淺談工會檔案的應用與管理

余婕

（南平市總工會,福建 南平 353000）

0 前言

近年來，隨著經濟社會的持續發展，工會組織在著力推動改善民生、大力發展和諧勞動關系、加強工會基層組織建設和自身建設、團結帶領廣大職工積極開展建功立業活動等方面都取得了很多新的成績，日益豐富的工會活動也給檔案的應用與管理提出了更高要求。

1 工會檔案管理的職責

工會檔案是指為工會在職工排憂解難時，在從事的保障職工權益和開展各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表等不同載體的文件材料。檔案工作是對工會日常工作的記錄，是工會工作的組成部分，也是工會的寶貴財富。

工會檔案工作的主要職責為：貫徹執行國家關于檔案工作的法令、政策和規定努力完成上級下達的有關檔案業務工作；制訂和組織實施工會檔案工作的規章制度，加強檔案工作的規范化、標準化建設，提高檔案的綜合管理水平；負責接收（征集）、整理、分類、鑒定、統計和保管工會各類檔案及有關資料；按有關規定做好會員檔案的管理工作；嚴格執行國家《保密法》和保密制度，組織做好檔案的密級調整工作；開展檔案的利用工作，做好檔案的借閱查閱工作；編制檢索工具，編寫檔案參考資料；積極開發檔案信息資源。

工會要重視檔案的管理工作，為了適應工會檔案工作的發展和管理現代化的需要，必須加強對工會檔案的應用與管理，實現工會檔案管理標準化和規范化，加強對工會檔案工作的監督和指導，以期更好地開發利用檔案信息資源，有效地為工會各項工作服務。

2 工會檔案的應用

2.1 工會檔案的歸檔范圍

工會檔案應做好負責。立卷、歸檔、分類、編號等事項，工會檔案歸檔范圍包括：

（1）職工代表大會的會議材料；工會制定的各項規章制度。下發和上報的各類通知、文件、請示、報告等。

（2）工會委員會、職工代表大會常設主席團及各工作委員會形成的工作計劃、工作總結、會議通知、會議記錄、會議紀要、調查材料、活動安排、照片等材料。各項活動所形成的通知，會議發言材料、會議記錄、照片等具有保存價值的文字材料、電子文件、圖表等不同載體和形成的歷史紀錄。

（3）評選的工會各級各類先進集體和先進個人的通知、評選的先進集體和個人的名單、上報材料、先進事跡、表彰決定等材料。

（4）工會委員會、職工代表大會有關的組織改革和重大事記。

（5）黨委、行政及上級機關下發的有關工會、職工代表大會文件、材料以及其他應歸檔的材料。

2.2 工會檔案歸檔的重要性

（1）有利于提高工會工作的準確性

作為廣大職工的代言人，工會工作的最重要作用就是關心職工的生活和工作。近年來，隨著社會主義市場經濟的深入發展和改革的持續推進，各個行業都面臨結構調整，這也給企業的發展帶來了新的機遇和挑戰。主要表現在職工隊伍結構、思想動態、退休工人養老等問題上，這些都給工會工作帶來了新的要求。

完善而準確的工會檔案能為工會活動提供極大便利。例如，在工會組織探望市級單位老弱病殘退休人員，開展送溫暖活動時，就需要與要探望職工相對應的檔案，了解相關人員的姓名、年齡和居住地址以及聯系電話，此時，工會登記歸檔的《困難職工檔案》就發揮了極大作用。工會根據檔案中的記錄，將需探視的人員進行分組，然后組織探視小組并委派項目組長負責該組活動，確保無人員疏漏，這樣既體現了工會組織關系職工的職能，也避免了在探望過程中造成的查找范圍大和人員分散等問題，提高了工會工作的效率。

（2）有利于提高工會工作的真實性

作為廣大職工們自愿結合的組織，工會的特點是具有廣泛的群眾性和社會性，同樣，工會的資源也應該取之于職工用之于職工，而工會檔案工作則通過詳細的信息歸類和儲存，使工會的日常工作更加公開和透明，提高工會工作的真實性。

例如，工會對企業中全年因患重大疾病住院的職工開展探望時，在建立的《困難職工檔案》中，根據匯總的患病職工的病情檔案（醫院出具的入院診斷、醫療費用詳情通知單等）以及家庭情況（家庭總人口、家庭年收入等）來開展工作，妥善保存的原始票據為工會工作的開展提供了真實性保障。再如，工會還在開展意外傷害保險職工的報銷工作時，會對參加在職職工醫療補充保險的因工作中意外傷害而住院的職工進行情況統計，對該職工的詳細個人信息以及報銷或賠付的金額領取情況歸檔，方便需用時查閱，也為報銷和賠付工作提供了依據。

