基于工程合同管理辦法

李華

(黑龍江省引嫩工程管理處，黑龍江大慶163000)

0 前言

引嫩擴建骨干一期工程是全國新增千億斤糧食產(chǎn)能工程在黑龍江省的重點水利項目，是我省“八大經(jīng)濟區(qū)建設(shè)規(guī)劃”及“十大工程”中的重點項目之一。是在“十二五”期間建成的黑龍江省具有城市供水、農(nóng)業(yè)灌溉、改善生態(tài)環(huán)境等多目標(biāo)開發(fā)的引、蓄、提相結(jié)合綜合利用的大型引水輸水工程。主要由北引擴建一期工程、中引擴建一期工程及灌區(qū)配套工程組成。包括新建北引渠首樞紐工程;擴建北引總干渠、紅旗干渠、中引總干渠;新建東城水庫、友誼干渠。黑龍江省引嫩擴建骨干一期工程是一項工程投資大，工期長，涉及十個縣市和一個農(nóng)墾局，征占地面積1.14萬hm2，社會影響面廣的復(fù)雜水利系統(tǒng)工程。如何加強合同管理，有效的控制投資，是保證工程的順利實施的重點。業(yè)主制定了詳細(xì)的合同管理辦法，以下談?wù)勎覀兊淖龇ê腕w會，與同行進(jìn)行交流。

1 合同管理辦法

1.1 合同管理定義

合同管理是指對業(yè)主與其他法人、自然人、經(jīng)濟組織之間所簽訂的合同，依照法規(guī)及規(guī)章制度進(jìn)行指導(dǎo)、審查、監(jiān)督、控制等一系列職能活動的總稱，包括合同簽訂前的準(zhǔn)備工作(合同文件編制、談判、會簽等)、合同的訂立、履行、變更、解除、糾紛處理及合同文本的歸檔等進(jìn)行的一系列管理工作。

1.2 合同管理各部門

業(yè)主就工程建設(shè)管理共下設(shè)計劃合同部、財務(wù)部、材料物資部、工程技術(shù)部、環(huán)境移民部、辦公室6個業(yè)務(wù)部門。合同管理實行計劃合同部統(tǒng)一歸口管理，并建立健全合同管理的相關(guān)制度。

1.3 合同簽約程序

1)合同立項。首先由合同項目歸口管理部門編寫立項報告(包括項目內(nèi)容、規(guī)模、工程量、投資估算等)提交計劃合同部，計劃合同部提出審查意見報局長批準(zhǔn)(施工單項合同估算價在100萬元以上、設(shè)備材料貨物采購50萬元以上、技術(shù)咨詢20萬元以上的項目立項應(yīng)經(jīng)局長辦公會批準(zhǔn))，并向合同項目歸口管理部門發(fā)出書面立項通知。

2)施工詳圖審查。由合同項目歸口管理部門將施工詳圖提交給工程技術(shù)部進(jìn)行審查，工程技術(shù)部將審查后的圖紙及審查意見分送計劃合同部及有關(guān)部門。

3)選定承包單位。施工單項合同估算價在200萬元以上、設(shè)備材料貨物采購單項合同估算價100萬元以上、技術(shù)咨詢50萬元以上的項目，原則上應(yīng)通過招標(biāo)方式選定承包或供貨單位，由計劃合同部牽頭，與合同項目歸口管理部門共同辦理，按招投標(biāo)辦法實施。個別特殊應(yīng)急項目(如防汛工程)，可經(jīng)局長辦公會研究指定承包單位。

4)施工組織設(shè)計及預(yù)算審查。承包單位編制的施工組織設(shè)計，由合同項目歸口管理部門提交給工程技術(shù)部，由工程技術(shù)部負(fù)責(zé)組織審查。

承包單位報送的施工圖預(yù)算或投標(biāo)報價，由計劃合同部負(fù)責(zé)審查。在審查過程中，應(yīng)嚴(yán)格建立審核、復(fù)核制度。

經(jīng)招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組同意成立評標(biāo)委員會的工程項目的施工組織設(shè)計方案及投標(biāo)報價，由評標(biāo)委員會負(fù)責(zé)審查，并由評標(biāo)委員會提出評標(biāo)意見報招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。

