使用“南大之星”軟件著錄歸檔文件的實踐

閆麗俠

（長春師范學(xué)院檔案館，吉林長春 130032）

使用“南大之星”軟件著錄歸檔文件的實踐

閆麗俠

（長春師范學(xué)院檔案館，吉林長春 130032）

使用“南大之星”軟件著錄歸檔文件，可以在很大程度上提高工作效率，減輕檔案館工作人員的勞動強度，保護紙質(zhì)檔案的完整性、安全性。同時也要求我們不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強計算機軟件方面的知識，熟練掌握新技術(shù)和檔案管理軟件的使用技巧，樹立管理意識，在檔案鑒定、分類整理、歸檔、保管和利用等方面提高業(yè)務(wù)水平。

“南大之星”軟件；著錄；歸檔文件；實踐

信息技術(shù)迅猛發(fā)展，檔案實行現(xiàn)代化管理是必然趨勢，計算機軟件的使用更是必不可少的。為了進一步促進檔案館更加標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理，更好地為全校師生提供方便、快捷的檔案利用服務(wù)，我館購買了南京中坦科技有限公司開發(fā)研制的“南大之星”多媒體檔案網(wǎng)絡(luò)管理軟件，對現(xiàn)有館藏檔案進行了著錄工作。目前，我校檔案館的文件歸檔形式是以“件”為基本整理單位，即一般以每份文件為一件。

1 網(wǎng)上著錄文件的要求

在進行網(wǎng)上著錄歸檔文件之前，歸檔的文件由檔案館的專業(yè)人員嚴格把關(guān)，經(jīng)過整理、收集后完全符合檔案館進館要求的方可進館。一旦著錄了不應(yīng)進館的文件，不但加大館內(nèi)人員的工作量，還會破壞館藏文件的規(guī)范性、穩(wěn)定性。

2 網(wǎng)上著錄歸檔文件的操作過程

著錄時參照國家檔案局批準發(fā)布于1999年12月1日起實施的中華人民共和國行業(yè)標準《檔案著錄規(guī)則》規(guī)定的要求進行著錄。用戶使用檔案館系統(tǒng)管理員給定的用戶名和密碼進行登陸后，系統(tǒng)自動進入“檔案信息管理”的功能接口，在其界面點擊“檔案表的名稱”或點擊“檔案表操作”就可以進入數(shù)據(jù)庫，可以看到左邊的“表內(nèi)文件分類目錄”。點擊“+”符號直至最后一級目錄可以進入右邊的“檔案文件信息管理”頁面，最上面顯示這個目錄的基本信息：它的各級目錄名稱，以及這個目錄下總案卷數(shù)和總文件數(shù)，中間羅列出這個目錄下的數(shù)據(jù)。然后，點擊管理頁面左上方的“添加文件”項，即出現(xiàn)要著錄的頁面。在這個頁面下就可以對歸檔文件進行著錄了。

一級目錄：歸檔文件形成和處理的年度。著錄此項時應(yīng)采用公元紀年，以四位阿拉伯數(shù)字來表示。如一九九六年表示為“1996”，這里不能簡化為“96”。

全宗號：是檔案館對其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號。吉林省檔案局按照進館計劃給定長春師范學(xué)院的全宗號為CS。

實體分類號：即歸檔文件形成和處理的年度+一級類目二級類目。如：2010--JX11。2010和JX間要輸入“--”隔開，并且此處輸入的“--”一定是中間的橫線，不是上劃線或下劃線。我校檔案館要求各部門歸檔時要著錄三級類目，例：2010--JX11·51，這里的“51”代表我校漢語言文學(xué)學(xué)院的三級類目代碼。標注三級類目代碼使工作人員在查閱紙質(zhì)歸檔文件時，可以一目了然，更清楚、準確地找到是哪個部門或分院的材料，不用再去查找目錄。

件號：即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。檔案在進館前經(jīng)過再鑒定后，如變動（移出、銷毀等）情況不大，就可以將編號填寫此處。我校以前是以“案卷”形式歸檔的，自2000年12月6日國家檔案局發(fā)布了中華人民共和國行業(yè)標準DA/T 22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》后，我館人員認真學(xué)習(xí)了此規(guī)則，并去省內(nèi)多家兄弟院校走訪、調(diào)研，于2006年5月起開始實行以“件”為單位進行歸檔，這種歸檔方式更適合我校的實際情況。但在使用這套檔案管理軟件著錄時，該處要輸入的內(nèi)容不符合我校檔案歸檔要求，經(jīng)過與“南大之星”軟件公司數(shù)次溝通后，我們將這項內(nèi)容修改成“件號”，著錄時系統(tǒng)會自動生成流水號，不需要每次添加文件時手動輸入了，使用起來很方便。