3 工會檔案的管理

檔案是黨和國家各項事業的重要組成部分，也是工會的一項重要工作，在工會參與經濟建設、政治建設、文化建設和社會主義建設的過程中發揮著不可替代的作用，如何圍繞工會工作大局，加強檔案基礎建設，推進檔案事業管理創新？筆者將工會檔案的管理工作總結如下：

3.1 檔案管理工作的原則

（1）工會集中統一管理

工會負責建立立卷歸檔、檔案保管、檔案鑒定、檔案利用、檔案登記、統計等各項制度，接受、整理、分類、鑒定、統計、保管各類檔案及有關文件資料。開發檔案信息資源，積極主動提供利用。

（2）保證檔案的安全性

歸檔的文件材料收集要齊全完整，分門別類立卷歸檔。各種歸檔材料在材料內容形成后歸檔，任何人不得損毀、篡改、私存或據為己有。

（3）保證檔案的真實性

歸檔材料除圖片、照片、會議記錄外，其余均需打印件，有關文件需有紅頭和公章，不能用復印件。

（4）建立嚴格的工作流程

檔案的鑒定要認真、細致。嚴格按檔案保管期限和銷毀規定處理。檔案的歸檔，保管、查閱、銷毀要設置臺帳、查閱目錄，編制銷毀清冊。做到目錄與檔案相符。

3.2 工會檔案的精細化管理

（1）檔案歸檔

檔案管理人員要按歸檔范圍、時間、質量、標準收集齊全、完整。同時，檔案管理要科學，檔案要做到排列科學、整齊美觀，有完整、清楚的案卷目錄、標題明顯、書寫工整、裝訂整齊、查閱方便。

還可以將計算機技術應用到工會檔案管理工作中，借助計算機數據庫和條碼技術，為工會的檔案管理服務。借助計算機網絡技術，實現對所需檔案的異地查詢和檢索，并通過不同的權限設置來進行安全管理。

計算機技術應用于檔案管理是對傳統方法的有益補充，有利于打破信息存儲和檢索的地理界限，實現工會相關信息資源的異地共享。

（2）檔案的統計和利用

檔案管理員應熟悉檔案管理的規章制度及庫藏檔案情況，為工作開展提供檔案利用服務。建立檔案登記制度，對檔案的收進、移出、保管、借閱、利用效果等情況進行記錄和統計。

檔案管理員可根據管理工作需要編制目錄、專題卡片等檢索工具，以及檔案文件匯編、大事記等參考資料。永久、長期和短期保管的檔案，要分開目錄、編號排列保管。

銷毀檔案材料要按照國家檔案行政管理部門的有關規定，認真進行鑒定，對確定必須銷毀的檔案材料，要登記造冊，由相關責任人審查批準后集中監銷，嚴禁自行銷毀檔案。

（3）檔案保護

首先，歸檔的文件材料要妥善保管，不得丟失、損毀、涂改、偽造和擅自銷毀。工會應對檔案室進行維護，設置檔案專柜。檔案柜（箱）要注明存放檔案材料的單位名稱、年度、案卷起止。

其次，檔案的保管要保證整潔安全。要有防火、防盜、防光、防蟲、防鼠、防潮措施。檔案安全是檔案工作的重中之重，時刻牢記“檔案安全重于泰山”，牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案萬無一失。要按照相關管理制度，妥善管理好各類檔案、資料，注意抽濕機、空調、消防系統等設施的日常維護，保證正常運行。定期進行庫室溫濕度控制工作，及時進行檔案統計，及檔案室的徹底清潔工作，保證檔案無霉變、蟲蛀、丟失、泄密等現象發生。

檔案管理員還要經常檢查檔案保管情況，對破損或編織的檔案及時修補、復制或進行其他技術處理。每年至少一次對檔案保管的狀況進行全面檢查，并作好記錄，發現問題及時向分管領導匯報，采取有效措施保護檔案的安全。

（4）檔案借閱

要嚴格執行檔案借閱制度。在檔案調閱時，檔案管理人員要對調閱檔案的名稱、日期、調閱人姓名及單位、調閱理由，復制內容，重新歸檔時間等進行詳細登記。

借出的檔案，不得私自轉借、拆散、涂改，借閱人要負責保密和保管，不準攜帶檔案離開檔案室，復印檔案須經相關負責人同意。

4 結語

綜上所述，作為工會工作的重要組成部分，工會的檔案應用與管理是為工會工作開展提供參考和借鑒的重要信息資源。現代社會信息技術的飛速進步要求工會的檔案管理工作者不僅需要掌握專業的檔案管理知識，還要掌握計算機網絡等新技術，為工會檔案管理的規范化和科學化做出貢獻。