探討醫院圖書館對數字聲像資料歸檔的管理*

梁耀祥

(廣州市精神病醫院圖書館，廣東廣州510370)

探討醫院圖書館對數字聲像資料歸檔的管理*

梁耀祥

(廣州市精神病醫院圖書館，廣東廣州510370)

數字聲像技術是現代科學技術發展的一種產物，隨著數字聲像資料與日俱增。不少數字聲像資料散存放在各部門，形成數字聲像資料歸檔難、開發利用更難，造成醫院數字聲像資料失控或流失的混亂局面，嚴重影響了醫院數字聲像檔案的永久保護及開發利用。針對上述存在的問題，醫院圖書館就數字聲像資料的歸檔管理進行探討。

醫院圖書館;數字聲像;資料歸檔;管理

隨著現代科學技術的發展，醫院圖書館聲像檔案管理從最初的銀鹽感光材料膠質、紙質載體，經歷了通過掃描設備轉換為數字化管理的階段，到目前通過數字攝影機直接獲取的數字照片。錄音、錄像制品也從模擬的磁帶方式過渡到數字化光盤或使用數字錄音設備、數字攝像機直接生成數字錄音、數字錄像資料的歷程，聲像檔案管理制度應隨科學的發展增補“數字聲像檔案管理制度”。做好對數字聲像資料的收集、歸案管理與開發利用，是當今醫院圖書館值得研究的任務之一。

一、制定醫院數字聲像資料歸檔管理方案

1．建立醫院圖書館數字聲像檔案管理制度。醫院要改變數字聲像資料歸檔難的問題，首先爭取主管院長的重視。醫院領導重視是做好數字聲像資料收集、歸檔工作的重要保證。只要有醫院領導重視，才能調動起各級管理人員的積極性。由醫院辦公室主任、專職檔案人員草擬修訂《醫院聲像檔案管理制度》方案，結合當今醫院發展，在原有《醫院聲像檔案管理制度》的基礎上增補“醫院圖書館數字聲像檔案管理制度”［1］。便于制度的落實，需醫院辦公室行文，建立制定一整套切實可行的工作細則，規范“數字聲像資料收集、歸檔管理”方案。使各級執行人員有章可循，明確責任，依照規章制度管理，逐漸養成數字聲像資料自覺歸檔習慣。

2．加大宣傳力度，提高檔案意識。醫院圖書館數字聲像檔案要在院內部職工有共識，應該利用醫院辦公會議宣傳，引起全院工作人員廣泛關注，提高全院工作人員檔案意識，特別是提高各部門主任和兼職檔案人員的檔案意識。醫院的刊物、宣傳欄是非常重要的窗口，要在固定的版面，定期更新、宣傳檔案知識。宣傳醫院整體建設情況，以大量素材充分展示醫院發生的重大事件，醫護人員在醫療、教學、研究等各項工作中所取得的輝煌成就，展示醫院與國內外同行交流合作情況，展示具有歷史價值的老照片，力求引起全院工作人員關注。要讓全院工作人員認識到搞好醫院數字聲像資料收集、歸檔工作不僅是醫院檔案室的事，也是各部門的事，更是醫院的大事，營造出良好的氛圍［2］。專職檔案人員與各部門兼職檔案人員，要善于抓住機遇，結合醫院和各部門當前的中心工作，開發利用聲像檔案材料，以生動的實例展示出來，發揮聲像檔案的自身宣傳教育作用。

