淺談水利工程檔案的整理

程偉麗 劉秀賢 魏 萍

（東平縣水利局 山東 東平 271500）

1 水利工程檔案的重要性

水利檔案是一代又一代水利人在改造山河、治水興利的社會實踐中逐步積累起來的成果和經驗，它是水利工作的歷史見證，是水利建設的參考依據，是水利科研的可靠資料，也是向水利干部群眾進行宣傳教育的生動素材，更是水利發展歷史和水利工程施工人員活動的真實記錄和寶貴財富。

水利檔案是水利工程管理、運行、維修養護等技術工作決策、設計的重要依據，對水利工程的安全運行和充分發揮效益至關重要。借助檔案，人們可以查尋需要了解掌握過去的資料與情況，尤其是在建立工程質量終身負責制的今天，檔案的憑證作用更為重要。如果忽視檔案管理，造成檔案資料的殘缺或不準確，將直接影響檔案資料作用的發揮。所以水利部領導曾經強調，水利工程“五不驗收”中，就包括“檔案不合格不驗收”。它對工程建成投產后的管理、運行、養護等技術工作的決策、設計起著重要的憑證和依據作用，對其他工程也起著借鑒與參考的作用。

收集、整理、利用和管理好水利技術檔案，可以更好地為水利事業發展服務，是水利建設和管理者的責任。

2 水利工程檔案的基本要求

水利技術檔案產生于基本建設全過程，包括從工程項目提出、可行性研究、設計、決策、招（投）標、施工、質檢、監理到竣工驗收、試運行（使用）等全過程中形成的、應當歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄。水利工程技術檔案管理工作，關鍵要注意其完整性、準確性、系統性。對一些中小型水利工程，可在工程結束后，一次收集整理歸檔，而對于大型水利工程，由于規模大，投資大，周期長，就應該按可研前期準備，設計、施工和竣工驗收等幾個時期進行同步歸檔整理。

從水利工程建設的批復文件及勘探、設計資料的形成、積累、分類歸檔、打印、發放、回收等到技術檔案的整理、鑒定、保管、利用及檔案人員崗位制度等都要有統一的標準，而且要形成文件，用制度固定下來。所謂統計標準化就是對檔案和檔案工作發展情況進行統計調查，統計分析，提供統計資料，對水利工程各階段技術檔案工作實現統計監督。具體就是統計技術檔案的收進、移出、結存、整理、鑒定、保管、利用、業務指導及其它等相關的各項內容。只有使用統一的計量單位，統一格式的報表，才能有完整可靠的技術檔案數據。

檔案存放的庫房管理也要達到標準化，庫房標準化管理要有一套標準的辦法，庫房的建設包括防火、防蟲、防曬、防霉、防鼠等，均有一定的標準。除此之外，還要設有良好的通風設備，保持庫房通風，濕度等項指標都要達到《檔案法》的要求。檔案庫房的設計還應有檔案柜架的平面布置圖及檔案存放位置圖，達到利用查找迅速、準確。目前檔案查找效率多半根據檔案人員對檔案的熟悉程度而定。但是隨著檔案的增多，時間的延長，人員的更替，只靠記憶是不行的，由于技術檔案專業性較強，其檔案不能象書架上的書刊那樣可直接挑選，借閱者必須借助于檢索工具，才能找到所需的技術檔案，因而檢索工具也要做到標準化，這也是檔案檔案管理考核的重要內容。

4 水利工程檔案的分類

3 水利工程檔案的標準化

首先，應確定積累、立卷、歸檔等各環節的技術標準。其次建立標準的技術檔案工作程序圖，具體列出與各部門之間的關系及工作的周轉運行圖等等，使其達到程序化。

水利工程檔案的分類，就是根據水利工程檔案的性質、特點和相互之間的聯系，把水利工程檔案劃分成一定的類別，從而使全部檔案形成一個縱橫關系的不同等級的系統。對水利工程檔案進行分類的要求是：（1）要符合水利工程檔案形成的規律與特點。（2）只能采用一種分類方法。分類標準不一，會造成分類中的類別交叉現象，不利于管理與利用。水利工程的分類，通常運用的有：按工程項目分類；按專業性質分類；按流域分類；按年度分類；按專題分類。但實踐證明：一般水利工程檔案最基本的分類方法是工程分類法，即按工程項目進行分類。這種分類方法，其大類的排列，可以按流域的大小順序排列，也可以按方位順序排列。其支流屬類的排列，可以按各支流在流域中位置，從上游向下游順序排列。各工程項目按時間的先后順序列，某些工程不是建在支流上而是在干流上的，是干流的直屬項目則以干流號和工程項目號直接表示。

此外，還有專業——工程項目分類法；設計階段——工程項目分類法。其著眼在按專業按設計階段分類，就不再具體分析了。

為了便于水利工程檔案的保管、統計、鑒定和利用，必須要對其編號，采用阿拉伯數字編碼結合各工程項目較為科學，對各類水利工程檔案，均可采取三、四、五層次的編號方法。這種分類、編號的優點是：層次較多，眉目清楚，編號的方法簡便，以數字組成，各類間聯系緊密，查找方便，利于保密，同時，由于每項工程檔案按照自己的順序排列、編號，就解決了各自形成新的檔案續問題。

5 水利工程檔案整理的意義

搞好水利工程檔案的整理、分類、是對檔案進行鑒定工作的基礎。只有經過系統地整理分類后，才能進行鑒別和比較，正確地確保其保存價值。

搞好水利工程檔案的整理、分類，便于了解和掌握整個水利工程檔案形成的過程和真實面貌。便于檔案人員熟悉家底，查找迅速。

搞好水利工程檔案的整理、分類，便于各項統計工作，是做好統計工作的重要基礎。