重慶煙草行業財務管理信息化建設問題及對策探討

曾 焱

(重慶市煙草專賣局(公司)，重慶 400023)

在日益發達的信息技術條件下，如何利用信息化技術來實現企業的高效管理，提升企業現代化管理水平，從而達到提高企業經濟效益的目的，是眾多企業共同關注的焦點。在這樣的時代背景下，信息化建設被煙草行業列為企業發展的重點，視為煙草行業實現“卷煙上水平”的技術支撐。作為煙草行業信息化建設重要構成部分的財務管理信息化必然成為行業改革發展的趨勢。

重慶煙草行業財務管理信息化建設工作伴隨著行業改革的步伐，經過十幾年的努力，也取得了長足的進步和發展。但隨著行業外部環境、內部經營機制、業務流程的不斷調整、變化，信息化建設面臨著更高的要求，并在推行的過程中暴露出了一些問題。對這些問題進行分析總結，將有助于我市煙草行業財務管理信息化建設工作更進一步。

一、重慶煙草行業財務管理信息化建設發展階段回顧

發展到當今的財務管理信息化，已然不能再等同于簡單的會計電算化，它綜合考慮了財務、營銷、生產、資產管理、人力資源等諸多方面，利用現代信息技術平臺重組企業業務流程，依此建立相應的財務組織模式，將各個業務環節與財務緊密結合，用財務數據加以體現，并實時將財務結果反饋到使用者手中，為企業經營決策服務。重慶煙草行業財務管理信息化經過如此的發展，共經歷了三個階段:

一是起步階段，20世紀90年代推行單機版會計核算軟件應用，行業初步實現手工記賬向會計電算化的轉變。

二是應用階段，從“會計核算型”向“財務管理型”的轉變，其間經歷了資金管理軟件的上線運行，預算管理軟件上線運行，以及行業內部建立局域網運用統一的會計核算軟件。

三是提高階段，從“財務管理型”到“企業管理型”的跨越，實現了網絡財務，并將企業的會計信息系統、資金管理系統、資產管理系統、卷煙營銷系統、煙葉生產系統進行集成，形成行業一體化管理型財務軟件。

二、重慶煙草行業財務管理信息化建設中存在的問題

重慶煙草行業財務管理信息化建設在行業領導的重視下，近幾年發展迅速，財務管理信息化框架搭建基本完成，信息化建設理念比較先進，但在發展過程中仍然存在一些問題。

(一)行業范圍內對財務管理信息化建設重要性的認識還未達到統一

1)部分行業單位及人員，甚至少數財務人員認為實現財務管理信息化的目的只是為了減輕財務管理人員的工作量，提高工作效率，而沒有認識到財務管理信息化建設不僅是實現會計核算電算化，更是集成財務、業務為一體的平臺，是提升行業整體管理水平的重要舉措。

2)實施財務管理信息化必然需要對行業資金和預算、核算進行集中管理，采用統一的財務管理系統和模式，這必然改變行業下屬各單位的管理習慣，由此產生抵觸心理，從而忽視了財務管理信息系統的建設。

(二)尚未建立完善、規范的財務信息化作業流程

隨著行業質量管理體系建設的推進，重慶煙草行業已建立了較完善的財務作業流程制度，但與之對應的信息化財務作業流程還未完善，財務作業流程對應的軟件中各個環節、各個財務職責的系統操作流程并未完善。財務人員在軟件中有哪些角色，如何分工，各崗位的具體工作職責是什么，以及在軟件運行的事前、事中、事后如何進行操作和控制還缺乏完善的規范和操作指南。

(三)缺乏具備財務和信息技術知識的綜合型人才

財務管理是專業性要求高的專業，軟件開發更是技術性強的專業，現階段重慶煙草行業財務人員隊伍中，財務人員的專業技能普遍都已較高，但缺乏既懂財務知識又懂信息技術的人才。通常情況下，在軟件的開發中和后期運行中，是由企業財務人員將企業的管理需求向軟件開發人員描述，然后由開發人員決定是否可行。但因財務人員并不懂技術，無法質疑開發人員的判斷，雙方無法達成一致意見是常發生的事情。在大多數情況下，企業多少會改變需求的初衷以適應所開發的信息系統。并且一些涉及有行業特色的財務管理問題，在軟件開發前期被軟件開發商忽略了，而這些小問題在信息系統運行較長時間也沒被發現，但是一旦發現了，就已經給信息系統的運行和功能帶來了阻礙。

(四)對財務管理信息化系統的培訓、宣傳還存在缺位

雖然重慶煙草行業已意識到財務管理信息化建設中培訓的重要性，并能在信息系統上線前和運行中開展多次的培訓工作，但培訓、宣傳工作在多方面還存在缺位現象。在培訓、宣傳對象上，對象往往是財務人員，而對于使用系統的其他業務部門人員培訓力度不足;在培訓的手段上，往往采用上課形式，缺乏多樣性，存在被培訓人員上課時能記得，下課后便忘了的現象。

(五)財務人員的知識結構無法達到信息化的要求

財務管理信息化對財務管理人員的知識要求較高，不僅要求他們要具有較高的會計業務處理技能和管理能力，而且還要熟悉相應的計算機系統操作、計算機基礎維護技能和解決實際工作中存在的種種問題的能力?，F階段，重慶煙草行業財務人員的信息化知識結構還未達到相應的要求，從而影響了信息系統功效的發揮。