3．擬定收集部門對象，溝通收集渠道。要實現數字聲像資料收集完整，就要結合醫院實際情況，建立溝通收集渠道，由醫院辦公室協調各部門主任做好落實醫院數字聲像資料歸檔工作。采取多樣性與廣泛性的全面征集。(1)重點部門重點科室重點收集。就廣州市精神病醫院而言，醫院辦公室等各行政職能科室、神經(內、外)科、早期干預科、精神分裂癥科、情感障礙科、醫學心理科、睡眠障礙科、老年精神科、精神活性物質依賴科、精神病防治所、司法精神鑒定所等部門，為形成數字聲像資料比較多和比較集中的部門，因此檔案室的專職檔案人員要經常深入到這些部門，及時溝通，對保存在各部門屬于歸檔范圍的數字聲像資料要重點收集;(2)重點人物直接征集。對兼職檔案人員(攝影、攝像人員)輔導業務，了解情況，多方協調，登門收集或征集;(3)廣泛性的全院征集。對散存在個人(離退人員)手中、屬于歸檔范圍的數字聲像資料，通過網絡傳輸征集文件或實施登門征集等形式尋求，以無償捐獻為主，有償征集為輔，兩者相結合等方式廣泛征集。

4．提供良好的保存環境，增強服務意識。專職檔案人員要從長久存貯和開發利用考慮，醫院檔案庫房不應設立在樓宇的頂層，要按數字聲像檔案要求，保證恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等，要努力營造條件，力求妥善保管，可參照《醫院聲像檔案管理制度》規定進行歸檔、分類、組卷、編目，用數字聲像檔案專用的恒溫、恒濕、防磁的箱柜存放，盡量延長數字聲像檔案的壽命。提供良好的保管環境，使立檔部門覺得將數字聲像資料放進檔案室放心、省心，從而提高數字聲像資料的收集率。專職檔案人員要增強服務意識，消除立檔部門不必要的疑慮——歸檔容易，借檔困難［3］。不但要隨時歡迎立檔的各部門前來檔案室查詢、借閱，還要做好數字聲像檔案信息資源的開發利用，主動為各立檔部門提供服務。

二、保證數字聲像資料質量

為提高醫院圖書館數字聲像資料的歸檔質量，專職檔案人員有計劃地組織各部門的兼職檔案人員進行攝影、攝像知識的培訓，定期舉辦不同類型的數字攝影、數字攝像講習班，聘請一些資深工程師、攝影師、攝像師講授數字攝影、數字攝像技術等相關知識，其中包括:新聞攝影要素、采訪技巧、數字攝影機、數字攝像機的結構與工作原理、技術操作要領、光學知識、構圖技巧、數字攝影、數字攝像創作技巧、非線性編輯技術的應用、藝術作品的鑒賞等相關知識。同時舉辦各種形式的數字攝影、數字攝像講座，使每位兼職檔案人員都有一個展示數字攝影、數字攝像作品的平臺擬促進交流機會，只有不斷提高兼職檔案人員的數字攝影、數字攝像技術和藝術修養，才能夠提高數字聲像資料的歸檔質量。

1．明確醫院圖書館數字聲像資料歸案范圍。熟悉醫院聲像資料歸檔的范圍，提高醫院數字聲像歸檔管理意識，做好醫院數字聲像資料的歸案工作并非只是檔案管理部門或者專職檔案管理人員的事，也是全醫院乃至全社會的大事。而各職能科室負責人的重視、支持，是搞好數字聲像資料歸案工作的重要保障。所有在醫院活動中生成，反映醫院各項工作與重大活動，具有歷史參考價值和開發利用價值的數字聲像資料都屬于收集、歸案范圍，包括如下幾個方面:(1)醫院各項建設，反映醫院不同歷史時期的院容院貌，國家重點文物建筑物，各個工程項目的奠基儀式，竣工典禮，醫療設備等的數字聲像資料。(2)歷屆醫院領導照片，反映歷屆醫院領導的數字聲像資料。(3)各種重大活動，反映醫院召開的各類重要學術會議，重要會議、重要慶典活動、重大事件、重大科研成果、創新成果等活動的數字聲像資料。(4)各種醫療護理業務，反映醫療護理活動，各級醫療護理查房、醫療護理質量檢驗等的數字聲像資料。(5)各種理論學習，反映醫院主辦、承辦、協辦的全國、省、市各類的精神衛生和心理衛生學習班，神經、精神疑難病例討論會等的數字聲像資料。(6)各種對外交流活動，反映醫院與國內、外知名專家、學術團體來醫院訪問、學術交流，以及醫院領導、專家外出訪問、交流等活動的數字聲像資料。(7)各種精神康復活動，反映醫院精神病患者參與康復治療、音樂治療、工娛治療等精神康復活動的數字聲像資料。(8)各種社區服務活動，反映醫院各類社區精神衛生公益服務，精神衛生知識宣傳、義診、心理衛生咨詢，送醫送藥，精神疾病調查活動等的數字聲像資料。(9)各級領導視察參觀，反映國家衛生部、省衛生廳、市衛生局等上級領導來醫院視察、調研、檢查等公務活動的數字聲像資料。(10)各項文體活動，反映醫院組織職工的各種文體、文藝匯演，調演等活動的數字聲像資料。(11)各項榮譽稱號，反映醫院科研成果，各種表彰授獎及局級以上授予的榮譽、獎狀、證書、錦旗等實物的數字聲像資料［4］。

