論客戶往來對賬工作的改善

○牛彩香

（全怡藝科技（深圳）有限公司 廣東 深圳 518055）

一、客戶往來對賬工作的重要性

在市場競爭激烈的今天，買方市場是多數企業所面臨的市場局面。為了促進銷售穩定增長、拓寬銷售渠道、擴大市場份額，企業一般會采取給予客戶一定賬期及信用額度的賒銷銷售方式，這樣也就產生了應收賬款。應收賬款是企業極其重要的流動資產，也是極其容易產生拖欠、呆壞賬的資產。應收賬款管理可分為事前防范、事中監控、事后跟進三個階段。事前防范即客戶合作之前的基本情況調查、簽訂合同、開立新戶、初步授信等；事中監控即客戶合作過程中的信用調整、監控預警、發貨退貨管理、結算管理等；事后跟進即客戶往來對賬、欠款清收、責任追究等。客戶往來對賬是應收賬款管理鏈條中重要一環，其工作質量的好壞、效率的高低，直接影響著公司應收賬款的管理水平及資產的安全完整。

為了防范因賒銷而產生的應收賬款風險，廠家與客戶（以下簡稱廠商）之間定期的往來賬目核對就成為一項極其重要的工作，客戶往來對賬工作是確認廠商之間債權債務關系、防范舞弊、及時發現差錯、厘清債權債務金額、加強應收賬款管理的專項工作，此項工作是財務工作的重點，也是財務工作的難點。

二、客戶往來對賬工作中存在的問題

廠家作為經營活動中債權方，應積極、主動、及時地與作為債務方的商家展開對賬工作。在實務工作中，客戶往來對賬工作在以下八個方面存在問題，嚴重影響著客戶往來對賬工作。

1、實施對賬的主體。客戶往來對賬是財務工作的重點，需要財務人員親自去核對。但在實際工作中，由于客戶數量較多、區域分布范圍較廣，且距離公司路程較遠，而財務人員人數、精力有限，難以做到與每個客戶均親自對賬，所以常常需要委托負責該客戶的業務員將財務人員制作的對賬單帶給客戶核對、確認。業務人員對這種工作安排常常心有怨言，認為是業務人員在做財務的工作，分散了其專心于業務工作的時間精力。

2、對賬周期。客戶往來對賬周期通常有按月、按季兩種，極少按年進行。及時對賬，能盡早發現賬目差錯及舞弊，保證賬目清晰準確，但對賬周期縮短，又會導致廠商雙方用于對賬事務的工作量增加。

3、對賬方式。對賬方式也直接影響對賬事務的工作量，按照廠商對賬人員是否見面來區分，可以分為現場對賬和遠程對賬（包括函證、郵件、傳真、網上對賬）。現場對賬即廠商對賬人員到一方辦公現場核對賬目，并現場確認；遠程對賬即廠商對賬人員不見面，而是通過掛號信、快遞、郵件、傳真、網絡方式傳遞對賬單。其中，網上對賬則是由廠家或商家人員登錄到對方商務網站，自主核對賬目，廠家與超市客戶之間多采用這種對賬方式。

4、對賬內容。財政部2002年12月制定下發的《內部會計控制規范——銷售與收款（試行）》第二十四條規定“企業應當定期與往來客戶通過函證等方式，核對應收賬款、應收票據、預收賬款等往來款項”。財政部、證監會等五部委2010年4月發布的《企業內部控制應用指引第9號——銷售業務》第十二條規定“企業應當指定專人通過函證的方式，定期與客戶核對應收賬款、應收票據、預收賬款等往來款項”。但目前多數客戶往來對賬只是核對應（預）收賬款的金額。

5對賬范圍。客戶往來賬目的金額包括期初余額、本期發生額（提貨、退貨、回款等）、期末余額。有的對賬人員認為廠商雙方期末余額能核對相符，就不必再費時費力地核對發生額，只有在雙方期末余額核對不符時才需要核對發生額。

