檔案資料具體分為以下幾類。

2.1 實驗中心建設檔案

國家教委和學校有關實驗室工作的法規文件及人文學院實驗中心制定的各項規章制度；法學、心理兩系實驗室科研、教學管理辦法和管理實施細則，實驗中心安全與環境管理制度；工作條例，崗位職責等文件資料。實驗中心建制審批文件、實驗中心發展建設與改革文件、實驗中心簡介、實驗中心人員隊伍情況、實驗中心設置及用房情況、實驗中心分布圖表等。

2.2 實驗教學及學科建設檔案

2.2.1 實驗教學資料檔案：實驗室承擔的實驗教學計劃、實驗教學大綱、實驗教材、實驗指導手冊及參考用書、學生實驗報告、教師實驗記錄。實驗課表、實驗完成情況統計、實驗中心實驗課程總匯表、實習情況記錄、實驗項目開出情況統計等相關材料。

2.2.2 實驗教學輔助檔案：法學專業的中華法典、法制庭審案例等；心理專業的心理測量資料、影視人物心理分析電子資料等。

2.2.3 學科建設資料檔案：實驗室的各類科研項目申請書及項目審批件、各實驗室建設規劃、實驗室建設論證、改革方案及實施計劃、預約項目實驗申請、向上級部門報送的實驗室中心工作的各種報告、報表或數據；評估報告等相關支撐材料。

2.2.4 科研資料檔案：主要包括實驗研究論文題目、刊物名稱和級別，論文獲獎情況;科研項目和課題，科研成果等資料。

2.3 儀器設備管理檔案

儀器設備管理是實驗室檔案中最重要的部分，主要包括儀器設備預購申請和準購審批回執；訂購儀器設備協議或合同書；大型精密儀器設備論證報告；固定資產及非固定資產賬目；低值耐用品及消耗材料帳。儀器使用說明書和全套隨設備附帶的文字聲像資料；安裝、調試記錄及保修單或卡；中心實驗設備匯總表。帶有儀器設備使用人簽寫姓名、使用日期、實驗室名稱、使用用途、儀器使用狀況的實驗室及儀器設備記錄；儀器設備借用申請及借用記錄、記載儀器設備故障及維修保養記錄（維修單位名稱、維修人、更換零件名稱、維修經費等）。

2.4 實驗中心日常管理檔案

日常運行日志及工作總結、實驗值班記錄、安全檢查記錄、各種（聲像、紙質）資料借用記錄、賠償登記等相關的資料。

3 實驗中心文檔管理措施

自從實驗中心創建到現在，本人平著多年來工作的實際經驗認為，實驗中心檔案管理應具體做到以下幾個反面：

3.1 數據的真實、一致性

根據實驗中心以上檔案內容較多、范圍廣、數據變化快的特點，就需要在實驗中心建設、實驗教學及科研數據收集時，要本著對所有產生的數據仔細的核實、收集中的各項數據要認真落實、上報的數據要實事求是的態度，切忌通過憑空虛構、推測想象來編造數據。如實驗中心基本情況、實驗項目情況、實驗類型與屬性、實驗學時數與實驗人時數、實驗教學計劃與完成率情況、實驗設備使用率和實驗開出率實驗中心資產（卡、物、帳）明細等各系列數據的統計都要做到相符，使所有收集的數據在歸檔資料中保證它的真實、一致性。

根據以上檔案資料的內容及特點進行實驗中心檔案建設有利于對各類資料分門別類的管理，更利于收集、整理、保存和利用。只有讓這些在實驗教學、科研開發實踐中自然形成的具有保存價值的歷史記錄，具備它的原始性、真實性。才能保證檔案資料的可信度及其真正的利用價值。

3.2 規范實驗教學檔案管理

實驗中心規范化管理首先要有科學的規劃，建立切實可行的各種規章制度。根據實驗中心實驗課程較多，實驗場地緊、實驗人員不足，實驗內容靈活多樣的特點。務必對心理、法學兩系實驗課表進行匯總、保存管理，根據實驗課表做好相應課程準備工作，保證實驗教學課程順利進行。這樣不僅使實驗中心工作有條不紊的進行，也便于了解兩個專業實驗教學開展狀況。還可以提供真實有效的資料[1]。另外在實驗教學檔案管理方面，首先要求教師提前安排好實驗課程內容，并提前通知相關上實驗課的班級學生實驗的地點、時間和要求等方面的信息。其次，實驗管理人員由教務處下發的心理、法學兩專業課表中擬定出實驗中心綜合實驗課表進行保存，特殊情況調課停課要有審批表并保存原始的變動情況記錄，根據兩個專業課表提前做好實驗準備，確保實驗教學順利進行。實驗中心綜合課表管理，不僅使實驗教學工作井然有序的進行，還可以保留和提供原始、有效資料。更是實驗中心資料建設和管理中不可或缺的重要組成部分。作為學生實驗報告是反應學習態度、學習效果的唯一原始資料。因此每個實驗項目結束后，學生應完成實驗報告的撰寫。同時教師應填寫實驗記錄，實驗記錄是記載教師完成實驗課程項目、實驗效果的真實體現，以便于教師進行經驗的總結和教學方法的改進。實驗課開出情況表便于了解實驗項目開出情況、實驗開出率等方面的信息，是實驗教學資料管理的重要組成部分。期末實驗課程結束后，對實驗報告和實驗記錄及實驗課開出情況表進行核對、仔細填寫每項欄目內容，確保實驗報告和教師記錄內容一致、實驗課開出情況準確無誤后進行封存，保證實驗教學資料的完整性。

