高校財務共享服務優化設計及其實現路徑探討

（成都信息工程學院 四川成都 610225）

高校推廣財務共享服務是財務管理流程再造理論在高校財務信息化發展過程中的集中體現，財務共享服務在保障高校教育質量方面具有極其重要的作用。

一、高校財務共享服務優化設計理念

（一）高度重視財務共享服務體系建設，促進財務共享的全員參與設計

財務共享服務作為高校財務管理的網絡化手段，其產生和變化隨著高校管理變革不斷演進，其定位應是高校的財務管理創新。因此，在其實施及推廣過程中，最先接受并執行這一變革的應是校級、院（系）、行政或黨委部門的管理者，需要他們理解、掌握財務共享服務的原理并認同其實際運行對高校事務管理的優化效果，通過他們對教育事務參與者進行宣傳、指導，形成財務共享服務推進的良性基礎并為財務共享服務提供人力、財力支持。同時，通過財務共享服務與各教學事務管理部門的業務進行捆綁，將當前財務部門事后財務信息處理變為財務信息傳遞鏈條的全程參與，不僅有利于財務部門的業務結算，也會對相關部門的業務管理具有極大的推動作用。在此基礎上，通過集成的網絡信息平臺為全校師生員工提供基本的財務服務，實現了財務部門為全校提供服務的財務共享服務理念，這對保證整個高校財務信息的一致性、準確性、及時性提供了強有力的支持，促進了財務共享在學校層面的全員參與。

（二）完善財務信息流的網絡集成，促進財務共享信息的及時傳輸平臺設計

在不具備信息技術的條件下，財務部門作為高校財務信息生成的主體及財務信息鏈條傳遞的末端，其財務信息往往表現為高校事務的事后結算，無法體現過程控制，導致財務信息與實際業務之間信息不對稱、財務部門對終端事務“大包大攬”和“反向溯源”，這種單向的信息傳遞不利于提高管理效率和財務質量。

網絡技術手段的出現實現了財務部門與其他業務部門的信息連接。在此條件下，可以建立財務部門與業務部門相結合的財務信息生成模式。因此，完善財務信息流的網絡集成，能夠實現財務信息的交互傳遞，提高財務服務質量。財務共享信息的及時傳輸平臺設計應結合高校實際，需重點關注實用性、自身技術支持能力、業務需要與軟件功能匹配等，減少財務信息生成的手工操作及后臺處理，確保財務信息生成部門、授權加工部門、使用部門傳遞通暢。

（三）重塑財務共享信息流的流程與權責配置，提高財務共享服務質量的制度設計

財務共享信息傳遞過程中的 “節點控制”是重要因素。所謂節點控制，是在財務共享信息傳遞過程中，對各項教學事務的流程交接點、權責控制點，用有效的方式參照原制定的教學事務規范，以權責保證流程的控制質量與效率，是作業控制標準的動因。節點控制的優劣成為影響財務共享服務質量的關鍵點。結合高校的實際，節點控制一般產生于高校二級部門的業務處理流程與權責配置，因此，把流程范疇內的業務、資金、實物流和權責范疇內的組織結構、權利制衡、責任到位落實到二級部門的財權管理當中，能夠優化教學事務流程，實現精細化管理，把各種可能的風險影響降到最低。筆者認為將財權控制與流程控制的權責配置結合，有利于流程控制效率和財務質量的提高，在此基礎上的財務共享服務也具有了制度上的保障。高校應將財務共享服務中的財權控制作為各二級業務部門考核體系的一部分，以激勵業務部門優化業務流程的權責配置，審慎遵守業務規則。同時，應突出關鍵流程的優化，將教務、人力資源、科研、資產、學生事務等與資金關系密切的流程作為優化財務共享服務的關鍵流程，保證關鍵流程與財務共享服務的規則運行的統一性、持續性。

（四）理順財務共享服務各關鍵設計之間的依存關系，保證財務共享服務的實現路徑

提煉并改進高校財務共享服務的核心是理順關鍵設計之間的相互關系，并采取實用措施使之成為一個有機的整體。高校財務共享服務的本質是將財務信息與業務部門相融合，將教師、學生所發生的教學教育事務所涉及的財務信息通過網絡平臺變成集成信息流，集中到財務共享服務系統中。任一師生員工通過唯一的關鍵字段 （工資號、學號、部門編號等）都可以在財務共享服務系統中查詢到自己在不同的業務部門發生的具體財務行為。該財務行為具有明確的流程意思表達和權責配置的約束，同時涵蓋的行為要素還包括事件、時間、完成進度、尚待完成事宜等。通過這種跨越時空的共享服務設計，展現在教育教學事務參與者面前的是高校清晰的財務理念、多維度財務行為集成、高效的信息對稱傳遞。

