淺談高校檔案管理的現代化

關芳

[摘要] 隨著高等教育的飛速發展，作為信息高度集中的高校檔案應該實行現代化管理，適應社會發展和高等教育的發展的需要。強化檔案管理現代化意識，對于推進高等的教育教學改革都具有十分重要的意義。本文從高校檔案管理工作現代化的重要性和高校檔案管理工作現狀的分析，對于高校檔案管理現代化提出筆者的幾點建議。

[關鍵詞] 高校檔案管理現代化

1.高校檔案管理現代化的重要性

高校檔案是教育教學、科研、師生管理、后勤管理、資產管理及其他各項工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄，是高校發展歷史的縮影和真實寫照。它在高校各項工作中起著承前起后的作用，是整個教育管理工作當中的重要環節。高校檔案管理現代化對于推動教育教學改革、加強科研工作、培養人才模式、提高教育教學質量、提高管理效能、維護學校權益等方面起著不可替代的重要作用。所以，檔案管理工作是高校總體管理工作的重要組成部分，隨著我國經濟社會的快速發展，高校的檔案工作已經面臨新的機遇和挑戰。高校管理工作逐步規范性、科學化和現代化，加強高校檔案工作與檔案管理的現代化已經勢在必行，為更好地為教育教學、科研工作以及師生管理和社會服務，與高校的現代化管理和快速發展相適應，必須加強和加快高校檔案管理現代化。

2.高校檔案管理工作現狀及問題

當前，大部分高校的檔案管理。第一，在管理方式上，習慣于微觀管理為主，宏觀管理相對薄弱，對管理對象的復雜性、多樣性缺乏足夠的認識；在工作重點上，對檔案工作研究不夠；在管理手段上，習慣于使用行政手段，而較少使用法制手段、經濟手段；在管理體制上，不能適應社會多元化的要求，上下銜接、內外溝通的工作有待于進一步加強。第二，知識經濟的發展取決于對智力資源的占有，而智力資源的載體則是人才。檔案管理亦然如此，就目前的狀況而言，高職院校檔案隊伍普遍存在檔案專業人員少、一般管理人員多，深層次管理人員少、工作型人員多，創新型人員少等問題，特別就我院目前的狀況更為突出。因此，如何以新的觀念和新的方式，全方位發掘、選擇、培養檔案人才，建立檔案人才庫，并不斷采用新的模式，為學校檔案工作的創新提供智力支持，已成為高職院校檔案工作亟待解決的問題。第三，檔案管理是信息開發利用的基礎，信息資源的開發利用是檔案管理的目的，檔案的生命在于應用，而且目前高職院校檔案工作在提供各類信息利用與服務方面，無論是案卷檢索的方便性，材料編研的針對性，信息傳遞的快捷性，服務手段的多樣性或服務工作的主動性，相互之間的協作性等方面存在許多不足。如不少單位的檔案編研、利用仍是手工操作，有的單位網絡檔案信息化管理甚至尚未起步，極大地制約了高校檔案工作的發展。

3.高校檔案管理現代化的思路和對策

3.1高校檔案管理現代化的思路

3.1.1檔案管理者要從思想上調整思路，擺正位置，有所作為，變被動為主動，爭取學校領導對檔案工作的重視和關心，把檔案工作納入學校管理責任目標中來，以確保學校能把檔案工作作為學校建設的基本工程抓緊抓好，保證檔案工作的各項規章制度可以有效地落到實處，并在學校才力允許的范圍內，增加對檔案基礎、門類建設等資金的投入，以及人員配備等方面予以大力支持，使檔案管理從內容到形式、從軟件到硬件都有一個根本改觀。

3.1.2把檔案干部的知識化放在檔案管理工作的首要任務來抓。現代化技術和設備的應用，需要建設一支具有現代化科技知識和業務知識的檔案專業干部隊伍，他們不僅要具有較高的政治素養和積極進取的精神，還要有廣博的知識，強烈的開拓、進取意識，尤其要一專多能，既要能熟知檔案管理法規和基本的檔案管理業務知識、技能，還要熟練掌握計算機管理知識和操作技能，這樣才能適應檔案管理現代化的需要。另外在人才培養和使用方面，要根據高校檔案工作的特點，知識結構要高、中、低配備，年齡結構要老、中、青結合。要擴大選人用人視野，要選擇有真才實學、有實干精神而又坐得住的人做檔案管理工作。

3.2加強檔案信息資源的收集和管理

高校檔案材料是領導的正確決策、研究工作、處理重大問題的依據，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎，也是直接反映本單位工作實績的有力證明。收集工作是檔案工作的一個重要環節，直接影響到將來的利用，學校文件材料收集能否齊全完整，一方面，要監督各部門對歸檔文件材料的移交。另一方面，要按檔案規范管理的要求，定期對歸檔文件材料進行清理檢查，確保材料齊全。因此，我們應結合新時期高校檔案工作的總體任務，關注學校活動的重點、熱點，依法定期地將各部門、各單位的各種類型檔案接收進館，擴大資源范圍，豐富館藏內容，優化館藏檔案結構，增強檔案館的信息服務能力。我們還可在加強原有檔案管理的基礎上輔之以現代化手段，主動從各種媒體中收集信息，使檔案信息能很好地為學校和社會服務。在檔案信息的收集工作中，重點要抓好電子文件的接收和歸檔工作。

