如何做好檔案利用與服務

趙淑英

（赤峰學院 建筑與機械工程學院，內蒙古 赤峰 024001）

如何做好檔案利用與服務

趙淑英

（赤峰學院 建筑與機械工程學院，內蒙古 赤峰 024001）

最近一些年，檔案服務工作進一步貼近社會、貼近民眾生活，使越來越多的個人利用者進入檔案館，并成為中國檔案利用的主體，其對檔案的利用超過了機關、組織等對檔案的利用.因此，只有做好檔案資源的開發利用工作，創新檔案服務功能，才能實現新時期檔案工作的轉型和發展，才能滿足人民群眾日益增長的信息需求，真正使檔案成為社會的公共財富，達到信息資源共享的目的.

檔案利用；檔案管理；信息意識；服務

近年來，隨著我國改革開放的深入和經濟的不斷發展，檔案在社會生活中的應用得到加強，開發利用檔案，是發展檔案事業的需要，更是檔案工作者神圣的使命.檔案是重要的社會信息資源，即要重視其載體的管理、保管、保護，更要重視其所含信息資料的開發利用，以實現資源共享，服務大眾.檔案工作的任務就是我們常說的收集、整理、鑒定、保管、利用、統計.這六項又以“利用”為中心環節，要使檔案工作全面健康發展，必須抓住這個中心環節，“利用”是對檔案的直接使用，而“利用工作”是檔案部門為了查找提供檔案資料和便于利用檔案資料而進行的工作.如何做到迅速、準確地查找，快捷地提供檔案資料，為各界利用者服務是檔案利用工作應探索的課題.在新時期，隨著人們法律意識的不斷增強，檔案利用和服務的作用得到了充分的重視和肯定.檔案事業是一項功在當代、利在千秋的偉大事業.隨著社會的進步和發展，人們對檔案意識在不斷加強，檔案資源的巨大社會價值也不斷為公眾所認知，這就涉及到檔案利用工作的重要性.

1 做好檔案利用工作必須首先要做好檔案的基礎工作

實踐證明，要做好檔案的利用工作，只有從檔案的收集，整理，鑒定，保管等基礎工作入手，如果沒有檔案的完整收集，統一立卷歸檔制度形同虛設，更談不上檔案的整理、保管等工作，更談不上檔案的利用.因此，必須建立規范的檔案歸檔制度，打牢根基.

1.1 加強基礎建設，提高服務利用手段

要進一步做好檔案服務工作，首先，必須加快對檔案信息化的建設，提高檔案查閱、借閱速度，最大限度滿足社會對檔案的需求；其次，要吸收別人的長處，保留自己的特色，改進工作方式加強檔案學術交流，使檔案工作不斷向前推進.要及時了解檔案信息動態，做到與時俱進，開拓創新，不斷提高檔案工作者的積極性和主動性，擴大檔案工作的影響，大力開展檔案收集、利用的宣傳工作，努力豐富館藏，增強服務意識.再次，要加強檔案學術交流，吸收別人的長處，保留自己的特色，改進工作方式，加強檔案科研工作，爭取在關鍵性的檔案技術方面多出成果，使檔案工作不斷向前推進.提高和強化全社會檔案利用的意識，讓檔案發揮更大的作用.

1.2 努力創新，提高檔案利用和服務水平

檔案服務創新與檔案利用的目的，是實踐黨的“三個代表”的重要思想，滿足黨和政府各項工作以及廣大人民群眾對檔案需求的客觀要求，通過多種渠道與方式，將檔案信息開發和傳遞給利用者，激活檔案信息，實現檔案信息的共享.我們應該不斷推進檔案信息資源的數字化、網絡化，為網上檔案利用創造條件.要利用大眾傳播媒介開展檔案服務，進一步提高檔案服務功能的現代化水平，以“積極開發，主動服務”的新姿態向社會提供迅速的、高質量的檔案信息服務，變消極為積極，變被動為主動.

