信息化背景下的地方高校檔案安全管理

胡 曉

（湖南科技學院 辦公室,湖南永州 425100）

信息化背景下的地方高校檔案安全管理

胡 曉

（湖南科技學院 辦公室,湖南永州 425100）

信息化背景下，地方高校檔案安全管理處于地方高校工作的邊緣地帶，存在對檔案安全管理工作不重視，設施投入不足，管理人員素質偏低，管理工作缺乏創新等問題。為解決這些問題，必須提高認識，更新觀念，健全制度，規范管理，優化設施，更新技術，提升素質，提高水平。

地方高校；檔案安全；信息化；現狀；對策

所謂檔案安全，就是指對檔案采取有效的保護措施，避免使其受到自然災害或人為侵害，處于安全狀態的管理工作。隨著社會信息技術的不斷進步，信息技術在地方高校檔案管理中得到廣泛運用，使得地方高校檔案管理呈現出管理觀念的現代化、管理方式的數字化、信息載體的多樣化、管理渠道的多元化等特征，傳統的檔案管理模式、管理理念、工作方法、利用手段與現代信息技術條件下檔案的管理和利用之間產生了一些矛盾，已不能適應現代社會發展的需求。因而，加強地方高校檔案安全管理，探索地方高校檔案安全管理的新途徑勢在必行。

一、地方高校檔案安全管理現狀

近年來，各地方高校在檔案安全管理方面做了大量工作，并得到了一定的成效，但仍存在一些問題，主要表現在以下幾個方面。

（一）對檔案安全管理重視不夠

當前，大多數地方高校正處于發展進步的重要時期，學校絕大部分力量集中在人才培養、師資力量、基本設施建設等方面，而對收益甚少的檔案安全管理工作有所忽視，致使檔案工作一直處于全校工作的邊緣，容易出現混亂、松散等現象，安全問題一直得不到足夠重視。一些地方高校檔案工作沒有專門分管的校領導，檔案管理僅隸屬于校辦、人事處、教務處等部門，對檔案的安全管理沒有形成體系，沒有相對健全的檔案安全管理制度，沒有制定切實可行的方案。特別是一些領導仍用舊思想、舊觀念指導檔案工作，對檔案管理信息化的新形勢、新特點研究不夠，重視不夠，只注重紙質檔案、檔案庫房的實體管理，忽視電子檔案、檔案聯網的技術管理。同時，有些檔案工作者對檔案工作的認識存在誤區，責任和分工不明確，出現相互推諉的現象。他們只把具體檔案實體與檔案實體的保管環境、保護設施等作為工作重點，而對檔案的收集、整理、保存和利用過程中的信息安全問題缺少明確的認識，不主動學習信息技術，不及時更新信息技術，不善于利用信息技術，得過且過，使得檔案管理信息化水平低、更新慢、保護弱。這些都加大了檔案安全管理的風險。

（二）對檔案安全管理投入不夠

著名檔案學家吳寶康教授指出:“我們正處在信息時代，檔案工作也由實體管理向信息管理與實體管理相結合的方向發展。”目前，大多數地方高校已認識到了這一點，但在具體做法上卻沒有跟進，這在對檔案館的投入方面體現得尤為明顯。一些地方高校檔案室位置偏僻、規模較小、起步較晚、投入很少，而且沒有劃定專門、獨立的檔案管理專用區域，甚至有些檔案庫房就在學校辦公樓里，而辦公樓人員來往頻繁，常有外來人員出入，檔案被盜、被毀的機會增大，檔案安全得不到有效保證。還有些檔案館就是由舊房改造擴建而成，基礎設施簡陋，信息化程度低，沒有齊全的防火、防霉、防盜設備，或是設施達不到檔案安全的標準，既不能滿足檔案資料日益增多和檔案安全管理的需要，更不能適應信息化背景下對檔案工作的需要。還有些檔案背資料室地理位置偏僻，連最基本的恒溫、抽濕系統也沒有，紙質檔案容易受潮，電子檔案容易損壞，且不能在遇到突發情況時做好相應的處理工作，更不能有效防止安全事故的發生。

不加大對檔案安全管理的投入，不僅連最基本的實體管理也做不好，更別提信息管理。長此以往，只會使地方高校檔案安全工作隨著時間的流逝而越來越松散，越來越不知所措。

（三）對管理人員的素質要求不夠

檔案工作是一項政策性、系統性、連續性很強的工作，需要檔案工作人員具有較高的思想素質和業務素質，隨著信息化對檔案工作的滲透，對檔案管理人員的專業素質要求越來越高。但目前，在一些地方高校檔案管理人員中，有相當一部分的思想、業務素質與檔案工作的要求不相適應，許多人認為檔案工作是一個人人都能干、技術含量低的輕松活，無需專業技能，更不用定期參加培訓，學習新技能。這就容易導致檔案工作人員整體上呈現出專業水平不高、文化程度較低、高級職稱人員較少、兼職人員比例偏高等現象，直接影響了檔案工作的穩定與發展，使其不能與時俱進，以適應新的形勢。同時，大多數地方高校的檔案管理人員沒有經過專業的信息技術培訓，信息化水平偏低，檔案意識薄弱，對檔案的安全管理幾乎一無所知，加之流動性比較大，對檔案安全管理工作的認知不同，在具體工作中容易導致一些不協調的現象，容易出現檔案借閱秩序混亂，私自借閱檔案，借出檔案有去無回的現象。日積月累，一些關系到學校發展的重要檔案就有可能消失。