2．數字聲像資料歸檔鑒定。對數字聲像資料的鑒定包括質量、原始性和真實性的鑒定。數字聲像資料比較容易被修改，這樣使數字聲像檔案的原始性、真實性難以得到保證，作為專職檔案人員或兼職檔案人員應該有尊重歷史、憑著對醫院負責、對社會負責的檔案職業道德。在收集數字聲像資料時要做好查驗工作，認真細致地鑒定每一份數字聲像資料，鑒定數字聲像資料是否經歷過修改、添加、挖補、合成等技術處理，力求保證歸檔后的數字聲像檔案具有原始性與真實性。

3．提高數字聲像資料的歸檔率。除了喚醒全院職工的數字聲像檔案意識外，還要加大宣傳力度，加強對攝影、攝像人員的技能培訓，提高數字聲像資料質量。制定醫院圖書館數字聲像資料歸案細則，各級責任人要職責分明，明確數字聲像資料檔案的內容、范圍以及移交的方法，數字聲像資料歸檔工作列入考核范圍(科部主任、兼職檔案人員、專職檔案人員)。確保數字聲像資料的安全性、原始性和真實性，規定歸案期限，數字聲像資料處生成起一個月內由部門宣傳員送科部集中統一檔案部門歸案。專職檔案人員除登錄醫院辦公自動化系統，搜索醫院、科部信息動向外，還要深入各部門協助兼職檔案人員解決數字聲像資料歸檔問題，有責任催促各科部把數字聲像資料按期限歸案，并辦好移交歸檔手續，有效地提高數字聲像資料的歸檔率。

三、醫院圖書館數字聲像檔案分類

醫院圖書館數字聲像檔案是使用數字設備，圍繞著醫院建設、發展具有代表性的事件，以客觀、真實、直觀、形象、生動的視聽形成的數字檔案，具有很強的資料收藏價值［5］。其主要劃分為:數字照片檔案、數字錄音檔案、數字錄像檔案三類。

(一)數字照片檔案數字照片檔案是由單張的或一組數字圖像資料組成。數字圖像資料又分為掃描儀形成的數字圖像資料和數字攝影機直接生成的數字圖像資料兩種。醫院圖書館數字圖像資料主要來源于數字攝影機直接生成，其內容往往是醫療護理、科研教學、行政管理活動等的數字圖像資料，是醫院珍貴的歷史資料和形象病例資料。是醫院建設和管理等數字圖像資料庫，也是醫療輔助診斷的重要依據。