6、對賬單格式。對賬單是采用廠家格式，還是商家格式，是根據廠家或商家哪一方更有話語權來決定。不過無論是廠家還是商家格式的對賬單，都只是確認截止某一日期雙方的債權債務金額，并無催收貨款的內容，實務中存在商家確認欠廠家貨款但就是不歸還的現象。按民法通則規定，一般民事法律關系普遍適用的訴訟時效期間為2年，而對賬單是否引起訴訟時效中斷的問題，司法實踐中的認識并不統一。有觀點認為，對賬單只是當事人業務往來中的債權債務結算憑證，字面上沒有催收的內容，不能認定債權人主張權利引起訴訟時效中斷；也有觀點認為，雖然對賬單上沒有催收的內容，但當事人對賬的行為本身，則隱含著催收債權的意思，應認定為是向債務人主張權利，引起訴訟時效的中斷。

7、對賬確認方式。對賬確認的規范方式應該是簽章（簽名加蓋章），即加蓋廠商雙方的公章或對賬專用章，并由雙方對賬人員簽名。實務中常常遇到對賬單上商家加蓋的是發票專用章、收款專用章，但這些印章確認的對賬單并沒有法律效力。有的業務人員為了掩蓋其舞弊行為，甚至使用偽造的客戶印章來確認對賬單。此外，對賬人員未簽名也是常見的問題。

8、取得對賬單后，之前的業務往來單據是否還需保存。日常業務往來中的單據，如合同、訂單、出庫單、退貨單、貨物驗收單、發票簽收單、結算單、資金往來單等單據數量大，規格大小不統一，難以及時取得并轉交給財務，且這些單據的搜集、整理、裝訂、保存均需耗費很大精力。實際工作中，不少人都認為只要取得了對賬單，則之前廠商業務往來中的單據就無須再保存，認為經雙方確認的對賬單具有不容置疑、不可更改的法律效力。但實際上如果缺少雙方業務往來單據的支持、支撐，這種對賬單的效力還是有限的，在訴訟舉證活動中，如果沒有相應原始業務單據作支撐，即使已經確認的對賬單，也不一定能取得法院的支持。

三、客戶往來對賬工作的風險應對策略

《企業內部控制應用指引第9號——銷售業務》中的第三條指出“企業銷售業務至少應當關注下列風險：（一）銷售政策和策略不當，市場預測很不準確，銷售渠道管理不當等，可能導致銷售不暢、庫存積壓、經營難以為繼；（二）客戶信用管理不到位，結算方式選擇不當，賬款回收不力，可能導致銷售款項不能收回或遭受欺詐；（三）銷售過程存在舞弊行為，可能導致企業利益受損”。通過客戶往來對賬工作，可以規避或減輕后兩項項風險，即規避或減輕廠家所面臨的未對賬、未及時對賬或雖然對賬但對賬單無效所帶來的應收賬款不能及時、足額收回的風險。

根據財政部、證監會2008年6月所印發的《企業內部控制基本規范》中，風險應對策略有風險規避、風險降低、風險分擔和風險承受四種。根據風險分析的結果，結合風險承受度，權衡風險與收益，廠家對客戶往來對賬工作中的風險，可以采取風險降低的策略，即根據成本效益原則，采取適當的控制措施降低風險或者減輕損失，將風險控制在風險承受度之內。

四、客戶往來對賬工作的改善措施

針對客戶往來對賬工作中存在的八大問題，可采取以下改善措施降低風險。

1、“財務主導+業務配合”對賬分工模式。對賬工作應由財務人員主導，業務人員配合完成。為降低業務人員的對賬風險，財務人員要將對賬單上所蓋的印章與財務所保管的客戶預留印章函上印章進行比對，以防止客戶無效蓋章或業務人員私刻客戶印章的行為出現，及時對客戶進行電話回訪，檢查業務員是否與客戶真實對賬。此外，重要客戶的對賬工作應由財務人員親自完成。