保管期限：是指學(xué)校各業(yè)務(wù)部門或檔案部門在整理歸檔文件時，根據(jù)檔案價值確定的檔案應(yīng)該保存的時間。按照《長春師范學(xué)院各類檔案歸檔范圍和保管期限表》的規(guī)定，給歸檔文件劃定了保管期限。歸檔文件的保管期限分為永久、長期、短期三種。

密級：指文件保密程度的等級，根據(jù)歸檔文件的實際情況，按照學(xué)校相關(guān)文件的要求來確定選項。

正題名：又稱標題、題目。多數(shù)情況下，進館的歸檔文件都有標題，一定要把標題原封不動地照抄下來，不能隨意改動。有的文件還有副題名，也就是標題中破折號或冒號后面的。如果副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名，副題名也要照原文著錄；正題名能夠反映檔案內(nèi)容時，副題名則不必著錄。如果文件沒有題目或題名含義不清晰，不能準確說明其內(nèi)容的，一定要根據(jù)文件的內(nèi)容重新擬寫或補充標題，要將原題名照錄后，在新擬寫的標題之外加“〔〕”號填寫在目錄中。題名字數(shù)不允許過多。如：“××學(xué)院關(guān)于下發(fā) [2000]12號文件的通知”和“××學(xué)院給予××的通報”，應(yīng)重擬題名并抄錄為“××學(xué)院關(guān)于下發(fā) [××省教育廳關(guān)于加強高校學(xué)生安全管理的幾點意見]的通知”和“××學(xué)院 [關(guān)于給予××教學(xué)事故情況]的通報”。此外，有一些歸檔文件的附件是獨立的，正文僅有實施意見，附件則是具體的條文規(guī)定，或附件是正文的重要補充和說明。當文件的正件與附件作為“一件”時，可在正題名后抄錄附件題名，加“（）”號。

責任者：也稱作者，是指對檔案內(nèi)部進行創(chuàng)造、負有責任的團體或個人。著錄項目為第一責任者、其他責任者。對于個人責任者只有一個時，照原文著錄；多個責任者具有同一職責或身份時，即文件材料的發(fā)文機關(guān)或署名者，必須全部著錄，并且每個責任者之間用“、”隔開。如：教務(wù)處、人事處、學(xué)生處。

頁數(shù)：此項著錄的是歸檔文件實際的頁數(shù)。原文件沒有頁碼的，要手動編成流水號。

文件時間：對于一般文書性的文件為發(fā)文時間；決議、決定、命令、條例等法規(guī)性文件為通過或發(fā)布時間；條約、合同、協(xié)議為簽署時間；技術(shù)評審證書、技術(shù)鑒定證書、轉(zhuǎn)產(chǎn)證書為通過的時間；獲獎證書、專利證書為頒發(fā)時間；科研的試驗報告、學(xué)術(shù)論文為發(fā)表時間；工程方面的規(guī)劃圖紙等為設(shè)計時間。著錄時一律要輸入8位的阿拉伯數(shù)字來表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。沒有標明文件具體形成時間的，要根據(jù)其內(nèi)容考證出形成時間，著錄時要加上 []號。

歸檔單位：即發(fā)文的部門。著錄此項時要填寫該部門的全稱。

存址：按檔案實體的實際存放地址著錄。如果檔案的實體交給了檔案館，這項就不需要著錄了。

文號：文件的編號。指文件制發(fā)過程中由部門、個人指定的文件順序號、字號等。其編號除年度用“[]”號外，其余照原文抄錄。

文種：指文件種類的名稱。此項著錄時依實際情況在模板中選擇命令、決議等。

輸入員：我校要求各部門本著“誰歸檔誰負責”的原則，紙質(zhì)歸檔和網(wǎng)上著錄均由一個人來負責，一旦出現(xiàn)問題時可以及時地查找責任，因此，要把這項內(nèi)容著錄完整，填上姓名。

3 對所著錄的歸檔文件進行編輯、修改

(1)如果想要編輯、修改已錄入的條目，在“檔案文件信息管理”頁面下，顯示的就是我們已經(jīng)著錄的文件數(shù)據(jù)信息，檔案的文件級和案卷級的區(qū)別可以通過顏色來區(qū)分。點擊每一條著錄信息的“題名”或者編輯一列的圖標，系統(tǒng)自動進入“編輯”頁面，可以對這條信息進行重新編輯和修改，修改完成后點擊“保存”完成信息的修改。

(2)在同一目錄下調(diào)整文件順序。只要點擊每一個文件最前端的移動符號即可，系統(tǒng)會自動進行排序。點擊向上的箭頭，排序上，文件向上移動，它與原來上一條文件的檔號自動交換，反之向下。

(3)如果想要插入一個文件時，用戶添加以后，系統(tǒng)會自動給該文件號以后的件號加1，用戶只需逐一修改后面文件的頁次即可。

(4)有時根據(jù)需要，如大范圍的選擇等需要調(diào)整每頁顯示行數(shù)，此時只需在該界面下面的方框中輸入自己選擇的數(shù)目，提交就可以。

4 歸檔文件電子版的上傳

這套檔案管理系統(tǒng)除了支持用戶對文件基本信息的錄入、編輯、修改外，還支持用戶遠程上載各種格式的電子文件、紙質(zhì)文件、掃描圖像以及錄音、錄像等音頻、視頻多媒體文件。