1．數字照片檔案的整理可借鑒傳統照片檔案整理的方法。完整的數字照片檔案主要由數字圖像檔案、數字紙質照片檔案、以及數字紙質照片檔案的文字說明三部分組成。(1)數字圖像檔案文件可以參照傳統底片檔案方法建立，可用一張光盤代替一冊底片檔案來整理，數字圖像檔案的編號對應數字紙質照片檔案的編號，數字圖像檔案也按照一個事由或一個專題進行分類、分組，一組數字圖像檔案建立一個文件夾，并按第一個數字圖像檔案生成的時間(年月日)，然后加上事件或專題名稱來命名。(2)由數字圖像檔案沖洗成的數字紙質照片歸檔整理。整理數字紙質照片檔案的辦法與傳統紙質照片檔案一樣分類管理，生成數字紙質照片檔案，每一案卷均按流水編號從1開始。為了方便查閱，數字紙質照片檔案與數字圖像檔案的編號應該互相對應。(3)數字紙質照片檔案的文字說明，其中包括總說明和分說明。總說明主要反映一組照片的活動內容，包括:案卷號、保管期限、年度、照片號(起止)、說明、攝影者、以及一組數字紙質照片檔案張數。每一張數字紙質照片檔案還需要有分說明，同樣包括:數字紙質照片檔案號、數字圖像檔案號、參見號、攝影者、說明。并且要注明數字圖像檔案文件大小(長寬的像素)和數字圖像檔案的格式等，主要人物還需要指明在數字紙質照片中所處的位置。

2．數字圖像檔案存貯歸檔整理后成為數字圖像檔案，使用計算機刻錄成只讀光盤，要切實執行脫機保存存貯。按照一張光盤只能存貯同年度的數字圖像檔案，光盤存貯滿了可以后續，絕對不允許一張光盤存貯不同年度的數字圖像檔案。然后使用噴墨打印機，打印出光盤封面，內容包括:全宗名稱、題名、全宗號、案卷號、目錄號、起止張號、年度、保管期限的文字說明，裝光盤盒子也要用打印機，打印上封面，全宗名稱、題名、案卷號、目錄號、起止張號、年度、保管期限的文字說明，裝上盒子。說明的內容要與數字紙制照片檔案內容一致。

(二)數字錄音檔案數字錄音檔案是由錄音帶播放設備和計算機進行連接，通過計算機的音頻采集卡、應用軟件對錄音帶播放出來的聲音進行錄制，轉化為數字錄音資料或是數字錄音設備直接形成的MP3格式的數字錄音資料，經過歸檔、整理形成的數字錄音檔案。醫院數字錄音資料的主要內容包括:松弛療法、音樂治療、心理治療、病例討論、康復隨訪、司法精神鑒定等的數字音頻資料，以及不具備攝像條件下錄制的數字錄音資料。

1．數字錄音資料技術要求。采樣率:不低于44．1kHz;量化級:不低于16bit;通道數:以單聲道(MONO)或以立體聲(STEREO)采樣。數字錄音文件要求音質清晰，數字錄音文件的首、尾應為空白無內容，時間過長的部分，應進行適當剪切，在聲音開始前和結束后有5秒左右的無聲效果即可。

2．數字錄音檔案存貯。數字錄音檔案以MP3、WMA文件格式存貯。數字錄音檔案以檔案號命名。歸檔整理后成為數字錄音檔案，使用計算機刻錄成只讀光盤，要切實執行脫機保存存貯。按照一張光盤只能存貯同年度的數字錄音檔案，光盤存貯滿了可以后續，絕對不允許一張光盤存貯不同年度的數字錄音檔案［6］。然后使用噴墨打印機打印出光盤封面，內容包括:部門名稱、盤名、目錄號、年度、案卷號、保管期限的文字說明，光盤盒子也要用打印機、打印上封面，內容包括:部門名稱、盤名、目錄號、年度、案卷號、保管期限的文字說明，裝上盒子。

(三)數字錄像檔案是由錄像帶播放設備與計算機進行連接，通過計算機的視頻采集卡、應用軟件對錄像帶播放出來的錄像進行采集，轉化為數字錄像文件或是通過數字攝像技術將運動著的視像和聲音組成的數字錄像資料，數字錄像設備直接形成的AVI格式的數字錄像資料轉換為MPEG2、DVD等格式的數字錄像資料，經過歸檔、整理形成的數字錄像檔案。醫院錄制數字錄像資料一般記錄了醫院各項重大活動，各類型學術會議，醫療護理、科學研究、醫學教育、教學查房、病例討論、司法精神鑒定、對外交流活動和文體活動等。