2 做好檔案利用工作必須具有過硬的業務水平

檔案業務部門必須定期舉辦檔案業務知識培訓，使在基層工作的檔案人員掌握檔案整理基本方法和檔案整理的最新動態.理論與實踐相結合.同時，根據本單位所形成的文件情況和利用的特點，結合利用者調閱檔案動機目的，堅持以“問題”來立卷.如果一名檔案員沒有嫻熟的業務知識和技能，沒有廣泛的知識面，就不可能提供優質高效的檔案利用.卷立得好壞對利用工作有很大的影響.其中，最關鍵的突出表現在立卷的準確定性上.若定性不準，勢必造成組卷后的案卷龐雜臃腫，文件內容與標題詞不達義，保管期限劃分不一.因此，立卷時首先考慮“問題”等方面的因果關系，將幾個相近的“問題”組成卷，即保持文件之間聯系，又便于利用.

2.1 做好檔案利用服務的有效途徑

建立完備的檔案檢索系統.所謂完備的檔案檢索體系，不僅包括傳統形式的檔案館指南、全宗指南、專題指南、各種卡片目錄、書本式目錄等等，而且包括高覆蓋率的計算機目錄的檢索系統和全文檢索系統，以及建立在互聯網基礎上的遠程檢索系統.以計算機檢索系統為主，以其他各種相關檢索工具為輔，信息技術的發展使得建立完備的檔案檢索體系已經具有現實可行性，而它正是滿足利用者服務的最有效途徑.

2.2 利用先進技術提高工作效率

計算機目錄檢索系統主要通過建立目錄數據庫來實現，即將案卷目錄、卷內文件目錄輸入數據庫，實現檔案目錄的自動化管理；而計算機全文檢索系統則是將檢索和利用合二為一，通過建立全文數據庫，將所收集的檔案全文進行數字化處理，并把檔案全文信息輸入數據庫，利用者只要通過檢索即能更加方便快捷地直接查找到所需要的所有相關檔案信息.

2.3 建立完善的咨詢服務體系

在完善的咨詢服務體系中，應由兩方面的工作人員共同負責咨詢工作，即查檔接待室服務人員和檔案專業業務專家.幫助利用者就相關檔案信息需求建立查檔路徑，幫助利用者就相關檔案信息需求建立查檔路徑等.查檔接待室服務人員主要負責解答利用者在利用檔案時所遇到的各類常規性問題，提醒利用者在利用檔案過程中應注意哪些事項；幫助初次來館利用檔案的人員辦理登記手續，幫助利用者了解檔案的流傳和保存情況，了解檔案內容中所涉及到的相關歷史背景，以及其他查找檔案過程中可能遇到的疑難問題.

3 要充分利用好科技檔案資源

科技檔案的有效利用，在檔案管理中一直占有特殊地位，隨著社會主義市場經濟的發展，科技檔案利用效益的問題也越來越受到關注.高質量的科技檔案是開發利用提高經濟效益的前提，這就要求我們加強檔案管理工作，來提高科技檔案的質量，使其提高經濟效益的功能得以充分發揮.科技檔案的利用可以帶來技術效果，產生經濟效益，促進社會經濟的不斷發展.實踐證明：生產、建設、科研等科技活動中，有完整、準確的科技檔案作依據，可以有效地提高經濟效益，因此樹立適應市場經濟的檔案觀念是十分必要的.搞好科技檔案管理工作其最終目的是更好地為經濟建設服務.

3.1 認真做好科技檔案的收集工作，這是科技工作的基礎和豐富館藏的重要手段.科技檔案工作要跟上改革的步伐，對外加強與外界科技檔案的交流，擴建歸檔范圍，豐富館藏，形成規模，以提高服務經濟工作的能力.因此，科技檔案的工作對象是原型信息，只有做到收集完整、準確、系統，才能在開發利用上做到及時、有效.所以，檔案工作講求規模效益，為全面、更好地發揮檔案的社會效益和經濟效益提供了一條重要途徑.

