知識經濟時代企業檔案管理功能拓展

陳萍

企業檔案是企業各項活動中形成的全部檔案的總和，它以文字、數據、圖形、聲像等各種形態記錄著企業發展的歷程，反映著企業在各個發展階段的生產、經營、管理和決策的狀況及所積累的寶貴經驗，企業檔案是企業重要的信息資源。在知識經濟時代應對傳統的企業檔案管理功能進行拓展，以充分發揮企業檔案資源的作用。

一、企業檔案管理功能拓展的必要性

傳統的企業檔案管理工作普遍強調完整保存企業歷史資料，這是對企業檔案信息資源功能的認可。從信息資源角度來說，企業檔案是企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業具有保存價值的各種形式的文件材料，它是企業內生的最真實、最可靠、最權威的原生信息，是企業重要的信息資源。傳統的企業檔案管理工作是建立在企業檔案的信息資源功能之上的，這種管理思維普遍強調完整保存企業歷史資料，而忽視對歷史檔案資料的再次開發和利用，企業檔案部門被認為是作用有限的部門，與市場開發、財務、研發等企業管理功能部門沒有生成內在有機的聯系，不能為企業當前的價值創造活動做出顯著的、直接的貢獻，無法為企業的科學決策提供有效支撐，而且還需要為檔案管理工作投入不菲的人力、物力和財力，增加企業管理成本。其結果必然是檔案管理工作在企業管理中逐漸邊緣化，進而導致檔案管理人員在企業管理中的地位日益削弱，嚴重制約著檔案服務的開展。

在知識經濟時代，知識是企業最重要的戰略性資源，是最重要的生產要素，在企業的價值創造活動中發揮著極為重要的作用。因應知識這一生產要素在企業經營中的重要性，知識管理成為企業管理理念的必然選擇。在知識經濟時代，企業管理強調通過知識應用、知識創新，充分發揮知識在經濟生活中的作用，最大限度地實現知識的價值。企業的生存和發展離不開對檔案資源的有效開發和利用，這是由企業檔案的知識資源屬性所決定的。從知識資源角度來講，企業檔案不僅記錄了企業發展的歷史，而且記載了企業所形成和積累的知識，是企業重要的知識資源。這就要求我們在知識經濟時代，順應各種資源重要性變化的趨勢，重新審視企業檔案在企業經營中的作用和價值，實現企業檔案由信息資源向知識資源的轉變，積極拓展企業檔案管理的功能，最大程度地發揮企業檔案在企業經營管理中的作用。這是知識經濟時代企業檔案管理的必然要求。

二、企業檔案管理功能拓展的具體要求

在知識經濟時代，企業檔案作為一種重要的知識載體，是企業重要的戰略資源之一，而不僅僅是簡單的有關企業經營情況的歷史記錄資料。拓展企業檔案管理功能，要深度挖掘企業檔案這一重要的知識資源的潛在價值，積極推動企業檔案的價值轉化為企業現實的競爭優勢，在企業價值創造中發揮不可替代的作用。知識經濟時代對企業的生產要素配置提出了新的要求，對有價值的知識的需求異常強烈，這決定了檔案資源管理的必要性，同時企業的經營環境日趨復雜，也要求檔案管理需要更加有針對性，以更好服務于企業經營的需要。

1.要重視企業檔案資料的再次開發和利用。檔案資源的管理在于檔案信息資源的開發利用。企業檔案作為企業生產、技術、科研、經營、管理及決策等活動的真實記錄，是一種基礎性信息資源，更是企業自身的核心知識資源。企業檔案資源，是企業在生產經營過程中成功經驗和做法的總結，是企業經營成果的結晶，對于企業未來經營決策具有重要的啟迪作用。特別是對于知識、技術密集型行業，由于在信息化環境下，企業經營所面對的外部環境愈加復雜多變，需要在已有工作的基礎上深入挖掘檔案資料的價值，對新的工作環境加深了解和認識，才會避免工作的盲目性和不可預見性，產生新的發現和突破，為公司價值創造服務。例如，中國石油集團重視對歷史檔案資料的利用和挖掘，建立“專家社區”，通過利用老資料、認識老資料、研究老資料，對已有的檔案知識進行了很好的挖掘利用，從而對地質構造的復雜性有了新的認識，集團所屬的冀東南堡油田、長慶西峰油田等都是在利用已有檔案資料基礎上進行二次勘探取得的重大成果。在知識經濟時代下，企業檔案管理的職能不能只局限于有關檔案的收集、整理和保管，而更應該重視對檔案的開發和利用，檔案管理不能只是為了保存歷史、再現歷史，更是為了積累知識、利用知識，為企業經營服務。

2.要重視企業檔案資料的整合利用。根據現代檔案管理理論，從組織和技術上保障企業檔案信息在需要范圍內的快速便利流動和共享交流，優質高效地為企業決策系統提供支持，是企業檔案管理的根本目的。因此，在知識經濟時代，能否提高知識的生產率、能否加速將知識轉化為生產力將成為決定企業經營成敗、獲取企業競爭優勢的關鍵性因素。企業檔案管理部門不但要對企業檔案涉及的各種信息資源進行管理，更重要的是按照檔案的知識需求，制定知識政策，建立知識組織，營造一個知識交流與共享的環境，有效推進企業知識集成、知識生產、知識共享和知識創新。

