論企業(yè)采購成本控制的方法和策略

○顏冬

（華中光電技術(shù)研究所-武漢光電國家實驗室 湖北 武漢 430000）

論企業(yè)采購成本控制的方法和策略

○顏冬

（華中光電技術(shù)研究所-武漢光電國家實驗室 湖北 武漢 430000）

采購成本的控制，是企業(yè)管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)之一，對于企業(yè)管理的成功與否，意義重大。本文首先探討了企業(yè)采購成本的含義，論述了影響企業(yè)采購成本的因素，最后提出了采購成本控制的方法和策略。

采購成本 控制 因素 策略

采購成本是綜合反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理水平的主要指標，是構(gòu)成企業(yè)產(chǎn)品成本和產(chǎn)品價格高低的重要因素。采購成本下降不僅體現(xiàn)在企業(yè)現(xiàn)金流出的減少，而且直接體現(xiàn)在產(chǎn)品成本的下降、利潤的增加，以及企業(yè)競爭力的增強。從國內(nèi)外企業(yè)總的發(fā)展趨勢來看，采購成本占總成本的比重在不斷下降，相反采購所獲得的利潤增值在整個利潤中的比重卻在不斷上升。因此控制采購成本對一個企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績至關(guān)重要。

一、企業(yè)采購成本含義

采購成本指與采購原材料部件相關(guān)的物流費用，包括采購訂單費用、采購計劃制訂人員的管理費用、采購人員管理費用等。采購價格可被分成獨立的成本要素，采購企業(yè)可以從減少或者避免成本的角度來分析這些成本要素。

二、影響企業(yè)采購成本的因素

在采購實踐中，企業(yè)擬定采購策略的時候，應考慮下列幾項因素：第一，所采購產(chǎn)品或服務的形態(tài)：是屬于一次性的采購，還是持續(xù)性的采購。這應是采購最基本的認知，如果采購的形態(tài)有所轉(zhuǎn)變，策略也應跟著調(diào)整。第二，產(chǎn)品所處的生命周期階段：采購量與產(chǎn)品的生命周期所處的階段有直接關(guān)系，產(chǎn)品由導入期、成長期到成熟期的過程中，采購量會逐漸放大，直到衰退期出現(xiàn)，采購量才會逐漸縮小，不同的階段，會有不同的采購成本。電子產(chǎn)品的例子就非常明顯。第三，年需求量與年采購總金額：年需求量與年采購額各為多少，關(guān)系到在與供應商議價時，是否能得到較好的議價優(yōu)勢。第四，與供應商之間的關(guān)系：從賣方、傳統(tǒng)的供應商、認可的供應商，到與供應商維持戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，進而結(jié)為戰(zhàn)略聯(lián)盟，對成本的分享方式各有不同。如果與供應商的關(guān)系一般，則不容易得到詳細的成本結(jié)構(gòu)資料，只有與供應商維持較密切的關(guān)系，彼此合作時，才有可能分享供應商的有關(guān)的成本構(gòu)成資料。

三、控制采購成本的常用方法

針對影響采購成本的各因素，企業(yè)應采取對策，在采購中把握主動，應用有效的方法，采取必要的策略，使企業(yè)采購物資的價格成本最低化。降低企業(yè)采購成本價格，企業(yè)常用而有效的方法主要有以下幾種。

1、價值分析與價值工程法。價值分析就是針對產(chǎn)品或服務的功能加以研究，以最低的生命周期成本，通過剔除、簡化、變更、替代等方法，來達成降低采購成本的目的。價值分析是使用于新產(chǎn)品工程設計階段。而價值工程則是針對現(xiàn)有產(chǎn)品的功能/成本，做系統(tǒng)化的研究與分析。但現(xiàn)今價值分析與價值工程已被視為同一概念使用。

2、談判法。談判是買賣雙方為了各自目標，達成彼此認同的協(xié)定過程，這也是采購人員應該具備的基本能力。談判并不只限于價格方面，也適用于某些特定需求時，使用談判的方式，能夠以適當?shù)膬r格達到所能期望的要求。如果希望達成更大的降幅，則需運用價格與成本分析、價值分析等手法。運用此法的前提是，在直接與對手談判時，必須清楚了解物資的市場行情，對方的真正需求，運用嫻熟的談判技巧，合理、低價格地實現(xiàn)最終目標。