全文上傳：當用戶要對歸檔文件的電子版進行全文上傳時，在“檔案信息管理”界面下點擊“全文”超鏈接或“全文”按鈕，系統(tǒng)自動進入“全文”頁面。點擊“瀏覽”找到上傳文件所在的位置并完成設(shè)置后，點擊下方的“上傳”按鈕，就完成了要上傳文件的電子版。如果上傳的文件不是PDF格式，上傳完畢后點擊“轉(zhuǎn)換”，系統(tǒng)自動將文件轉(zhuǎn)換成該格式。

對圖像、音像、聲像的電子版上傳時，方法同“全文上傳”操作方法基本一致。

全文提交的格式為word、excel、PDF、html和txt文件；圖像文件提交的格式建議使用JPEG、GIF、BMP格式；視頻文件提交的格式為asf、wav；音頻文件提交的格式為mp3、wma。

歸檔文件著錄完成后，為保護數(shù)據(jù)的安全一定要定期做好備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。

5 使用“南大之星”檔案管理系統(tǒng)的幾點體會及建議

(1)簡單、方便的著錄方式。加快歸檔文件著錄的速度，減輕了館內(nèi)人員的工作量，提高了工作效率。

(2)快捷的檢索功能。過去多用人工來找檔案，如果工作人員粗心將檔案放錯了盒，那這份檔案就成了死檔。該套檔案管理系統(tǒng)具有強大的文件級檢索功能，可以多方位、多渠道地對館藏文件進行搜索、查詢，只要著錄過的文件就能快速找到相關(guān)的檔案，不存在漏查，方便了利用，縮短了查閱時間。

(3)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動統(tǒng)計、匯總。對各個檔案表的文件數(shù)、時間、單位、類別、密級、保管期限等項目統(tǒng)計數(shù)據(jù)并進行匯總，自動生成分類統(tǒng)計表，為年終的報表提供了可靠的數(shù)據(jù)。

(4)靈活、多變的打印方式。根據(jù)工作的需要，打印的表格類型也會隨之增多。該套軟件提供了讓用戶自行設(shè)計打印項的途徑。可以通過修改相應(yīng)的欄目名稱以及寬度、調(diào)整欄目的位置以及設(shè)定欄目高度和打印表的名稱來達到目的。

(5)實現(xiàn)遠程服務(wù)?！澳洗笾恰睓n案管理系統(tǒng)是一個純B/S結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)，作為它的一部分，服務(wù)器管理模塊也是純B/S結(jié)構(gòu)的，用戶只需用瀏覽器就可以實現(xiàn)對服務(wù)器的完全控制，這對于館內(nèi)人員具有重要的現(xiàn)實意義。在任何地方（只要能上網(wǎng)）都可以像在本地一樣操作服務(wù)器。

(6)自身素質(zhì)的提高。此次歸檔文件網(wǎng)上著錄的實際操作，使我們深層次地認識到計算機軟件的運用是檔案管理現(xiàn)代化的核心部分，促使我們更多地學(xué)習(xí)計算機方面的知識，進一步加強自身修養(yǎng)，不斷更新觀念，運用現(xiàn)代化的管理手段來參與館內(nèi)的管理，為更好地保管和提供利用檔案打下了良好的基礎(chǔ)。

[1]李華,劉金秋.運用“泰坦”軟件著錄文書檔案的實踐[J].蘭臺內(nèi)外,2010(2):41-42.

[2]郭樹銀.歸檔文件整理工作指南[M].北京:中國大百科全書出版社,2001:117-155.

[3]鐘保華.在發(fā)展檔案事業(yè)中要更加重視檔案館這個主體建設(shè)[J].蘭臺世界,2011(9):18.

[4]樸蓮花,許日.加快推進檔案工作規(guī)范化、標準化建設(shè)[J].蘭臺內(nèi)外,2011(3):15.

Practice of Recording Archive by Using“South Star”Software

YAN Li-xia
(Archives of Changchun Normal University,Changchun 130032,China)

Recording archive by using“South Star” software may greatly improve the work efficiency,reduce labor intensity of the archives staff,and protect the integrity and security of the paper archive.In addition,it also requires us to improve professional quality,strengthen the knowledge of compute software,and master the new technology and the skills of software file management.We also should establish management awareness,and improve the professional level in file identification,sorting,archiving,storage and use,etc.

“South Star”software;record;archiving file;practice

G27

A

1008-178X（2012）09-0029-03

下發(fā)的正規(guī)文件一般都有主題詞。只需把文件的主題詞原封不動地照抄過來即可。

2012-04-09

閆麗俠（1970-），女，吉林長春人，長春師范學(xué)院檔案館館員，從事檔案管理研究。