(六)信息化建設尚未涉及無紙化財務管理

雖然重慶煙草行業財務管理信息化框架已搭架得相對完整，但各種財務審批仍然是在線下走完流程，然后再搬到系統上，從形式上重走一遍流程。所以尚未觸及電子原始憑證代替紙質原始憑證，電子簽名代替手寫簽名，而這種電子化是信息化發展的必然趨勢。實施無紙化的過程中，必然面臨財務授權、財務監督機制和財務業務流程的再次整合，會出現信息化內部控制諸多問題，這在現行的財務管理信息化建設中還未考慮。

三、推進重慶煙草行業財務信息化建設的幾點措施

(一)更新管理觀念

財務管理信息化體現著現代企業管理思想，其作用不僅僅局限于減輕財務人員的工作量，提高工作效率，更在于它帶來了管理觀念的更新和變革，實現了行業整體資源的優化配置和管理。因此，需要企業主動地去適應軟件中先進的管理思想，如果沒有單位領導和全體員工的參加和支持，這項工程是注定要失敗的。所以，首先要加強對企業主要領導，尤其是一把手的培訓，重在提高各單位一把手對信息化建設重要性、緊迫性的認識;其次，要增強行業全員信息化意識，廣泛開展信息技術和信息能力教育，提高廣大員工素質，適應信息化建設要求。

(二)加強財務管理信息化內部控制制度

現階段重慶煙草行業面臨的規范財務信息化作業流程及未來將面臨的實施無紙化財務管理可以歸結為一點，就是要強化企業的財務管理信息化內部控制制度。

1)建立財務管理信息崗位責任制。建立完善的財務信息系統崗位責任制，要明確系統中各個工作崗位的職責范圍，切實做到人人有專責，各節點有人管。而在進行職責分工時，要注意財務管理信息化環境下信息處理的一大特點是常常是把信息資料集中起來，統一處理，這使得本應分離的某些不相容職責集中化，因此，更需注意適當、科學地進行職責分離，從而使有關人員在數據處理中的越權活動難以施行，以此來避免差錯的出現，保證系統可靠運行。

2)規范財務管理信息化業務處理流程。建立與財務管理業務處理流程對應的信息化處理流程體系，明確系統內各業務處理所需程序和具體操作，建立相關業務操作流程圖和指南，以確保業務處理的規范、順暢，財務數據歸集的及時、準確，充分發揮信息化的效能。

3)加強授權審批控制。信息化改變了傳統財務管理中的手工控制模式，即對每一項業務的每個環節都有相應管理權限的責任人的簽名或者是蓋章，而在信息化環境下，控制模式主要是系統授權分配及與之對應的口令密碼。所以，只要取得了系統權限分配或口令密碼，就可以進行相應的指令操作，從而為企業帶來巨大的隱患。因此，首先應合理進行系統權限分配，確保各項業務的授權，執行、記錄只能由不同崗位的用戶操作;其次，加強對各種數據的讀、寫、修改權限的限制，在系統內設置多道審核，對業務的不同層面分別進行審核，嚴格控制和檢驗財務信息的錄入過程，力求有效控制人為操作的錯漏，還要對不同崗位人員規定不同的輸出權限，以保證輸出信息的正確、可靠、保密;再者，加強系統身份管理，每一用戶只能用自己的用戶身份和密碼進入系統，以強化內部牽制;第四，加強網絡安全控制，建立多層次的安全保障體系，在技術上保證財務管理系統的安全運行。

(三)加強財務部門與業務部門間的溝通與協同

信息化下財務部門所需要的不少基礎數據來源于各個業務部門，只有經常加強各部門之間的交流與溝通，才能確保系統中業務流程數據客觀、真實、及時。并且，業務部門反饋的使用意見也有利于尋找系統運行中的盲點和漏洞，促使系統的不斷完善。

(四)強化信息化培訓與宣傳

1)注重培養一批財務信息化復合型人才。信息化建設對于財務復合型人員依賴性很大。因此，培養一批復合型人才對于推進財務管理信息化的進程意義非常重大。建立一支財務復合型隊伍，一是未來的財務人才使用上要針對性地引進一批既具備財務知識，又精通計算機知識的復合型人才;二是單位要提供各種方式和渠道加強財務人員的信息技術培訓;三是財務人員應主動加大對計算機知識的自學，努力將自己打造成符合財務信息化要求的復合型技術骨干。

2)加強業務部門財務信息系統的培訓。由于在集成化的信息系統下，各業務部門是被動地去應用各自系統的有關財務部分的，由于財務專業性較強，相關系統操作要求比較嚴格，也較能直接理解，這需要通過持續的培訓讓業務部門熟悉系統功能及財務要求，以確保歸集到財務系統中數據的及時、準確、真實，發揮好信息系統的功能。而這種對業務部門的培訓不能僅僅依靠系統上線前的短期培訓，而是需要開展持續的后續培訓。

3)豐富培訓手段。在培訓的方式上，企業基本上采用短期集中上課的形式，這種方式雖然便于與老師的交流，但常出現培訓人員上課時能記得，下課后便忘了的現象。所以，應豐富培訓手段。如:將上課視頻上傳行業網站，以便于多次的學習和需要時的查看;將系統使用中的問題及解答定期整理為資料，提供給使用人員查閱和參考。