在知識經濟環境下，企業管理層要以知識管理為理論指導，充分利用檔案資源，構建企業檔案資源管理、交流和共享平臺，這樣不僅能有效地組織和整合企業知識資源，而且能夠以知識資源管理為改革方向，轉變企業檔案管理職能，建立適應環境變化的新型管理模式，進而實現從過去側重對檔案實體的管理向注重對檔案知識資源價值管理的轉化，強化對企業知識資源的整合和開發利用。必須注意的是，目前一些企業檔案的保管、保存仍然分散在各個部門、機構之間，特別是對一些大型企業集團而言，還沒有實現企業整體范圍內所有檔案的集中統一管理，檔案信息也沒有實現與其他信息的資源共享，無法進行企業內不同部門和機構檔案的有效整合、統一規劃和管理，弱化了企業檔案資源價值的有效發揮。如國內某著名體育用品生產企業，雖然公司管理層也極為重視文件檔案工作，但公司并無科學管理文件和檔案的有效方法，雖然成立了檔案部門，但是其保管的僅僅是總裁辦公室形成的行政文件，檔案管理局限于總部層次，一些產品設計、營銷文件檔案則在各業務部門保存。公司檔案部門并沒有制定嚴格的歸檔制度，只是鼓勵各部門向檔案室移交檔案，這一規定僅限于資源實施的層面，即向檔案部門主動移交文件檔案的將受到相應的獎勵，而不提供檔案則無相應的制裁措施。這就導致檔案部門并沒有明確的歸檔范圍，所能掌握和運用的檔案資源是非常有限的，更無法實施檔案資源在不同部門的共享，而這恰恰是一流企業檔案管理所重視的。如殼牌石油公司和英國石油公司，檔案更多地是作為一種知識資源來管理，公司更加注重不同層次、部門的檔案信息的整合、分享與利用，兩家公司都為分享相關檔案信息建立了專門的檔案知識管理系統。

3.在知識經濟時代，企業檔案管理要全面介入企業經營管理的整體流程，實現與企業經營各個環節的有機集成，使之成為企業整體經營流程的有機組成部分。傳統的檔案工作在企業經營中屬于提供后端服務的輔助性角色，而在知識經濟時代，知識已成為企業經營中不可或缺的重要資源，為企業經營決策提供高質量的知識保障工作，是改進檔案管理工作的突破口。由于企業管理工作的系統性，對相應的決策所需要的知識必然是系統性的、全面的，這就要求檔案管理部門要變“提供單一服務”為“提供系統服務”，全面介入企業經營整體流程，實現與企業經營各環節的無縫對接，為企業決策和控制提供有力支撐。

三、企業檔案管理職能拓展需要注意的問題

1.要建立與知識經濟要求相適應的企業檔案管理思想意識，堅決摒除傳統的檔案管理狹隘觀念。與傳統的檔案管理工作相適應，企業檔案部門往往將自身視為“看門守攤”，認為檔案工作無足輕重，“檔案信息無用論”的狹隘思想觀念還具有一定的生存土壤，這也造成了檔案管理人員得過且過、不求上進的思想習氣比較盛行，缺乏服務意識和競爭能力，嚴重制約著現代檔案管理工作的開展。在知識經濟時代，企業檔案管理工作只有不斷變革，才能以全面完善的服務贏得使用者的認可和滿意，才能充分發揮其服務企業經營發展的作用。因此，企業檔案管理部門要不斷更新知識、轉變觀念，切實改變以往“重藏輕用”的現象，變被動服務為主動服務，強化對檔案知識的綜合開發利用，提高檔案管理智能化服務技能和水平，以更好地適應知識經濟時代的要求。

2.企業領導層要重視和支持檔案管理工作的變革。企業領導層要有戰略視野，把企業檔案作為企業的一項重要資產和重要的戰略資源，推動檔案管理轉向參與公司綜合管理。在知識經濟條件下，檔案工作的對象、范圍都發生了深刻變化，對檔案資源的整合和共享顯得格外重要，同時為了發揮檔案資源的價值，企業檔案管理介入企業經營尤為迫切。而實現檔案資源的整合和共享，推動檔案管理介入企業職能部門管理，為職能部門管理提供決策參考，不是檔案管理部門所能單一決定的，需要企業管理當局支持檔案管理職能的拓展，協調不同部門進行配合，從而推動檔案管理職能拓展有效實施。

3.要積極推進企業檔案管理技術工具和方法的變革，為企業檔案管理職能拓展提供技術支持。在知識經濟時代，信息化發展步伐不斷加快，對企業檔案管理提出了新的要求，也帶來了新的機遇。在推進檔案管理職能轉化過程中，要借助新的科學技術手段，實現檔案裝備技術現代化，積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，提高企業檔案工作技術含量和水平。在管理形式上，通過深化信息化管理等現代化技術手段，提升紙質管理和檔案信息開發利用之間的關系，使復雜、多樣的的檔案管理變得更及時、準確和可靠，也使檔案資料借助新的技術手段產生更大的價值。

（作者單位：吉林市城市建設控股集團有限公司）