揚州市開展食品安全監管檔案工作的實踐與思考

向昌慶 黃衛民（揚州市檔案局，揚州市信息中心，江蘇揚州，225002）

揚州市開展食品安全監管檔案工作的實踐與思考

向昌慶 黃衛民（揚州市檔案局，揚州市信息中心，江蘇揚州，225002）

近年來，食品安全問題已成為社會高度關注的熱點，也成為各級政府的工作重點。做好食品安全監管檔案工作是社會經濟發展的需要，也是檔案部門與時俱進，服務政府中心工作的重要體現。2011年揚州市檔案局審時度勢，緊扣中心，立足服務，與揚州市食安委通力協作，密切配合，加強與各食品安全監管單位的配合與協調，制定詳實的工作計劃，采取切實有效的工作措施，集中時間和人財物優勢，在全市范圍內全方位開展了食品安全監管檔案建檔與規范化建設工作。通過一年的努力，初步建立起覆蓋全市的食品安全監管檔案資源體系和利用體系，建檔的功效與作用日益顯現，起到了服務社會、造福民生的作用。

一、充分認識做好食品安全監管檔案工作的重要意義

食品安全監管檔案是各級食品安全監管單位在履行食品安全監管職能，開展食品安全監管工作過程中形成的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄，這些文件材料既是食品安全監管過程的真實記錄，也是食品安全監管工作的依據和手段，做好食品安全監管檔案工作具有十分重要的意義。

1.做好食品安全監管檔案工作是建立“公共服務型”政府的需要。政府服務社會、服務民生的重要內容之一就是加強食品安全，有益百姓身體健康和生命安全。通過建立和利用食品安全監管檔案，把政府服務工作落到實處，授惠于民，也使我們各級檔案部門服務社會，服務民眾的功能得到有效發揮，提高了全社會對檔案工作的理解和認同。

2.做好食品安全監管檔案工作，有利于各級食品安全監管單位執法理念的優化和執法意識的提高。食品安全監管的監督主體、監督對象、監督環節眾多，在加強食品安全宣傳教育、制度體系建設、監管程序建設、監管體系建設，實施食品安全行政許可、監督執法、行政指導等方面形成的文件材料，既是食品安全監管過程的真實記錄，也是食品安全監管工作的依據和手段，有利于各級食品安全監管單位優化執法理念，提高執法意識，強化法制觀念。

3.做好食品安全監管檔案工作，有利于提高食品安全監管能力和水平。齊全完整、規范有序的食品安全監管檔案，服務于食品安全監管工作，對于規范食品安全監管行為，防范食品安全責任事故的發生，調解食品安全糾紛等都有著十分重要的依據憑證和指導作用。

二、研究制定食品安全監管檔案的門類和范圍

揚州市食品安全委員會包括衛生、藥監、質監、農林、工商、商務、出入境等22個成員單位，每個成員單位都有明確的食品安全監管職責，因而食品安全監管檔案門類眾多、范圍廣泛、內容豐富，制定科學合理的食品安全監管檔案門類和范圍，對于食品安全監管檔案建檔和規范化建設十分必要。揚州市檔案局在廣泛深入細致的調研的基礎上，協助各食品安全監管單位確定科學的檔案門類和齊全的歸檔范圍。從以下方面的門類和內容就可以看出食品安全監管檔案的復雜性、豐富性：