2、對賬周期的確定。對賬周期的確定應遵循重要性原則，即對交易量大的客戶、欠款客戶、逾期金額較大客戶、逾期時間較長的客戶，應按月對賬確認；對交易量不大的客戶、余款客戶、逾期金額不大客戶、逾期時間不長的客戶，可按季度對賬確認。

3、對賬方式的確定。對賬方式的確定也應遵循重要性原則，對交易量大的客戶、欠款客戶、逾期金額較大客戶、逾期時間較長的客戶，在條件允許時，應由財務或業務人員親自到現場對賬；對交易量不大的客戶、余款客戶、逾期金額不大客戶、逾期時間不長的客戶，如果距離較遠、交通不便，則可以采用遠程對賬（包括函證、郵件、傳真）的方式。另外，為方便客戶及時核對往來賬目，廠家可以對客戶開放ERP部分權限，使其能登錄ERP，查詢其與公司的業務往來明細，實現自主對賬。

4、對賬內容的確定。除了應（預）收款項，廠商之間的業務往來還有應付款項如廠家應支付給商家的銷售返利，以及其他應收（付）業務如廠家向商家或商場向廠家支付的某種押金（品質保證金、服務保證金）。對于采用代銷模式的，還需要核對委托代銷商品與受托代銷商品，所以應將往來對賬的內容擴展到所有客戶往來業務，而不局限于應收賬款、應收票據、預收賬款等，并合理設計對賬單。

5、對賬范圍。對賬時不僅要核對余額，還要核對發生額，即使廠商雙方期末余額核對相符，也必須逐筆勾對每筆業務往來明細的發生額，以便發現可能存在的舞弊。如業務員以客戶名義提一單貨，但并未送交客戶而是將其侵占，然后再申請一筆等額返利記入客戶往來賬，這時雙方余額核對相符，但卻隱藏著業務人員侵占資產這樣的嚴重舞弊現象。

6、對賬單格式。范偉紅（2005）認為從訴訟時效中斷的構成要件看，由于對賬單中缺少要求債務人盡快償還欠款的主要內容，故對賬單不能引起訴訟時效的中斷；從對賬單的本質看，對賬單是確認結算的憑證，只有確認債權債務而無催收的功能。對賬單通常是債權人事先設計好的固定格式內容，如果對賬單內容中沒有關于催收貨款的明確內容，當出現爭議時，應作出對債務人有利的解釋，即不能認定對賬單產生了中斷訴訟時效的后果。因此，在情況允許的條件下，應盡可能采用廠家格式對賬單，且由程序自動生成客戶對賬單，這樣就保證了格式、內容的統一及對賬單數據與賬面數據的一致性。同時，對賬單還應設計催還貨款的內容，當期末客戶為欠款，就自動在對賬單中出現“請貴公司籌措資金，盡快歸還所欠我公司貨款”的條款，對于期末客戶為余款的，則不必有此條款。

7、對賬確認方式。要加強對業務人員的培訓，使其知曉對賬之后，需要商家對賬人員在對賬單上簽字并蓋章，不能只蓋章不簽字或只簽字不蓋章。為降低對賬確認風險，廠方需要在合作之初的立戶環節要求客戶出具預留印章函，預留印章函上應包括客戶的公章、合同專用章、財務專用章、收貨專用章印模，同時要求客戶出具確認客戶對賬單的授權印章，以后凡是加蓋了授權印章的客戶對賬單均屬于有效確認。

8、妥善保存業務往來單據。客戶定期的對賬工作固然非常重要，但妥善保留雙方的業務往來原始單據則屬于更加基礎性的工作。業務往來原始單據能夠在廠商雙方對發（退）貨型號、數量、金額產生糾紛，甚至不得不采取的訴訟行動時起到關鍵證據的作用。

[1]范偉紅：法官實用財務會計與司法會計研究[M]．北京：人民法院出版社，2005.