淺談學校檔案工作

鄧成梅

（荊州廣播電視大學，湖北 荊州 434020）

淺談學校檔案工作

鄧成梅

（荊州廣播電視大學，湖北 荊州 434020）

本文從學校檔案管理的組織保障和制度建設、檔案資料的規范保存、檔案工作者知識能力的培養等方面進行了初步探討，并對進一步加強檔案工作提出了幾點建議。

學校；檔案工作；管理

一、學校檔案管理的組織保障和制度建設

（一）抓好檔案管理的組織保障

建立健全管理機構，加強對檔案工作的領導。學校要成立以校長為組長、各處室負責同志參與的檔案工作領導小組，健全檔案機構管理網絡，建立綜合檔案室，配備專職檔案員。學校辦公室、教務處、總務處等各處室都要設有兼職檔案員，從組織上、人員配備上保證檔案工作的順利開展。檔案工作領導小組要認真研究解決檔案管理工作中所涉及的經費、設備、檔案用房等硬件問題，改善檔案管理條件和工作環境，建立指揮靈活的檔案管理信息網絡，使檔案工作與學校其他各項管理工作同步發展。

（二）加強檔案工作的規范化管理

學校應把檔案工作納入各處室工作目標管理責任制的檢查考核中，各處室除按工作目標責任制和學校制定的檔案、臺賬資料考評的要求，結合年終考核與個人獎勵掛鉤外，還要作為年終評優選先的依據，認真研究落實本部門的檔案工作任務，做到各部門、各科室職責明確，建立規范化的制度，基本做到歸檔有范圍、立卷有標準、借閱有規定、保密有條例、庫房管理有措施、開發利用有目標，這就在細節上保證了檔案管理的順利開展。

二、學校檔案資料的收集整理和規范保存

（一）做好檔案資料的收集整理工作

學校檔案不同于一般的文書檔案，它形成的時間具有特殊性，是每年的9月1日至下年的8月31而形成的，如學生的學籍表（卡）、學生登記表、各科成績表等，是按學制年度形成的，在最后一個學年內才立卷歸檔；學校檔案還具有很強的周期性，即每一屆學生從入學到畢業為一個教學周期，檔案材料是每屆學生從入學到畢業這段時間延續產生。這就要求檔案管理人員要勤收集、勤整理、勤檢查核實立卷，把好收集整理關。檔案的收集要不分巨細，悉數保存，原始的東西往往是最寶貴的東西，在大量的收集留存的基礎上“去粗取精”。對于教師資料，學校要抽出專人搞好收集整理，幫助教師建立個人業務檔案，并幫助他們整理保存，教職工個人資料每年要由教職工本人填寫一次，這樣將對教師產生凝聚和促進作用；學校舉行的各類活動，比如重要會議、學術交流、培訓、觀摩、接待來訪、采訪錄相、師生獎懲等等的圖片資料，都要按年度登記保存；學術資料，也應整理好編印成冊，全部歸檔保存；新聞資料，國內外各類報紙刊物及電臺互聯網上發表的圖片和文字材料，平時要注意收集；榮譽檔案，即獲獎的資料，除登記外，還要將獎品的照片、證書的復印件及原件作為資料存檔。

（二）搞好檔案簿、冊的規范管理與登記檢索工作

要特別抓好《教職工登記簿》、《學生學籍表》、《畢業生登記簿》、《統計資料登記簿》等重要賬簿的管理。《教職工登記簿》是很重要的登記簿，它是教職工情況總的登記簿，它的檢索要素為總順序號，要按照時間順序進行流水登記，并進行逐個編號，編號可由三個成份組成，即教職工的編號、登記簿的順序號和資料室總順序號；《學生學籍表》、《畢業生登記簿》是以班級為單位建立戶頭的登記簿，設置項目與《教職工登記簿》大體相同，要分別按系別、班級逐個登記。這樣，任何人都可以毫不費力地找出其中的相關資料；《統計資料登記簿》即登記教育教學數據統計資料等。

（三）改善檔案資料的保存條件

學校檔案大多是紙質資料，保存檔案是至關重要的工作，要注意調節檔案室濕度，保持通風良好，并要做好藥物防蠹等工作。除了改善保存條件之外，解決這個難題的途徑是要在材料和制作技術上進行改善了，而這一途徑目前尚待探索。在高科技飛速發展的現代，媒介手段日趨電子化、信息化，檔案資料不能只滿足于有幾本登記簿和圖錄，而應注意將這些資料融匯到信息媒介中去，打破時空界限，通過電腦上網流通。

三、學校檔案工作者的知識積累和能力培養

不斷加強檔案人員的業務能力培養，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。檔案工作者要不斷拓寬知識面，學習技術，學習相關領域的知識，開闊視野，增長技能，以提高工作能力。在加強檔案管理者政治思想教育和職業道德教育的同時，還必須要求檔案管理者真正做到兢兢業業地做好檔案工作，為學校教學、科研和其他工作服務；要增加智力投資，定期開展培訓，組織檔案人員一方面學習檔案專業知識，另一方面學習現代化管理知識和先進技術設備的操作技能，不斷更新知識、提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐。

四、進一步加強學校檔案工作的幾點建議

（一）加強檔案管理隊伍建設。要選配思想好，工作責任心、事業心強的檔案工作人員來充實學校檔案管理隊伍；要對檔案工作人員進行定期或不定期業務培訓，使其不斷更新知識、勝任工作；要相對穩定檔案管理隊伍，使學校檔案管理工作具有系統性、連續性、穩定性和較強的適應性。

（二）加強檔案館（室）建設。要加強檔案基礎設施建設，擴大館藏能力，切實改善檔案保管條件；要加強檔案資源建設，進一步豐富和優化館藏，特別是要做好教學檔案工作，充分發揮檔案的服務功能，更好地為學校管理服務。

（三）加強檔案利用工作。要創新學校檔案服務工作思路，豐富服務手段，改善服務條件，提高服務水平，主動為領導決策、工作查考做好服務；要積極主動地深入探索檔案信息資源的深度開發，大力拓展檔案館的公共服務功能，不斷提升檔案部門的服務能力。

（四）加強檔案科研工作。要集中優勢力量和資金，對學校檔案工作中亟待解決的瓶頸問題進行重點研究，充分利用國內外先進的科研成果，進一步提高檔案工作的科技含量；要充分認識人才在檔案工作中的關鍵性作用，創造條件，激勵檔案工作者加強檔案科研工作，為檔案人才的成長進步和施展才華創造有利條件。

[1] 白雯.對加強高校教學檔案管理的思考[J].甘肅教育，2011，（7）.

[2] 趙黎霞.新時期我國高校檔案管理的現狀及對策研究[J].信息系統工程，2011，（7）.

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1008-7427（2012）10-0157-01

2012-06-13