實驗室實驗設備使用表，能給我們提供詳細的儀器設備完好狀況及實驗室利用率和使用情況等信息，也是實驗教學的保障措施。另外，儀器設備借用、實驗相關資料借用、儀器設備損壞處理情況、儀器設備維修、實驗室預約使用登記等。以上資料全部實行嚴格的登記管理制度，目的是能及時的了解借出的儀器使用狀況和實驗課程進行情況等，這些記錄給今后的科研及教學工作帶來很大的方便和選擇性。[2]也便于做好儀器設備的管理工作。

3.3 注意資料收集 、科學管理文檔資料

建立齊全的文檔資料，可以分析、控制、調節、反饋實驗室的工作情況[3-4]。實驗中心發展運行中自然形成的文檔資料，能充分反應實驗中心整體工作狀況。隨時搜集、整理文檔資料是實驗中心教學科研管理一項細致、且長久的基礎工作。因此，通過多種形式廣泛收集實驗中心工作過程中所產生的各類原始資料之外，對于實驗中心建設相關的專業性強管理資料要特別注意收集。結合實驗中心檔案特點，應從編制、分類、編號、歸檔留存等方面規范管理。除傳統的手工、紙質資料的收集外，還要運用現代化的技術實行電子文檔資料的收集，如：軟件、光盤、磁盤及數據庫等，對有些量少而零亂的資料也要盡量集中成體系進行收集。此外，在管理上不能僅局限于紙質文檔的管理，應采取紙質文檔和電子文檔雙重保存的形式進行管理，傳統的紙質文檔管理向科學的計算機管理轉變已成為檔案管理發展的必然趨勢。因此我們要充分利用計算機管理的優點：（1）存儲信息量大；（2）保密性強；（3）節省時間、耗材；（4）壽命長；（5）查找方便、快捷等。這些優點大大提高了文檔資料的利用和文檔資料管理的工作效率。在文檔資料管理中還要注重課件、圖片、改進、自制用具、實驗儀器、實驗方法等相關實驗教學資料的收集，實行計算機統一管理，并定期整理，使電子文檔要與相應的紙質文檔狀態保持一致性、連續性，確保時效性，才能最終達到使用目的。所以，文檔資料管理應由過去的收集、整理、存檔逐漸向為教師學生利用、開發、提供服務進行轉變，利用計算機網絡傳遞實驗中心教學、科研、儀器設備相關資料信息，真正達到實驗中心教學科研信息資源共享。

4 結語

實驗中心作為教學科研的重要基地，發展運行過程中不斷產生大量原始且珍貴有效的資料，如何用現代化的管理手段，進行檔案資料的管理、完善資料歸檔對實驗中心是至關重要的。隨著實驗中心教學課程的增加、實驗水平的提高、科研項目的不斷發展。作為實驗中心管理人員，更要重視檔案資料的管理，針對實驗中心的發展狀況和特點進行不斷的完善檔案資料，特別要注重平時各種有關實驗教學、科研資料的收集、整理，需要紙質保存的要分類裝訂成冊，可利用計算機管理的要充分利用現代化管理方法，實行計算機統一管理。目的是合理的開發實驗中心文檔資料、信息資源，全面為實驗中心科研教學管理工作提供服務。

［1］王蘭芳,于振洋.淺談高校實驗室文檔資料的管理[J].實驗室科學,2009,2(1)：153-155.

［2］李程,何愛桃,陳新,等.規范高校實驗室檔案管理探討[J].山西醫科大學學報：基礎醫學教育版,2006,6(3)：318-319.

［3］鄭文謙.高等院校實驗室建設與管理探析[J].開發與教育,2003,(4)：36-37.

［4］高琴,于江.普通高校實驗室文檔資料的管理[J].防災科技學院,2006(4)：126-127.