對工程管理單位檔案工作的幾點思考

谷興華

(黑龍江省引嫩工程管理處，黑龍江大慶163000)

1 檔案管理概況

目前，引嫩工程管理處綜合檔案室硬件設施基本完善，檔案裝具采用密集架，備有計算機、資料柜、碎紙機等設備，這些設備都非常有利于收集整理和處理檔案資料，編研目錄及管理檔案，提高檔案的利用率和利用效果。檔案室實現了“庫房、辦公、閱覽”三室分開。我處也已經晉升為國家二級檔案管理單位。隨著時代進步，科技的發展，我處各項工作的發展，檔案室工作仍需要進一步完善加強。

2 檔案管理工作有待進一步加強

第一，選擇適合我處發展的軟件。目前，我處仍然只習慣于手工檢索操作，工作效率不高。隨著時代的發展，科技的進步，需要選擇那些適應我處檔案室工作及發展的軟件。通過這些軟件能夠進行檔案管理、接收、登記、處理、分發、傳閱過程記錄，進行發文登記，歸檔錄入，檢索利用，借閱歸還登記等文檔處理全過程，實現文檔一體化管理。選擇檢索途徑廣泛的軟件，使之可根據工作人員的要求，可以將輸入的檔案項目自動分別編成按日期、文件種類、收發文字號、保管期限、密級等排序的目錄和索引，用多種方式輸出，以滿足利用者從各種途徑查找檔案的需要，從而可擺脫較復雜低效的手工檢索操作，從而大大提高檔案管理的利用效率。

第二，充分利用我處微機控制中心。我處微機控制中心已經建成，管理處內部已經建成了局域網。可逐步實現檔案室微機與微機控制中心聯網。可以把那些沒有密級的檔案傳上網，利用局域網實現我處網上信息交流，進行網上查閱。文件資料在網上進行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，大大方便工作的開展，做到更全面、更高效、更快捷的工作。

3 實現管理人員現代化檔案資料縮微化

1)檔案管理人員需要現代化。隨著時代發展，檔案事業的逐步現代化，相應地需要具有現代化知識與技能的檔案工作管理人員。檔案人員應該更新觀念，調整心態，不斷學習并掌握必要的網絡知識和技術，對復雜的信息進行標引、分類和有效管理，使檔案信息能充分發揮最大的開發利用價值，滿足單位的管理工作的需求。檔案人員需要通過業務培訓、自學等方式提高業務素質能力，達到管理人員較高水平的現代化管理，以適應檔案現代化管理的要求。檔案工作人員需要掌握較高的檔案專業知識，熟悉室藏，掌握較高的微機技術和網絡技術。加強管理理論的學習，努力精通現代文獻檢索技術，提高管理利用水平，以適應時代發展的需要。較全面掌握檔案專業知識以及檔案標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。檔案工作人員進行檔案信息分析與研究、提供較高層次的檔案信息服務。作為檔案管理工作者要抓緊自身的學習提高，盡快使自己成為合格的檔案工作者。隨著設備的更新和引進，檔案管理部門既要注重具有豐富檔案專業知識和實踐經驗的工作人員，合理調整檔案工作者的專業結構、年齡結構和知識結構。也要加強對原有工作人員的培訓和知識更新，使更多的人熟悉和掌握有關現代化管理技術，科學地管理檔案。

2)檔案管理逐步實現縮微化。隨著時間的推移，檔案數量的增多，檔案存貯空間會越來越狹小，實現檔案縮微化就勢在必行。這已經成為近年來檔案存貯的發展方向，它不僅大大縮小存貯檔案的空間，而且對于用微機處理檔案信息創造了十分方便的條件，可以擴大信息存貯量，提高檔案利用服務的自動化水平。隨著檔案事業的不斷發展，縮微技術得到廣泛應用。目前，檔案縮微工作已形成規模，檔案縮微管理工作已達到標準規模化。隨著將來的高性能設備出現，多機體一體化的實現，檔案縮微工作也會進一步得到完善提高。我處也應該根據自身實際情況逐步開展此項工作。

4 結語

要實現以上目標調整，必須制定好我處檔案管理的規劃。此規劃的制定，應服從于我處的總體發展的規劃。在分析我處自身的特點和發展目標的基礎上，深入調查和論證，制定出可行的檔案管理規劃，建立有效的文件檔案管理信息系統，使檔案管理工作更好地適應我處發展的需要，為我處各項工作服務。