二、高校財務共享服務的實現路徑

在高校實際業務運作中，并不是所有的流程都適用于共享服務。通常高校會選擇具有標準化處理流程、重復頻率大、占用流程處理人員多、處理過程中文件密集的流程作為共享服務的核心服務內容。高校財務共享服務實現路徑也應在這些核心流程中尋求突破。

（一）高校財務共享服務實現路徑的整體架構

財務共享服務實現路徑以支持共享服務的網絡集成為載體，以核心業務流程為中樞，以數據的來源、加工、確認、輸出為操作對象，通過相關業務部門的權責設置及作業標準來實現數據流程的合規無誤。在共享服務實現路徑的末端，設置提高服務質量與效率的獎懲機制來保證流程的高效運轉，最終實現一個財務共享服務實現路徑整體架構圖。如圖1所示：

（二）以高校教務管理為例說明財務共享服務實現路徑

教務管理是高校教育教學的核心。很多高校根據各自的實際情況建立了教務管理系統，這也使其成為教師、學生最為關心的業務流程。教務管理系統包括了學生信息、教師信息、班級信息、課程信息、成績信息、綜合信息等模塊，基本上涵蓋了教務管理中的各個細分業務主體。隨著高校教育教學體制改革不斷深入，特別是學分制、教材改革、考試改革、教育信息化等，促使高校提供一個從教務管理系統到財務處理的及時傳輸平臺設計，實現教育教學管理者對財務信息的共享需求。在這個流程中，教務管理部門作為共享服務的標準設計主體，將處理結果通過網絡集成傳輸與財務端，而財務端數據經財務規則加工后也會及時讓教務端獲知。例如，以班級信息為業務主體，可以將該班級的教材采購信息、領用信息、預交書費信息、書費結算信息通過網絡集成，經過教務管理者的初始數據加工即可成為共享信息為財務部門等信息需求者獲知，優化了的核心流程既減少了信息不對稱，又可以將終端控制轉變為過程控制。這種共享財務服務實現路徑實現了高校財務管理從職能部門向以為師生提供服務為導向的角色轉變。

（三）高校財務共享服務實現路徑需重點關注的三個問題

筆者認為構建真正意義上的財務共享服務實現路徑，還需考慮以下幾個問題：

1.財務制度與操作流程的標準化。相關業務流程的財務制度應該是財務部門與業務部門統一規范的財務標準，只有把政策、制度的要求嵌入到系統中去，才能保證系統所運行的操作流程標準。因此，完善的標準設計與流程制定是有效的共享系統整合的重要前提條件。

圖1 財務共享服務實現路徑整體架構圖

2.信息系統的整合。高校各個核心業務部門一般都有適合于本部門的管理系統，諸如財務管理系統、教務管理系統等，版本眾多、參差不齊。而要推行財務共享服務則需解決信息系統的整合問題。信息系統的整合取決于以下幾個方面：業務部門與管理層的實際需求；IT系統數據接口的支持性、可兼容性；風險控制點的保證水平及實施效率；人力資源的重新配置與機構設計權責的合理劃分；與信息系統控制相關的評價體系的監控；信息系統持續改進的機制設立。

3.財務共享服務自身的實務優化。高校的財務共享服務存在的價值在于提高高校的服務質量與效率，從而給師生提供及時、高效的信息。因此，財務共享自身的實務優化是保證共享服務管理模式正常運行的必要條件，它可以通過師生的調查問卷和座談分析來實現。可圍繞以下幾個方面進行分析：提供報表及統計數據的完整性、及時性；共享服務手工處理的頻率及復雜性；提供的數據與業務部門需求的統一性、有用性；提供的數據與管理口徑的差異程度；數據傳輸阻力點的解決方案；與內部控制相關的措施（授權審批、會計系統控制等）；數據網絡集成處理功能等。在此基礎上，設立共享服務職能部門，通過控制評價體系的方式對共享服務進行服務質量與效率的獎懲評價，確認責任事故及獎勵方案，為共享服務體系提供制度上的保障。