水利工程管理檔案應實現(xiàn)網絡共享

谷興華

(黑龍江省引嫩工程管理處，黑龍江大慶163316)

1 工程建設檔案的性質與特點

隨著近些年來水利工程建設項目不斷增多，我省對水利工程建設檔案的建設工作已十分重視，工程建設檔案已成為檔案門類中與人事、會計等檔案并列的專門檔案之一。一般來說，在較大型工程建設中，都能夠做到內業(yè)與外業(yè)同步進行，內業(yè)資料齊全，工程驗收后，能夠做到內業(yè)資料及時交付管理單位存檔。工程建設檔案的性質不同于人事、會計檔案:①保密性的要求不高;②信息量較大;③查閱的次數頻繁。基于以上特點，工程建設檔案可以面向一定范圍進行公開，在數字化的基礎上，在網絡上實現(xiàn)檔案資源共享，以此提高工程建設檔案的利用效率。

2 引嫩工程管理處檔案管理的主要內容

黑龍江省引嫩工程管理處是省水利廳直屬的處級事業(yè)單位，管轄北部引嫩工程，為大慶油田提供工業(yè)與城市用水并兼顧工程沿線農業(yè)用水，是我省比較典型的水利工程管理單位。我處于2000年成立綜合檔案室，建立了工程管理、公文、會計、人事等檔案，2006年被評為國家科技事業(yè)類二級檔案室。

北部引嫩工程是在嫩江中游拉哈鎮(zhèn)無壩引水，經243 km渠道進入紅旗泡水庫。由于建設標準低，在運行中不斷進行維修改造，經歷的較大型改造工程有:烏裕爾河、雙陽河立體交叉水質改善工程，紅旗泡水庫消險擴建工程，渠首3次較大型整治工程，渠首11 km嫩干堤防加高培厚等。在運用中不斷對渠道進行護坡整治，對構造物進行整修加固。對沿線管理所和管理站進行站房改造和維修。近幾年，隨著尼爾基水利樞紐的建設運行，我省積極建設配套供水工程，北部引嫩擴建工程作為全省千億斤糧食產能的重點工程和全省水利建設重點工程，已開工建設兩年，正處于緊張施工中。這些工程建設完畢后，工程專業(yè)技術部門能夠做到內業(yè)資料及時歸檔。檔案資料包括工程前期會議報告、可研報告、初步設計和施工圖設計圖紙、預算、招投標文件、合同、設計交底記錄、開工報告、施工質量記錄、設計變更記錄、監(jiān)理記錄、竣工圖紙、驗收簽證、決算，等等，可以說，這些檔案資料比較齊全，分析、編研和專業(yè)技術人員利用的價值較高，為今后工程管理工作提供了權威的必要的參考資料。

3 存在的一些問題

工程建設檔案是水利工程管理單位最重要的檔案部門。但是，在檔案工作的實踐中發(fā)現(xiàn)了一些問題，影響了工程建設檔案的使用效率。

1)工程建設檔案信息量龐大，不便于利用。水利工程建設檔案的信息量較大，僅一個單項工程，如北引擴建工程，建設檔案就占據一個密集架。目前工程建設檔案還停留在紙質階段，檔案的文書、圖紙、表格等載體形式較多，規(guī)格不一。內容有工程設計、招投標文件、合同、施工記錄、簽證、竣工驗收報告等等，內容十分繁雜。查閱水利工程建設檔案要比查閱人事、會計等其它檔案要費很多時間。而且利用不便。檔案管理的要求規(guī)定，不允許借閱人員拿走原始檔案，因此只能采用復印的方式來利用檔案。但是工程建設檔案十分不便于復印，比如，設計圖紙都是超大規(guī)格，根本無法復印，又不允許帶走原件，有時領導要求必須帶走，可能造成檔案的遺失，給檔案室的管理帶來很大麻煩。

2)檔案利用頻繁。引嫩工程管理處的任務是管轄北部引嫩工程，做好運行調度確保供水，對病險部位經常進行維修，維持工程處于良好的運行狀態(tài)。所以，在工程的運行中，工程建設檔案的利用率很高。從查檔記錄可以看出，工程建設檔案的查檔次數要明顯高于人事、會計等專門檔案的查當次數。2011年，該處計劃對紅旗泡水庫開展水源地保護與綜合開發(fā)的規(guī)劃工作，工作組開展規(guī)劃的基礎工作之一就是調閱水庫的全部檔案，比如，要查找水庫泄水渠原設計圖紙，以設計圖紙為依據，將已年久失修的渠道恢復到設計狀態(tài)。規(guī)劃期間，工作人員經常泡在檔案室。所以工程管理單位對工程建設檔案的依賴程度很高，利用十分頻繁。

3)在查檔工作中交通不便。水利工程一般地處偏遠。引嫩工程管理處機關位于大慶市，下轄6個管理所、28個管理站，分別位于訥河市、富裕縣、依安縣、林甸縣、安達市境內，基層管理所工程技術人員到處機關查閱工程檔案往往要旅行數百公里。管理處上級是省水利廳，省水利廳和水利設計院位于哈爾濱市，經常需要調閱北引工程建設檔案，管理處技術人員經常往返哈市、大慶呈送檔案資料。所以，水利工程管理單位的偏僻性決定了檔案利用工作十分不便。

基于以上原因，水利工程檔案應盡快實現(xiàn)信息化，建立數字檔案室，在單位局域網或互聯(lián)網上開辟網站，實現(xiàn)檔案室工程建設檔案資源共享，隨時查閱，快捷方便，提高檔案的利用效率。