3.3加快館藏檔案的數字化工作

傳統館藏是以紙質檔案為主，這種檔案信息不適合信息時代的數字化管理及信息的網絡傳輸，我們必須將這些傳統館藏數字化，將館藏的各種文字材料、聲音信息、視頻信息實現數字化轉換和處理。這項工程龐大，需要投入大量的人力、物力、財力。要在解決思想認識問題的基礎上，研究和制定出實現檔案信息數字化的政策和發展戰略。在具體實施之前必須明確哪些館藏檔案需要進行數字化，我們不能盲目地將所有館藏檔案制成電子副本，造成不必要的浪費。開展館藏檔案的數字化工作我們可遵循以下幾個基本原則：一是價值性原則，即優先選擇珍貴館藏檔案進行數字化，以便提供利用數字化副本，保護珍貴的檔案原件；二是實用性原則，即優先選擇利用率較高的館藏檔案進行數字化，以提高檔案的利用價值，實用性要從總需求的高度來考慮；三是開發性原則，即優先選擇公開的館藏檔案進行數字化，以提高檔案的共享程度，適當考慮非密級的館藏檔案的數字化；四是特色性原則，即優先選擇可開放的、有特色的館藏檔案進行數字化，創立自己的品牌產品，提供特色服務。在具體實施館藏檔案數字化工作時可參照國家檔案局頒布的相應的法規，制定出檔案數字化操作規范，針對數字化的輸入方式、存儲方式、數據備份等提出明確的參數要求，確保工作規范、有序。

3.4提高現代化服務手段的利用

加強高校檔案館自身的現代化建設為檔案館功能拓展提供有力支持。首先要以新的信息服務理念為指導，強化改革創新、主動服務的意識，不斷擴大服務范圍，拓寬服務領域，力求面向學校的每一位成員，最大限度地開發利用檔案信息資源，實現檔案信息服務全員化。其次在服務手段上，充分利用計算機和網絡技術，開展檔案信息咨詢服務，拓展檔案館的功能，提高服務質量。

3.4.1加快檔案館網頁建設

建立檔案館網頁的宗旨是以用戶的需要作為動力，不僅為用戶提供檔案信息，還要力求將檔案信息資源的顯性知識和檔案員的隱性知識結合起來，積極主動地為用戶提供知識服務，主要服務項目：（1）信息介紹服務。在檔案館網頁上公布檔案館概況、檔案館藏、服務項目、檔案工作流程等，提供各種資源的使用方法以及網絡導航等服務，為利用者提供方便。（2）信息咨詢服務。在網頁上通過提供E-mail、經常性問題解答等方式，讓利用者與檔案館工作人員進行信息交流，對有關檔案工作方面的問題提供專業的解答。（3）信息開發服務。對館藏信息按專題、類別進行二次、三次加工，開發匯總分析、專題跟蹤等編研工作。對檔案史料進行匯編、選編，供利用者查閱。舉辦網上珍貴檔案展覽，提升檔案館的教育及文化休閑功能。

3.4.2加快現代化管理軟件的應用

(1)使用檔案管理軟件是實現檔案現代化管理的必要手段。高校檔案館可使用已開發的軟件，也可以自行開發研制符合本校實際的檔案管理軟件，逐步使檔案管理和開發利用緊隨高校和時代發展的步伐。檔案管理軟件的開發要遵循“規范、先進、實用”的原則，綜合考慮數據管理、編目整理、檢索查詢、安全保密、系統維護等功能，設置齊全，應用方便，確保數據安全。（2）積極參與、配合學校辦公自動化系統的建設，真正實現文檔一體化。（3）高校檔案館要不斷提高自身現代化管理硬件條件。因為檔案檢索的自動化和傳遞的網絡化，不僅需要軟件設備，更需要計算機、掃描儀、刻錄機、數碼相機、移動硬盤、通訊線路等硬件設備。電子文件的保存載體和機讀載體也應隨著科技發展而轉變，以確保電子文件的安全和有效。

未來的社會是以智能化、信息化和高科技化為主導的社會，因此，檔案工作要與之相適應的唯一出路，就是加速自身的現代化進程。檔案實體的有效保護和檔案信息的廣泛利用，是與電腦網絡以及檔案數字化等緊密聯系在一起的。高校檔案管理如果不能加快改革的步伐，就會影響高校檔案的保護和利用，進而影響高校的教育、教學及人才培養；高校檔案工作者如果不能主動地去占領高科技陣地，就無法在社會進步中充分展示自己的身影。