1.行政執法檔案：包括行政處分、處罰、人民來信來訪等方面的文件材料；

2.行政許可檔案：涉及食品生產、加工、銷售各個環節、各個項目的申報、審批等方面的文件材料；

3.企業登記年檢檔案：包括食品生產、加工、銷售等各類企業注冊登記、年檢等方面的文件材料；

4.商標、廣告管理檔案：包括食品商標、廣告標識印制的整治和規范等方面的文件材料；

5.檢驗檢疫檔案：包括對農產品、水產品、動植物、糧油、副食品、煙草、食鹽、進出口食品檢驗檢疫工作等方面的文件材料；

6.食品安全標準檔案：包括食品安全標準、生產技術規程、有毒有害物質限量、檢測方法等方面的文件材料；

7.環境評價檔案：包括對食品有關的環境污染事故鑒定、處理、環境生態建設、監測等方面形成的文件材料；

8.健康檔案：包括食品生產、加工企業和餐飲、各單位食堂等服務人員體檢、職業病防治等方面的文件材料；

9.質量保證、認證檔案：包括食品計量、食品質量認證等方面的文件材料。

由于食品安全監管工作涉及的監管單位多、監管環節多、監管對象多，各單位形成的檔案門類也較多，以上僅是主要的門類和范圍。

三、措施到位，確保食品安全監管檔案工作健康發展

食品安全監管檔案面廣量大，涉及門類眾多，如何做好食品安全監管檔案工作，是各級檔案部門需要研究和探討的新課題。

1.充分調查研究，是開展食品安全監管檔案建檔和規范化建設的重要前提。2011年初，揚州市檔案局抽調檔案業務骨干赴市直和有關縣（市、區），深入各食品安全監管單位，全面了解和摸清全市食品安全監管檔案工作的現狀、存在的主要問題以及制約食品安全監管檔案工作發展的因素。通過調研，摸清了情況，理清了思路，確定了開展工作的突破口，把工作重點放到那些建檔不規范或尚未建檔的單位，有的放矢，制定工作計劃，重點突破，力求取得實效。

2.采取切實有效的措施，把食品安全監管檔案的管理納入檔案基礎業務建設范疇。2011年3月揚州市以市政府辦公室名義印發了《關于加強食品安全監管檔案工作的通知》，通知從“加強對食品安全監管檔案工作的組織領導和業務指導；做好食品安全監管重要檔案資料的收集和整理工作；完善制度、加強宣傳、形成食品安全監管檔案工作長效機制”等三個方面提出了具體目標和要求。同月，揚州市檔案局與揚州市食品安全委員會聯合召開了市直食品安全監管單位建檔和規范化建設動員會議，明確了各單位建檔和規范化建設的工作目標、時間安排、質量要求，爭取年內食品安全監管檔案工作取得階段性成果。為保障食品安全監管檔案建檔和規范化建設的順利開展，同時建立了市級機關食品安全監管單位檔案網絡組織，各食品安全監管單位都明確了分管領導、職能處室和具體的檔案人員，把食品安全監管檔案工作列入了揚州市食品安全委員與各食品安全監管單位簽訂的目標責任書。同月，揚州市檔案局召開各縣（市、區）檔案業務指導工作會議，一同部署各縣（市、區）食品安全監管檔案建檔和規范化建設工作，要求市、縣統一行動，上下聯動，齊抓共管，形成建檔和規范化建設的整體工作效應。

3.建立健全食品安全監管檔案的規范制度。2011年3月以來，我市各級檔案部門會同食品安全委員會暨各食品安全監管單位，根據各單位的實際情況，共同研究制定了相應的檔案管理工作制度和管理辦法，用管理辦法指導建立食品安全監管檔案，用制度引導食品安全監管檔案工作行為，促進食品安全監管檔案工作步入規范化、長效化發展軌道。

四、狠抓落實，強勢推行食品安全監管檔案建檔和規范化建設

1.廣泛宣傳，營造食品安全監管檔案建檔和規范化建設的良好氛圍。在全市食品安全監管檔案建檔和規范化建設期間，揚州市檔案局通過各種新聞媒體，廣泛宣傳食品安全監管檔案建設和規范化建設的重要意義、工作進展、典型事例等。據不完全統計，全市各種報刊、電視刊載、播放相關信息有20多次，檔案網站、信息簡報上載、刊登有關信息數十條。

2.區別情況，加大分類指導監督的工作力度。食品安全監管檔案涉及部門單位多，檔案門類多，材料類型多，一個單位往往有幾個檔案門類。食品安全監管單位基本上都具有行政執法職能，且不少屬于省垂直管理部門，對檔案管理方面的規定及具體的歸檔范圍及歸檔要求不盡相同。因此，我們加大了分類指導工作的力度，采取逐一上門、多次上門、重點輔導、舉辦培訓等各種措施和方法，來推進建檔和規范化建設工作的開展。

3.強化監督，注重建檔和規范化建設的實際效果。揚州市檔案局依法加大了監督檢查的力度，定期對各單位建檔情況和各縣（市、區）整個工作開展情況進行督查，針對工作中的重點和難點，尤其是個別老大難單位，采取多次上門督促檢查，促其開展工作，力爭不留一個工作盲點。至2011年11月底，列入工作計劃的食品安全監管單位的建檔和規范化建設工作基本完成了任務。

