西安交通大學：數字校園流程再造

文/韓博 趙曉琴 譚薇 楊潔

西安交通大學從信息共享、部門協作、自助服務三個角度，按照業務流程再造、管理職能優化、過程創新，實施一系列跨部門業務流程重組，取得了業務部門的認可和師生的好評。

目前，越來越多的高校逐漸意識到校園信息化中流程再造的重要性。按照某百科網站的解釋，流程再造是指一種從根本上考慮和徹底地設計企業的流程，使其在成本、質量、服務和速度等關鍵指標上取得顯著提高的工作設計模式。我們進一步將流程再造的內涵闡釋為“流程再造的核心是面向顧客滿意度的業務流程，而核心思想是要打破企業按職能設置部門的管理方式，代之以業務流程為中心，重新設計企業管理過程，從整體上確認企業的作業流程，追求全局最優，而不是個別最優”。

西安交通大學于2007年正式上線數字校園平臺，從2007年年中開始建設校園一卡通平臺。按照業務流程再造、管理職能優化、過程創新來實施一系列跨部門業務流程重組，取得了業務部門的認可和師生的好評。

數字校園平臺實現信息共享

數字校園平臺設計之初，學校各核心業務部門的M I S系統均有較高的成熟度，但存在嚴重的“信息孤島”。經過多次論證，專家認為一體化改造M I S系統的模式不適合我校校情，提出實現“用戶統一、認證統一、數據交換統一、門戶統一”等多項統一的數字校園平臺。網絡中心維護以上統一的數字校園平臺，包括統一認證與授權平臺、統一數據交換平臺、統一信息門戶平臺。在此基礎上實現跨部門業務流程重組系統的設計和開發。該平臺初期設計規劃如圖1所示。

圖1 數字化校園平臺建設總體思路

目前，學校管理用戶的人事系統、研究生系統、教務系統、非在編人員管理系統等多個系統向統一認證與授權平臺提供用戶的基礎信息，學校實現了近60個業務系統的統一認證（統一用戶），以及30多個業務系統的統一數據交換，而各個業務系統的數據依舊由各個業務部門為主導進行建設和維護。

數字校園平臺是西安交通大學近年來第一個大規模業務流程再造的大型復合系統。有如下幾個重要指標：

1. 統一信息：統一了全校近6萬名用戶信息（含附屬單位），網絡認證賬戶統一為NetID，實現了數據共享，統一信息門戶。

2. 管理職能優化：以研究生院為例，研究生院管理學籍的部門無須向其他任何部門提供學籍異動信息，財務、學工、就業、保衛等部門通過系統自動按需獲取。

3. 過程創新：網絡中心不只是校園網中樞，而且是學校業務重組和數據共享的中樞。

4. 全局最優：為相關業務部門的MIS系統實現跨越式發展提供了支撐。

離校業務達成跨部門協作

我校每年6、7月有近7000名統招生離校，同時每個季度都有碩士生離校，每月都有博士生離校。學生離校涉及到10多個部門的業務處理。在學校傳統的管理模式下，每個部門只會在自己部門MIS系統中建立學生離校跟部門業務相關的處理模塊，而絕對不會涉及到其他部門。因此學生需要穿梭于各個部門來辦理自己的離校手續。這樣的狀況下，用戶的滿意度在信息化時代就無從談起。

網絡中心針對對離校業務設計出一套新的跨部門流程再造系統，一方面可以提高學生的滿意度，另一方面大大降低各部門繁重的工作量。業務流程重組模式如圖2所示。

僅從圖中，我們很難看出這樣一個系統能提高用戶的滿意度。圖中缺少如下的業務現狀描述：網絡、圖書、財務、部分學院、校醫院、體育用品等僅少數學生（平均不到10%）需要辦理業務；絕大多數學生只需要退宿，導師在校內信息門戶簽署同意意見，學生領取兩證及派遣證。

該系統極大地減少了8 0%學生辦理離校手續所涉及的業務部門數量，部門工作量也大大減少。自2008年該系統上線后，財務、圖書等部門無須專項辦理學生離校業務。

我校建設完電子離校系統后總結出以下的經驗：1.如果我校沒有數字校園平臺，任何人都無法從信息化層面設計和實現流程再造；2.流程再造首先是提高教師和學生（用戶）的滿意度；3.流程再造之前，各個可獨立運行的M I S系統具有較高的成熟度；4.流程再造需要校領導和各有關部門領導大力支持才能實現共贏。

一卡通平臺輕松提供自助服務

圖2 電子離校的業務流程重組模式

我校校園一卡通平臺是基于數字校園平臺來建設的。校園一卡通平臺所有用戶和身份由數字校園平臺自動導入，用戶啟用和停用由數字校園平臺統一管理。舉例來說，教務處突然增加某個3+2+X或者交換學生信息，只需要在教務系統錄入后，身份和用戶信息一小時后會自動同步到網絡中心的數字校園平臺，數字校園平臺按照學校的編碼規范處理，幾小時后就同步到校園一卡通平臺中。新教工、統招研究生均與此流程一致。一旦學生（新教工）需要使用校園卡，僅須向校園卡卡務中心報出自己姓名或身份證號或相關身份編號即可。校園卡系統無須人工錄入用戶信息，也無須人工啟動或者停用用戶校園卡。所有處理均自動完成，全程無須人工干預，極大地規范了用戶管理，同時提高了效率。

校園卡的消費、金融、收費等功能由一卡通相關系統在一卡通內網完成。其他基于校園卡身份識別的功能均基于數字校園平臺開發。例如，老生使用的注冊系統、電子離校系統、網絡自主業務系統等，均可以不依賴一卡通專門設備來實現，極大地降低了校園一卡通系統普及成本。

我校校園一卡通系統目前除了常規的就餐、借閱、圈存、繳費、洗浴、購物等功能外，還自行開發了主要系統，包括：1.畢業生照片采集輔助刷卡系統（無須學生填涂機讀卡）；2.學籍注冊系統（含統招本科生和研究生）；3.手持WINC E終端的刷卡身份識別系統（單終端硬件成本不到4000元，用于教工冬季鍛煉和大門查證等）；4.電子離校系統（有200余臺刷卡讀卡器安裝在學院、書院和宿舍）；5.校門及宿舍樓身份識別系統（50臺P C帶讀卡器）；6.自主查詢一體終端（10臺，實現網絡I P查詢、NetID密碼重置、新生照片核對等功能）；7.基于OpenCV的人臉識別照片采集系統（用于數字迎新）；8.自助繳費系統（主要是網絡入網費用和虛擬ADSL繳費）；9.研究生成績單自助打印系統（提高學生和研究生院的滿意度）。

以自主繳費系統為例說明流程改造的過程。改造前學生需要親自攜帶證件到網絡中心填表，到財務人員處繳費，網管分配地址，打開端口后才能上網。預計前后需要一兩個小時（開學時排隊現象很嚴重）。改造后，學生自助開通，自助繳費，全程無須到網絡中心。

以上系統同時需要依靠數字校園平臺和校園一卡通系統才能正常運行，均為網絡中心自行設計開發，并已成功應用到校園中。部分業務得到了業務部門的極大認同。如研究生院管理學籍的部門，之前有10多個部門需要他們人工提供數據，目前已經全部實現系統自動提供或分發。這些流程再造工作均在該部門中，甚至在學校整體信息化中起到重要的作用。