5)合同文稿的擬定及批準(zhǔn)。合同文稿由合同項目歸口管理部門負(fù)責(zé)起草，計劃合同部負(fù)責(zé)組織審查，根據(jù)合同類別、性質(zhì)，分別送工程技術(shù)部、物資材料部、財務(wù)部、項目監(jiān)理單位等依次會簽，并報建管局分管合同的副局長審定。實行招標(biāo)的項目報招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組審定。

6)合同簽訂前的批準(zhǔn)。合同簽訂前，由項目歸口管理部門的分管副局長向局長匯報并獲得批準(zhǔn)。重大合同和局長認(rèn)為應(yīng)由局長辦公會研究的合同，經(jīng)局長辦公會研究批準(zhǔn)。實行招標(biāo)的項目報招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。

7)合同的簽訂。合同文稿批準(zhǔn)審定后，由項目歸口管理部門校對無誤后方可簽訂合同。合同的簽訂應(yīng)由雙方法人代表簽字，也可由法人代表授權(quán)代理人簽字。結(jié)合工程情況，重大工程項目合同由局長簽訂，一般工程項目合同授權(quán)分管副局長簽訂。

8)合同用印。所有簽訂的合同，統(tǒng)一加蓋合同專用章，由計劃合同部保管。

9)合同編號。引嫩擴建工程所簽合同，均有統(tǒng)一編號。為了使合同編號規(guī)范化，合同簽訂后由計劃合同部負(fù)責(zé)編號。

10)合同文件管理。招標(biāo)文件、投標(biāo)書、評標(biāo)資料、合同協(xié)議、會議紀(jì)要、補遺、補充協(xié)議等合同資料，均應(yīng)送交計劃合同部一式兩份(正、副本各一份)，計劃合同部設(shè)專人登記、保管、歸檔，并建立合同臺賬。歸口管理部門和財務(wù)部各一份。

11)凡屬在業(yè)主管理費項目下支付的辦公設(shè)備采購、設(shè)備維修等項目，若需要簽訂合同，由辦公室為合同主管部門，并依本規(guī)定辦理。

12)合同的監(jiān)督。合同歸口管理部門負(fù)責(zé)對合同的實施過程、履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，并在每次撥款前一周和項目階段結(jié)束前10日向計劃合同部提交合同履行情況報告。聘請監(jiān)理單位的項目，由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)。計劃合同部定期對全部合同的履行情況匯總，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報合同的履行情況及在履行過程中存在的問題。

1.4 合同的簽訂和審查

簽訂合同，必須嚴(yán)格執(zhí)行合同法、招投標(biāo)法及其相關(guān)法規(guī)政策。凡項目金額達(dá)到規(guī)定數(shù)額以上的項目必須進(jìn)行招標(biāo)。對一些不進(jìn)行招投標(biāo)的零星工程，必須堅持比價擇優(yōu)選定承包方和合同會簽審批制度，堅決杜絕暗箱操作。合同簽訂前業(yè)務(wù)部門聯(lián)合組成資信審查小組，對合同方的資信、經(jīng)營范圍、履約能力等進(jìn)行資信審查。資信審查小組在完成審查后，提交由成員簽名的資信審查報告，并按資格預(yù)審流程報項目分管局領(lǐng)導(dǎo)審批，計劃合同部存檔備案。資信審核合格后由計劃合同部和業(yè)務(wù)部門參照國家行業(yè)管理部門合同示范文本、立項報告及相關(guān)資料進(jìn)行合同文件編制，并組織相關(guān)部門進(jìn)行會審。計劃合同部對合同的合法性、真實性、合理性及合同價格進(jìn)行審查;其他相關(guān)部門在各自的職責(zé)范圍內(nèi)對合同的可行性、技術(shù)要求、質(zhì)量要求、工期要求、材料供應(yīng)、提交成果等內(nèi)容進(jìn)行審查。合同編制修定完畢后由計劃合同部會同各相關(guān)部門與合同方進(jìn)行協(xié)商談判，最終達(dá)成一致。