4.成效顯著，初步建立了全市食品安全監管檔案資源體系。市、縣（市、區）衛生系統食品衛生防疫、食品質量檢測、從業人員體檢，職業病防治、監督執法均已建立了規范的檔案；工商系統分別建立了完備的食品企業注冊登記、年檢，食品商標，廣告管理、監督執法檔案；農林系統建立了農產品、水產品、動植物檢驗檢疫、“三綠”工程、行政許可、行政執法檔案；市環保系統建立了規范的食品安全環境評價檔案，內容包括與食品生產有關的土壤、環境污染事故鑒定、處理、環境生態建設、監測等檔案；市質監系統建立了食品生產質量檢測、食品質量認證、食品安全監督執法等檔案；出入境檢驗檢疫系統也建立了出口食品企業檢疫、衛生注冊登記、進口食品檢疫以及監督執法檔案；鹽業系統建立了生產企業、零售許可、食鹽檢測、違法案件查處檔案；商務系統建立了生豬屠宰許可、監督執法以及酒類管理檔案；煙草專賣系統建立了煙草批發、零售許可、查處偽劣煙草案件檔案；糧食系統建立了糧食收購資格審核、糧食質量檢測等檔案。

五、立足規范，建立食品安全監管檔案利用體系

1.建立食品安全監管檔案門類目錄和利用目錄。一是從各地實際情況出發，在充分調研、梳理的基礎上，做好食品安全監管檔案的排查和登記，建立食品安全監管檔案門類目錄，讓各食品安全監管單位全面了解食品安全監管檔案的門類，便于自身和各食品安全監管單位之間的利用和相互借鑒；二是建立食品安全監管檔案利用目錄，使利用者能快捷準確地查找利用食品安全監管檔案。

2.建立食品安全監管檔案信息數據庫，這是充分發揮食品安全監管檔案作用最有效的手段。建立檔案信息數據庫要遵循循序漸進的原則，從重點食品安全監管檔案入手。具體工作可以從四個方面開展：一是建立食品安全監管檔案目錄數據庫，建立案卷級、文件級和專題目錄數據庫；二是各食品安全監管單位逐步建立全文數據庫，有條件的單位可以先行一步；三是各食品安全監管單位可以將目錄數據庫和全文數據庫備份報同級國家綜合檔案館和食品安全委員會；四是充分發揮網絡的作用，在安全、保密的條件下，利用政務網、公共網等網絡平臺，便于社會各界對食品安全監管檔案的利用。

3.開發利用食品安全監管檔案信息資源。利用食品安全監管檔案信息進行資料匯編，比如進行食品安全大要案匯編、食品安全標準匯編、食品安全監管程序匯編、食品安全認證標準匯編、食品安全檢測手段匯編等，將零散的檔案信息進行集聚，以使食品安全監管檔案作用最大化。

食品安全監管檔案工作涉及面廣、難度大，它不僅是一項長期性的基礎工作，而且是一項綜合性的系統工程，規范系統的食品安全監管檔案的建立，將有效地服務食品安全監管工作的開展，促進食品安全水平的進一步提高。

六、食品安全監管檔案工作中存在的不足與建議

通過一年來的工作實踐與嘗試，揚州市食品安全監管檔案工作，雖然取得了較好的工作效果，顯現出良好的社會效應，但還存在一些亟待解決的問題：

1.食品安全委員會雖然代表政府行使職權，但該機構僅僅掛靠在衛生局或藥監局，權威性不夠，對各成員單位事實上沒有管轄權，只有協調權，而對各成員單位檔案工作的協調具有相當大的難度。

2.由于食安委各成員單位對檔案工作認識程度、重視程度的不同，食品安全監管檔案建檔和規范化建設工作的質量難以得到保障，水平參差不齊。

3.各級檔案行政管理部門由于人手少，工作任務重，難以投放更多的精力，也是制約食品安全監管檔案工作快速發展的因素之一。

要保證食品安全監管檔案持續、有效、健康地發展，發揮服務民生、服務社會的作用，下一步要從以下方面加大工作力度：

一是依法開展對食品安全監管檔案的監督指導。不能僅從業務指導的角度提供服務，服務是一個方面，監督更重要。對個別老大難單位，更要行使檔案部門執法的職能，發揮檔案法律武器的威力。多年的工作實踐證明，檔案行政執法檢查效果還是明顯的。

二是充分發揮輿論監督的作用。可以創新輿論監督的方法，比如可以邀請新聞媒體、人民代表參觀一些檔案工作做得不好的單位，形成強大的社會壓力促其工作的改善；也可以邀請人大代表、政協委員同時視察檔案工作做得好的和做得差的單位，形成強烈反差，等等。

三是繼續加強檔案宣傳和指導培訓工作的力度。發揮檔案部門傳統優勢，通過宣傳來提高社會的檔案意識，這是一項長期的工作任務。同時也要加大指導培訓工作的力度，有些單位不是不肯做，而是不懂得如何做。