3.2 科技檔案工作要改變傳統的管理辦法，建立與社會主義市場經濟相適應的管理體系.使檔案工作由傳統的保管型，向智能型、開發管理型和咨詢服務型轉變.提高科技檔案利用的能力和水平，以系統、完整、準確的科技檔案優勢為參與市場競爭服務，促進科研、生產和經濟的發展.因此檔案工作人員要進一步解放思想，更新觀念，抓住機遇，牢固樹立起以經濟建設為中心的思想，把科技檔案利用工作與本單位的生產、科研、經營管理緊緊扭在一起，端正服務思想，改善服務態度，提高服務質量，在加快調卷速度，提供準確上狠下功夫，及時了解利用后所取得的社會和經濟效益方面的信息，并注重做好科技檔案利用的反饋工作，這是改進、提高科技檔案管理水平，進一步開發科技檔案資源，產生更好經濟效益的一個重要途徑.

4 做好檔案利用工作必須樹立明確的服務思想

要進一步提高工作人員素質，強化服務意識，正確認識收集與服務的關系，把工作重點轉移到提供檔案利用的服務上來.檔案管理員首先要樹立為人民服務的思想，吃苦耐勞，任勞任怨，才能自覺地將枯燥的工作貫穿于服務社會的大目標中.在檔案查閱、利用工作中，要熟悉業務，熟悉館藏檔案資料位置，凡是檔案庫房存放的檔案資料均能迅速熟練地查到，做到利用者隨到隨查，并及時給予提供，充分滿足利用者的需要.改變檔案服務的被動狀況，主動提供服務，變過去你上門我服務的被動服務為積極尋找信息，同時努力提高服務水平.端正服務態度，熱情、主動、負責，熟悉自己的服務對象，掌握自己的服務市場，深入了解廣大利用者的需求，及時有效地為利用者提供有價值的檔案信息.

5 加強服務意識，努力提高自身素質

檔案工作本身就是一項服務性工作，其最終目的是為各項工作服務.檔案工作是集政治性、服務性和科學管理性為一體的專業工作，是一種專門職業.檔案保存的目的就是利用，為黨和國家各項建設事業服務.

5.1 隨著改革開放的不斷深入，要求檔案人員必須不斷學習新知識，擴展知識面，使自己的知識層次不斷提高，檔案人員不但要有良好的思想素質，還要有完善的知識結構和業務素質.許多新門類的檔案又涌現出來，檔案服務工作越來越呈現出全方位性.檔案服務的形式變化要求檔案人員必須提高自身素質，解放思想，樹立全新的服務意識.因此，檔案人員不能滿足于原有知識的積累，要不斷更新觀念，同時還要做到主動、熱情、服務周到，不論利用者職位高低，親疏遠近，一律熱情接待，對其所需利用的檔案，無論查找難易，都要耐心細致，不厭其煩，通過自身的努力和實績來提高檔案工作的地位.

5.2 要深刻領會黨的路線、方針、政策，這是非常必要的，并以此作為衡量和處理文件資料取舍的標準，同時要不斷的學習，掌握現代科學技術，逐步將計算機技術、微縮技術等運用于檔案管理領域.隨著數據庫、知識庫、人工智能等相關技術的不斷發展，使得構建具有知識推理能力和知識檢索能力的自助式知識服務技術平臺成為可能.利用者可利用電話、個人電腦及好友的軟件界面，根據自身需求進行自助服務.同時，服務提供還可采用一些推送技術，根據利用者的需求進行檔案知識推送服務.

總之，如何進一步開發利用科技檔案信息為經濟建設服務，是擺在我們檔案工作者面前的一項重要任務，無論現在還是將來都是我們努力的方向.我們的國家已經進入了一個新的歷史時期，開發利用檔案信息資源，是檔案事業一項長期而艱巨重要的工作任務.讓我們都來關心檔案事業，提高檔案管理水平，發揮檔案的重要信息資源作用，使檔案信息資源得到最大限度的開發利用，為全面建設小康社會、開創建設有中國特色的社會主義新局面更好地服務.

〔1〕周能.評價科技檔案利用經濟效益探討[J].檔案工作，1985（5）.

〔2〕李超.檔案知識服務研究[J].檔案學，2009（4）.

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1673-260X（2012）02-0203-02