3、目標成本法。許多企業(yè)的產(chǎn)品定價，多是價格=成本+利潤。價格的產(chǎn)生忽略了對市場的認知，甚至造成剛把產(chǎn)品推向市場，便不得不開始削減價格，且常常因為價格不正確，而不得不放棄一種很好的產(chǎn)品。著名的管理學大師彼得·杜拉克《在企業(yè)的五大致命過失》一文中提到，企業(yè)的第三個致命過失是，定價受成本的驅(qū)動。產(chǎn)品的研發(fā)應以市場樂意支付的價格為前提。因此必須假設競爭者產(chǎn)品的上市價，然后再來制定公司產(chǎn)品的價格。

4、共同合作法。在產(chǎn)品設計初期，選擇讓具有伙伴關(guān)系的供應商參與新產(chǎn)品開發(fā)小組，從設計到生產(chǎn)的整個過程，了解大致的產(chǎn)品成本構(gòu)成情況，根據(jù)基本的市場利潤率，定一個合理的采購價格。這種雙方共同開發(fā)的方式，有益于企業(yè)雙方達到雙贏的目標，建立長久的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。

5、集中和批量采購法。集中集團內(nèi)部各單位或不同部門的需求量，擴大采購量，其優(yōu)點是因批量加大而增加議價空間的方式，避免各自采購，造成集團內(nèi)部不同部門，向同一個供應商采購相同的零配件，價格卻不相同的現(xiàn)象。通過集中和批量采購，最終達到降低采購成本的目標。

6、價格與成本分析法。這是專業(yè)采購的基本工具，了解成本結(jié)構(gòu)的基本要素，對采購人員是非常重要的。如果采購人員不了解所要購買物品的成本結(jié)構(gòu)，就不可能知道自己所買的物品的價格是否公平合理的，同時也會失去許多降低采購成本的機會。

7、招標采購法。企業(yè)應根據(jù)市場的形勢，采取相應的采購措施。當物資為買方市場時，對大批量的物資采購應采取招投標方式，選擇供應商。此法的優(yōu)點是在公正、公開的方式下，通過現(xiàn)場的競爭和事后的選擇，達到降低采購成本的目標。

四、控制采購成本的策略

在實際工作中，由于采購過程所遇到的情況千差萬別，具體需要采用什么策略，采購人員應根據(jù)具體情況靈活應用，可將兩種或兩種以上的策略依據(jù)實際情況較好地結(jié)合起來，來達到降低采購成本的目的。

1、依據(jù)采購產(chǎn)品所處的生命周期階段，采取適當?shù)牟少彶呗院褪侄巍．a(chǎn)品所處的生命周期階段在哪一階段，降低采購成本的策略就可以依產(chǎn)品生命周期中該階段的特征來確定。第一，導入階段。在新技術(shù)的制樣或產(chǎn)品開發(fā)階段，邀請供應商參與產(chǎn)品從設計到生產(chǎn)的整個過程、價值分析、目標成本法以及為便利采購而設計都是可以利用的手法。第二，成長階段。在新技術(shù)正式產(chǎn)品化大量生產(chǎn)上市，且產(chǎn)品被市場廣泛接受階段，采購可以利用需求量大幅增長的優(yōu)勢，采用最佳訂貨批量并獲得采購最低價格的重要手段。第三，成熟階段。在生產(chǎn)或技術(shù)達到穩(wěn)定的階段，產(chǎn)品已穩(wěn)定地供應到市場上，利用價值工程可以更進一步地找出不必要的成本，并達到節(jié)約成本的目標。第四，衰退階段。在產(chǎn)品或技術(shù)即將過時或?qū)⑺ネ?，并有替代產(chǎn)品出現(xiàn)的階段，因為需求量已在縮減之中，此時再大張旗鼓降低采購成本價格或為此而作更多的成本分析已無多大的實際意義了。