（四）對檔案安全管理創新不夠

隨著時間的推移和科技的進步，地方高校檔案數量不斷增加，檔案的載體、記錄方式出現了多樣化的趨勢，檔案的利用實現了計算機檢索和在線查詢。信息技術對檔案工作的滲透，使檔案的管理面臨很多不安全的因素：如網絡病毒的肆意侵犯，操作系統漏洞頻出，電子文件共享環境不安全，網絡黑客和網絡犯罪迅速蔓延等。同時，隨著社會的飛速發展，社會對地方高校的檔案需求系統性、時效性提出了更高的要求，檔案查閱者不再滿足于單一的查找和檔案室緩慢、模糊的提供檔案信息的方式，而是要求及時、準確的獲取檔案內容。在一些地方高校，檔案管理機構并非獨立機構，其職能主要是執行而非決策。許多檔案工作者都習慣于傳統的工作思路、工作方式和工作經驗，思想觀念比較僵化，缺乏創新精神，難以接受新觀念、新事物和新方法，更難運用新技術解決新問題，尤其對電子檔案的管理缺乏經驗，不能與時俱進，這些都嚴重影響了地方高校檔案的安全管理，制約了檔案工作的可持續發展。即使有些地方高校，針對檔案，特別是電子檔案雖然也采取了技術性的保護，但檔案管理部門并不熟知相應的技術，而是要依托高校的網絡信息技術部門。檔案管理部門對于各類檔案可能存在的風險，缺乏技術知識和風險意識，而技術部門的人員對檔案信息的管理又只局限于技術應用，而缺乏檔案信息的管理經驗，檔案的安全管理能力薄弱。這就容易造成了技術與管理的脫節，使得兩者不能兼顧，檔案安全仍舊得不到有效保障。

二、地方高校加強檔案安全管理的對策

地方高校檔案安全管理工作是全局性、系統性、長期性的工作，在檔案發展的不同階段，其安全也受到不同因素的威脅，我們應根據實際，采取不同的應對策略。針對信息化背景下地方高校檔案安全管理的現狀，主要可從以下幾個方面加強檔案的安全管理。

（一）提高認識，更新觀念

信息化時代的來臨，使得檔案面臨的風險更大，危害更大，防范更難，因此，加強檔案的安全管理擺在了檔案工作的突出位置。提高認識，更新觀念是做好地方高校檔案安全管理的前提，更是檔案工作應對各種挑戰的關鍵。各地方高校必須充分認識到：檔案信息所含的價值越高，所面臨的威脅和風險也就越大，檔案信息的安全問題就越突出。加強檔案安全管理，是保證地方高校信息安全的基礎，是應對客觀威脅的必要措施，更是解決檔案保管與利用矛盾的重要手段。首先，要提高對檔案的保護意識，特別是對電子檔案的保護意識。當前，各地方高校的檔案信息都不再僅僅是單純的文字信息，而是由文字、圖片、聲音等組成的綜合信息，信息的載體也不僅僅是紙張，還包括電子文檔、照片、錄音、錄像等。電子檔案的相互影響、相互作用，加劇了電子檔案安全隱患的多面性和復雜性，使得檔案的安全威脅因素更加復雜、更加多元。檔案的安全管理不能僅僅依靠信息技術部門，各地方高校各部門要齊心協力，共同促進檔案安全管理工作。對于可能發生的風險，要有一定的預見性，并時刻保持風險意識，不斷提高突發事件的應變能力，有效減少和防止檔案安全故事的發生。其次，要轉變重技術輕管理的觀念。信息技術的日新月異，使得檔案的安全保護從早期的加密保護、數據備份等簡單保護發展到身份確認、防火墻技術、權限管理等多技術應用的保護局面。各地方高校除了要在這些技術上下功夫以外，還必須不斷加強對檔案安全工作的管理。管理是“本”，技術是“頭”，不能頭重腳輕，更不能本末倒置。檔案管理應遵循管理與技術并重的管理經驗，建立系統完善的檔案保護體系，多方面、多角度提高檔案安全管理的能力。