1．數字錄像資料技術的要求。采集格式為AVI格式，分辨率(像素):720X576;幀數:25幀/秒;視頻速率:28800kbps;音頻設定:224k/通道;音頻速率:立體聲(STEREO)、48KHz;存儲格式為MPEG2格式;視頻速率:9100kbps;制式:PAL。數字錄像文件要求音質畫質清晰，數字錄像資料的首、尾應該為片頭、片尾的內容，且時間過長的部分應進行適當剪切，在畫面開始前和結束后有5秒左右的無聲畫面即可［7］。

2．數字錄像檔案存貯。數字錄像檔案存貯格式，以MPEG2文件、DVD文件等存貯。數字錄像以檔案號來命名。歸檔整理后成為數字錄像檔案，使用計算機刻錄成只讀光盤，要切實執行脫機存貯。按照一張光盤只能存貯同年度的數字錄像檔案，光盤存貯滿了可以后續，絕對不允許一張光盤存貯不同年度的數字錄像檔案。然后使用噴墨打印機，打印出光盤封面，內容包括:部門名稱、盤名、目錄號、年度、案卷號、保管期限的文字說明，裝光盤盒子也要用打印機、打印上封面，內容包括:部門名稱、盤名、目錄號、年度、案卷號、保管期限的文字說明，裝上盒子。

3．數字聲像檔案管理要求。加強對數字聲像檔案管理，制定相應的管理制度。醫院檔案室存放數字聲像檔案應有專用庫房，做到防火、防強光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防蟲等。為了確保數字聲像檔案不被刪改，建立檔案后存貯要使用計算機刻錄成只讀光盤、要切實執行脫機存貯，絕對禁止使用軟、硬盤或CF卡等作為數字聲像檔案的載體長期保存，刻錄數字聲像檔案光盤必須一式三份，一份存在醫院圖書館內保管，作為提供讀者查閱使用;另一份封存在檔案室內保管，作為復制備用;再一份作異地機密保存，作為防范檔案室被盜、火災或者洪水、風暴、地震等自然災害。對備份數字聲像檔案定期檢查，確保數字聲像檔案的安全、完整和長期可用。數字聲像檔案要按照不同類型、不同規格數字聲像載體分別編制的檔案號排架存貯。數字紙質照片檔案庫房應做到恒溫、恒濕、清潔，保持溫度15℃－25℃，濕度55%－65%。數字紙質照片檔案如發黃、發霉、變質等現象，應及時采取措施加以補救。數字聲像檔案光盤絕對不允許裸露、觸摸、擦洗、劃痕、擠壓、彎曲、摔打等非專業行為發生。數字聲像檔案文件光盤保管環境溫度為17℃－20℃，相對濕度為35%－45%。防止數字聲像檔案文件光盤沾染灰塵和污垢，避免陽光直接照射，遠離熱源、酸堿等有害氣體和強磁場［8］。

4．定期檢查與維護。對長期存貯或永久存貯的所有備份數字聲像檔案文件光盤，每4—5年進行一次有效性、安全性檢查，并重新刻錄、備份數字聲像檔案光盤。如原數字聲像檔案文件光盤運行的軟、硬件平臺出現變化，要及時轉換數字聲像檔案文件光盤，同時做好數字聲像檔案文件光盤的備份工作［9］。做好數字聲像檔案文件光盤的檢測與維護過程的登記，數字聲像檔案文件光盤檢測時應說明檢測方法、結果及處理措施，數字聲像檔案文件光盤轉換時應說明數字聲像檔案文件光盤轉換的原因及采取的轉換措施、轉換數字聲像檔案文件光盤的數量等。