2、依據(jù)與供應商之間的關(guān)系，確定采購策略和手段。依采購特性及與供應商之關(guān)系來決定采購的特性。這時候降低采購成本價格的策略應該是：第一，對成本影響性較小的采購，雖然其金額不高，也要對我們所采購物品的價格與一般市場銷售價格比較，確認公平合理的價格。采購人員需要切記的是不要讓花費在價格分析上的成本高于采購的實際金額。要采用快速、低成本的價格分析方法。具體做法可用：比較分析多個供應商報價；比較目錄或市場價格；比較過去的采購價格記錄；比較類似產(chǎn)品采購的價格。第二，對于長期持續(xù)性的隨機采購，但卻不愿意與供應商維持比較密切的合作關(guān)系，這可能是對價格的波動特別敏感，或是產(chǎn)品上市的壽命非常短所導致，使得采購不得不隨時尋找價格最低的供應商。因此，采購人員需要花費較多時間來進行價格上的分析。采用價格分析并以成本分析為輔助工具。具體做法是：價值分析；分析供應商提供的成本結(jié)構(gòu)；進行成本估算；計算整體擁有成本。第三，重要計劃的采購。重要計劃的采購包括一次性或非經(jīng)常性的花費，通常其采購金額都相當大，如重大設備或廠房設施等。采用成本分析為主要方法。其具體做法是計算整體擁有成本，分析整個供應鏈的成本結(jié)構(gòu)。第四，策略性采購。策略性采購一般適用于非常重要的持續(xù)性采購案例，采購人員較希望與供應商建立長期或聯(lián)盟性質(zhì)的關(guān)系。公司應該花較多時間在成本與價格分析上，這是因為所收到的效益會比較大。具體作法是：分析供應商的詳細成本資料；計算整體擁有成本；分析整個供應鏈的成本結(jié)構(gòu)；使用目標成本法；為便利采購而設計或邀請供應商參與產(chǎn)品從設計到生產(chǎn)的整個過程。

五、降低采購成本的手段

降低采購成本的手段是通過建立和完善采購制度，做好采購成本控制的基礎(chǔ)工作。采購工作的涉及面廣，而且主要是和外界打交道，所以，嚴格的采購制度是最主要的降低采購成本的手段。

1、建立嚴格的采購制度。建立嚴格、完善的采購制度，不僅能規(guī)范企業(yè)的采購活動，提高效率，杜絕部門之間扯皮，還能預防采購人員的不良行為。采購制度應規(guī)定商品采購的申請、授權(quán)人的批準權(quán)限、商品采購的流程、相關(guān)部門（特別是財務部門）的責任和關(guān)系、各種商品采購的規(guī)定和方式、報價和價格審批等。比如，可在采購制度中規(guī)定采購的物品要向供應商詢價、列表比較、議價，然后選擇供應商，并把所選的供應商及其報價填在申請表上，以供財務部門或內(nèi)部審計部門核查。

2、建立供應商檔案和準入制度。對企業(yè)的正式供應商要建立檔案，供應商檔案除有編號、詳細聯(lián)系方式和地址外，還應有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)評級、銀行賬號等，每一個供應商檔案應經(jīng)嚴格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購必須在已歸檔的供應商中進行，供應商檔案應定期或不定期地更新，并由專人管理。同時要建立供應商準入制度。重點材料的供應商必須經(jīng)質(zhì)檢、物流、財務等部門聯(lián)合考核后才能進入，如有可能要實地到供應商生產(chǎn)地考核。企業(yè)要制定嚴格的考核程序和指標，達到標準者才能成為歸檔供應商。

3、建立價格檔案和價格評價體系。企業(yè)采購部門要對所有采購商品建立價格檔案，對每一批采購物品的報價，應首先與歸檔的材料價格進行比較，分析價格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價格不能超過檔案中的價格水平，否則要做出詳細地說明。對于重點材料的價格，要建立價格評價體系，由公司有關(guān)部門組成價格評審組，定期收集有關(guān)的供應價格信息，來分析、評價現(xiàn)有的價格水平，并對歸檔的價格檔案進行評價和更新。這種評議視情況可一季度或半年進行一次。

4、建立商品的標準采購價格并對采購人員根據(jù)工作業(yè)績進行獎懲。財務部對重點監(jiān)控的材料應根據(jù)市場的變化和產(chǎn)品標準成本定期制定標準采購價格，促使采購人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低采購價格，標準采購價格亦可與價格評價體系結(jié)合起來進行，并提出獎懲措施，對完成降低公司采購成本任務的采購人員進行獎勵，對沒有完成采購成本下降任務的采購人員，分析原因，確定對其獎懲的措施。

通過以上的工作，對于杜絕采購人員的暗箱操作，完善采購管理，提高效率，控制采購成本，確實有較大的成效。

[1]秦文綱：采購與倉儲管理[M].杭州浙江大學出版社，2006.

[2]梁世翔：采購實務[M].北京人民交通出版社，2005.

[3]王槐林：采購管理與庫存控制[M].北京中國物資出版社，2005.