（二）健全制度，規范管理

規范的管理是是檔案安全的根本保證，而健全的制度是規范管理的基礎。信息化時代的來臨，高校檔案工作的內涵和外延都發生了深刻的變化，為適應信息化背景下檔案工作發展的需要。國家教育部于2008年9月頒布了《高等學校檔案管理辦法》，這標志著我國高校檔案工作進入了一個新時期，更對地方高校檔案工作提出了更高的要求。首先，各地方高校應根據辦法的相關要求，結合學校實際，在健全和完善以往的檔案安全管理的規章制度的基礎上，修訂關于電子檔案、圖片資料等檔案的安全管理制度，如建立和執行電子檔案的整理歸檔制度、分類保管制度、利用歸還制度等。其次，要制定統一的管理標準，推行統一的檔案管理系統，以便于檔案收集、管理和利用，有效防止安全問題的發生，特別要針對電子檔案原始性不易判斷、極易失真、流動性強等特征，采取有效的防護技術加強電子檔案的管理。第三，要開發應用網絡技術，充分利用網絡資源，不斷更新電子檔案的安全防范技術，如防病毒技術、入侵檢測技術、檔案加密技術等，還要為電子檔案制定安全等級，定期進行檢測與備份。第四，要積極創造條件，構建檔案館內部局域網，并接入外部網絡或互聯網，堅持由近程到遠程，由局部到整體，由一個結點或少數結點到多個結點，然后實現全區性、跨地區的聯網工程，使各檔案館實現信息聯網，實現資源共享。同時，還要制定可操作性強、具有跨平臺運行能力的，能夠對電子文件夾進行管理的統一技術標準，進一步健全和完善適應網絡環境下地方高校檔案管理特點的各項規章制度和法規標準。此外，還要加強與其他院校之間的交流，在吸取其他院校檔案安全管理先進經驗的基礎上，取長補短，共同進步。

（三）優化設施，更新技術

設備齊全的基礎設施是檔案安全的保障，各地方高校應按照檔案館建設規范的有關要求，做到設計合理、設施齊全、維護及時，確保各類檔案的安全。特別要不斷優化電子檔案的安全管理設施。一是要從建筑方面遠離不安全因素，要加厚墻體或設空心墻體，要確保檔案館的溫度、濕度、光度等因素的安全，避免對電子檔案保存不當造成的安全問題。二是要從設備方面為電子檔案載體營造適宜保存的環境，如做好防火、防磨損、防破裂等安全措施，延長電子檔案的使用壽命。三是要從安全防護體系上阻斷不安全因素。要建設智能化高、綜合性強的檔案館，制定數字檔案資源建設的發展規劃，強化檔案的數字化建設，要配備防火、防盜竊案系統等。

（四）提升素質，提高水平

檔案管理人員在檔案管理過程中起重要作用，他們的專業水平、文化層次和管理方法直接影響管理工作的最終效果。檔案管理人員必需要有較為全面的檔案學基本知識和檔案管理的基本原理，掌握多種實際操作方法和管理技巧，熟悉檔案管理工作的各個環節，并能及時了解國內外有關檔案安全管理的政策和動態，能夠對檔案進行系統整理，根據檔案的內容和類別，科學地劃定包括檔案時間、類別、保管期限、密級程度、利用價值等。除此之外，檔案管理人員還應與時俱進，具備一定的計算機專業技能，熟悉電子檔案的分類、歸檔、整理、加密等過程，并能判斷電子檔案的完整性和真實性，做好檔案的保管和利用工作。同時，還要具有創新精神，能積極學習和吸收新觀念、新技術和新知識，使檔案管理工作與時俱進。此外，學校要加強對管理人員的培養教育，如保密技術培訓、安全法律法規教育等，不斷提高檔案管理人員的專業水平和管理能力。

在信息技術飛速發展的背景下，檔案安全面臨著更多更大的挑戰，我們必須時刻保持警惕，積極學習新知識，不斷掌握新技術、新方法，不斷更新管理理念、完善管理體制，時刻從檔案信息安全的方方面面出發，從點滴做起，常抓不懈，才能緊跟信息化社會的步伐，確保檔案安全工作取得成效。

[1]教育部.中華人民共和國教育部令第27號.高等學校檔案管理辦法［EB/OL］.(2008-8-20)［2009-01-20］http://www.gov.cn.

[2]成玉蘭,曾曉蘭.電子信息時代檔案工作面臨的挑戰與對策[J].零陵學院學報,2003,(2):170-172.

[3]田奕娟.高校檔案編研人員素質要求及其培養[J].湖南第一師范學院學報.2010,(3).93-95.

[4]金秀紅.新時期高校檔案工作的探索[J].遼寧師范學院學報,2008,(2):129-130.

[5]馬玉妍.構建高校檔案安全保障體系的途徑[J].機電兵檔案,2011,(2):20-21.

The LocalCollege ArchivesSecurity Management in InformationalBackground

HU Xiao

（Adm inistration O ffice,Hunan University of Science and Engineering,Yongzhou,Hunan 425100）

The archivessecuritymanagement isakind of frontierwork of the local collegesin the information age.That is,lessattention ispaid in archivessecuritymanagement,fewer fundsare invested in security facilities,and workershave poor quality with no innovation in thework.In view of the situation,some effective strategiesare put forward,for example,to develop the awarenessofarchivessecuritymanagement,improve the archivessecurity construction and facilities,upgrade self-quality archivesworkersand innovate channelsofarchivessecuritymanagement.

localcolleges;archivessecurity;information situation;strategies

G647.24

A

1674-831X（2012）04-0069-04

2012-04-08

湖南科技學院校級課題(12XKYTB043)

胡曉（1984-），女，湖南長沙人，湖南科技學院研究實習員，主要從事高校管理研究。

[責任編輯：劉濟遠]