四、醫院圖書館對數字聲像檔案開發與利用

建立醫院圖書館數字聲像檔案的最終目的是為了開發利用，發揮其潛在的社會效益和經濟價值。因此，醫院專職檔案管理人員要樹立服務意識，挖掘數字聲像檔案的現實利用價值，要多渠道、多途徑地開發數字聲像檔案信息資源，使數字聲像檔案在醫院發展中充分發揮它應有的作用［10］。從數字聲像檔案利用需求出發，促進其快速開發與有效利用。同時，為領導的決策提供參考作用，為臨床醫療護理、科研教學以及醫院的中心工作服務。要通過醫院圖書館積極開展對信息進行開發、編寫各種專題匯編，為利用者提供多渠道、有實效的信息［11］。利用數字圖片檔案文件、數字錄音檔案文件、數字錄像檔案文件，建立醫院圖書館數字聲像檔案檢索網站，提高醫院圖書館對數字聲像檔案文件的開發利用效率，充分開發利用醫院數字聲像檔案文件，使其更快捷、更便利、更有效地為醫療護理、醫學教育、科學研究、行政管理等活動提供周到的服務，以及改善醫療服務質量，提高醫院整體管理水平具有十分重要的意義。

五、結語

目前，醫院各部門的數字攝影機、數字攝像機、數字錄音筆等先進辦公設備的普及和應用，形成的數字聲像資料日益增多，但是，現有《醫院聲像檔案管理制度》缺乏對醫院圖書館數字聲像資料的管理，使得不少部門對數字聲像資料的歸檔管理工作無所適從，導致各部門積存的數字聲像資料尚未歸檔，散存在計算機硬盤或軟盤中，還有不少隨個人行為導致流失在外。存在著歸檔、整理、保管、檢索、開發利用等一系列困難問題。要解決醫院數字聲像資料的歸檔問題就要全院總動員，修訂《醫院聲像檔案管理制度》，才能扭轉醫院圖書館數字聲像資料無章可循的混亂局面［12］。醫院圖書館數字聲像資料，是電子化、信息化發展的產物，是對醫院綜合檔案管理工作新考驗，也是醫院行政管理工作的重要組成部分，在醫院建設、發展中起著重要作用。要實現醫院數字聲像檔案管理規范化，有賴醫院各級領導的高度重視，各職能部門積極參與，互相支持。醫院專職檔案人員任重道遠，要及時更新管理理念，從醫院工作實際出發，盡早制定醫院數字聲像檔案管理制度，使醫院圖書館數字聲像檔案管理及早實現規范化，為醫院建設和發展做出更大貢獻。

［1］杜成華．完善院聲像檔案管理工作的幾點思考［J］．現代醫院，2008，8(1):143～144．

［2］劉承志，朱潔．醫院聲像檔案的管理與利用［J］．中國病案，2010，11(4):55～57．

［3］周桁，杜德勤．醫院聲像檔案的管理［J］．中國實用醫藥，2010，5(1):251～252．

［4］高艷艷．醫院聲像檔案管理初探［J］．醫學信息，2008，2l(l0):1 812～1 814．

［5］梁爽．醫院如何加強聲像資料管理［J］．中華現代醫院管理雜志，2005，3(5):48～49．

［6］賀焰．重視醫院聲像檔案管理［J］．現代醫院，2011，11(3):140～141．

［7］高艷艷．醫院聲像檔案管理中存在的問題與對策［J］．中醫藥管理雜志，2008，16(10):800～801．

［8］杜成華．完善院聲像檔案管理工作的幾點思考［J］．現代醫院，2008，8(1):143～144．

［9］徐曉鳳，徐淳．對醫院聲像檔案管理的思考［J］．現代醫院管理，2009，(1):56～58．

［10］王恩漢，鄧斐蔚．聲像檔案管理概論［M］．(第一版)．北京:中國檔案出版社，2009．

［11］章潔，史維新．淺論醫院實物檔案的管理［J］．江蘇衛生事業管理，2010，21(6):108～109．

［12］劉承志，朱潔．醫院聲像檔案的管理與利用［J］．中國病案，2010，11(4):55～56．

G276

A

1006－5342(2012)05－0090－04

2012－01－02

廣東省文化廳2009年度科學研究基金課題(GDTK0942)