1.5 合同的履行

工程技術(shù)部對合同執(zhí)行的全過程負(fù)責(zé)，并及時向項目分管局領(lǐng)導(dǎo)或局長報告合同執(zhí)行情況。合同付款應(yīng)嚴(yán)格按合同付款條件執(zhí)行，支付審批手續(xù)應(yīng)按程序辦理，工程進(jìn)度結(jié)算由財務(wù)部審定后支付即可，竣工結(jié)算必須由分管局領(lǐng)導(dǎo)簽批后支付。合同在履行中如發(fā)現(xiàn)遺漏、偏差等問題，工程技術(shù)部與計劃合同部聯(lián)系，及時與對方協(xié)商，采取有效措施，以保證合同的順利執(zhí)行，在此過程中簽訂的任何書面資料均與正式合同具有同等的法律效力。

1.6 合同的變更、解除

合同的變更或解除由計劃合同部受理。變更、解除合同，一律采用書面形式(包括當(dāng)事人雙方的信件、函電、傳真等)，不得采用口頭形式。變更、解除合同未經(jīng)雙方書面協(xié)議前，原合同繼續(xù)有效，仍應(yīng)履行。因變更、解除合同而使當(dāng)事人的利益遭受損失的，除允許免負(fù)責(zé)任的以外，均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。合同的變更與解除合同簽訂，必須采取各部門會簽審批。

1.7 合同糾紛的處理

合同在履行過程中如與對方當(dāng)事人發(fā)生糾紛的，應(yīng)按《合同法》及雙方簽訂的合同等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定妥善處理?？刹捎脜f(xié)商、調(diào)解、仲裁及訴訟的方式解決。合同糾紛的處理由計劃合同部負(fù)責(zé)，并通知工程部、財務(wù)部、材料物資部等相關(guān)部門派員參加協(xié)助解決。雙方已簽署的解決合同糾紛的相關(guān)資料應(yīng)妥善保管，并及時存檔。

2 合同管理體會

2.1 建立合同管理臺賬尤為重要

水利工程涉及勘測設(shè)計、工程建設(shè)、監(jiān)理、試驗、咨詢等方方面面，合同種類繁多數(shù)量較大，建立合理清晰的合同管理臺賬尤為重要。該工程屬大(1)型水利工程，由計劃合同部建立以合同編號為核心的管理臺賬，合同編號編制方法與概算掛鉤，項目分類概算編制方式，內(nèi)容包含合同名稱、合同單位、簽訂日期、合同金額、招標(biāo)方式、支付情況、責(zé)任人等，通過臺賬可以隨時掌握某一合同的執(zhí)行情況，還可以時時掌握整個工程概算執(zhí)行情況，為工程投資控制提供時時資料。

2.2 合同管理信息化，有助于提高工作效率

該工程參建單位60余家，簽訂合同幾百余份，為了加強合同管理，建立以計算機工作組為協(xié)同工作平臺，實現(xiàn)辦公電子信息化，最大程度地實現(xiàn)資源共享。這是一個以計算機網(wǎng)絡(luò)為依托的辦公系統(tǒng)，工程前期情況、工程建設(shè)情況、支付數(shù)據(jù)管理、合同文件管理、圖庫管理、科技檔案管理、網(wǎng)絡(luò)打印等工作都可以以它為平臺?？梢越鉀Q以往數(shù)據(jù)調(diào)用頻繁，某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)偏差繼而影響總體資金控制的弊端。同時能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)及時、直觀地了解每個人的工作狀況，掌握信息平臺內(nèi)的第一手?jǐn)?shù)據(jù)資料，實現(xiàn)快捷和方便地即時交流。它還提供了一個功能更強的局域網(wǎng)通訊工具，工作人員之間，工作人員與領(lǐng)導(dǎo)之間不需電話等設(shè)備即可方便地交流?；诰W(wǎng)絡(luò)環(huán)境的協(xié)同工作平臺，能夠更好地降低工作強度和加快溝通交流速度，提高工作人員的工作效率。

2.3 利用現(xiàn)代信息技術(shù)，有利于提高管理水平

水利工程造價管理軟件，財務(wù)管理電算化產(chǎn)生的數(shù)據(jù)報表較傳統(tǒng)的手工計算，結(jié)果更加準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)更為完整、齊全，大大簡化了審核過程，為投資控制奠定了堅實的基礎(chǔ)，使建設(shè)管理水平得到進(jìn)一步提高。

［1］王長春，葛柏友，劉世文.水利施工企業(yè)的合同管理［J］.黑龍江水利科技，2000，28(1):93－94.